某钢铁集团销售管理制度汇编.doc

某钢铁集团销售管理办法由以下三个制度组成：1、销售公司驻外经营部销售管理办法2、销售公司驻外经营部财务管理办法3、产品销售合同管理实施细则销售公司驻外经营部销售管理办法第一章 总 则第一条 为加强驻外经营部的管理，规范其经营行为，理顺管理关系，确保公司货物、货款安全，特制订本办法。第二条 驻外经营部的主要任务（一）积极宣传公司产品，开拓市场，扩大公司产品在当地市场的占有率和知名度，确保全年销量的完成。（二）坚持款到发货原则，确保货款回笼率100%。并保证现款回笼率符合销售公司核定的要求。（三）加强货物管理，杜绝坏帐、呆帐发生。（四）及时准确收集当地市场信息，分析和预测市场变化，为公司决策提供参考依据。产品实得价格不低于同地区同销售方式客户的实得价格。第三条 销售公司、财务部对驻外经营部实行双重管理，销售业务管理由所在分公司负责，经营管理由经营管理科负责；财务管理由财务部负责。第四条 驻外经营部按直销模式操作，结算价格执行公司统一规定。第五条 驻外经营部经理必须对公司发给该部的货物承担经济责任，并与公司签订经济责任协议。第二章 驻外经营部销售人员的工作职责第六条 驻外经营部经理对本经营部的各项工作全面负责，严格执行集团公司、销售公司、财务部的有关规定和制度，狠抓队伍建设，协调各方关系，开拓进取，廉洁自律，保证完成销售公司下达的各项任务。第七条 驻外经营部销售人员主要职责（一）严格按照公司统一要求选定仓库，并与仓库方签订好仓储保管协议，并负责对发往经营部钢材的实物验收、保管及盘底工作，确保货物安全。（二）积极寻找销售渠道，不断扩大销量，按先款后货原则，负责钢材销售，确保货款100%，并保证现款回笼率符合销售公司核定的要求。（三）协助财务人员及时将销售货款汇回公司财务部，帐上余额不能超出公司规定标准。（四）负责与公司办理货物结算，按要求开具销售码单和进行数据传递。（五）负责经营部钢材的收、发、存管理，填制各种台帐和报表，确保帐实一致。（六）加强对公司产品的宣传，搞好经营部的售前售后服务，负责或协调有关异议的处理。（七）负责当地市场价格信息、潜在市场、竞争对手等有关情况的调查分析和信息反馈。（八）负责或协调经营部老欠的催收。（九）负责建立客户档案，并对客户档案实行跟踪管理，及时更改档案内容。第三章 驻外经营部销售人员工作要求和工作标准第八条 每月15日前向销售公司分公司提出下月要货计划，每月25日前提出次下月要货计划。第九条 每日根据客户的到款情况，所开提货单的通知发货数量及回单的实际发货数量，销售公司通知的码单发货数量及实际收货数量，与销售公司的结算数量，分别填制“经营部钢材发出、到款登记簿”、“经营部钢材收货、结算登记簿”、“经营部产成品收、发、存台帐”。第十条 每月分三次（10日、20日及月末最后一 天）与公司办理销售结算，上旬、中旬销售码单由经营部人员开具，分别在11日、21日前（以邮戳日期为准）连同旬销售报表用特快专递寄出，到所在分公司后，由各分公司直接输机并办理结算。每月最后一天经营部将下旬的销售报表传真至各分公司，由各分公司指定人员开销售码单、输机并办理结算。第十一条 每月3日左右与所在分公司进行上月销售报表核对。各分公司3日左右（即公司码单关帐及结算关帐的第2天）从终端将经营部上月的入库量、销售量打印出来，传真至经营部，经营部在收到传真件后24小时内与各分公司核对完毕，找出差错，分析原因并将有关情况反馈到各分公司，然后签字认可。第十二条 每月5日前将与各分公司核对后的上月收、发、存月报表传真至经营管理科（原件随后寄回），由经营管理科做最后检查。经经营部管理检查的报表为最终报表。第十三条 每月协助财务人员及时将销售货款汇回公司财务部，帐上资金余额不能超过公司有关规定。第十四条 每月与仓库进行一次实物盘底，由仓库方在盘底月报上签字盖章认可。第十五条 每月按旬将当地市场价格信息、竞争对手等市场信息反馈至经营管理科及各分公司，月底所报信息应有综合性的市场分析、预测和建议。第十六条 每月底撰写当月销售工作总结。