公路施工企业信息化实施方案探讨

1111111 公路施工企业信息化实施方案探讨 第三工程公司 摘 要 本文围绕当前公路施工企业经营模式和管理特点 结合我公司 项目办公自动化 网络系统建设的业务需求 构建企业信息化管理系统平台 集成相关系统应用软 件 实现信息化 协同化办公 及应注意的一些问题 关键词 施工企业 信息化管理平台 协同化 实施方案 当前 随着我国加入 WTO 和高速公路基础设施建设的快速发展 市场竞争更为激烈和 白热化 使得一些技术落后 包袱沉重 管理不善的施工企业将面临着重组和破产 如何 去应对今后市场的竞争 一直是大多数建筑施工企业共同探讨的课题 当然 经过分析 中国的建筑施工企业与国外建筑承包商相比 落后的不是施工技术 而是我们自身的管 理 好像已达成共识 而且 近年来大多建筑施工企业也在不断学习与借鉴国外建筑承包 商先进的管理理念及方法 也包括一些企业的改制等手段 但其中最引人关注的一个课题 就是借助现代信息化技术及手段来辅助 改造建筑施工企业的管理问题 相当多的大 中 型施工企业正在或者已经开始了这方面的尝试 本文结合我公司推行信息化建设的实践 对公路施工企业信息化建设实施方案 效果 以及实施过程中应注意的一些问题作一探讨 1 我公司信息化建设总体构思的形成 1 1 需求问题的提出 近年来 我公司规模持续扩大 开发额连年上升 产值不断增长 工程项目不断增多 壮大 同时 利润却很低迷 有的项目出现零利润 甚至负增长 经过剖析 存在着以下 几方面需解决的问题 1 市场竞争的残酷性 产生一些不良行为 如竞相压价中标 工 程款严重拖欠 地方保护严重 行业的 潜规则 等等 仍依靠原始的管理手段 将面临 1112111 着被市场淘汰 2 市场的导向 顾客的需求 更加注重质量 时间和利益 促使企业应 有一个良好的应急管理系统 快速解决人财物和技术合理的配置 3 公司 项目内部信 息沟通不畅 各种管理制度 办法传递学习不及时 各类资源不能有效地共享和利用 使 得各项费用在不断地重复发生 4 随着工程项目增多 项目的各类管理人员年轻化 经 验少 岗前培训时间短 应对能力差 加上项目分散 公司的监控力度也在弱化 1 2 利用公司现有 IT 资源 对企业信息化建设总体规划 基于对公司经营管理方面所面临的问题 寻找整合资源 优化利用的途径成为当务之 急 在这样的前提下 公司提出了建设企业信息化管理系统的设想 1 公司已有 IT 资源状况分析 我公司已经完成了综合布线工程 拥有自己的网站 引入了 2M 的光纤宽带 公司主机 房配置了 WEB 服务器 数据库服务器 CISCO 路由和交换机 联想防火墙 公司人手一台 PC 机 各项目配备 PC 数量不少于 8 台 操作系统采用 Win2000 Windows XP 办公软件选用 Office 数据库选用 Oracle 部 门应用的软件系统有 国通人事管理系统 同望预算软件 财务用友软件 建筑材料管理 系统 机械报表管理系统 自行开发 等 本着 注重实效 业务需求优先 的原则 考虑到两方面的原因 1 能够有效利用 公司现有硬件网络系统 充分发挥硬件网络资源的效率 2 与应用类似 ERP 和 PDM 等软 件系统相比 应用办公自动化系统为基础的企业信息资源逐步整合 不仅投入小 而且实 施应用难度小 容易取得成功 对于我们的大多数企业来说 避开投入大 实施成功率很 低的 ERP 等系统 特别是我国的很多企业对信息化的认识和基础很有限 办公自动化系统 的普遍应用将很好的提高企业领导及员工对企业信息化的认识 提升企业信息化应用的基 础 同时能增强大家对信息化应用的信心 以利于逐步应用更艰难的 ERP 等系统 2 通过对公司已有 IT 资源情况分析 得出以下结论 遵循 标准化 可度量 可控制 持续改进 的原则 信息化建设可分期分步实施 即 建立信息化管理平台 初步实现生产的动态管理 1113111 经过应用与数据积累 进行对比分析 达到知识管理的层次 与业主 监理 供应商等外部企业的门户协作 公司现有的硬件系统基本满足信息化建设的初步要求 如果进行企业信息化改造 短期内不需要考虑硬件成本 常用的以 Office Outlook 等为代表的办公软件能协助办公流程的实现 Win2000 Server 操作平台 Oracle 数据库在安全性与可靠性等方面都比较出色 