秘书学基础--第六章-秘书工作方法与工作技能 PPT课件

1 秘书学基础 主讲 XX 2 第六章秘书工作方法与工作技能 3 第一节秘书部门的工作方法 4 一 目标管理法 1 建立合理的目标体系事务性工作 专人突击性工作 群体咨询性工作 原则2 建立目标指挥 监督 系统3 建立目标考评系统例1例2实事求是 严格考核 言必信 行必果 5 二 分工与配合 秘书部门分工配合的特点1 弹性分工 分工不分家2 适变性 适应变化的形势3 领导的多元化 主管与非主管 6 三 重点与全面 1 主要领导和其他领导 合理服务2 突击性工作和经常性工作 合理安排3 主要动向和全面情况 同时关注 7 四 个体与群体 1 充分信任 发挥个体能动性 1 放权 2 交代原则 3 要求汇报2 加强交流 发挥整体功能 1 重大或中心工作 团队作战 2 加强交流 集体议事 集体智慧 8 五 节奏与随机 1 疏密有效的工作节律一是注意重点 纲举目张二是合理用人 用人所长三是劳逸结合 养精蓄锐 9 2 机动周密的权变调度一是组织临时班子二是讲清工作任务三是进行合理分工四是提出最后要求五是提示应变办法 10 第二节秘书人员的工作方法 11 一 与领导沟通 1 内容与时机定期汇报与及时汇报相结合2 形式与时机政策性 书面事务性 口头批办性 存查 口头汇报 请示应注意 不要弄虚作假 要真实 不浮光掠影 要具体 不要拐弯抹角 要直述 不要滔滔不绝 要简明 不南辕北辙 要切题 不要局促不安 要放松 12 3 内容与对象 1 根据内容对口汇报 2 涉及多部门 多方向的工作报告主管 3 非分管领导安排工作 要与主管沟通 4 领导意见不统一时 建议协调开会 与领导沟通的一般原则与沟通的艺术 13 二 与其他人员沟通 1 与职能部门工作人员的沟通 1 原意传达 2 态度谦虚 3 尊重随和 与同级沟通的一般原则与沟通的艺术 14 2 与群众沟通 1 正常的工作关系 2 深厚的感情关系 与下级沟通的一般原则与沟通的艺术 15 3 与外单位沟通 1 热情礼让有加 往来单位 2 友好豁达大度 竞争单位 3 融洽理解支持 社区群众 16 三 工作调度法 1 工作行为调度法 1 分类有序先做重要而紧急的任务 这是A类事务 再做重要而不紧急的任务或做紧急而不重要的工作 即B类事务 再处理就是C类 可做可不做的事务 2 一鼓作气 3 统筹兼顾 17 三 工作调度法 2 工作时间调度法 1 时间 从属性 2 时间 机动性 3 时间 自主性 18 第三节秘书办公技能 19 一 现代化办公室的基本构成 1 办公室计算机 或服务器 2 个人计算机 或网络终端 3 传真机 可传送图象 文件4 复印机5 多功能电话 自动拨号 存储 放大等功能6 有关的音像设备 20 二 发展趋势 1 电脑写作2 无纸公文3 在家办公 21 第四节秘书工作规律 22 一 秘书工作的总规律 总规律或称基本规律 秘书工作必须尽一切可能去追随 适应不断发展变化的领导工作的需要 为领导服务 是秘书这一职业的宗旨 23 1 明确认识秘书工作的属性 从属性 被动性2 认真研究理解领导意图 是为领导服务的前提 24 3 正确处理与领导的关系 1 创造性完成任务 2 原原本本传达信息 3 正确履行职责 4 严格执行民主集中制 5 切忌工作越位 决策 工作 表态 礼仪不越位 25 二 工作程序化规律 秘书工作大致分三类 1 程序化的工作办文办会办事决策服务信息服务2 技术性工作注意操作规程如 打字 复印特殊行业的技术性工作 通讯 保密 机要 26 3 非程序化工作要注意其规律 大致分三类 1 领导临时交办一是 常数 二是预见性 三是随时应对 2 天灾人祸事故 3 新情况新问题 27 三 秘书思维 必要的张力 的规律 1 收敛性思维 常规思维 保守思维 收敛性思维是秘书工作思维的基本模式 是由秘书的基本特性如辅助性 政治性 从属性等所决定的 28 2 发散性思维 创造性思维 开放式思维 求异思维 1 发散性思维的主要特征 独创性 多向性 综合性 2 发散性思维能力的培养 勤于学习和实践 善于思考 不断充电 补充思维动力 29 办公室人员20忌 1 一问三不知 2 遇事没主见 3 目光不敏锐 4 事事皆请示 5 汇报无条理 6 办事无程序 7 领会不达意 8 做事无章法 9 意识无大局 10 办事太拖拉