第四章 统计数据管理第十七条 经营部的数据管理实行“三级管理制”，计划统计科为一级管理，经营管理科为二级管理，各分公司为三级管理。经营部应确保帐、实一致，如有差错，经营部有关人员应个人承担直接责任。第十八条 经营部的数据管理应实行专人负责，应明确开提货单、登记台帐、做月报表、开销售码单、与销售公司传递数据、核对报表及调整数据的人的权利和职责分工，以后实行计算机联网后，要定专人进行数据录入和输出。第十九条 经营部的数据管理按销售公司的有关规定实行“四个统一”，即“统一台帐、报表格式”，“统一台帐、报表填写要求”，“统一台帐、报表填写时间”，“统一报表和数据传递时间”。（一） “统一台帐、报表格式”即经营部要按照销售公司统一印制的经营部收、发、存台帐“和经营部统计月报”进行填制，原则上不允许经营部再设计新的台帐和月报表。（二） “统一台帐、报表填写要求”指：1. 台帐、月报要求细分到品种、规格、钢号、定尺（定尺要分长度）、非定尺、性能等要素填写。2. 台帐要求按销售分公司邮寄或传真的发货码单填写“码单数量”一栏，按仓库实际入库数量填写“实际入库量”一栏，按实际销售情况填写“销售量”一栏。3. 台帐要求每天登记并累计，随时掌握实际库存。4. 台帐要求“转库材”（老货）与新发“代储材”（新货）分开登记，两类数据不允许混淆。5. 月报要根据台帐如实填写,不允许虚报、漏报。要求按发货码单数填写“入库量”，其中实际已收到的钢材填入“入库量中的实际”一栏，尚未收到的钢材填入“入库量中的未达”一栏；按实际销售情况填写销售量，其中销售已结算的钢材填入“销售量中的实际”一栏，销售未结算的钢材填入“销售量中未达”一栏（原则上不允许出现已销售未结算现象，如有特殊原因，应在“备注”栏内注明。）。6. 月报表要求按“月初库存+入库量小计-销售量中实际”填写“月末库存中实际”一栏，按当月在途材数量填写“月末库存中未达”一栏，并将实际与未达进行小计，按入库和销售的实际盈亏数量填写“盈亏”一栏。7.月报表要求分品种小计，并对全月数据进行总计。8.月报表要求对“代储材”（新货）销售单独做，“转库材”销售、“小轧机材”销售、“外围材”（即销售公司直接与客户结算的钢材）销售要另外做报表，不得与代储材混淆。9台帐、报表要求数据准确，数字清晰，内容完整，各种实物的收发存数据必须与财务帐面的收发存数据核对无误后，方可对外报送。（三） “统一台帐、报表填写时间”，“统一报表和数据传递时间” 是指经营部应按照第三章工作标准规定的时间或程序进行填写和传递。第二十条 经营部数据统计管理的考核（一）经营部的原始记录（提货单、码单登记薄、台帐等）要力求准确，由经营管理科不定期检查，错一个数据扣责任人10元。（二）收、发、存月报表要求实物与财务报表核对后准确无误，如经营管理科最后核对出错误，每一条数据扣责任人50元。（三）收、发、存月报表延期报送，每延期一天扣责任人200元。（四）所有扣款从经营部工资、奖金中扣除。第二十一条 经营部应建立统计数据报表管理档案，一切资料每月必须归类装订成册，并妥善保管。第五章 劳资管理第二十二条 经营部人员的编制及负责人的委派由销售公司报请集团公司批准执行。财务人员由财务部委派，业务上由财务部指导，日常工作由经营部管理。第二十三条 经营部职工的人事关系管理及人员的考核由销售公司和财务部按集团公司有关规定执行。第二十四条 经营部职工专业技术职务的评审由集团公司统一管理，具体评审工作由销售公司、财务部协同劳动人事部门进行办理。第二十五条 经营部原则上不聘用集团公司编外人员，如确需要，须经经营部经理用书面形式报销售公司批准后方可聘用。第二十六条 经营部职工的晋级、晋职、聘干、评先与销售公司、财务部本部职工同等对待。第二十七条 经营部经理负有对其职工教育、管理的职责，职工有违纪违法的，按集团公司、销售公司、财务部的有关规定办理。第二十八条 经营部职工的工资、奖金由销售公司经营管理科根据经济责任制考核后，在销售公司发放。财务人员的工资奖金由财务部考核后在财务部发放。第二十九条 经营部按工资计提的各项费用及代扣代缴个人保险、住房公积金等，由经营部统一向财务部交纳。