(课件)-企业档案管理工作

8 January 2018,企业档案管理工作,成都市档案局经科处,8 January 2018,目 录第一部分：企业档案工作概述第二部分：企业档案业务工作第三部分：项目档案管理工作,8 January 2018,第一部分 企业档案工作概述,一、概念企业 是社会的基本组织形式和社会财富的创造者。企业档案 是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。是企业有形资产的记录、凭证和无形资产的承载和组成，是企业合法权益的维护者。企业档案工作 企业履行档案管理职责的行为和活动。 由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而“企业档案工作”不仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而且从广义上必须包括文件形成者和领导的责任。,8 January 2018,二、关系,“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。” 这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用，体现对档案与档案工作的价值与作用的认识的提升。“企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。” 这一条确定了企业档案工作的管理体制。 以企业资产关系为纽带：表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围,8 January 2018,规范的企业档案工作为企业可持续发展提供保障。随着社会主义市场经济的完善，企业面对的竞争越来越激烈，企业要想在市场竞争中占据主动就需要有档案工作保证；企业要想通过质量论证，要想打赢官司，要取得上市许可，没有完整准确系统的档案来咨询、参考、佐证将难以完成。,8 January 2018,例如：利用档案避免了重建一路电源某年，由于外部供电问题，给中国长城铝业公司造成四次停电事故，直接经济损失9000多万元。供电局方认为该公司用电来自一个变电站不安全，要求该公司另接一路电源，约需费用2000多万元。经公司机动部到档案部门查阅档案资料，找到了原始图纸和有关说明，证实建厂时该厂供电的线路有一备用电源。据此与供电局进行多次交涉，并得到认可，避免了重建。科技档案所起的凭证作用，为企业减免了重建需的2000万元的不必要的经济支出。利用完整的基建工程承包合同档案，分清事故责任1995年淝河集团建设四幢六层商品楼，承包给华山建筑公司，在施工中，料台倒塌，脚手架被掀翻，造成二人当场死亡，四人重伤。华山建筑公司要求淝河集团承担伤亡事故的安葬、医药、抚恤等费用25万元。经市建管理处查阅该公司档案中保管的有关建筑公司的“三证”和承包协议，及合肥淝河集团公司印发给建筑公司应加强现场安全管理和保证工程质量的通知后，认为：应根据双方签订的协议和甲方的通知精神，施工安全应由建筑方付完全责任。因此该公司对此伤亡事故不负任何责任，避免了25万元的损失。,8 January 2018,三、企业档案工作规范化建设,我国国有企业在改革发展中，经历改组、改制、转制、减员增效、破产、股份制改造、合并、主辅分离、辅业改制等多项改革，也要求国家有关企业档案工作的规定和要求与之相适应 。改革开放以来，国家有关的法规规章、标准规范，如科学技术档案工作条例、国营企业档案管理暂行规定、国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法、重大建设项目档案验收办法、国有企业文件材料归档办法、关于加强企业档案信息化建设的意见、科技档案案卷构成一般要求、企业档案工作规范等，为企业档案工作开展创造了必要的条件和良好的政策环境，也为企业（包括民营企业）档案工作规范化系统管理积累了法规 、政策、管理等经验。,8 January 2018,三、企业档案工作规范化建设,（一）加强企业档案意识（二）组织系统建设（三）明确职责（四）建立健全档案管理制度，做到三纳入、四参加、四同步,8 January 2018,（一）加强企业档案意识,1、档案资源资产观。档案是企业各项活动的记录，更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产，是人们在社会实践中对档案，特别是档案的认识深化。2009年12月，国务院国资委、国家档案局联合制定了关于进一步加强中央企业档案工作的意见，文中明确指出了“中央企业档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分”。在这里首次指出企业档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分。,8 January 2018,2、组织制度领导先。任何一项系统性工作，其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于最高领导的意识、重视和决策。3、全员责任全覆盖。任何一项有全员参与的活动或工作，其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定。,8 January 2018,4、过程方法重前端。档案工作的“产品”是服务。在为企业服务的系统和过程中，企业各项活动中形成、收到的文件、数据信息，是档案工作的输入，其质量决定着输出的质量。因此在整个档案工作系统中，前端至关重要，只有高度重视文件资料的齐全收集、及时归档、科学整理等环节，才能为服务提供准确有效的信息找下扎实的基础。5、战略方向信息化。大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。在企业档案信息化建设中，信息化建设作为企业档案工作的发展的战略方向，已经成为国内、国际企业界的共识。