工程档案管理制度

9 工程档案管理制度 1 档案资料的归档分类及范围 1 档案资料的归档分类 工程建设档案主要有公文 工程建设技术资料 经济合 同 工程建设财务 行政管理及图片等几类 档案资料应 按国家标准进行统一分类 立卷 归档和存放 2 档案资料的归档范围 1 省 市政府的来往公文 2 建管处的来往公文 3 建管公司的来往公文 4 有关技术问题的审查 咨询意见 5 会议文件 记录等 6 工程建设期间形成的工程技术材料 招标文件 投标文件 合同及协议 设计图纸 施工组织设计 工程开工报告 施工方案 施工技术 措施 施工计划 报表等文件 建筑材料和中间产品 的合格证 试验报告 砼 砂浆等配合比的试验报告 设计变更及索赔资料 施工测量记录 地质勘探资 料 基础处理 隐蔽工程施工记录等材料 工程质量 安全 事故及处理情况报告 施工总结 技术总结 工程竣工图及竣工验收报告及质量评定等 工程机械 设备 仪器及引进的技术设备图纸等 2 7 工程价款结算等资料 二 工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理 理顺传递关系 并按工程进 度作好工程文件的提供利用 特制定本制度 1 工程文件接收 1 各单位提供给工程部的工程文件 工程技术文件 图 纸资料 来文通知等 由档案资料员统一接收 2 工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程 文件 一律移交档案资料组进行统一归档整理 3 档案资料组对接收的工程文件资料 必须进行数量和 外观质量检查 发现问题应及时通知寄发单位补发 4 档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发 登记帐 收文簿 发文簿 5 登记完毕的工程文件 应及时予以处理 在保证归档 份数后 及时报审工程部领导审定 并及时处理 6 对接收的密级文件资料 要严格按保密规定妥善收存 并认真执行密级文件资料的借阅规定 7 档案资料组对归档的工程文件资料实施整编作业 并 建立档案分类登记帐 2 工程文件资料发放 3 1 分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料组统一 办理 2 呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位 和数量 3 分发的图纸资料应建立资料分发台帐 资料分发台帐 应留存备查 4 为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象 图纸 资料领取单位应指定领取人名单或部门 并及时通 知档案资料组 档案资料组按指定名单发放工程文件资料 3 设计修改通知单 工程联系单 传递及管理规定 1 设计修改通知单 工程联系单统一由档案资料组按设 计修改通知单 工程联系单中所指定的部门及时传递并建 立签收记录 2 设计修改通知单 工程联系单原件一律及时交档案资 料组归档保存 工程结束后由档案资料组向设计院提供全 部设计修改通知单 工程联系单的复印件供设计院编制竣 工图 三 工程项目各参与方档案部门职责 参建单位 总承包 发包 建设 设计 施工 监理 4 承办单位 应按各自的职责 将负责承建 承办的项目文 件材料进行收集 积累 整理 按照归档要求移交建设单 位 项目实行总承包的 由总承包单位负责对其总包项目的 文件从形成到编制的全过程进行监督 检查与指导 并负 责组织 协调分包单位的归档工作 按规定向建设单位提 交全套完整 准确系统的符合档案规范标准的项目档案 由建设单位分别向几个单位发包的 由各承包单位负责收 集 积累 整理其承包项目的全部文件 1 建设单位各机构 负责对形成或收到的有关建设项目的前 期 设备技术 工艺 涉外 专利及商检索赔 竣工 试 运行及验收等全部项目档案进行收集 组织及汇总整理 2 设计单位 负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行 收集 积累 整理 3 施工单位 整理现场的译文及安装 调试形成的非标准图 竣工图 设计变更 试运行及维护 工程事故处理文件 4 监理单位 负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及 竣工档案的编制进行监督与审核 特别是对竣工图完整 准确 系统进行监督和审查 负责收集 积累 整理 归 档项目监理文件 建设单位委托监理单位负责监督 检查 项目文件的收集 积累和完整 准确 系统情况 并审核 5 签署 同时向建设单位提交有关专项报告 