第六章 对经营部的监督检查第三十条 由销售公司、财务部会同有关部门不定期对经营部进行检查，每年不少于二次。第三十一条 经营部的经营审计及经理任期审计委托审计部进行，或按集团公司的统一部署会同有关部门共同进行，经营部经理、财务会计及其他有关人员应积极配合。第七章 对驻外经营部营销人员（包括财务人员）的几项规定第三十二条 未经允许经营部不能经销其他单位的钢材及其他货物，不得从事销售公司授权以外的经营活动。第三十三条 经营部人员不得利用工作便利，私自或合伙做生意，个人进行谋利。第三十四条 各经营部必须坚持款到发货原则，严禁赊销，对丢失钢材、货款以及工作差错事故造成的经济损失实行全额赔偿，并要追究当事人和经理的责任。第三十五条 严格执行集团公司价格政策，不准违反规定让利销售，不准在订合同、发运、结算等工作中损害某钢铁集团钢利益，不准以权谋私向客户索拿卡要，不得向用户收受回扣。第三十六条 树立某钢铁集团营销人员良好的职业形象，不得进行违规违法活动。第八章 经济责任制与考核第三十七条 经营部年度计划由销售公司下达，销售公司对经营部制定经济责任制，并根据经济责任制进行检查、考核、评价。经济责任制另行下文。第九章 附 则第三十八条 增城气体经营部管理办法另行制定。第三十九条 本管理办法由销售公司负责解释，财务管理办法由财务部另行制定。第四十条 本管理办法自颁发之日起执行。销售公司驻外经营部财务管理办法第一章 总 则第一条 为了加强驻外经营部的财务管理和规范会计核算，保证公司财产和货款的安全性，特制定本办法。第二条 经营部经理为财务管理的第一负责人，负责组织本经营部的财务管理和会计核算工作，并有对经营部财务人员实施考核及建议留用等权力；经营部的财务会计负有核算和监督的双重职责，必须按照会计法、企业财务通则、企业财务准则、驻外经营部会计核算规程及财务部的有关规定和要求，做好财务管理和会计核算工作，如实反映经营部财务状况和经营成果。第三条 财务部负责监督、检查、指导各经营部的财务管理工作，负责各经营部财会人员的管理、考核和奖惩。第四条 各经营部财会人员的委派、工作岗位调换，由财务部与销售公司、人事劳资部共同商定。第二章 资金管理第五条 各经营部不得以任何形式向银行和其它单位贷款，不得将经营部财产作为抵押、担保或转移。第六条 各经营部在经营活动中，不得挪用货款用于购买股票债券，不得擅自购买房产，新开发项目，对以上行为财务人员应予制止并拒绝办理有关财务手续，制止不了应及时向集团公司汇报。第七条 固定资产的购买、清理、报废、转移，必须由各经营部事先提出申请报告，经公司有关部门审批后方可执行。 第八条 根据公司销售货款管理要求，按旬与集团公司办理货款结算，及时将货款汇入集团公司帐户，保证货款100%回笼；严格禁止设两套帐核算，所有零星销售无论开票与否均应列收入帐；严格实行收支两条线管理原则，不得挪用货款做其它开支。第九条 现金、银行存款帐应做到日清月结，核对无误，保障资金安全、完整。第十条 必须坚持款到发货的原则，如不按规定赊销发货，财务人员应予制止和报告，对不仅劝阻、擅自发货者，立即停止其工作，责令收回货款，并追究其责任。第十一条 货款丢失或明知违反款到发货原则，财务人员不事先报告，不予制止，与当事人负连带责任。第三章 财产管理第十二条 加强对储存钢材盘存管理工作，月底（每月最后1天）应对库存钢材进行盘底，做到帐物相符、帐帐相符，并保证收货与销售公司发货一致，发货与财务部结算一致，结存与实物盘底一致，发现误差应找原因及时解决，保证财产的安全、完整。第十三条 建立固定资产卡片管理制度，标明所购固定资产原价、使用年限、累计折旧、使用或保管人，并分类列出目录（房屋、建筑物、机器、设备、交通运输工具等）报送销售公司、机动设备部、财务部备案。第十四条 各经营部必须建立低值易耗品使用、登记备查制度。各单位购置的低值易耗品必须按使用人进行登记备查，纳入本单位财务管理，人员调动时所购置的低值易耗品一律不准带走，留存原单位，或上交公司。第四章 费用管理第十五条 经营部的费用分自理费用和非自理费用两部分进行考核和管理。