杭州开元房地产开发有限公司采购管理制度.doc

杭州開元房地産開發有限公司 HANG ZHOU KAI YUAN FANG DI CHAN KAI FA YOU XIAN GONG SI开元房地产集团采供管理制度（讨论稿）第一条 为了加强采购管理工作，完善房产工程项目采供管理各部门工作流程，根据国家有关法律法规及开元旅业集团的采供管理制度，特制定房产集团采购管理制度，房产集团所属各项目公司的采购必须以本制度为操作标准执行采购业务。第二条 各单位应当根据采购与付款业务涉及的请购、招投标、验收、付款、记账等业务环节建立相应的业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限。第三条 各单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。第四条 采购方式 对列入工程预算计划的甲供材料设备一次性金额在5万元以上的采购必须通过招投标采取合同订货方式；对于甲定乙供材料设备必须通过招投标确定供应商并监控乙方签约执行过程；对甲方签证材料设备必须由项目工程部、稽核部、采供部等部门共同审定监督执行报集团工程管理部、稽核部、采供部备案；对例外紧急需求的按集团制度规定采用特殊采购处理程序。第五条 供应商的选择 根据设计档次定位要求，从产业数据库、项目公司、相关部门、网上等多渠道获取供应商资料，充分了解和掌握各供应商的信誉、供货能力、技术、管理、服务水平等有关情况，比质比价，选择质量优、价格合理的供应商。第六条 工程项目采购业务的预算管理制度(1) 新项目立项后，集团工程管理部、稽核部与各项目工程管理部共同对经过会审的施工设计方案做出项目概预算；（？）(2) 当项目土建施工总承包合同签订，明确材料设备相关条款后，由总包方统一上报项目整体计划所需的详细的材料设备清单，项目工程部、稽核部审核，上报集团工程管理部、稽核部审定。(3) 项目工程部、稽核部、采供部等根据审定后的采购清单进行细致的市场调查，由项目稽核部汇编材料设备采购市场价与信息价对比表；(4) 项目采供部会同工程部、稽核部等相关部门根据品牌、质量、价格等因素初步确定工程分包、甲供、甲定乙供、甲方签证等材料设备，报集团工程管理部、稽核部、采供部审核确定工程分包、甲供、甲定乙供、甲方签证等材料设备；明确公司总部集中采购与项目采购范围。(5) 项目工程部与施工单位共同就材料设备根据预计施工进度设计编制出项目整体采购计划预算，并分别报送项目采供部、稽核部、集团工程管理部、稽核部、采供部、财务部一份。 (6) 项目实施过程中，如遇设计、施工图等变更引起的材料设备变动调整，项目工程部、稽核部及时与采供部沟通，并进行市场调研，计算分析采供预算差异，同时按工程相应审批权限审定修正预算，并交采供部、财务部一份备案。(7) 如果为维护公司物业形象需对某类材料设备留部分备用品，物业管理处应在项目实施过程当中，提出采购计划，上报项目总经理审批，进入采供操作流程。(8) 对于预算内采购项目，项目工程部应严格按照工程预算执行进度办理请购手续移交采供部；采供部及时安排采购工作计划，做好市场调研工作，在订购货物之前，根据编制的市场价与信息价的对比表、参照以往工程设备材料合同价进行对比分析，财务部严把预算资金支出关，控制预算差异或及时调整预算。(9) 对于超预算和预算外的采购项目，项目工程部应针对需求提出申请按规定审批流程批复后交采供部办理。第七条 工程设备、材料及配件的请购制度 （1） 根据房产项目整体采购计划预算，各项目工程管理部根据设计档次标准和预计施工进度拟定整体工程所需设备材料购置计划，交集团工程管理部、稽核部审定并转交采供部备案。（2） 项目施工过程当中，各项目工程部工程主管每月25日之前根据工程实际施工进度或施工设计要求，结合设备制造周期提前23个月向项目采供部报送月度所需具体采购设备材料明细计划清单，单内明确拟购设备、材料及配件的名称、产品档次、预期进场时间、规格、型号、相关图纸、数量以及技术要求（特殊的设备、材料需供应商根据现场施工条件及设计要求作施工方案的，其主要设备、材料的规格、型号由甲方明确）。