DYG-AG-A00-会议室、培训室管理制度-A／0.doc

LOGO *有限公司会议室、培训室管理制度文件识别项文件签核项文件编号DYG-AG-A00核 准版本/版次A/0审 核制订单位行政部制 订 文件机密等级： 机密 仅限管理层 公 开 *有限公司 会议室、培训室管理制度 文件制订/修订/废止履历页序号日期状态别(制订/修订/废止)制订/修订/废止履历摘要变更前版本/次变更后版本/次变更后总页数12012-*-*制订新制订 *A/02 LOGO*有限公司会议室、培训室管理制度文件编号DYG-AG-A00页次1/2一.目的 为加强会议室/培训室的规范化使用并对其有效管理，保证会议室/培训室整洁及各种设施的完好，确保各项会议/培训的顺利召开，特制定本管理制度。二.范围 凡使用第一/二/三会议室、培训室召开会议、培训、视频面试等均适用之。三.权责 3.1行政部：会议室/培训室管理窗口，会议室/培训室使用申请批准、会议室/培训室内相应需求物品补充。3.2行政部清洁工：会议室/培训室每天定时清扫清洁，保持会议室/培训室环境清洁卫生。3.3会议室/培训室使用部门或人员：会议室/培训室使用申请、会后室内设施归位整理、关闭电源和门窗等。四.定义 4.1会议室：供开会使用的房间或独立区域的大厅。4.2培训室：供培训使用的专用教室或独立的房间/大厅。 五.程序 5.1本公司会议室/培训室分为：第一、二、三会议室、培训室，各会议室/培训室地点和容纳人数如下表。名 称地点容纳人数备注第一会议室原长桌会议室，位于五楼实验室对面30公司例会、一般会议等常用第二会议室原小会议室，位于五楼财务部对面16开发产品评审、人员较少时常用第三会议室原备用会议室，位于五楼总经办对面10较少型会议时使用培训室位于一楼原测试中心内130人员超过100人以上或培训常用5.2会议室/培训室使用申请5.2.1公司各会议室/培训室由行政部为管理归口部门,统筹协调安排使用。5.2.2定期性会议不需申请,若为临时会议,由该会议召集者提前在OA系统会议室管理（MR）填会议室预订单，行政部批准“会议室预度单”后使用，行政部将预订记录于该会议室门口的会议室/培训室使用排程表见附件一中。5.2.3若为临时性会议，未来在OA系统中申请时，由该会议召集者打电话到行政部申请使用，行政部在该会议室无使用情况下请允许会议召集者使用，若其他部门在OA系统中申请时，应调换其他会议室。5.2.4会议室预订使用原则： 5.2.3.1先申请，先使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如果有其他部门或个人已经预先申请，必须由已申请之部门或个人使用。5.2.3.2若有特殊情况（公司级别紧急会议、相关重大事故/事件会议、公司高层临时重大会议等），经相互之间协商后可以调整使用顺序，但行政部不负责协商，由使用者自已与预订部门或个人协商解决。5.2.3.3若原会议申请临时取消，再需使用时也应重新申请。临时取消会议由行政部在会议室门前会议室使用排程表中注明。LOGO*有限公司会议室、培训室管理制度文件编号DYG-AG-A04页次2/25.3会议室/培训室之使用管理5.3.1会议室/培训室内相应会议、培训用品（如白板笔、白板擦、激光笔、空调/投影遥控器电池、音响、茶水、水果（重大会议或上级要求时）等）由行政部负责提供和及时补给。5.3.2若有特殊或重大会议时，行政部应按排人员添加水果和增添茶水。5.3.3行政部应定期检查和补充会议室/培训室内相应需求用品和相关设施。5.3.4会议室/培训室之电脑或投影仪等设备不得随意搬动（移动笔记本除外），若出现故障应及时通知信息部人员处理。5.3.5若会议室/培训室之相关设施损坏或损毁(如白板、投影机、空调、音响（培训室）等)，由行政部负责及时申请维修/补充完整和追究相关方责任。5.3.6会议室/培训室内一切公共设施，未经行政部同意，不得私自搬离会议室/培训室。5.3.7会议室/培训室使用完毕后，各需求部门必须将桌椅归位摆放整齐、白板擦拭干净、自觉关闭所有设备电源、关好照明、带走桌面产生之垃圾、关门（培训室需关门上锁）等。5.3.8会议室/培训室使用后应及时告知行政部，由行政部安排清洁工打扫和整理，确保下次使用。5.3.9原则上会议室/培训室使用过程中禁止吸烟，但遇重大会议、特殊外来窗口使用时、8人以下会议，可以允许吸烟。5.4会议室/培训室清洁管理 5.4.1会议室/培训室日常清洁由行政部清洁工负责。 5.4.2会议/培训开始前行政部应确认会议室/培训室环境卫生，不符合应及时通知清洁工打扫。5.4.3行政部清洁工需每天清洁会议室/培训室，保证室内无纸屑、灰尘、会议桌/培训桌无污渍。5.4.4会后产生之果皮、废纸等垃圾清洁工应即时清理干净。5.4.5行政部管理人员在必要时应监督检查会议室/培训室清洁工作，不符合应及时纠正。 5.5相关内容若有不适时，行政部应及时修订本管理制度。5.6本管理制度相关记录保管、保存期限等依据记录控制程序规定作业。六.关联程序/制度6.1会议管理制度七.附件/记录7.1会议室/培训室使用排程表 DYG-AG-A00-01 *有限公司会议室/培训室使用排程表 会议室/培训室名称：第 会议室 行政部填写项会议/培训主持人或主导人员填写稽核人员填写No日期时间段申请部门会议/培训名称类别安排人签名实际会议时间室内是否清场合格主持人或主导人员签名是否符合稽核签名： - ：定期临时： - ：Ok NGOk NG： - ：定期临时： - ：Ok NGOk NG： - ：定期临时： - ：Ok NGOk NG： - ：定期临时： - ：Ok NGOk NG： - ：定期临时： - ：Ok NGOk NG： - ：定期临时： - ：Ok NGOk NG： - ：定期临时： - ：Ok NGOk NG： - ：定期