非自理费用指由集团公司承担支付的费用，包括工资、奖金及按工资总额计提的各项基金和规费；自理费用指由经营部自行承担的各项费用，包括房屋场地租金、仓储费、转运费、装卸费、开办费、办公费、业务费、差旅费、住勤津贴、水电费、民工费、广告费、防洪基金、工商税务年审费等费用。第十六条 经营部财务人员的工资、奖金由财务部考核和发放，经理及其他销售人员的工资、奖金由销售公司按内部经济责任制进行考核和发放，差旅费、各项津贴等按财务部费用管理科制定的标准在各经营部列支。第十七条 房屋场地租金、仓储费、转运费、装卸费、水电费等按协议支付，开办费三年内分期摊完，工商税务年审费、市场管理费、防洪基金等按规定支付。第十八条 办公费、业务费、民工费、广告费等其他自理费用按财务部、销售公司核定的费用开支标准控制包干使用，所有的自理费用应经经营部经理签字后方可报销；自理费用资金来源为集团公司结算价与各经营部市场价之差。各经营部在确保盈亏平衡的情况下，应最大限度地扩大销量，开拓市场，市场保量价、自理费用、公司结算价限度公式为：市场价=结算价+自理费用+非自理费用+增值税第十九条 差旅费、住勤补贴等按财务部、销售公司共同核定的标准报销，二次出差只报销车船费和住宿费。第二十条 各经营部（除新塘气体经营部）自理费用由销售公司核定并报财务部审批备案后按月进行考核，经营部费用不纳入销售公司全年包干费用。第五章 经营监督和财务检查第二十一条 驻外经营部的经营管理、财务监督检查由销售公司经营管理科和财务部销售结算科归口负责，对各经营部的经营管理和财务管理检查每年不得少于二次。第二十二条 经营部的经营审计和经理任期审计委托审计部进行，或按集团公司的统一部署会同有关部门共同进行，经营部经理、财务会计及其他有关人员应积极配合。第六章 会计人员工作职责第二十三条 各经营部财务会计人员的基本职责是：(一) 严格按现行会计制度及集团公司有关规定进行财务核算和财务管理，制定本经营部的财务制度和相关的管理办法，加强财务管理。(二) 严格按规定控制费用支出，保全公司财产，保证货款及时回笼。(三) 及时办理银行进帐各项业务，严格执行款到发货的原则，坚决制止赊销业务。(四) 按照专业银行对口的原则及时将货款汇入集团公司帐户，不得截留结算货款，其货币资金存量以财务部销售结算科结算帐户不欠款为限。(五) 协助经营部业务人员管理好库存钢材，按月盘底和核对，做到帐帐相符、帐实相符。(六) 按旬办理货款结算（每月最后一天为结算截止日），按月（每月三日前）向集团公司财务部、销售公司报送会计报表、销售月报表和经营活动分析报告，每月货物收、发、存应与销售部、财务部核对一致。(七) 为集团公司财务、审计、检查提供资料和方便。(八) 及时向集团公司有关部门反映本单位违反财经纪律的情况。(九) 收集当地市场的钢材价格信息，按月报送财务部价税科。(十) 负责对本部所有会计凭证、帐册、报表及会计资料进行整理装订成册，存档妥善保管。(十一) 经营部财务人员调换工作岗位时，必须按规定办好经管的财产、帐务的清理移交手续；一般财务人员的调动，由该经营部经理和财务主管到场进行监交；经营部财务负责人的岗位调动，由集团公司财务部、销售部会同交接双方负责人及当事人到场进行监交。第七章 驻外经营部会计考核办法第二十四条 为了加强经营部会计的管理，严肃结算纪律，经营部会计人员经济责任制考核如下： （一）帐面余额超过20万元须将货款及时汇回公司，现款回笼率按销售公司对各地区的规定执行，未按规定执行每发现一次扣发全月奖金。（二）不制止赊销业务，造成直接经济损失，追究当事人全额赔偿责任。（三）制止赊销业务无效，而未及时电告公司，未造成损失，每发现一次，扣款100元，造成货款难以收回，则停止其工作，只发生活费，限其收回货款。（四）银行存款日记帐是否做到日清月结，是否按原始单据填制会计凭证。未做到，每发现一次扣款50元。（五）另设帐本，搞帐外帐，会计人员作下岗处理。（六）每月底，未将经营部的经营状况及当地市场行情书面汇报财务部，每次扣奖金50元。（七）经营部一次单项开支在3000元以上的费用，须报财务部、销售部审批，10000元以上则还须报总会计师审批，未做到，每次扣款100元，并追究会计人员有关责任。