如各项目工程部不按规定时间有计划地上报材料设备采购计划，采供部有权拒绝接收，并予以退回，造成损失由上报人负责（特殊原因除外）。（3） 项目采供部收到月度采供计划后，应将所提交申购单交集团工程管理部、稽核部、采供部审定，集团工程管理部、稽核部、采供部在收到请购单之日起五个工作日内反馈意见并传达项目采供部。项目采供部根据计划及反馈的意见及时与项目工程部、稽核部沟通，并排出采供月度招投标计划。第八条 工程设备材料采购程序 根据房产工程设备材料属甲供材料、甲定乙供、工程分包还是甲方签证材料具体分四个流程： （一）、甲供材料设备流程：（1） 项目采供人员根据审定的采供计划拟定出详细规范的招标文件，并组织项目工程部、财务部、集团工程管理部、稽核部等部门对招标文件中涉及的有关工程技术参数、材料设备的特殊规范要求、供应商定位选择、付款方式等进行审核确定，并根据会审结果修正；并在三个工作日内报送集团公司采供部备案。（2） 采供部根据审定后的招标文件按前期市场调研的情况与现行市场动态变化再一次进行详细分析，确定所需材料设备品牌供应商范围（不少于三家），发出标书并要求对方在规定日期将标书及小样送达各项目采供人员处，组织相关部门对厂方考察，写出考察报告；（3） 收集招标书并组织相关技术部门对相应的技术标进行分析、讨论，制定出最佳方案，并列出详细统一标准组合报价配置表，下发各参标单位，要求严格按我方制定配置方案进行技术标的制作及组合报价。（可作偏离说明）；（4） 按采供设备材料权限范围组织召集各相关部门参与技术标、商务标等的询标、议标工作，根据招询标结果，结合实地考察情况，综合各部门意见做出供方评价，初步议定最佳供应厂商并汇总上报；如果各部门对评标结果存在分歧时，可视具体情况进行下一轮招投标。（5） 经领导审批，最终确定中标单位。（6） 采供部根据审定供应商及询标意见起草采购合同，按权限设置要求组织相关部门以会议形式进行合同会审，最终定稿，双方签约；（7） 项目工程部、采供部相互配合按工程要求根据工程进度和预期时间按合同分批或一次性购货。（二）、甲定乙供（定品牌、定价格）流程：（1） 项目采购部根据经房产集团采供部审核后的采购清单，将准备按计划实施的设备、材料清单交项目稽核部审核；（2） 项目稽核部在三个工作日内负责审核明确该批材料与总包方可能发生的采报费等费用；（3） 拟订修改好招、投标文件后组织各相关部门进行评审后，三个工作日内报送产业公司采供部备案；（4） 根据上报设备、材料要求收集发布信息资料，确定所需材料、设备品牌参标供应商范围（三家以上）并组织各相关部门进行初评后，对入围单位发出标书，并组织相关部门对厂方实行考察，并编写出考察报告；（5） 收集招标书并组织相关技术部门对相应的技术标进行分析、讨论，制定出最佳方案，并列出统一标准组合报价配置表，下发各参标单位，要求严格按我方制定配置方案进行技术标的制作及组合报价。（可作偏离说明）；（6） 按相关规定组织相关部门进行开标、询标结合考察情况分析各单位优缺点做出全面的性价比分析并综合各部门意见初步确定中标单位（如各部门对标书有疑议，可再进行一轮招投标）。将开标、询标结果、考察报告及第一中标单位详细组合报价上报房产集团公司采供部审核，审核时间原则上不超过五天，特殊情况例外。（7） 根据审核意见对选定品牌、价格进行签复；（8） 稽核部审核并签复意见，相关领导批复存档后下发执行；（三）、甲定乙供（定品牌、价格按信息价计取）流程（1） 项目工程部将所用材料说明规格、型号、数量要求上报项目采供部；（2） 项目采供部汇同稽核部根据收集的资料信息进行分析选定品牌；（3） 项目采供人员对上报工程联系单进行签复后，提交项目稽核部；（4） 稽核部签复项目采供人员提交的工程联系单意见，并经相关领导批复后存档下发执行。（四）、工程分包流程：（需采供部提供）具体原则是稽核部负责具体的工程组合报价方案等编制，采供负责具体招投标过程。