总账6(讲稿).doc

第四章 总账管理系统六、总账管理系统期末处理1实现记账与反记账所谓记账就是登录账簿的过程，通常也称为登账或过账。在用友ERP-U8中，只要我们正确完成了以下工作，系统就会自动准确地完成记账工作：保证所有凭证均已正确录入保证所有凭证均已审核如果已设定需要出纳签字，则保证所有与出纳相关的凭证均已签字建账后首个月份记账时，要保证期初余额录入已试算平衡如果不是首个月记账，要保证上个月已经结过账1）实操准备以操作员001郝大为的身份登录总账，填制有关业务凭证。执行出纳签字、和主管审核。2）实操资料：正常情况下经济事项的发生。发现凭证填制有误，需要反记账。3）操作步骤：以002贺敏的身份登录账套，登录日期为2011-01-31。导航-业务工作-依次双击财务会计-总账-凭证-记账，进入记账对话框，选择记账范围，记账期间为“2011.01”，“记账范围”内显示14-17，表示1月份尚未记账的14-17号凭证全部被选中。单击记账按钮，系统开始自动将指定凭记账，记账对话框下方显示一个记账进度条。记账结束后，弹出一个提示记账完毕的对话框-确定并退出。 已对指定账套进行了记账操作，还没有完成结账工作。发现凭证填制有误，需要恢复到月初未记账状态。启动企业应用平台-以002号贺敏的身份登录账套，登录日期2011-1-31，导航-业务工作-财务会计-总账-期末-对账，进入对账窗口，取消记账的月份2011.01，同时按下键盘上的Ctrl和H两个键，显示恢复记账前状态功能已被激活对话框。确定后退出，依次双击“财务会计”|总账|凭证|恢复记账前状态，确定。 2期末汇兑损益处理1）指定期末调整汇率实操准备在设定调整汇率之前，应已完成下列工作：必须在创建或修改账套信息时已经起用外币核算。已为账套指定外币类型和汇率方式。查寻2011年1月31日汇率：美元兑人民币的中间汇率为6.5891。实操资料指定账套每月月底要求进行汇兑损益的调整。为指定账套设定2011年1月的期末调整汇率为6.5891。操作步骤启动-登录，登录日期设定为2011-1-31。导航-业务工作-基础档案-财务-外币设置，从左侧列表中单击选定要设置的币种“美元”，在日期下拉列表框中选择月份“2011.01”。在中间的汇率列表中的最后一行2011.01.31的调整汇率栏中输入当日汇率6.5891，按Enter键确认，退出。2）定义汇兑损益结转实操准备：指定好调整汇率后，还需要指定汇兑损益结转的科目，才能正确进行汇兑损益结转并生成结转凭证，一个账套的汇兑损益结转科目只需在首次使用时指定一次，以后月份无须重复指定。实操资料：设置指定账套的汇兑损益结转到会计科目“550304财务费用/汇兑损益”中。操作步骤：启动企业应用平台-以操作员002贺敏的身份登录是，登录日期2011-01-31，导航-业务工作-财务会计-总账-期末-转账定义-汇兑损益，打开汇兑损益结转设置对话框。在对话框左上角选择凭证类别“记账凭证”，在对话框右上角“汇兑损益入账科目”文本框中输入科目编码“550304”，也可以通过右侧的参照按钮选择会计科目“550304汇兑损益”。在外币科目“100202资本金美元户”右边的“是否计算汇兑损益”栏中双击，打上“Y”标记。确定后退出。3）生成汇兑损益结转凭证实操准备：每月都可以进行，并已完成下列操作：已指定外币核算科目。先设定好期末调整汇率及汇况损益结转科目。已完成结账工作。实操资料：进行期末汇况损益结转处理，自动生成结转凭证，对该凭证执行出纳签字、审核并记账。操作步骤：启动企业应用平台-以操作员002贺敏的身份登录指定账套，登录日期为2011-01-31。完成记账操作，财务会计|总账|凭证|记账命令完成凭证记账操作。导航-业务工作-双击财务会计-总账-期末-转账生成，打开转账生成对话框，选中“汇兑损益结转”按钮，右侧列表中显示外币核算科目。