信息管理系统填写须知.doc

信息管理系统填写须知一、需要填写的内容：（一）、学生管理栏：1、特困生登记2、欠费管理3、贷款管理4、社会工作5、党校培训6、推优管理7、奖励管理8、处分管理9、奖学金管理10、助学金管理11、外语管理12、成绩管理13、综合测评14、就业管理（仅04级同学填写）（二）、学生信息栏：1、入学调查2、学生信息3、经济情况4、家庭基本信息（没有家庭邮箱的统一填“无”）5、家庭成员信息（每位家庭成员要新建一张表）二、注意事项：1、每个同学都必须填写。2、各班在6月15号之前完成表格的填写和检查工作。3、需团支书填写的内容：推优管理。4、特困生登记表由班长与辅导员商量以后班长负责填写，班长负责每个班表格的最后检查工作。5、需综合测评小组填写的内容：综合测评，每人每学年填一张表。（07级同学因学年未结束，不用填写。）6、外语管理，填写四六级考试成绩。只要参加过四六级考试的同学都要填写，4，6级成绩分开填写在成绩栏，在成绩前加4或6以区分四六级。例如4450表示四级分数为450分。7、成绩管理栏的填写可以每科成绩单独添加（选择“添加成绩信息”），也可以把全部成绩汇总后一起批量添加（使用“导入成绩信息”）如果单独添加则每一门课都要添加一次。8、奖励管理每一个奖项都要单独添加，有几项就要添加几次。9、学校、学院、专业、单位、奖项等一定要写全称。10、审核状态里统一选“学生确认”。11、家庭成员里每位家庭成员都要新建一张表填写。12、助学金管理里的始发年月统一填写当年的12月1号，停发年月统一填次年的4月1号。13、社会工作表里在校外或校内有兼职，或者在学生会、社团参加工作的同学填写。14、在添加学生信息栏里的密码时，该密码是学生以后用自己学号登录该系统时的登录密码，请谨慎填写。（如下图）15、除奖学金奖项，其他奖励一律在奖励管理栏填写。在校内获得的奖学金“性质一栏”一律选优秀奖学金，社会上的奖学金，如“冠军大学生”等选“社会奖学金”。普通奖学金一栏不选。16、表格完成保存后，要返回上级页面，点击“开始查找”检查信息是否正确录入，如有错误，点击“修改”进行修改。三、操作流程：1、 登录信息管理系统网站 ，输入账号密码点击登录，登录时用户类型一律选择辅导员。2、登录过后开始填写信息，选择要填写的表，点击“添加信息”进行单独信息导入，或点击“导入信息”进行大量信息批量导入（仅“学生信息”、“外语管理”、“成绩导入”和“综合测评”的导入能用到此项）。3、开始填表，完成后点击“保存”。4、表格完成保存后，要返回上级页面，点击“开始查找”检查信息是否正确录入，如有错误，点击“修改”进行修改。四、遇到综合测评和成绩管理时信息量较大，除了单独添加外可以采用“导入信息”选项。具体批量导入具体操作流程如下：（一）成绩的批量导入1、新建一个EXCEL表，将有关信息按网页上的要求输入。文件格式： 文件必须在每行中都包含一条记录。各条记录所在字段必须按以下顺序排列：学号,学期,相对学期,课程名称,课程学分,课程类别,课程成绩,审核状态记录中的每个字段条目都应使用特定字符英文状态下的逗号（称为分隔符）与下一个字段分开。相对学期值:1-8课程类别:1 必修;2 限选;3 任选;4 辅修;5 实践;9 其他;审核状态4（学生确认）例如：20060001,2006-2007春,2,信息与计算机基础,2,1 必修,80,4 （不用输表头） 如下图2、按照这样的格式把每学期的课程输入完，确认无误后。点文件另存为把文档保存为csv格式。（如下图）3、把新生成的.csv格式文件的后缀名改为.txt 点击确定（如下图）修改前的效果修改后的效果4、打开“我的成绩单.txt”，把最后的“逗号”删掉（如下图示）下图为删除逗号后的效果5、打开成绩管理项，点击“导入成绩信息”6、点击浏览，选择“我的成绩单.txt”后点打开随后依次点击“上传”、“导入信息”。这样就把自己的各科成绩导入了。7、如果上传文件的格式或信息内容不正确，导入信息时会出现下图状况（如图示）这时需要改正文档格式或相关内容，重新导入，直到导入成功为止。（正确导入后的画面）8、返回成绩管理页面点击开始查找，检查成绩录入是否正确，如有个别错误点击“修改”进行修改。如有大部分错误最好把信息删除，重新导入。正确录入后，查找信息的画面（下图）（二）综合测评信息的批量导入综合测评信息导入时格式如下学号,德育分,德育排名,智育分,智育排名,体育分,体育排名,能力分,能力排名,第一学期绩点,第二学期绩点,平均绩点,总分,总名次,学年,审核状态记录中的每个字段条目都应使