,8 January 2018,（二） 组织系统建设,1、档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。应在三个层次确定档案工作负责人：企业分管领导各职能或承办部门、项目工作部门负责人档案部门的负责人,8 January 2018,2、档案机构设置,企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心；规模较小的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案管理的职能；有条件的特大型企业集团应建立企业档案馆。,8 January 2018,3、档案人员配备,企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。企业应配备专职档案人员；企业各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员；企业应保持档案人员相对稳定。,8 January 2018,（三）明确职责 1、企业部门职责,企业各部门是企业文件材料的形成部门，是企业档案信息资源的源头，企业各部门文件材料归档是否齐全、完整，整理是否科学，直接决定着企业档案工作的质量和利用水平。 *企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。（部门或项目负责人的责任） *企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。（文件形成者的责任 ） *专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。（专兼职档案员的责任） *企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，（职能或承办部门的责任）,8 January 2018,2、档案部门职责,(1)、统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。 (2)、负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 (3)、指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。 (4)、监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。 (5)、依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。,8 January 2018,3、企业各层级对档案工作的责任：,在企业的领导层：将档案工作纳入企业领导的议事日程;对企业档案工作的发展做出整体规划;对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业各有关制度进行整体协调;将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位责任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关制度在企业各层级、各岗位得到贯彻落实 。,8 January 2018,在企业管理的中层：将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门负责人的工作计划中，以保证在安排和下达科技、生产计划及项目计划的同时，将文件管理工作同时安排和下达；将档案管理的具体要求落实到企业各项业务和活动的规章制度及工作流程中；督促员工做好文件工作。,8 January 2018,在企业的基层：,将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至所有人员的岗位或经济责任制，明确各有关人员及全体人员在文件档案化管理中的职责任务；做好文件管理的具体工作；把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指标和条件。,8 January 2018,（四）建立健全档案管理制度，做到三纳入、四参加、四同步,“三纳入”：即档案工作纳入领导议事日程；纳入有关工作制度、计划；纳入有关人员岗位责任制“四参加”： 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、基本建设项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。“四同时”： 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时作好项目文件归档交接。,8 January 2018,第二部分 企业档案业务工作,8 January 2018,一、文件整理的标准,管理类文件的整理应该符合归档文件整理规则DA/T22的要求；科技文件的整理应该符合科技档案案卷构成一般要求GB/T11822-2008的要求；基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28的要求； 会计文件的整理应该符合会计档案管理办法财会字199832号文件的要求；职工文件的整理应该符合企业职工档案管理工作规定劳力字号文件的要求；照片文件的整理应该符合照片档案管理规范GB/T11821的要求；,8 January 2018,录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合磁性载体档案管理与保护规范DA/T15的要求；电子文件的整理应该符合电子文件归档与管理规范GB/T18894和公务电子邮件归档与管理规则DA/T32的要求；计算机辅助设计文件的整理应该符合CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T17678.1的要求。