确定结转月份为“2011.01”，从中间的外币币种下拉列表框中选择“美元$”。全选，是否结转栏中双击，打上“Y”标记。确定后打开“汇兑损益试算表”。确定后，生成汇兑损益结转凭证，保存-退出，取消关闭对话框。继续执行出纳签字操作，以001郝大为的身份重新登录账套，对该张凭证进行审核和记账操作。也可以和后面生成的凭证一起进行审核记账。3费用摊销每个企业都可能会发生一些一次性支付却惠及多期的业务，如预付房租、财产保险费等，这类费用在支付时先计入待摊费用或预付账款，然后在以后各受益期平均摊销入相关费用，其特点是每期的摊销金额相等。 实操准备要实现费用的自动摊销，首先要定义转账。完成下列操作：只需在首次发生时进行，整理企业需要摊销的费用及期限，明确会计科目。 实操资料操作步骤启动企业应用平台-以操作员001郝大为的身份登录账套，登录日期为2011-01-31，如有必要可在“管理费用”下增加明细会计科目。导航-业务工作-财务会计-总账-期末-转账定义-费用摊销和预提。选择转账业务类型，单击增加，输入或选择下列信息：编号、凭证类别、摘要、生成计划、待摊销凭证、待摊销科目、辅助项、待摊销总额、结转期数、结转金额。增行，输入或选择下列信息：转入费用科目、摊销金额。保存后退出。4自定义转账自定义转账功能通过设定计算公式从已记账的账目中直接提取数据，不仅可以实现费用摊销，还可以完成以下转账业务：包括，费用分配的结转，如工资的计提与分配；费用分摊的结转，如制造费用的分摊；税金计算的结转，如增值税、营业税的计提与结转；提取各项费用的结转，如提取工会经费；各项辅助核算的结转。1）自定义转账设置 实操准备要生成自定义转账凭，首先要定义转账。定义工作只需在首次使用时进行。定义前要明确会计科目，以及生成金额的计算公式。 实操资料自定义一张转账凭证操作步骤启动企业应用平台-以账套主管郝大为的身份登录，登录日期2011-01-31，导航-业务工作-财务会计-总账-期末-转账定义-自定义转账。增加，打开“转账目录”设置对话框。输入或选择下列转账定义信息；转账序号、转账说明、凭证类别。确定。增行，摘要自动显示录入的转账说明内容，可以修改，按下列提示选择或输入分录的借方信息：科目编码、方向、其他、金额公式。输入金额公式时可以直接录入，也可以通过公式向导生成公式。编辑-参照按钮-选择函数-输入或选择科目，保持默认值不变，选择运算符。完成后可以手工将公式补充完整。保存后退出。2）生成自定义转账凭证实操准备生成转账凭证前，已完成的工作：已正确进行了自定义转账设置，已完成了记账操作。实操资料为指定账套生成2011年1月份计提城建税及附加的转账凭证，并对该凭证进行审核及记账操作。操作步骤启动-以郝大为身份登录，2011-01-31，导航-业务工作-依次双击财务会计|总账|期末|转账生成，从左侧结转方式下选中第一项“自定义转账”单选按钮，右侧列表框中将显示所有在转账定义中设置好的凭证。保证左上角的结转月份为2011.01，在0001号凭证右侧的“是否结转”栏中双击，打上标记“Y”。确定后退出，以操作员001郝大为的身份登录，对该凭证进行审核和记账操作。5期末损益定义与结转没有结转损益，就不能正确生成会计账簿、编制会计报表，特别是利润表。要保证结果百分之百的正确，需要大家在日常业务处理时凭证没有录入错误。1）期末损益的定义实操准备要实现损益的自动结转，首先要进行期末损益定义，其目的就是指定损益类科目余额全部结转到“本年利润”科目中。定义工作一般只需在建账后首资进行损益结转之前定义一次，以后只需在增加新的损益类科目时重新定义。实操资料对指定账套进行期末损益定义，设置其所有损益类科目余额期末全部结转到“本年利润”科目。