XX酒业会议管理制度.doc

XX酒业会议管理制度 编号XX酒业会议管理制度编制综合管理部版本/修改码A/0审核颁布日期批准发放范围全公司第一章总则第一条为提高公司各类会议召开效率和质量，规范会议程序，特制定本制度。 第二条本制度适用于公司组织的各类会议的管理。 第二章细则第三条会议类型按照会议性质分为大会、例会、工作沟通会、办公会、听证会、专题讨论会、座谈会、头脑风暴会。 1、大会指全体员工、合作商或员工和合作商代表参加的大型会议。 如年度总结表彰大会、职工代表大会、经销商年度恳谈会等。 2、例会指根据工作需要例行召开的常规会议。 如公司经营例会、各部门月度例会。 3、办公会指就公司重大事项进行研究决策的会议。 如组织架构调整。 4、专题会指就某项工作或问题进行研讨，形成相关意见或决策（决定）。 如生产计划讨论会、采购物资质量问题讨论会、呆滞物资处理讨论会。 5、工作沟通会指为解决各部门实际工作中存在的个性和共性问题，同时共享经验和教训而召开的工作会议。 如安全环保会、酿造技术交流会等。 6、听证会指就具体的方案、报告、标准文件等组织相关人员讨论，听取意见。 如制度听证会、技术方案、包装设计听证会。 7、座谈会指召集员工代表进行工作交谈，获取相关信息。 如工会组织的员工座谈会、接待座谈会。 8、头脑风暴会指就工作中的重难点问题进行集思广益，寻求解决方案或方法而组织的会议。 第四条管理职责（一）综合管理部是公司会议的统筹管理部门，主要职责为 1、负责公司年度总结表彰大会、经营例会、公司办公会、重要专题会的管理； 2、负责对公司各类会议管理情况进行检核通报。 （二）各部门负责所辖会议的准备、会议过程的管理、会议决议的跟踪落实等。 第五条会议准备（一）会议须有计划、有准备的召开（紧急会议除外），禁止召开无准备的会议。 对于大会，必要时须成立会议项目组负责会议的筹备与组织，有详细会议筹备方案。 （二）会议目的。 会议须明确目的，不得召开不必要的会议。 对于能通过其他方式(如面对面沟通、网络沟通、电话沟通等)能达到会议目的的，不得召开会议。 （三）会议议题 1、会议须明确议题，且议题须鲜明、突出，禁止召开议题不明的会议。 2、对于多个议题的，可开分会，不开统会。 3、对于专题会、工作沟通会，会议组织人员须提前收集和参会人员的意见，并在会中进行针对性地讨论。 4、对于公司办公会，应具体围绕以下方面议题召开 （1）公司重大经营管理变革（含组织架构调整）方案； （2）公司重大资产投入（包括新改扩建项目）； （3）公司公益慈善规划、重大公益项目、对外赞助项目； （4）公司高层领导岗位及其他重要岗位的人事任免； （5）涉及全员的薪酬福利政策、奖惩机制； （6）重大奖惩决定； （7）需要公司高层领导统一认识的事项； （8）总经理认为需要讨论的事项。 （四）会议时间根据会议议题及会议形式，会议召开的具体时间要求为 1、公司经营例会原则上在每月30日前召开。 2、部门月度例会在公司经营例会召开后的7个工作日内召开；特殊情况不召开或推迟召开的，须报分管领导审批并反馈综合管理部。 3、办公会根据工作需要实时召开。 4、其他例会、工作沟通会须按照规定的频次定期召开。 （五）参会人员 1、会议组织部门须安排与会议内容相关的主要人员参会；工作关联度不大，或不能起作用的人员不得通知其参会。 2、所有会议确定的参会人员须报会议组织部门负责人审核确认（公司分管领导组织召开的会议，由其确定）。 3、经营例会参会人员原则上固定为公司领导、各部门负责人、综合管理部全体人员。 战略合作伙伴或其他人员需列席会议的，报综合管理部批准。 4、部门月度例会参会人员为部门下辖所有岗位人员。 公司领导根据需要选择性参加。 5、公司办公会参会人员为公司领导、综合管理部负责人以及议题所涉及的相关部门领导。 （六）会议地点。 会议须根据其议题性质、参会人数，选择合适地点召开。 以下情况须在现场（生产、市场、实验室、施工、食堂等场所）召开会议，不得在会议室召开 1、需现场了解问题发生状况和解决具体问题的。 如包材质量问题分析会。 2、需根据现场情况确定工作方案的。 如工程规划讨论会。 3、现场发生紧急情况的。 如安全事故分析会。 4、需听取现场工作人员意见或建议的。 如设备验收会。 5、需了解现场工作人员思想动态或传达公司某项精神的。 如市场早会。 （七）发布会议通知 1、会议组织人员至少提前2个工作日向参会人员发布会议通知（包括会议的时间、地点、参会人员、议题、议程、主持人等），确保主要参会人员都能参加会议，并与其他会议召开的时间、地点不发生冲突。 其中，经营例会通知至少提前3个工作日发布，公司办公会通知至少提前1个工作日发布。 2、会议通知中，根据需要，须添加相关资料。 会议通知及资料因网络原因无法成功发送的，则须以书面或电话形式告知。 紧急、临时召开的会议，在无法提前发布会议通知的前提下，须电话通知参会人员。 