西安外事学院高校办公自动化OA系统案例分析.doc

西安外事学院高校办公自动化OA系统案例分析一、项目背景西安外事学院创建于1992年，座落在美丽的西安市鱼化寨。是国内一家著名的民办院校，是国家教育部批准设立的本科普通高等学校以及专科高等职业教育学校。学校下设外国语学院、经济管理学院、信息工程学院、汽车工程学院、医学院、人文学院、文化产业学院、国际合作学院、成人与网络教育学院等9个二级学院，22个系。开设96个专业，涵盖经济学、文学、管理学、工学、农学、医学、法学7大学科门类。在校学生30000余名，教职工2200余人。学校近年来在信息化建设方面非常重视，投入力度也非常大。当前整个学院已经完成硬件、网络（LAN/WAN）、等基础环境建设，学校每个科室都具有计算机及网络环境。随着信息化建设的深入，学院领导越来越认识到光有计算机硬件、没有软件应用系统，相当于人体缺了灵魂。经过领导分析、决策确定首先在学校内全面实施校园OA办公自动化系统。该是因为：n 院领导经过出差在外，尤其黄滕院长长年在外，不能及时了解学校状况，教工也不难向领导汇报或申报工作，导致对学校的管理和决策延误n 各下级院由于地理因素，传统人送人取方式难以满足各类文件的下传、上报工作及时、准确这样的需要。n 学校要取得专升本资质以及更高资质，必须在管理上提高一个档次。这也是省教委的要求。为此，西安外事学院计算机中心多方考察了诸多国内知名产品，最终选择中望致力协同OA系统，主要考虑到：1、 中望致力协同高校OA系统是基于中望E/3平台管理，灵活性高、扩展性强，能够满足日后不断增长的应用需求；2、 致力协同OA系统是基于B/S体系结构，特别适应远程办公和移动办公要求；3、 致力协同OA系统是一个非常成熟的方案，并在其它院校成功实施过；4、 很好地支持手写痕迹批注功能、手机短信和邮件系统；5、 系统性价比非常高，尤其是能够有效保障学校的个性化需求。二、实施目标和方案分析然而OA办公自动化系统是一个广泛的管理类应用系统，不可能一蹴而就，而一个逐步实施、逐步完善的过程。为此，中望软件公司与西安外事学院共同协商、规划，并认为：n 校园办公自动化系统建设要逐步、分步实施；n 其中第一步应完成如下内容：收发文管理、电子公告、请示与批复、教工档案管理、学生档案管理、电子邮件、会议管理、学习园地、文档检索、公寓管理、第二步再完成：不动产管理、车辆管理、物资设备管理、学籍管理等更深层次的系统n 实现远程办公，实现移动办公和异地办公；n “请示与批复”可以直接在网上进行，领导可以采用手写设备签名批复；n OA系统要求具有较高的扩展性，以满足学校不断增长的需求。针对外事学院系统需求，考虑到时间比较紧迫，我们采用了“中望E3平台”进行客户化处理和实施。并根据学校实际情况，先期为50用户系统，待系统推广开后再增加用户数。中望E3平台是中望公司自主软件产品，产品体系成熟、功能完善，是快速实现OA办公自动化系统的最佳方案。外事学院校园OA办公自动化系统Windows NT/2000 Server、 IIS、MS SQL Server提供了网络操作系统、WEB服务器和数据库服务器等基础运行环境中望E3平台西安外事学院校园OA办公自动化系统根据外事学院具体需求定制的最适合单位使用的办公应用系统针对系统功能，我们提出第一阶段可以实施如下内容：功能简要描述电子公告栏学院各部门、二级院进行各种公告、通知、动态信息发布、检索工作计划每个部门独立一个工作计划栏目，各自维护；院领导具有查看权规章制度职能部门进行各种规章制度发布、维护，所有用户可以进行检索的信息窗口会议管理包括会议通申请、通知、签收、会议纪要、会议归档、会议室管理等公文管理根据外事学院公文处理流程定制的公文管理。功能包括：拟稿、内审、会签、院办专用、院长审批、承办、签署等。批注支持手写痕迹功能。审批管理对各种审批类事务的管理，包括事务的“拟定/管理”、“审批/签署”、“收阅/承办”三个环节。功能支持手写痕迹批注功能。教工档案管理使用于人事处对于全院教职员工档案的添加、修改、维护，以及综合条件查询、递进查询、简要统计、综合统计分析等功能模块学生档案管理使用于各二级院，对学生档案的添加、维护、综合条件查询、简要统计、综合统计分析等功能。电子文档应用于各部门。功能包括：本地文件归档和归档文件查询。个人信息应用于每个用户自己。功能包括：个人通讯录、电子邮件、网络寻呼、万年历、个人日程安排、软件下载、口令修改等系统基础数据管理包括：单位部门维护、归档科目维护、人事档案编码、公文日常维护。