四川公司加油站账表册单填制方法和要求.xls

四四川川公公司司加加油油站站账账表表册册单单填填制制方方法法和和要要求求 序序号号分分类类台台账账名名称称 销销售售公公司司清清 理理和和保保留留方方 式式 销销售售公公司司保保 留留原原因因和和处处 理理方方式式 四四川川公公司司 清清理理和和保保 留留方方式式 加加油油站站账账表表册册单单填填制制方方法法和和要要求求 1 加加油油站站日日 常常性性报报表表 加油站盘点月报表 取消手工 在系统内查 询 在零售系统 流转 取消手工 打印后 签字 加 油站留存 1 加油站盘点月报表在零售系统内进行流转 片区经理 在零售管理系统内进行审核 未设置片区的分公司由分 公司零售部门管理人员进行审核 2 片区经理审核后打印交零售部 安全部 财务和分 管经理进行审批 签字和盖章 3 加油站月末盘点后进行装订存档 2加油站交接班表 取消手工 打印后签字 保留原始数 据 取消手工 打印后 签字 加 油站留存 1 交接班的加油机走字码填写至 加油加气站领班交接 记录 泵码交接处作为原始依据 2 加油站在零管系统内及时录入交接班的数据 3 班结打印交接班表后加油员 收银员签字确认 记账 员和站长审核签字 4 加油站月末盘点后进行装订存档 3 加油加气站领班交 接记录 未做要求保留手工 1 加油加气站领班交接记录反映了班次交接的总要内容 如 交接物品情况 泵码止数和主要事项说明 2 领班交接完后双方签字确认 4加油站自用油记录 取消取消手工 1 加油站在零管管理系统 付油录入 客户交易 内及时 录入自用油的品种和数量 两者相匹配 2 在零管系统当班运行日志内录入使用自用油的时间 品种 数量和用途 3 在管控内打印自用油记录交易流水报表粘贴在当班交 接班表后面 4 加油站月末盘点后进行装订存档 5加油站回罐记录 取消手工 在系统内查 询 打印管控系 统流水后签 字 有管控的 加油站取 消手工 打印后签 字 无管 控的加油 站手工记 录 1 片区经理在零售管理系统内及时录入回罐的品种和数 量 未设置片区的分公司由分公司零售部门管理人员录 入回罐的品种和数量 2 加油站在零管系统当班运行日志内录入回罐的时间 品种 数量和用途 3 在管控内打印回罐记录交易流水报表粘贴在当班交接 班表后面 4 加油站月末盘点后进行装订存档 6 加油站应收预收客 户台账 取消手工 在系统内查 询 存在该业务 的站在零售 系统维护 取消手工 在系统 内查询 1 存在该业务的加油站分公司零售部门信息人员应及时 在零售管理系统内进行客户维护 获取客户编码 2 发生业务后加油站应及时录入交易数据 3 原始的交易明细 需客户签字确认 4 原始的交易明细月末盘点后进行装订存档备查 7 加油站代存代付台 账 取消手工 在系统内查 询 存在该业务 的站在零售 系统维护 取消手工 在系统 内查询 1 存在该业务的加油站分公司零售部门信息人员应及时 在零售管理系统内进行客户维护 获取客户编码 2 发生业务后加油站应及时录入交易数据 3 原始的交易明细 需客户签字确认 4 原始的交易明细月末盘点进行装订存档备查 8 加油站营业款上缴 台账 取消手工 在系统内查 询 记录营业款 上缴情况 保留手工 1 每天加油站记账员及时清点营业款 成品油 非油 IC卡和润滑油 2 登记营业款 成品油 非油 IC卡和润滑油 上缴资 金情况 3 银行收款后交接双方签字确认 4 站长每日督促审核营业款上缴 并签字确认 5 加油站应及时上缴营业款 不得坐支 挪用 避免大 量的资金在站内过夜留存 6 自行缴款的加油站必须两人以上着便装结伴同行 四四川川公公司司加加油油站站账账表表册册单单填填制制方方法法和和要要求求 序序号号分分类类台台账账名名称称 销销售售公公司司清清 理理和和保保留留方方 式式 销销售售公公司司保保 留留原原因因和和处处 理理方方式式 四四川川公公司司 清清理理和和保保 留留方方式式 加加油油站站账账表表册册单单填填制制方方法法和和要要求求 9加油站付油日报表 取消手工 在系统内查 询 如财务做账 需要自行打 印 取消手工 在系统 内查询 