作为企业信息化应 用平台和数据库是不错的选择 短期内亦不必考虑资金投入 2 构建信息化管理平台 公司信息化建设一期的项目定位在搭建管理平台上 该项目拟通过提高企业项目管理 成熟度来应对日趋激烈的市场竞争作为管理理念 应用 PMMM Project Management Maturity Model 项目管理成熟度模型 理论和 BPM Business Process Management 企 业流程管理 方法 对企业项目管理的全过程进行分析 通过组织结构和工程流程优化以 及相应的信息化系统 将企业管理和项目管理有机地结合起来 实现企业战略决策层 管 理监控层 业务运作层中的战略管理 规范管理和基础管理的结合 建立一套操作性强 高速高时 信息共享 相互协作的基于 B S 架构的操作体系 见图 通过对数据进行挖掘等方式 生成决策层所需的 各类报表及预测分析数据 多维分析报表决策支持风险管理 决策层 分析层 人力资源管理 财务管理 项目招投标管理 工程计划管理 项目资源管理 项目成本管理 项目技术质量管理 项目文档管理 通用办公管理 业务层 J2EE platformXML UML 技术层 1114111 目前 对于 BPM 的应用普遍存在的看法正如海波龙公司的 CIO John Kopcke 他将 BPM 的应用分为四个阶段 即运营层应用 Operating 跨部门整合应用 Integrating 优 化应用 Optimizing 创新应用 Innovating 他认为在欧美等国 BPM 的应用已处于第 二和第三阶段 而在我国还停留于第一阶段的应用 北大光华管理学院副院长王其文教授 也有同感 同时还没有资料表明该技术已在我国的公路施工行业的信息化建设中应用 2 1 实现通用办公自动化 办公自动化所要解决的问题就是 创造一个集成的办公环境 使所有的办公人员都在 同一个桌面环境下一起工作 以局域网内部互访或项目远程访问的方式实现内部信息交流 公司将公告通知 指令 任务 计划安排发布到信息系统 实现公共信息发布 信息流转等功能 各部门根据分管 的需要 定义本部门网络文件目录的访问 管理权限 下属各单位通过互联网进行信息浏 览 或业务处理 比如上报施工图片 工程的进度质量信息等 实现与政府部门的业务往来等外部交流 比如网上资质申报 网上资质年检等 2 2 实现基础数据库建设 利用企业信息化管理平台 通过数据集中共享与数据分析 可以使企业领导方便地掌 握第一手资料 加强经营管理的监控 分析和决策支持能力 建立数据库系统 是为了更 有效地进行数据的共享和交换 公司信息数据库包含 企业基本概况信息 人员信息数据库 合作伙伴 供应商 信 息数据库 机械设备信息数据库 周转材料数据库 预结算管理数据库 合同管理数据库 工程质量信息数据库等企业信息和工程项目信息 2 3 集成相关应用软件 使信息管理系统更加智能化 针对企业特定的需求 采取开发或联合开发的方式集成各部门应用软件 对接口不一 致或不开放但又不能不用的软件寻求转换的办法 在系统中集成电子印章 数字签名等技 1115111 术 使电子化的文件具有和传统办公同等的效力 强化企业信息管理系统的安全可靠性 系统功能模块的设置 该系统平台共设置 7 大功能模块 若干小功能模块 涵盖了公司各职能管理和项目管 理的主要需求 各模块均制定了创建 编辑 修改和查询功能 主要功能如下表 模块 名称 模块内容功能描述 文档共享管理 公用共享文档 可以建立共享目录 存放规章制度 工法 文件等 个人 共享文档 可以存放部门办公资料 方便随时异地办公 内部邮局建立在信息化系统内部的邮件互发功能 日程安排个人任务提醒 备忘录等 通用 办公 通讯录 以两种形式展现 一种是企业通讯录 所有在册账户自动添加到该通讯录 中 另一种是私人通讯录 具有私密性 只有设置人可以查阅修改 设置 人可以自行将亲朋好友 业务往来的联系方式分类存储 公文 管理 公文管理 收发文 内容涵盖 13 种日常公文格式 实现公文流转 审批 催办 督办 等功能 并对公文处理情况提供简单易用的实时监控机制 新闻企业内部施工情况 人文信息等的共享平台 公告企业公告 通知等 公共 信息 工作计划及总结个人或工作小组月度工作计划 报批 总结 评审等 会议管理会议室调度 会议安排 会议查询等 车辆管理用车申请 审批 车辆维修保养管理 