,8 January 2018,二、制订归档范围的基本方法：,掌握依据，调查研究 拟定初稿广泛征求意见各立档部门负责人审核修改完善后报批主管部门审批，发布执行纳入相关制度,8 January 2018,档案保管期限一般分为永久和定期两种，定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。,国有企业文件材料归档办法 （档发20044号）国家档案局 国务院国有资产监督管理委员会于2004年1月20日发布 规范国有企业文件材料归档工作，丰富和完善企业档案资源，有效为企业发展服务。企业档案工作规范DA/T 42-2009 这两个标准中都有“归档范围和保管期限”参考表,8 January 2018,三、企业、科技事业单位可以参照执行归档文件整理规则,（一） 归档文件整理规则 ( DA/T222000） 归档文件整理规则第一条范围中明确 “本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。” 经请示国家档案局，“其他社会组织”包括“企业、科技事业单位”。,8 January 2018,（二）关于企业参照执行归档文件 整理规则的意见 （川档发200315号）,我省根据国家档案局的通知精神，于2003年8月4日印发了关于企业参照执行归档文件整理规则的意见（川档发200315号文，其中第二十一条明确全省企业、科技事业单位可参照上述意见执行）。,8 January 2018,四、企事业单位参照执行归档文件整理规则,标准共五章、一个附录1、范围2、定义3、整理原则4、质量要求5、整理方法附录,8 January 2018,1 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 第一点是指归档文件适用，科技档案、会计档案、职工档案不适用，仍应组卷（册、袋）；,8 January 2018,第二点是指适用的单位。前面已有 说明，“其他社会组织”包括企事业单位。,在省上的意见中第一条明确： 企业应根据自身实际情况决定是否参照执行归档文件整理规则。,8 January 2018,2 定义 2.1 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 一是文书档案才适用，按档案工作基本术语（DA/T12000）解释，文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。 二是只适用于载体形式为纸质的档案。,8 January 2018,2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3 件 归档文件的整理单位。（以前讲案卷是由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位）,8 January 2018,3 整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。,8 January 2018,4 质量要求4.1 归档文件应齐全完整。 已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。,8 January 2018,4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 明确书写材料中不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹；不能有热敏纸（传真件要复印后保存）。 装订一般采用胶粘、缝纫机订边（在文件左侧中间10cm范围）。,8 January 2018,5 整理方法 5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。,8 January 2018,5.2 分类2009年国家档案局发布的企业档案工作规范（DA/T42-2009）确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法和与技术指南。该标准适用于大中型工业企业、其他类型的企业及事业单位可参照使用。该标准对一个单位的全部档案分类设置了十个一级类目：即经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类。,8 January 2018,企业在执行规则时，原则上不打破原有的分类框架。其中党群工作、行政管理、经营管理和生产管理四大类的文件材料可参照执行规则的规定，按“件”进行整理。具体操作中四大类可以继续保留，不再设置二级类目；也可以四大类合并为“管理类”，划断年度重新调整分类编号，制定新的分类方案。,8 January 2018,归档文件可以采用保管期限年度机构（问题）或年度机构（问题）保管期限等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，应保持相对稳定性和可扩充性。 （全宗：按档案工作基本术语解释，一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。）,8 January 2018,5.2.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。5.2.2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。5.2.3 按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。,8 January 2018,会计档案、职工档案分别按有关要求按“卷”、“册”进行整理，不执行规则。,8 January 2018,考虑到我市档案信息资源建设的整体性和实用性，建议采用统一的分类方法， “保管期限-年度”或“保管期限-年度-机构(问题)”分类法。 