3、因故不能参加会议的，须在获取会议信息后，至少在会议召开1小时前，通过邮件、短信或微信等书面形式向会议组织部门请假（不便时，方可采取电话、口头方式）。 （八）其他要求 1、需准备会议资料的，须提前1个工作日准备到位，并发送至参会人员提前熟悉。 其中，经营例会中，汇报材料须由报告人组织编写，并亲自完成终稿后在规定的发布时间内将汇报材料发送至公司领导、中层干部、综合管理部。 2、因故不能参会的人员须提前通过邮件或其他形式向会议组织部门反馈会议讨论议题的意见或建议。 3、对于大会，会议组织部门须提前做好会议经费的预算；在非正常上班期间召开的，组织部门根据需要，提前安排好车辆接送参会人员。 第六条会议召开（一）会议组织部门工作人员及会议主持人须提前到达会场（大会须提前30分钟到场，其他会议须提前10分钟到场），做好会议准备工作。 （二）主持人须准点宣布会议纪律、议题及内容，并掌握会议进程，确保会议按照既定程序进行。 （三）听证会、办公会、专题讨论会、座谈会、头脑风暴会等会议开始后应直奔主题，集中讨论和解决关键性问题。 （四）办公会最终决策决定原则上须经过半数的公司领导通过确定（含邮件反馈及转达的意见）。 若赞成与反对意见票数相等时，由总经理做出最终决策。 总经理具有一票否决权。 （五）除大会、例会、工作沟通会、听证会外，会上不得宣读已发布的材料，提高会议效率。 （六）各部门召开的工作例会，本部门负责人须将公司及上级相关会议精神在会上进行传达，并重点对工作中存在的问题进行分析，明确解决方案，同时对下月工作目标进行分解，落实到具体部门或岗位。 （七）除例会、大会外，所有参会人员须发表个人意见或建议。 会议发言应条理清晰、观点明确、内容简洁，禁止谈论与会议议题无关的内容。 （八）对于多议题的会议，须安排好各分议题的时间节点，参会人员按点参会。 分议题结束后，相关人员则离开会场。 （九）参会人员均须遵守会场纪律，认真开会。 做到 1、严格遵守会议开始时间，不得迟到、缺席、早退。 特殊情况不能按时参会的，须向组织部门或主持人说明情况。 2、大会明确了就座区域和着装要求的，须在指定位置就座，并按规定着装。 3、不中途长时间离开会场、不频繁出入会场。 中途需单次外出15分钟以上或离开累积半小时以上的，须向会议组织部门说明原因。 4、须将手机等通讯设备作静音、振动或关机处理。 5、不得在会场接听电话、交头接耳、开小会、喧哗、玩手机、听音乐、看无关书籍、吃零食等与会议无关的事情，主持人及工作人员要维护会场纪律。 （十）除大会、座谈会外，会议须形成明确的决议和意见，不得议而不决。 形成的会议纪要（备忘），会议组织部门须在3个工作日内发相关领导和部门收阅。 其中，经营例会会议纪要涉及各部门部分由各部门负责人编写，并在1天内提交至综合管理部，综合管理部汇总报批后在3个工作日内向全公司发布。 特殊情况无法亲自编写的，须向综合管理部备案。 （十一）重要会议决议或记录未正式公布前，参会人员须遵守公司保密制度，不得向会议无关人员透露相关信息。 第七条会议决议落实与效果评估（一）公司会议形成的决议和交办工作，纳入公司交办工作管理范畴。 （二）各部门会议形成的决议和交办工作，纳入部门员工月度绩效管理范畴。 （三）对于公司年度总结表彰大会、经销商会议、供应商会议、职代会等大会，会议结束后，组织部门须对会议效果进行评估和总结并发布。 （四）经营例会纪要发布后由综合管理部在3个工作日内对例会材料的发放、汇报情况及会场纪律情况进行通报考核。 第八条相关规定（一）公司内部会议 1、会议目的不明确，召开了不必要会议的，对会议组织部门负责人罚款100-300元。 2、报告人未亲自编写经营例会汇报材料的，罚款100元，并通报批评。 3、参会人员无正当理由缺席的，对责任人罚款100元，并通报批评。 4、参会人员会议期间睡觉的，对责任人罚款200元，并通报批评。 5、出现以下情况的，对责任人罚款50元，并通报批评 （1）须在现场召开的会议，无特殊原因未在现场召开的； （2）因通知不到位，导致参会人员迟到或缺席的； （3）参会人员未提前请假的； （4）会议通知发布后（发布会议通知及电话告知）无故迟到或早退的； （5）会议材料（含汇报材料，下同）未在规定时间内发布的； （6）会议材料内容发生明显错误或不符合要求的； （7）会议材料未提前准备好，未收集相关人员意见的； （8）会议组织部门负责人审核不力，通知了无关人员参会的； （9）问题讨论型或征求意见型会议，参会人员不发表个人意见或建议的； （10）会议主持人对会议控制不力，导致会议冗长、质量不高的，或拖延会议时间达30分钟以上； （11）会议中手机响铃，或在会中接听电话、喧闹、从事与会议无关事情的； （12）未说明原因及无特殊理由，会议中途离开累积超过半小时，或单次外出超过15分钟的； （13）未在规定时间内发布会议纪要（备忘）的；