工程档案管理办法.doc

工程档案管理办法一、目的为更好的规范公司建设工程过程中各种资料档案管理，做好档案管理分类清晰、防止资料丢失，现特制订本办法。二、适用范围范围内新建、扩建、技改工程，包括但不限于：工程准备阶段文件、合同、施工文件（包括质量、安全、签证等）、监理文件、竣工验收文件、竣工图纸、设备档案、预决算资料、施工影像资料等。三、归档部门与人员1、工程档案归档部门为工程部；工程档案存放地点原则上就地存放保管至工程实施的各事业部，特殊文件存放至集团工程部。2、工程部设专职档案管理员，档案管理员为公司工程方面对外往来接收资料收发唯一人员。3、档案管理员收到外来资料时，按程序填阅工程资料审阅单，交相关领导审阅。四、档案管理要求：1、档案分类应视内容、部门、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 2、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多超过30mm，则分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。3、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。4、档号表示方式:A1A2B1B2C1C2D1E1E2 ，代号定义如下： A1A2为二级部门代号（）；B1B2为大类号（如施工准备阶段文件：ZB；施工文件：SG；合同：HT；图纸：TZ等）；C1C2为小类号（如决策立项文件：LX；招投标文件：ZB；施工文件中的土建部分：TJ等）；D1为档卷卷次（每小类中的不同类别，以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定，如招投标文件中监理招投标资料：01；主体工程招投标资料：02等）；E1E2为档案目次（以十进阿拉伯数字表示）。5、档案各级分类应赋予名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。6、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。7、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。8、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 9、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。10、档号应自左而右编列，左方装订的案件，应将档号填写于案件首页的右上角。11、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。12、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。14、档管人员应随时清扫档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈工程部经理核准，必要时向集团报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，档管人员应将“ 收(发)文登记单”附注在其保留文件上，并在上注明部分销毁之日期。五、档案保存期限工程档案永久保存。六、归档资料质量要求：1、归档纸制文件要求为原件，且为用碳素墨水填写。2、归档文件要求字迹清晰，且盖印盖章手续齐备。3、文字资料要求为A4纸，图纸折成A4幅面存档，标题栏漏在外面。4、图纸要求为蓝图，竣工图要求为新蓝图，不得用图纸复印件。5、竣工图必须盖竣工图章。如利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，必须重新绘制竣工图。七、档案归档时间要求所有部门档案应在档案上相关时间2周内归档，超出时间后将对相关人员给予考核。八、档案借阅1、各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门经理核准后持向档管人员调阅。2. 档管人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经档管人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由档管人员留存备查。5、“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。6、调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请档管人员负责处理。7、调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。8、调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之档案，应经工程部总工程师以上人员同意方可。附：建设工程档案目录一、工程准备阶段文件1、决策立项文件2、建设用地、征地、拆迁文件3、勘察、测绘成果报告、设计方案审定及施工图文件审查意见和有关主管部门批准文件4、招投标文件（包括勘察、设计、施工、监理、材料采购等中标通知书）5、开工审批文件（包括建设工程规划许可证、工程质量监督手续、建筑工程施工许可证、投资许可证、缴纳有关建设费用的证明）6、工程项目管理机构（项目经理部）、工程项目监理机构（项目监理部）、工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及相应负责人名单二、合同1、包括勘察、设计、施工、监理、材料采购合同及合同审批表。三、施工文件（一）土建（建筑与结构）工程1、施工组织设计、技术交底、图纸会审记录2、控制网设置资料、工程定位测量资料、基槽开挖线测量资料3、地基处理记录（包括地基钎探、验槽、地基处理、桩基施工、试桩等记录）4、工程变更指令单、设计变更通知书5、材料设备质量证明、检测报告及相应价格审批表和进场使用报验单6、施工试验记录（土壤干密度、土壤击实、砂浆试块抗压强度、混凝土试块抗压强度、混凝土抗渗、钢筋接头焊接等试验报告，商品混凝土出厂合格证、复试报告，土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土坑渗试验报告汇总表）7、隐蔽工程检查记录8、施工记录（工程定位测量检查记录、沉降观测记录、现场施工预应力记录、工程竣工测量）9、工程质量检验记录，分部、分项验收评定及相应报验单10、质量事故及处理记录（二）水电、暖通、空调、消防、燃气、建筑智能化、电梯工程1、施工组织设计2、材料设备质量证明、检测报告及相应价格审批表和进场使用报验单3、施工试验记录（电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录，楼宇控制、监视、电话等系统调试记录，变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录，各项管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录，各系统调试、试运行记录）4、工程质量检验记录、分部、分项验收评定及相应报验单（三）室外工程1、室外安装工程资料及相应报验单（水电、燃气、供热、电讯、电视、消防等）2、室外建筑环境工程资料及相应报验单（建筑小品、水景、道路、园林绿化等）四、监理文件1、监理规划、监理实施细则2、监理月报、监理会议纪要中的有关质量方面的文件3、工程开工/复工审批表、工程开工/复工暂停令4、质量控制（不合格项目通知、质量事故报告及处理意见）5、监理工程师通知单、指令单及回复单6、工程延期报告及审批，费用索赔报告及审批7、合同争议、违约报告及处理意见8、工程监理总结9、质量评价意见报告（监理预验收报告及附件）五、竣工验收文件1、工程概况表、工程竣工总结2、单位工程质量评定表及相应报验单3、竣工验收证明书、工程质量监督报告4、工程竣工验收报告及附件5、竣工验收备案表（包括规划、公安消防、环保等部门出具的专项验收认可文件）6、工程质量保修书六、竣工图1、综合竣工图（总平面布置图、竖向布置图、室外管网综合图、设计总说明书等）2、专业竣工图（建筑、结构、水电、装饰、暖通、消防、燃气、电梯等）3、室