第九条：同一全宗内的档案应保持分类方案的稳定，排列上架顺序要与分类方案相一致。,8 January 2018,档号编写,文书档案类：全宗号-保管期限年度-盒号2007年前保管期限分为永久、长期、短期2007年后（含2007年）保管期限分为永久、30年、10年如：01-永久2008-0010表示集团公司永久卷2008年第10盒。 03-30年2009-0003表示集团某子公司30年期限2009年的第3盒 KJJT-永久2009-0001表示#集团永久卷2009年第1盒科技档案类：全宗号分类号案卷号类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。 如：“02-B.1.2-001”中 02为全宗号，表示某集团公司的一个子公司； B.1.2为分类号，即“一级类目号.主项目代号.子项目代号”，其中B表示该公司工程项目类档案，1表示*小区项目，2表示该项目二期农迁房工程。 001为案卷号，即为该工程第1盒。,8 January 2018,TKJT-XM1-0001 项目类某一项目档案第一盒TKJT-KJ-0003 会计类档案第三盒,6 基 建1厂区综合 2生产建筑 3办公室生活建筑1铸工车间 2金工车间 3 机修车间,8 January 2018,5.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,8 January 2018,意见中第十条：企业采用随办随归整理方法时，除了成套性文件材料相对集中外，一般以归档文件形成的时间先后顺序排列装盒；来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等)应各为一件编目装盒，在归档文件目录的备注栏注明参见号，或在备注栏加注*号，另在备考表填写有关说明情况。,8 January 2018,5.4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1，下图。图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。,8 January 2018,意见第十一条：归档章可以在规则所附式样基础上增加相应的说明栏目，每一栏目的尺寸适当减小，避免盖章时覆盖文件内容，有些栏目内容也可事先刻上，示例如下：(图A1归档章式样),全宗号,年度,室编件号,2,2002,28,*机构(问题),保管期限,馆编件号,党群工作,永久,8 January 2018,第十五条：如果企业计算机管理 档案软件能够打印包含归档章相应栏目内容的归档文件封面，则可将该封面装订在归档文件之前，而不再需要加盖归档章。 5.4.1 全宗号 档案馆给立档单位编制的代号。,8 January 2018,意见中第十四条：归档章中 “全宗号”栏仅在一个企业(集团)档案划分有多个全宗或需要向地方综合档案馆移交时才填写。需要移交进馆的档案，其全宗号由档案馆给定，除此之外，企业档案全宗号的设定依照科学技术档案案卷构成一般要求（GB/T118222008）的规定。,8 January 2018,机构(问题)栏，在企业保留前四大类时统一填写为相应的类别或代码；如果前四大类合并为管理类则不填；如果企业以前没有执行工业企业档案分类试行规则，而是按文书档案机构分类组卷的，则该栏可填写归档文件分类所对应的机构或问题。馆编件号为企业档案需要移交进馆才填写。,8 January 2018,5.4.2 年度 文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。5.4.3 保管期限 归档文件保管期限的简称或代码。如永久、30年、10年，（2007年以前形成的文书档案按国家档案局第8号令要求可按永、长、短，或Y、C、D划分。）,8 January 2018,5.4.4 件号 文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。,8 January 2018,意见中第十二条：无论采用何种分类法，室编件号都应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从阿拉伯数字1开始标注，不得按每一盒编一个流水号。 第十三条：归档文件的装盒，应按分类方案的最低一级类目的文件排列顺序进行。最低一级类目不同的归档文件不得装入同一盒内。,8 January 2018,5.4.5 机构(问题) 作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 5.5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1 归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。,归档文件目录,件号,责任者,文号,题名,日期,页数,备注,26,成都市档案局,成档发20041号,关于加强档案工作的通知,20041011,6,8 January 2018,5.5.1.1 件号 填写室编件号。 5.5.1.2 责任者 制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 5.5.1.3 文号 文件的发文字号。 5.5.1.4 题名 文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”。,8 January 2018,意见中第十六条：有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“ ”号。 简报要把最重要的一篇题名用“ ”带出。会议记录中要把重要的几次会议内容选出来作为题名，仍然为一件。 有些归档文件的附件是具体的条文规定，或者是正文的重要补充和说明，此时可在正件题名后抄录附件题名，外加( )号。,8 January 2018,5.5.1.5 日期 文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。