（八）经营部的营销人员的备用金不得超过3000元，并督促即报即还，特殊情况必须报财务部、销售部审批，会计要把好关，未做到，每次扣款100元，性质严重或造成损失者，做下岗处理。（九）按时按质完成部、科领导交办的其它工作，未做到，视情况扣款。（十）驻外会计人员应无条件服从驻外经营部经理的工作安排，月奖与经营部经营情况挂钩，奖励系数会计为0.9、出纳为0.85。（十一）按核定的业务费、差旅费办公费（各经营部应编制内部计划费用控制方案）控制开支，节约部分按4%直接奖励会计人员。第八章 附 则第二十五条 驻外经营部会计核算规程另行制定。第二十六条 本办法由财务部负责解释。产品销售合同管理实施细则 1总则1.1为加强产品销售合同管理,健全公司自我约束，自我保护机制，维护企业利益，根据国家法律、法规及集团公司所颁合同管理制度，结合公司实际，制定本细则。1.2 本细则包含产品销售合同的签订、执行全过程的管理内容及要求。1.3 销售合同管理，实行公司统一授权、归口管理、分级负责。统一授权是指必须由有集团公司总经理签署的授权委托证书的委托代理人才能签订合同；归口管理是指销售合同统一由经营管理科合同管理员管理；分级负责是指合同从签订到履行的整个过程，由销售公司经理（主管副经理）、各分公司负责人、以及业务员依各自的职权对合同层层把关各负其责。1.4驻外经营部的销售合同管理,由经营部经理负责,并明确兼职的合同管理员，严格按本细则执行。1.5本细则适用于销售公司。2 合同的签订2.1 签订合同必须严格按照合同法及公司的有关规定执行。2.2 签订合同前业务人员必须先查验订货单位营业执照副本及介绍信，审查对方法人资格、经营范围、履约能力，认证主体合格，资信可靠后，再填写好“某钢铁集团产品（需求）订货清单”后交经营管理科签订合同。开增值税发票的合同必须查验税务登记证副本的增值税号，由法定代表人或委托代理人签订合同的应验看法定代表人证明书或法定代表人授权委托证书。2.3 签订合同必须先由对方持有法定代表人证明书的法人或法定代表人授权委托证书的委托代理人在“某钢铁集团产品（需求）订货清单”上签字后，我方持有法定代表人授权委托证书的委托代理人在签字认可后，再交合同管理员审查，然后统一输入微机签订。在公司所在地以外的少数推销合同可手工签订，但签订回来后必须将补填好的“某钢铁集团产品订货清单”及所订的合同交合同管理员审查，以便及时输机和归档，为保证货款及时回笼及避免货款结算纠纷，订货单位与结算单位原则上必须与介绍信上公章单位或合同章上单位完全一致；特殊情况结算单位可与订货单位不一致，但一定要详细说明并写明“订货单位与结算单位负连带偿还货款责任”。2.4 自销（重点用户等协议）合同由销售公司根据资源情况、用户需求及领导批示，分品种规格签订。原则上，所有产品销售都要签订书面合同。采用银行承兑汇票结算及分期付款结算的单位一定要签订书面合同。为了体现合同的严肃性，保证合同的完全履行，签订产品供需合同时，需方必须交纳合同定金1-2万元左右（以订货数量的多少和品种规格的难易及特殊程度而定）。合同生效以后供需双方都必须严格按合同规定的义务全面履行，不得擅自变更或解除合同，任何一方违约，依法承担违约责任。2.5 供需双方可先行签订意向协议，重点用户协议，代理销售协议，然后根据协议、市场需求及公司生产实际情况签订正式合同。合同可以按月或按季度分批签订，也可以签订一次性合同。对于现汇或现款提货的零星客户在产品需量不大的情况下可不签订供需合同，但一定要有提、发货记录和统计。2.6 各业务员应当对新客户、非经常性客户进行资信调查。特别是对分期付款结算的单位，一定要对其资信等级、资金实力、付款能力等进行详细的调查，并要其提供银行资信证明，提供有效担保，以避免坏帐损失，甚至诈骗事件的发生。2.7 原然料公司、机动设备部、废钢公司、进出口公司与销售公司的合同根据集团公司安排与实际需要相结合比照自销合同签订内部供销合同。2.8 新产品试制合同由销售公司会同技术质量部签订。由技术质量部签订试制协议，销售公司根据试制协议签订产品销售合同。