在零售管理系统内查询 10加油站销售日报表 取消手工 在系统内查 询 如财务做账 需要自行打 印 取消手工 加油站 打印上报 财务 1 在零售管理系统内查询 2 财务做账需要 加油站需打印上报 11加油站分罐保管账 取消手工 在系统内查 询 取消手工 在系统 内查询 在零售管理系统内查询 12 加油站库存商品明 细分类账 取消手工 在系统内查 询 取消手工 在系统 内查询 在零售管理系统内查询 13 加油站润滑油销售 班报表 取消手工 在系统内查 询 取消手工 在系统 内查询 1 加油站在零管系统内及时录入润滑油的型号和数量 2 在零管系统内查询 14 加油站润滑油销售 日报表 取消手工 在系统内查 询 如财务做账 需要自行打 印 取消手工 加油站 打印上报 财务 1 在零售管理系统内查询 2 财务做账需要 加油站需打印上报 15 加油站润滑油月进 销存报表 未做要求 取消手工 打印后 签字 加 油站留存 月末盘点后在零售管理系统内打印后加油站装订存档 16 加油站水电表交接 记录 取消手工 在系统内查 询 取消手工 在系统 内查询 1 加油站在零管系统内及时录入水表和电表止数 2 在零管系统内查询 17加油站水电月报表 取消手工 在系统内查 询 取消手工 在系统 内查询 在零售管理系统内查询 18 加油气站重点部位 巡检记录表 未做要求保留手工 1 岗位巡回检查后 由当班安全员在 加油 气 站重 点部位巡检记录表 中载明巡检情况 含处理措施 加油 气 站重点部位巡检记录表 每月装订成册备 查 油气混合站应分别填写加油站和加油气站巡检记录 表格 2 检查中发现的问题 能及时排除的应及时处置 对危 及生产 安全的 必须立即采取有效措施处理 并报告 站长或相关部门 对生产 安全无重大影响而又不能及 时排除的 应作好记录 以便在定期维修中处理 19客户档案 取消手工 在系统内查 询 取消手工 在系统 内查询 1 加油站在零管系统内及时录入客户的相关资料 2 在系统内要求客户资料要定期进行更新和数据维护 及时完善 20客户意见簿未做要求保留手工 1 客户意见簿是调查加油站客户满意的重要依据 反映 了客户在加油站的真实感受和想法 2 当客户提出异议时 加油站应在第一时间回复处理意 见 21加油站运行日志 取消手工 在系统内查 询 取消手工 在系统 内查询 加油站在零管系统内及时录入当天加油站的经营情况 优质服务 安全管理 设备管理 站容站貌 员工状态 班组交接事项和其它工作记录的内容 22商品检查表 取消手工 在系统内查 询 由片区经理 在零售系统 录入数据 取消手工 在系统 内查询 1 片区经理在加油站进行商品检查后应及时在零管系统 内录入商品检查数据 2 要求商品检查每月每站不少于1次 23资金检查表 取消手工 在系统内查 询 由片区经理 在零售系统 录入数据 取消手工 在系统 内查询 1 片区经理在加油站进行资金检查后应及时在零管系统 内录入资金检查数据 2 要求资金检查每月每站不少于3次 加加油油站站日日 常常性性报报表表 四四川川公公司司加加油油站站账账表表册册单单填填制制方方法法和和要要求求 序序号号分分类类台台账账名名称称 销销售售公公司司清清 理理和和保保留留方方 式式 销销售售公公司司保保 留留原原因因和和处处 理理方方式式 四四川川公公司司 清清理理和和保保 留留方方式式 加加油油站站账账表表册册单单填填制制方方法法和和要要求求 24片区经理工作日志 保留手工 由片区经理 填写 保留手工 1 片区经理工作日志需片区经理本人填写 不得别人代 填 2 要求每月每站巡检不少于4次 其中包括1次夜间检查 25加油站督导记录本 保留手工 管理人员填 写 保留手工 1 督导部门分为集团公司 销售公司 四川公司 地市 公司 零售部 安全部 财务部 片区 其它公司等 2 督导内容有规范服务 站容站貌 经营管理 财务管 理 IC卡管理 数质量 接卸管理 安全设备管理 台 账登统 其它等 3 加油站对上级部门提出的问题应积极整改 如自身无 法整改的应及时上报相关部门 尽快解决 4 片区 分公司应对加油站整改情况及时进行复查 26 