驾驶员管理等 用餐管理来宾登记 下客餐通知单 客餐结算等 机关 事务 管理 固定资产管理 购买申请 领导审批 采购 进出库登记 固定资产登记 报废处理 等 查询车辆使用状态 年审情况等 1116111 人力 资源 管理 人力资源管理 依据国家法律法规政策和公司制度 根据生产经营实际需要组织招聘录用 各类管理干部 专业技术人才和生产服务人员 科学合理配备各类岗位人 员 组织和策划培训和绩效考核 进行日常的考勤 工资发放及人事调动 等工作 特殊工种管理与查询 电子证件管理 财务 管理 财务管理 日常各类财务流程 投标保函办理与管理 对各项目部财务数据的收集与 分析 住房 养老 医疗三金管理 项目招投标管理内部三项公开招投标 公司投标管理等 工程计划 项目内部立项审批 项目基本信息管理 项目各类指标进度控制 项目工 程各种计划的制订 审批和执行管理 项目资源管理 物资采购 检验 入库 出库等 自有设备运转情况 机械租赁登记等 职责分工 外聘人员及合作队伍管理 仪器设备管理 项目成本管理 各项目经营部门根据项目管理制度对项目计量支付 变更索赔与结算 进 行项目经营过程管理 定期上报经营数据 公司经营部门主要负责中标工 程的预算编制 经营数据分析 为领导提供项目经营情况及决策数据 合 同管理 技术质量管理 技术交底记录 技术方案审批 质量控制 各类常规检查报告 内审流程 质量报告 安全交底记录 安全检查记录 项目 管理 项目文档管理 项目管理过程中各类文件 图纸 数据资料 如竣工资料 论文 总结等 报表定制 报表集成 4 系统的运行情况 公司对该系统经过了前期启动前培训 机关科室和项目需求的调研 开发过程中的实 施 测试 调试 和三次评审 进一步完善功能模块 优化业务流程 强化系统使用效果 现已进入正式运行 通过对该系统运行和测评 具备如下优点 1 基于 B S 架构 使用 JAVA 进行开发 系统稳定 安全 开放 符合当前国际标准和网络办公要求 2 界面简洁 易学易用 1117111 3 自定义功能强大 可通过后台进行定制开发 较为灵活 4 能实现与公司已有资源的 衔接 5 实现运程信息传递和处理 及时 便捷 效率高 5 信息化建设中应注意的问题 对于任何一家企业要上马信息化管理系统 首先应该清楚的是 企业信息化建设往往 投资比较大 需要结合企业的实际情况 对系统的开发有个合理的定位 而且随着系统的 投入使用 会对企业以往管理模式的冲击也比较大 相应地暴露出一些问题 同时 当人 们熟悉系统功能之后 就会提出新的需求 这就需要不断地对应用程序进行修改 完善和升 级 适应企业的发展需求 对于我公司来说 在开发和应用中碰到的一些问题和采取的相应措施 传统观念的转变 长期传统工作的习惯 人们对已经熟悉的工作模式产生眷恋 预料不到信息技术可能 会带来的成效 使得接受信息化管理与改造存在心理上的抗拒 如果一个企业中的相当一 部分人尤其是中层干部这样的心理 那么信息化建设的阻力是很大的 在这样的情况下开 展信息化建设 即使有再好的信息化解决方案 再好的信息化管理系统 也无法得到有效 的利用 只有更新了思想观念 才能利于信息化技术的贯彻与发展 为此 公司多次聘请 企业信息化建设方面的专家分别从企业为什么要进行信息化建设 如何进行信息化建设 企业进行信息化建设注意事项等多方面对公司领导和中层干部进行培训 同时 公司成立 信息化领导小组 研究企业信息化可行性 项目审批后 通过以信息化领导小组为主 公 司全员参与的方法 使得公司所有员工在信息化建设的过程中 不断转变观念 提高认识 自然而然地接受了组织结构和业务流程的改变 信息化建设人才的问题 上面提到了人们对新事物的理解影响企业信息化建设的进程 其实人的因素还有一个 关键影响 那就是信息化建设人才 信息化建设人才包括两方面 业务精英和信息化技术 人才 公司不缺少业务精英 但公路施工企业工作重心是生产经营 人员配置结构的限制 故而导致信息化技术人才不足 我公司采取的措施是 请进外脑 合作开发 1118111 领导支持 我公司领导对于信息化建设一直保持高度支持和积极参与的态度 这不仅对于促进信 息化建设进程有利 也使得资金压力得到缓解 信息化领导小组只需在选择合作队伍时注 重挑选技术实力强 报价合理的研发商 在以后的信息化建设过程中 可以专注于技术层 面的研究而不必为资金是