操作步骤启动-郝大为登录，2011-01-31，导航-业务工作-财务会计-总账-期末-转账定义-期间损益。在右上角的“本年利润科目”文本框中直接输入“本年利润”的科目编码“3131”。确定后完成。2）期末结转损益并生成转账凭证实操准备期末损益的正确结转是生成会计报表的必要条件。其前提是日常业务凭证的录入、各项自定义转账凭证的生成，以及所有凭证经过审核并记账。实操资料对新生成的凭证进行审核及记账。操作步骤启动-以郝大为登录，2011-01-31，导航-业务工作-财务会计-总账-期末-转账生成，从左侧结转方式下选中期间损益地转”单选按钮，右侧列表中显示所有已定义好结转方向的损益类科目。左上角的结转月份下拉列表框中选中要结转的月份2011.01。从中间“类型”下拉列表框中单击选择“收入”，显示所有的收入类科目。全选择，确定，系统自动进行收入类科目的损益结转。 凭证生成后，单击保存后退出。返回转账生成对话框，再从类型中选择支出，全选，确定，弹出有未记账凭证是否继续结转对话框，选择“是”，保存，退出，右下角“取消”，结束结转过程。以操作员郝大卫身份审核并记账凭证。因不关涉银行存款和现金项目，无须进行出纳签字。6月末对账与结账可以不单独作对账工作。平时自动对账+结账前自动对账。结账时间为每个月的月末，否则下个月不可记账。1）对账实操准备记账后结账前，可以进行期末对账和试算平衡以备结账。并要求完成所有凭证的记账工作。实操资料对指定账套2011年1月的账目进行对账操作及试算平衡。操作步骤启动-郝大为登录，2011-01-31，导航-业务工作-财务会计-总账-期末-对账。在需要对账的2011.01月份右侧对应的是否对账栏中双击，出现“Y”时，单击工具栏中的对账按钮，系统开始自动对账。仍旧选中月份2011.01，单击工具栏中的“试算”按钮，显示试算结果。确定后退出。2）结账实操准备保证当月凭证均已记账，已导师行对账和试算平衡操作，对账地果正确且试算平衡。实操资料对指定账套2011年1月进行结账操作。操作步骤启动-郝大为登录，2011-01-31，导航-业务工作-财务会计-总账-期末-结账。选择月份2011.01，下一步显示“结账”向导之2-核对账簿对话框。单击右下角对账按钮。下一步打开结账向导之3-月度工作报告对话框，如果结转有问题、试算不平衡、损益类科目有余额，在工作报告中显示出来。下一步打开结账向导之4-完成结账对话框。直至出现“工作检查完成，可以结账”，单击“结账”按钮完成。3）取消结账实操准备在账务处理过程中出现错误、遗漏时为了方便对账目中的错误进行更正，提供取消记账的结账功能，之后可以直接对原凭证进行作改。这一过程叫做“反记反结”操作。其操作顺序是：取消结账-取消出纳签字-取消审核（可以互换）-对凭进行修改-重新签字、审核、记账、结账。实操资料：对指定账套2011年1月份取消结账操作。操作步骤：启动-郝大为登录，2011-01-31，导航-业务工作-财务会计-总账-期末-结账，进入结账向导之1-开始结账对话框。单击选择要取消结账的月份2011.01。按键盘上的Ctrl+Shift+F6组合键，弹出“确认口令”对话框。输入执行结账并登录的操作员001郝大为的登录密码，确定，取消并完成。七、账簿查询与打印1科目账查询与打印科目账簿包括：发生额和余额表、所有科目的总账、除现金和银行存款外的三栏明细账、多栏明细账等。另外还可以生成一张科目汇总表，方便查询并打印。2日记账查询与打印对于货币资金，特别是现金和银行存款两个科目，通常需要进行单独的出纳管理，财务制度更是要求日清月结，所以一般我们会将其设为日记账，期末生成现金日记账和银行存款日记账。其实日记账就是三栏明细账的特殊形式，只是要求每天进行登记而已。首先，在设置会计科目时，要将科目的属性设为“日记账”，可以通过基础设置-基础档案-财务-会计