ICIC卡卡管管理理 报报表表 卡片盘点表 待信息系统 升级后取消 手工 加油卡管理 需要 待信息系 统升级后 取消手工 1 本台账分为加油站 发卡网点和省市公司使用 2 当账面数与实物数或系统数存在差异 填写差异原因 及时上报 核销差异 3 月末盘点后进行装订存档 27卡片领用申请单取消取消手工 1 加油站通过OA系统进行卡片申请 2 地市公司零售部门卡管人员在IC卡系统内进行卡片分 发和查询 28卡片领用存台账 待信息系统 升级后取消 手工 加油卡管理 需要 待信息系 统升级后 取消手工 1 本台账适用于加油站 发卡网点和省市公司使用 2 加油站 员工卡 验泵卡 维修卡 和 PSAM 卡每类分表填写 3 每月盘点后需在 摘要 栏填写 本月结存 并在 本月结存 行下方划一条红线 在 本月结存 下一 行的 摘要 栏内填写 上月结转 29客户业务申请表保留手工由客户填写保留手工 1 由客户填写客户业务申请表 2 发卡网点根据客户业务申请表进行IC卡业务处理 30 客户业务申请表附 表 保留手工由客户填写保留手工 1 由客户填写客户业务申请表附表 2 发卡网点根据客户业务申请表附表进行IC卡业务处理 31额度预分配申请表 取消手工 打印后签字 由客户签字 取消手工 打印后 签字 加 油站留存 1 发卡网点在IC卡系统内进行客户额度预分配操作 2 发卡网点打印 额度预分配表 由客户签字确认 3 月末盘点后进行装订存档 32 预收款凭证 原名 IC卡充值三联单 取消手工 打印后签字 由客户签字 取消手工 打印后 签字 加 油站留存 1 发卡网点在IC卡系统内进行客户充值操作 2 发卡网点打印 三联单 由客户签字确认 3 月末盘点后加油站进行装订存档 33 发卡网点业务日报 表 取消手工 在系统内查 询 取消手工 在系统 内查询 在IC卡管理系统内查询 34IC卡预收款日报表 取消手工 在系统内查 询 取消手工 加油站 打印上报 财务 1 在IC卡管理系统内查询 2 财务做账需要 加油站需打印上报 35加油卡付油差异表 待信息系统 升级后取消 手工 加油卡管理 需要 待信息系 统升级后 取消手工 1 当联网加油站管控数据与手工数据发生差异时填写 2 差异描述主要描述差异的时间 枪号 IC卡号及差异 量 3 差异原因和处理方法由信息部门填写 4 月末盘点后一份上缴分公司零售部 一份上缴分公司 财务部 一份加油站装订存档备查 加加油油站站日日 常常性性报报表表 四四川川公公司司加加油油站站账账表表册册单单填填制制方方法法和和要要求求 序序号号分分类类台台账账名名称称 销销售售公公司司清清 理理和和保保留留方方 式式 销销售售公公司司保保 留留原原因因和和处处 理理方方式式 四四川川公公司司 清清理理和和保保 留留方方式式 加加油油站站账账表表册册单单填填制制方方法法和和要要求求 36 内部卡使用管理台 账 待信息系统 升级后取消 手工 加油卡管理 需要 待信息系 统升级后 取消手工 1 卡片类型分为 员工卡 验泵卡 维修卡 和 PSAM 卡 2 卡片状态分为 回收 坏卡 和 挂失 3 加油站当日进行校机和维修后 应及时登记验泵卡和 维修卡使用记录 37加油卡上缴单 待信息系统 升级后取消 手工 加油卡管理 需要 待信息系 统升级后 取消手工 1 当 员工卡 验泵卡 维修卡 和用户卡发 生坏卡时填写加油卡上缴单 2 将坏卡上缴分公司零售部门卡管人员 3 分公司零售部门卡管人员根据加油卡上缴单在IC系统 内对卡片作回收处理 38小额退款台账保留手工 需要客户签 字 保留手工 1 办理小额现金退款的加油卡类型有不记名卡 个人单 用户卡 单位单用户卡 单位多用户卡主卡和个人多用 户卡主卡 2 办理小额现金退款加油卡条件是本省发行的加油卡 加油卡账户余额在10元 含 以内 3 单位多用户卡副卡和个人多用户卡副卡 外省市加油 卡 坏卡及黑卡不能办理小额现金退款 4 加油卡联网加油站和售卡充值网点为客户办理好小额 现金退款业务后 要回收客户的加油卡并妥善保管 与 台账记录核对相符 5 办理好小额现金退款业务后需要客户在 中国石化加 油卡小额退卡退款业务台账 