（五）、甲方签证流程：（1） 由项目工程部负责按总包合同条款审核上报签证材料并督促施工单位将所上报签证材料必须明确品牌、规格、型号、技术参数要求、数量、使用时间、单价等，详细内容制工程联系单后交采供部。（2） 项目采供部根据所收集到的价格信息、资料分析对比后，签复价格意见；（3） 由项目稽核部审核采供部签复价格，并请项目公司领导签字确认后交项目工程部采购部及资料库并存档，同时报送房产集团公司采供部、工程管理部、稽核部备案。 （五）、其他需注意事项：（1） 如属甲定乙供设备材料，在确定供应商的商品、规格、价格等后，采供部会同工程管理部、稽核部负责总包方与乙方的联系协调工作，保证工期的的正常进行。（2） 各项目公司采购招投标权限、操作范围规定如下：1、 单项合同金额在伍拾万元以下或单位价值伍（？）万元以下的材料设备采购由项目采供部负责具体实施开标、询标业务，并组织项目部相关部门对参标单位进行考察，最终将招标结果、考察结果及第一中标单位的设备材料详细配置报价清单报房产集团采供部、稽核部、工程管理部审核；审核确定后，进入合同起草、会审流程，上报房产集团公司总经理、旅业集团总裁审批，最终确定供货单位。2、 合同金额在伍拾万元以上，项目采供部在负责招标书的制作审核后，由集团采供部与项目采供部共同推荐供应商，由项目采供部统一发标，并组织开元旅业集团投资监督部及集团采供部、稽核部、项目部各相关部门共同参加开标、询标，并对参标单位进行考察，将评审考察结果上报房产集团公司总经理、旅业集团总裁审批，最终确定供货单位。第九条 验收程序 当供应商按规定将货物抵达供货现场时，采供部应当组织单位专职验收员、监理单位人员、施工单位人员、工程部专业人员协同开箱验收。根据批准的的订单、合同、开箱单等采购文件，参照国家相关规范及开箱单据进行严格验收，清点所购货物的品种、数量、规格、图纸资料，对所购货物的质量和其他相关内容进行检验并出具验收证明。对验收中发现长短、标示不清、残损或规格、质量、数量与发票或随货同行单不符时，验收人员应及时做好记录，如实填制验收单或拒收，并立即向有关部门报告，有关部门应查明原因及时处理。第十条 退货管理制度 对不符合合同要求的货物应依据退货条件办理退货手续，做好货物出库、货款回收等工作。（1） 退货条件 根据采购合同中注明的货物验收标准，对不符合的货物视为不合格货物，应办理退货。（2） 退货手续 检验人员对于检验不合格的货物，应贴上“不合格”标签，并在验收报告上注明不合格的原因，经主管审核后转给采购部门处理并通知请购单位。（3） 货物出库 当决定退货时，采购部门应编制退货通知单，同时将退货通知单副本交供应商一份。并按合同规定将货物退回。（4） 退货货款回收 采购部门在货物退回后，应该编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商以及金额等，借项凭单应由独立于购货、运输、仓保职能的人员检查。会计部门应根据借项凭单来调整应付账款或办理退货货款的回收手续。第十一条 各单位应严格按照集团货币资金管理制度办理采购付款业务。各单位财会部门在办理付款业务时，应当对支付期限、采购发票、结算凭证、验收证明、入库明细单、审批权限等相关内容的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。第十二条 各单位在支付材料余款的前一笔款项时，必须与供应单位对账，核对无误后取得供应商盖章确认的对账单，同时取得所供货物的所有发票，交财务入账。对已移交物管的大宗材料设施和设备，支付质保金时必须由物业管理负责人签字认可时方能支付。第十三条 采购与付款业务中不相容岗位包括： 请购与审批； 询价与确定供应商； 采购合同的订立与审计； 采购与验收； 采购、验收与相关会计记录； 付款审批与付款执行。各单位不得由同一部门或个人办理请购、招投标、付款业务的全过程。第十四条 采购档案管理 各房产项目公司应建立采供档案。采供档案由项目采供部负责。每个项目必须分门别类将采购整体计划、月度计划、请购单、招