公司费用报销管理办法.doc

公司费用报销管理办法第一章 总则第一条 为了严格公司的费用报销管理，规范费用报销的程序及规定，加强费用开支控制，提高经济效益，制定本办法。第二条适用范围公司所有部门及全体员工。第二章管理职责第三条行政管理办公室负责管理办法的制定，费用使用的监督管理，对超费用标准的部门和个人进行处罚。第四条财务部负责费用报销的审查、费用报销、费用开支的分析、控制及管理。第五条各部门、项目部负责本部门费用开支的管理和标准的控制，部门主管、项目经理负责本部门及员工费用报销的审核。第六条公司领导1、副总经理及工程部经理负责对分管部门费用开支的管理和标准的控制，负责分管部门及员工费用报销的审核。2、总经理负责公司费用报销的审批。第三章 费用报销原则第七条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。第八条 费用报销的一般规定 1、报销人应取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。 发票抬头填写公司全称，不能填写“个人、客户”和公司简称，购买商品数量较多需要提供购物清单。如确实因客观原因无法取得正式发票的应在报销单注明原因，报经总经理审批。2、 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 3、 按规定的审批程序报批。 4、 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。 第四章 报销流程第九条 报销付款流程：(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（2） 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单；(3)按审批程序审批：主管部门经理审核签字 工程部经理审核签字 财务复核 总经理审批;(4)财务部根据审批后的报销单金额付款;(5)若需提前借款，应填写借支单，按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。第五章差旅费报销第十条出差申请1、员工因公出差，应填写“出差申请单”，详细注明出差事由、行程安排及费用预算、是否借支等；2、填好“出差申请单”后，报上级领导核准后转管理办公室登记后方得出差。3、如遇紧急情况，由主管临时派遣出差者，可先行出差，事后补填出差申请单，并呈报办公室登记备案。第十一条出差核准权限：1、员工出差不超过1天的，由部门主管核准； 2、员工出差时间13天的，由工程部经理核准； 3、员工出差天数超过3天的，由总经理批准； 4、部门主管以上管理人员出差由总经理批准。第十二条借款1、员工出差需要预支差旅费的，可以办理借款； 2、出差人员借款，应填写“借款申请单”；3、“借款申请单” 与“出差申请单” 一并报上级领导核准后，经财务总监签字后，方予借支；4、前次借支未清者，不得再借款。第十三条差旅费报销标准：1、短途（能当天返回公司的）出差的差旅费报销标准：（1）凡乘坐公司车辆出差的不报销交通费，乘坐公共汽车、中巴车的费用实报实销。特殊情况要乘出租车的须经部门主管在出租车票签字同意，由公司总经理批准方能报销。（2）短途出差伙食费，原则上不报销，特殊情况可按10元/餐的标准报销伙食补贴，但须经部门主管在报销单的备注栏中注明“同意报销伙食补贴”，由公司总经理批准方能报销。（3）由公司统一安排就餐的，不报销伙食补贴。（4）短途出差不报销住宿费。2、长途（不能当天返回公司的）出差的差旅费报销标准：（1）交通工具标准：交通工具总经理副总级部门主管一般工作人员飞机头等舱经济舱经总经理批准可乘经济舱火车软卧硬卧、高铁、动车二等座硬卧、二等座、硬座 轮船二等舱三等舱长途汽车具实报销市内出租车具实报销经总经理、主管批准可报销（2）住宿标准：出差地点总经理副总级部门主管一般工作人员特区、沿海城市、直辖市具实报销300250200省会城市具实报销250200150其他具实报销200150100（3）伙食补助标准 ：出差地点总经理副总级部门主管一般工作人员特区、沿海城市、直辖市具实报销12010080省会城市具实报销1008060其他地区具实报销806040（4）培训、学习、临时外派人员（15天以上）住宿、伙食及交通费补贴标准项目对方单位统一安排食宿交通自己租房住宾馆住宿不补贴20元/天50元/天伙食不补贴20元/天30元/天交通不补贴5元/天5元/天说明：（1）副总以上领导在报销标准以内的，按发票具实报销，超过标准的，按标准报销；（2）部门主管及以下人员，按标准包干使用；（3）副总以下人员两人出差，住宿费减半报销；（4）出差期间若报销了招待费，则不再另报销伙食补贴。第十四条差旅费报销程序1、出差人员应于出差返回后，到财务一周内报销差旅费；2、出差人员出差返回后应填写报销凭证；3、出差人员将报销凭证连同各项单据报部门负责人和分管副总经理审核；审核通过后报总经理审批；4、出差人员持审批后的差旅费凭证并附“出差申请单”，经财务部负责人复核后报销差旅费，同时一次交还预支差旅费。5、报帐后结欠部分金额或一周内不办理报销手续的人员欠款，财务部通知管理办公室，在其当月工资中扣回。第六章招待费报销第十五条招待费开支原则：1、 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费（金额超出300元）应事前征得总经理的同意。2、招待费开支要严格遵循“厉行节约，合理开支，严格控制、超标自负”的原则。能免则免，能省则省。3、用餐完毕，原则上不允许到营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所消费，经总经理批准的除外。第十六条招待费开支的申报及审批：1、招待费采取申报制度，负责接待的部门（单位）或个人需要招待客人的，应按本规定提前申报；2、负责接待的部门（单位）或个人填写“招待费用申报表”，注明客人单位、职务、人数、是由，陪同领导、陪同部门、陪同人数，用餐时间、费用预算等；3、招待费实行“一支笔”审批制度。接待人数无论多少，支出金额无论大小，只有总经理有审批权；4、“招待费用申报表”，先报部门负责人和分管副总经理审核，5、“招待费用申报表”经办公室复核后，再报总经理审批同意后，方可按标准开支。6、特殊情况由当事部门（单位）负责人向总经理电话请示，得到批准后方可开支。但事后必须补办手续，否则财务部有权拒绝报销。7、赠送礼品，纪念品等由办公室统一办理。当事部门（单位）应在申请时注明礼品名称，数量，价格，事由，报办公室，办公室报总经理审批同意后，统一购买，然后交当事部门（单位）。第十七条招待费报销标准：1、总额控制标准：公司总的业务招待费，控制在公司营业收入的2.5之内；2、用餐控制标准主持接待人员级别用餐标准（元/人）总经理具实报销副总经理150以下项目经理、部门主管100以下一般人员50以下说明：（1）一般客人中午用餐统一在食堂用工作餐，重要客人经总经理批准可以在外面用餐；（2）一般情况，中午不许喝酒，特殊情况经总经理批准可少量喝酒；（3）应由总经理或副总经理主持接待的用餐，因特殊情况不能亲自参加，委托其他人员接待的，用餐可按总经理或副总经理的标准执行。（4）因特殊情况超过用餐标准的，必须经总经理审批同意后方可报销，否则超过部分由经办人承担。第十八条招待费报销程序1、用餐后，应在三天内报销费用；2、使用人填写报销凭证后连同各项单据报部门负责人和分管副总经理审核；3、审核通过后报总经理审批；4、使用人持审批后的报销凭证并附“