系统功能维护包括：FTP设置、应用向导、流程自定义、外联数据库、模板开发、管理员设置、教工档案权限设置、人事基础编码权限设置、系统日志等系统帮助包括常见问题解答、简要帮助手册、在线技术问答其中教工档案管理和学生档案管理则利用致力协同办公OA系统内嵌的中望E3平台内部接口进行了定制开发，以适合外事学院的特殊需要。其它功能则利用致力协同办公OA系统内嵌的中望E3平台中的“功能模块库”和客户化工具进行了快速实施。整个项目历经多半个月时间，系统完善所有安装、客户化实施和调试工作。并于当年12月开始系统的试运行阶段（两个月）。经试运行，系统运行良好，完全达到要外事学院的系统要求。三、项目实施 系统是成功地实施了，下面面临的便是系统的推广。实践证明系统的推广难度比之系统实施更难！这是因为OA办公自动化系统是一个管理类系统，必然要求学校的管理上能够有所调整和适应；一般的工作人员并不习惯这种网上办公方式；另外还有相当一部分员工（尤其是老员工）对计算机操作很不熟悉，这无疑添置了推广障碍。为此，院计算机中心与我们进行深入沟通，于是提出了四条措施：1、 加强对各处室相关人员进行操作培训，首先要让大家会用；2、 行政手段。具体为：凡是学校的电子公告、信息发布必须从OA系统上流转，逐步取消纸质公告、文件等传统方式。3、 输入并完善学生档案数据库、教工档案数据库；4、 增加开发学生公寓管理、学籍管理两个最可能常用的、实用的模块作为突破口。同时系统也得到了黄院长、那院长等领导的高度重视和肯定，外事学院校园OA办公自动化系统终于推行了起来。各类请示批复、工作汇报等工作都实现了无纸办公和网络办公公目的；各院、处、科室之间的信息共享和交往更加便利和快捷；院领导对学校的各项事务工作了解更加充分！四、参考：西安外事学院办公自动化系统管理办法第一条 西安外事学院办公自动化系统（以下简称OA系统）是覆盖全校各工作部门的综合性信息管理系统，是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高全校工作效率和管理水平的必要手段。 第二条 为保障我校的OA系统能够得以顺利推广、应用及正常运行，制定本办法。 第三条 OA系统由系统管理、公告、电子邮件、公文管理、归档查询等子系统组成。 第四条 学校成立办公自动化工作领导小组统筹办公自动化工作，由校长办公室协调，现代教育技术中心负责具体实施和技术支持。 第五条 学校各部门是OA系统的终端用户。各部门应由一名领导分管办公自动化工作，同时须指定一名兼职管理人员（内勤或文秘人员）负责信息的接收、处理、传送、存档等工作（包括有关事项涉及本部门所属人员的通知），以及日常维护等技术工作。 第六条 以学校或各部门名义通过该系统发布的电子公文，具有与原纸质公文同等效力。OA系统所涉及的各种公文的处理按照我校公文处理的有关规定办理。 第七条 各部门在OA系统中所发布的信息，应由本部门领导审核，部门领导对本单位在OA系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。 第八条 系统正常运行期间，各部门必须在每个工作日的上午上班后的前一小时、下午上班后的前一小时和最后一小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转。 第九条 所有用户应认真贯彻执行中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例和公安部计算机信息网络国际联网安全保护管理办法，严格遵守中国教育和科研计算机网暂行管理办法的有关规定。 第十条 OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。 第十一条 OA系统的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。 第十二条 OA系统用户身份识别和用户口令应注意保密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。 第十三条 所有使用该系统的人员均有保密的责任，不得随意发布涉及国家和学校机密以及其他不宜发布的信息。 第十四条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。 第