5.5.1.6 页数 每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 意见中第十七条：页数统计时，凡归档文件中有图文的页面为一页，包括无页码的文件处理签和封面(包括计算机打印的归档文件封面)。,8 January 2018,5.5.1.7 备注 注释文件需说明的情况。5.5.2 归档文件目录用纸幅面 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长X宽为297mmX210mm)。,8 January 2018,5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面 归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 意见第十八条：归档文件目录应一式两份，一份装订成册作为对外查阅的检索工具，一份装入所对应的盒内作为盒内目录备查。归档文件目录在区分保管期限后，可一年一本或几年一本。,8 January 2018,5.6 档案盒封面、盒脊及备考表项目。 意见第十九条：档案盒作为归档文件的装具，其编号以排列上架后的顺序按从上到下、从左到右依次编流水号。,8 January 2018,具体编制方法应该根据档案的分类方案来确定：如按“保管期限-年度”分类的归档文件，则档案盒号应按归档文件的保管期限永久、30年、10年三条线排列上架后，分别编写流水号； 如按“年度-保管期限”分类的归档文件，则档案盒号应按每年的归档文件永久、30年、10年一条线依次排列上架后，混年编写流水号。,8 January 2018,5.6.1 档案盒5.6.1.1 档案盒的封面填写及外观尺寸 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mmX220mm（长X宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等（见图A4a)。,8 January 2018,5.6.1.2 档案盒的脊背填写 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A4b、图A4c）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。,8 January 2018,5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作5.6.2 备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。5.6.2.1 盒内文件情况说明 填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。,8 January 2018,5.6.2.2 整理人 负责整理归档文件的人员姓名。5.6.2.3 检查人 负责检查归档文件整理质量的人员姓名。5.6.2.4 日期 归档文件整理完毕的日期。,8 January 2018,意见第二十条：同时执行科学技术档案案卷构成一般要求和归档文件整理规则两个标准的企业，有些内容可以统一。 1、卷盒规格可统一为 310mm220mm(长宽)，厚度可根据实际需要在20、30、40、50mm中选择使用(一个单位最好统一选择一种或两种规格)。卷盒封面及背脊因为内容不同，应按各自要求分别使用。,8 January 2018,2、备考表可统一采用科学技术档案案卷构成一般要求的格式，“互见号填写与盒内归档文件内容相同的特殊载体形式档案的档号。 3、规则中的归档目录与科学技术档案案卷构成一般要求中的卷内目录用途不同，应分别按标准的要求使用，目录规格可统一选用A4型(297mm210mm)。,8 January 2018,8 January 2018,8 January 2018,4、企业档案保管条件符合要求时，保管期限为30年、10年的文件材料在整理时可以不拆除金属物。永久保管的文件材料必须拆除金属物。,8 January 2018,保管期限-年度分类法：,永久：2000年（1，2， 20， 21，22， 50， 1盒 2盒 51，52, 80，81，82， 100） 3盒 4盒 2001年（1，2，30，31，32， 60, 5盒 6盒 61，62，90，91，92， 120） 7盒 8盒,30年：,10年：,8 January 2018,保管期限-年度-机构(问题)分类法：,永久：2000年 党群工作（1，2， 20， 21，22， 50） 1盒 2盒 行政管理（1，2，30， 31，32， 60） 3盒 4盒 2001年 党群工作（1，2， 25， 26，27， 55） 9盒 10盒 行政管理（1，2，35， 36，37， 65） 11盒 12盒,30年：,10年：,8 January 2018,全宗名称,年 度,保管期限,机构（问题）,归档文件目录,成都市档案局,2004,永久,办公室,图A3归档文件目录封面式样,8 January 2018,（全宗名称）,成都市档案局,图A4a档案盒 封面式样,8 January 2018,全宗号,年度,保管期限,*机构（问题）,室,馆,盒号,起止件号,007,2004,永久,办公室,2650,2,图A4（b）档案盒盒脊式样,8 January 2018,备考表,盒内文件情况说明： 本盒内共25份文件 整理人：张三 检查人：李四 2010年3月15日,图A5备考表 式样,8 January 2018,五、科技文件整理,*、案卷组织 案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。把归档文件，按照组卷的原则和要求（科学技术档案案卷构成的一般要求）组合成保管单位的过程称为组卷（或称立卷）。案卷的基本形式主要有卷、册、袋、盒等 *、卷内科技文件的排列这项工作主要是保持和正确反映科技文件之间的有机联系，便于日后的管理和查找利用。