上签收并留下联系电话 41 加油卡业务处理申 请单 保留手工 需要客户签 字 保留手工 1 加油卡业务处理用于办理卡片挂失 坏卡 换卡和密 码重装 2 发卡网点在IC卡系统内进行加油卡业务处理操作 3 发卡网点打印 加油卡业务处理申请单 由客户签字 确认 42 加加油油站站财财 务务报报表表 保险柜投款记录未做要求保留手工 1 保险柜投款记录要求加油员投币时第一时间填写 反 映资金来源的第一确认点 2 年销量在4000吨以上的站点 白天时段为3000元 晚 上时段为1000元 年销量在4000吨以下的站点 白天时 段为2000元 晚上时段为500元3 时段界定 白天时段 指8 00时至20 00时 晚上时段指20 00时至次日8 00时 3 每班投币后需进行保险柜现金核实 43 加油站发票领用记 录 待信息系统 升级后取消 手工 保留手工 1 加油站和发卡网点的发票领用情况应分类填写 2 加油站从上级部门领取发票或站内领取发票后应及时 登记发票的本数 起码和止码 3 站内回收发票指站内领取的发票 4 发生退票和废票业务时应及时登记退票和废票的份数 5 加油站取消发票盘存表后 月末盘点后发票盘存数在 发票领用存记录上体现 44 加油IC卡增值税发 票凭证 未做要求 取消手工 发卡网 点打印报 开票点 开票点做 为开票附 件留存 1 发卡网点进入IC卡查询系统其它管理内选择增值税发 票凭证开立 2 通过客户简称 税号 主卡卡号 客户编码来查询客 户名称 3 查询上次开票时间段 输入客户需要开票的时间段 4 输入网点号 生成凭证 5 打印凭证 一式三份 一份上交开票点 一份加油站 留存 一份客户留存 45 增值税专用发票交 接清单 未做要求保留手工 1 加油站从公司或开票点领取增值税发票后及时登记发 票号码和金额 2 与客户做交接时做好原始交接记录 需客户签字确认 ICIC卡卡管管理理 报报表表 四四川川公公司司加加油油站站账账表表册册单单填填制制方方法法和和要要求求 序序号号分分类类台台账账名名称称 销销售售公公司司清清 理理和和保保留留方方 式式 销销售售公公司司保保 留留原原因因和和处处 理理方方式式 四四川川公公司司 清清理理和和保保 留留方方式式 加加油油站站账账表表册册单单填填制制方方法法和和要要求求 46 大额发票TTC号核 对表 未做要求保留手工 每天由记账员对加油站机打开票情况进行检查 由记账 员导出开票机开票数据明细 并详细检查开票清单 对 超过1000元的大额发票必须严格核对管控记录 并登记 TTC号码 47 记账员发票检查底 稿 未做要求保留手工 1 检查加油站相关人员交接班时 是否将发票起止号码 登记在交接班表上 办理发票交接手续 2 检查加油员在开具金额超过1000元的大额发票时是否 登记 大额发票开具记录 3 检查单笔金额超过1000元的大额发票是否开具单位名 称 核对管控记录 并登记TTC号码 4 检查油品销售与IC卡充值是否使用同一开票机开票 5 检查IC卡充值开具发票项目是否符合规定 开具为 油品款 或者 油品充值款 是否存在充值时开具品 号的情况 6 检查便利店销售商品是否单独开具发票 是否存在与 油品销售合并开具发票的情况 48费用日记账未做要求保留手工 1 凡现金支付的各项日常操作性费用 由加油站站长审 核后 记账员以备用金形式支付 在地市公司规定时间 依据费用报销流程到公司进行报销 凡银行转账支付 的日常操作性费用 须由记账员填写付款申请单 站长 审核后 依据费用报销流程由相关归口部门及地市公司 经理审核后支付 2 费用报销应填写报销单 内容填写必须完整 规范 并在经手人处签字 发票应按规定整齐地粘贴在粘贴单 上 3 加油站费用报销 由记账员申请 站长审核 按照内 控审批权限审批后 办理报销手续 4 由记账员负责及时登记 费用日记账 49资产台账未做要求保留手工 1 加油站收到固定资产实物后 站长进行现场验收并填 制验收单 记账员根据验收单和相关资料填制 资产变 动明细表 2 各加油站至少每半年进行一次实物资产盘点清查工作 由站长组织盘点清查工作 资产盘点清查要做到 账 