特殊品规、一般品规有特殊要求的合同（如特殊定尺长度、钢号、厚度、包装、价格、交货时间等），在签订合同前销售公司一定要先征求生产部、技术质量部、生产厂、财务部及法律顾问的意见，认为可行时才能签订，以保证合同的如期履行，避免造成供需双方的损失和形成经济纠纷。2.9 出口产品合同由进出口公司负责签订，将合同复印件送销售公司，以利按合同安排生产与发运。2.10 来料加工合同应先与用户签订加工协议，然后根据协议及实际到坯数量签订产品销售合同。2.11 外委加工产品合同由销售公司根据市场需要先与加工单位签订加工协议，根据加工协议签订产品的供料合同。外委加工的产品销售合同视同本公司产品一样签订。2.12合同打印以后，双方按经济合同应具备的主要条款即：标的，数量和质量，价款，履行期限，运输方式，违约责任，到站，订货单位，收货单位及结算单位等有关内容进行审核，确定无误并经双方签字盖章后方可生效。3 合同的履行3.1 合同签订以后，由分管的各业务科室经办具体执行。包括申报运输计划、资源需求计划，安排组织发运等。3.2 对已签订的合同供货，各业务科室经办必须按合同填写发货单，并在发货单上填入合同编号和合同流水号。各成品库有关人员、各车间经办，必须及时将实际发货量、合同编号和合同流水号写到码单上并准确地输入终端内，以便统计合同的完成情况。3.3 为避免造成欠款，发货数量不应超过合同约定数量，在各业务经办确认有款、有资源及不影响公司效益的前提下，用户以书面形式要求增加发货量或者经与用户书面联系，用户同意要货的情况下，可以超发。4 合同的变更与解除4.1 合同签订后，如公司不能履行合同或继续履行合同对公司已无必要，合同经办人应在合同履行期满前一个月内（法律另有规定的除外）或合同约定的期限内及时与用户联系变更或解除合同事宜。4.2 合同签订以后，用户提出变更或解除合同要求的除非不可抗力或无其他正当理由，一般应予拒绝。合同经办人应在接到用户通知后及时汇报,并在日内（法律另有规定的除外）或合同约定的期限内予以书面答复是否同意变更或解除合同。4.3 凡在合同履行期内用户非不可抗力而不履行合同义务，合同经办人应在合同履行期届满后天内（法律另有规定或合同另有约定的除外）书面通知用户，提出继续或终止履行合同要求并告之违约应承担的责任。4.4 在收到用户要求变更合同的通知后，如同意变更应交合同管理员审核，将计算机中合同变更后再发货，以免发生差错。合同的变更必须有文字依据和文字记录，以便以后查对。5 合同的分类与汇总5.1 销售合同分类与统计一一对应，目前暂可分五类：5.1.1 按合同的性质及管理的科室分类。5.1.2 按品种规格的生产厂分类。5.1.3 按用户分类。5.1.4 按销售的地区行业分类。5.1.5 按合同的交货期分类。5.2 销售合同由目前的人工和计算机结合管理逐步过渡到由计算机管理。5.3 销售合同的汇总由合同管理员定期（如按月）和不定期（如订货会后）进行汇总。6 合同资料及合同专用章的管理6.1 合同签订以后，合同第一联交用户留存，销售公司自存的合同正本即合同第二联必须提交给合同管理员存档备查，第三联交生产部留存，各科综合经办留存第四联，第五联交品质部。6.2 合同签订以后双方就合同履行和变更所往来的电报、传真、书函、图表、洽谈纪要等都是合同的组成部分或证明文件，合同经办人应妥善保管，并及时复印后将原件提交给本分公司综合经办存档，各分公司综合经办应及时整理、归档，建立收发存台帐。6.3 合同专用章是签订合同的合法印鉴。在合同上加盖其他任何印章，公司一律不予认可，并追究责任人的经济、行政直至法律责任。6.4 合同专用章应当由合同管理员保管，必须在合同经过了规定程序审查合格后才能加盖。禁止在空白合同上加盖合同专用章。6.5 合同专用章原则上不得携往外地使用，确因特殊情况需携往外地的，需报公司主管领导批准。7 合同完成情况的检查与分析7.1 合同完成情况是公司9002质量体系认证中合同评审的重要检查环节，各分公司主要负责人应经常督促检查合同的完成情况。7.2 合同完成情况的检查与分析分定期和不定期两种，由销售公司主管领导带头会同合同管