*、案卷编目案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，提示案卷内科技文件内容与成分的工作编页号填制卷内科技文件目录填写备考表填制案卷封面填写脊背标签*、案卷的装订案卷可采用订装和散装两种形式,8 January 2018,普通科技文件的整理,主要是对文字材料、图样材料和目录、表格材料的整理。 1 .组卷 2. 案卷和卷内文件的排列 3. 案卷编目 4. 案卷装订,8 January 2018,1.组卷,A、组卷原则 组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统 ，便于档案的保管和利用。B、组卷要求 案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续齐备。 案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。（不符合档案保管要求的科技文件制成材料：有热敏纸、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹）,8 January 2018,C、组卷方法 针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。 科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷 成册、成套的科技文件宜保持其原有形态，（这里指不破坏原来的保管单位）,8 January 2018,通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他 涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。（注意：同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。）(DA/T 282002),8 January 2018,底图以张或套为保管单位进行整理。产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中以予说明和标注。产品更新换代或更换零部件，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原案卷之后。产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建设形成的科技文件应单独组卷排列,8 January 2018,D、常用组卷方法介绍 产品设备文件：可按其反映不同部件、结构、系统分别组卷 基建科技文件： 可按建筑、结构、电气、水暖、通风等不同专业分别组卷 科研文件：可按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段等不同阶段，分别组卷。,8 January 2018,2、案卷和卷内文件的排列,A、案卷的排列科研类案卷按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。产品类案卷按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。建设项目类案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。设备仪器类案卷按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。,8 January 2018,注意：,几个成册的组成一卷时按前面要求排列。成册材料与零散文件（包括图纸）组成一卷时，成册材料放在后面。一些管理性文件，有的一份文件对应几个问题或项目，排列时可放在其中一卷，其它涉及的案卷可存复制件，在卷内目录备注栏中注明原件档号；或直接在备考表中注明文件存放档号。对一些引进的设备工艺装置，其报关材料原则应与设备档案一起保管，分开保管的应分别注明对应档号,8 January 2018,B、卷内文件的排列(1)文字材料的排列:*按重要程度排列；*按时间顺序排列；*按逻辑关系排列。如来文和复文，则复文在前，来文在后；正本和原稿，则正本在前，原稿在后；*如果有译文的外文资料，一般要求译文在前，原文在后.没有译文的外文资料 ，一般要求翻译标题。,8 January 2018,（2）图样材料的排列。 *有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列； *没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系顺序排列。机械产品图纸可以总图组件图部件图分部件图零件图的顺序排列；基建工程图纸可以按总平面图系统图平面图等顺序排列。 (3)、图文混合材料的排列案卷内既有图样，又有文字材料，一般要求文字材料在前，图样材料在后。,8 January 2018,3、案卷编目,主要内容有：文件页号编写，案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表、案卷目录编制。与原标准相比，2008年版在结构上增加了“案卷目录编制”，内容上进行了一些变动。强调案卷内以件为单位编写页号，已有页号的可不再编；案卷封面删除了档案馆号；案卷脊背取消了色标；卷内目录将页号改为页数，增加了档号；备考表增加了档号，互见号下移，提出备考表可直接印制在卷盒内底面；增加了案卷目录编制内容。,8 January 2018,（1）、页号编写,* 案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。（强调了案卷内以件为单位编写页号）* 已有页号的文件可不再重新编写页号。*卷内目录和卷内备考表不编页号。（2）、案卷封面编制*案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式。