验证材料及其 他监理文件 四 声像档案管理办法 1 建设工程声像档案主要是指在城市规划 建设 管理活动 中直接形成的 具有保存价值的照片 底片 包括反转片 影片 录像带 光盘及磁性载体 以声像为主 辅以文字 说明的历史记录 2 建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有 建设工程的照片档案 录像档案和相应的文字说明 3 照片档案应符合以下要求 1 主体明确 影像清晰 画面完整 未加修饰剪裁 2 能体现工程竣工后的外观 设计特色 地理位置 3 以传统感光材料为载体的照片需报送底片 正片 照 片 4 使用数码相机拍摄 其影像不能进行后期加工 光学分 辨率不得小于 400 万有效像素 不允许插值 4 录像档案应符合以下要求 1 主题明确 内容连贯简洁 影像清晰 镜头平稳 2 需注明工程项目所在的地理位置 外观 周围环境 人防设施 消防设施 水电设施 保安设施 标准房 标 准层 设计特色 建筑特色等 6 3 报送第一代素材录像带 以及编辑后成品带或光盘 DVD 或以上素质的格式 文字说明包括 工程名称 建设单位名称 设计单位 施 工单位 地点 开工日期 竣工日期 投资额 占地面积 建筑面积 结构 层数 摄影日期 摄影者等 五 档案 资料 图书借阅制度 本部门全部文书 技术档案及资料均可借阅 利用 本着既能保守档案机密 又能充分发挥档案 资料为公租 房建设发展服务的宗旨 凡因工作需要借阅者 须办理下 列手续 1 借阅档案 资料一般只需由本人填写借阅登记即可 并填 写文件利用登记表 附表一 归还时管理人员要对其检查 之后方可归档 2 借阅档案 秘密技术档案和资料 须填写文件利用登记表 经工程部部门经理签字同意即可 3 绝密文书 技术档案和资料一般不借出 不复制 不摄影 如确因工作需要 应在文件利用登记表上注明范围 内容 用途 必须经部门经理同意 档案人员只能按其范围 要 求 内容提供利用 4 外单位人员借阅档案 资料者 凭单位介绍信 信上要注 明查阅范围 内容 用途 属机密 绝密档案或资料 应 7 主管副总同意 总经理批准方能借阅 5 借阅的档案材料要妥善保存 不得损坏 勾划 删改 加 注 拆页等 借阅人必须妥善保管 防止丢失和泄密 未 经同意 不得复印 抄录和转借 不能将档案内容公开出 去 如遇丢失 要及时写出丢失报告 在没有做出处理前 停止借阅 6 借阅时间在两周以内 如需继续使用可办续借手续 对特 殊情况需较长时间利用的要经部门经理批准 但年末要将 所借档案交到档案室进行清点 核对后重新借出 对长期 借阅档案不归还 又不说明原因 不办理续借手续的 档 案人员要通知借阅部门负责人负责催还 否则对其整个部 门暂停借阅 并严格按经济责任制考核办法执行 7 凡借有档案 资料者 在工作调动 单位撤销 退职 退 休 生病住院或借后暂不使用者 必须将档案或资料退回 档案室 否则不能办理调离手续 同时档案组如因工作需 要有权将档案 资料调回档案室 附表一 文件利用登记表 用途领用时 间 归还时 间 借阅人经办人部门签 字 备注 8 六 档案资料管理归档制度 1 控制印章 严格制度管理 为有效控制项目部印章的使用 印章用途由项目经理 审批并办理登记手续 2 文件编号总文档目录 文件编号规则 公司有规定的采用公司要求 无规定 的按如下例子编号 市公租房公司 项目名称 2 SJ 001 1 2 代表标段 2 SJ 代表文件分类缩写 3 001 代表文件顺序号 3 文件有效版本标识 如收到文件已有版本标识 则照实登记 无版本标识 的 按以下编号规则标识 修定状态从 0 9 依次递增 版 本由 A Z 依次递增 4 文件的归档及利用 工程文件在标识清楚完备后 由文档专员按分类编号 存放 要有固定的文件夹 放入编有序号的资料柜中妥善 保管 工程部所存放资料以简单 易查为原则进行有关资料 的标识登录 以方便查询资料达到快捷目的 工程部在进行图纸资料管理时 应按工程所在区域分 9 类 如 空港项目一期 再于同一地域的图纸资料中按建 筑 结构 电气等专业分类集中保存 资料借用 调用 查阅要经批准并填写 文件利用登 记表 调用重要文件要复印存底 经批准后登记借阅 详 细请按四 档案 资料 图书借阅制度办理 5 文件的移交 工程竣工时 所有文件要移交相关部门永久保存 项 目管理部负责整理 并向政府城建档案管理部门移交工程 竣工档案资料 项目管理部负责竣工后向物业管理移交一 套工程竣工资料 移交物业管理处的资料报公司批准 其 余工程文件资料整理完备后统一移交公司办公室保存 所 有移交均要填写 文件交接登记表 由双方签字确认 七 档案安全制度 1 严格执行定期检查和进