实相符 账账相符 盘点后由记账员编制 资产盘点清 查表 根据盘点情况 说明账实不符 盘盈 毁损的 原因 并提出相应的处理意见 上报地市公司财务 3 如站长调离该站 由片区经理组织交接双方负责人 财务进行交接盘点 填写 资产管理责任人变动交接情 况表 和 责任人交接实物资产盘点明细表 对账实 不符的要查明原因 并按有关规定审批后作出处理 4 资产内部调拨由地市公司统一安排进行 资产调入加 油站使用后 记账员应及时登记 资产变动明细表 资产调出加油站 应及时进行固定资产变动登记 5 各加油站站长根据资产盘点情况 对需报废处置的资 产 提出 技术鉴定申请书 附表十八 由地市公 司技术鉴定小组进行技术鉴定 报废资产按审批流程审 批处置后 处置结果由记账员登记 资产变动明细表 50 加加油油站站安安 全全 设设备备 数数质质量量 报报表表 HSE管理台账 取消手工 在系统内查 询 取消手工 在系统 内查询 加油站在零管系统内及时录入加油站HSE小组成员 治 安联防小组成员 义务消防组成员 加油站应急小组成 员 HSE工作考核与奖惩情况 加加油油站站财财 务务报报表表 四四川川公公司司加加油油站站账账表表册册单单填填制制方方法法和和要要求求 序序号号分分类类台台账账名名称称 销销售售公公司司清清 理理和和保保留留方方 式式 销销售售公公司司保保 留留原原因因和和处处 理理方方式式 四四川川公公司司 清清理理和和保保 留留方方式式 加加油油站站账账表表册册单单填填制制方方法法和和要要求求 51设备管理记录本 取消手工 在系统内查 询 内容只保留 保养内容 取消手工 在系统 内查询 1 加油站设备管理记录在零售管理系统设备器具检维修 保养记录内进行维护 2 内容有检测 检查 保养和故障 52发电机运行记录 取消手工 在系统内查 询 内容放在运 行日志中 取消手工 在系统 内查询 1 加油站在零管系统内及时对设备信息进行维护 2 在零售管理系统设备器具检维修保养记录内录入发电 机运行情况 3 在零管系统当班运行日志其它工作记录内录入使用发 电机的时间段 53未遂事故报告单 取消手工 在系统内查 询 取消手工 在系统 内查询 加油站发生未遂事故立即通过零售管理系统进行上报 各管理层级通过系统进行审批 分公司每月不少于上报 两篇未遂事故典型案例 54加油机校机记录 取消手工 打印后签字 保留原始数 据 取消手工 打印后 签字 加 油站留存 1 加油站发生校验加油机业务时片区经理到现场进行监 督 未设置片区的分公司由分公司零售部门管理人员到 现场进行监督 2 加油站在零管系统内及时录入校机数量 3 从零售系统内打印交片区经理审核签字 未设置片区 的分公司由分公司零售部门管理人员审核签字 打印功 能待系统升级后 4 在零管系统当班运行日志其他工作记录内录入校机的 时间 品种和数量 5 在管控内打印校机记录交易流水报表粘贴在当班交接 班表后面 6 加油站月末盘点后进行装订存档 39加油站进油核对单 保留手工 需要司机签 字 保留手工 1 手工测量来油温度 水高和油高 2 计算运输温度引起的体积变化 罐车应收升数 罐车 实收升数 运输损耗 运输损耗率和承运方应补升数 3 核对油罐车出库铅封号 填写和施打回空铅封号 4 进行损耗分析及处置 5 司机和计量员签字确认 40 加油站卸油流程 十步法 程序检查 表 保留手工 现场记录卸 油过程 并 需要司机签 字 保留手工 1 要求按照卸油流程 十步法 程序检查表逐条进行检 查 核对和确认 2 卸油人员必须在现场记录卸油全过程 3 站长白天参与卸油不得少于70 4 卸油后需要司机 卸油员和站长签字确认 55 加油站液位仪与手 工比对记录表 未做要求保留手工 1 有液位仪加油站必须每周开展一次液位仪与手工计量 的比对工作 同时将比对情况登记此表 2 液位仪与手工计量差异超过标准 油高正负4mm 水 高正负10mm 时需上报片区经理 有公司协调液位仪厂 家到站进行调试 3 差异 手工计量数据 液位仪显示数据 加加油油站站安安 全全 设设备备 数数质质量量 报报表表 四四川川公公司司加加油油站站账账表表册册单单填