规格：A4型（297mm210mm）,8 January 2018,8 January 2018,案卷题名，应简明、准确提示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。立卷单位，应填写负责组卷的部门或单位。起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚时间年、月、日。（年应填写四位数）保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。,8 January 2018,密级，应填写卷内科技文件的最高密级档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。（单位根据本单位产权变化自行设定；也有为方便对二级单位的管理而设定）分类号：应根据对本单位档案分类方案设定的类别号确定。项目代号 ：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号代号确定。目录号 ： 应填写目录编号。案卷号： 应填写科技档案按一定顺序排列后的流水后。,8 January 2018,（3）案卷目录编制,这部分“案卷目录编制”是科学技术档案案卷构成的一般要求2008版中新增内容。主要内容：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注。,8 January 2018,8 January 2018,4、案卷装订,*案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。*以件为单位装订的应在每件首页空白处加盖档号章。*案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T 10609.3.*破损的科技文件应修复。,8 January 2018,8 January 2018,关于整卷装订页号问题*零散文件装订为一卷，可编通号；*多件装订为一卷，可每件加盖档号章，也可编通号。*装订方式没有统一。*超出卷盒幅面的折叠，幅面不足的不一定要托裱。*尊重成册成套的装订方式,8 January 2018,第三部分 项目档案管理工作,8 January 2018,一、项目档案管理有关规范标准,四川省中华人民共和国档案法实施办法 （2006年11月修订，2007年1月1日施行）中共中共四川省委办公厅、四川省人民政府办公厅关于进一步加强档案工作的意见（川委办 201010号）国家档案局、国家发改委联合发布重大建设项目档案验收办法（档发20062号）四川省档案局、省发改委、省经委、省建设厅联合印发四川省重大建设项目档案管理办法（川档发200845号）企业档案工作规范DA/T42-2009,8 January 2018,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008 国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2008年11月发布。2009年5月1日实施）四川省重点项目管理暂行办法 (川府发20069号 )国家档案局、国家计委联合发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发19884号）中华人民共和国国家标准建设工程文件归档整理规范GB/T50328-2001归档文件整理规则（DA/T22-2000）,8 January 2018,中华人民共和国国家标准电子文件归档与管理规范 （GB/T18894-2002）中华人民共和国国家标准CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理GBT 17678.1-1999 中华人民共和国国家标准照片档案管理规范（GB/T11821-2002）中华人民共和国国家标准技术制图 复制图的折叠办法GB/T 10609.3-2009,8 January 2018,二、四川省重大建设项目档案管理办法,8 January 2018,管理办法（共二十七条、三个附表）,四川省中华人民共和国档案法实施办法 第十二条：机关、团体、企业事业单位的建设工程、科学技术研究、技术改造、重要设备更新等项目，应当按照国家有关规定建立项目档案。项目结束时，由其档案机构对项目档案进行验收。县级以上地方人民政府及其主管部门批准的重点建设工程和重大科学技术研究项目进行验收、鉴定时，由同级档案行政管理部门会同该项目主管部门对项目档案进行验收、鉴定。 未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收、鉴定。,8 January 2018,定义 第三条 重大建设项目档案（以下简称项目档案）是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。 载体形式的多样性： 纸质、声像、实物、电子档案类别的多样性： 文书、科技（基建、设备、科研等）、会计、人事,8 January 2018,项目档案工作的原则及职责：（原则）第四条第一款 项目档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。,8 January 2018,集中管理,本单位全部档案实体实行集中保管，统一整理、编目，统一提供利用。对本单位的全部档案信息（如目录、数据等）按统一的管理制度集中管理，但档案实体则分别保存在不同的库房。,8 January 2018,政府的职责：,第四条第二款 县级以上人民政府应当加强对项目档案管理工作的领导，建立健全项目档案管理工作机制，协调解决项目档案管理工作中的重大问题。,8 January 2018,投资主管部门和项目主管部门的职责：,第四条第三款 县级以上人民政府投资主管部门应将当年建设项目名单抄送同级档案局； 县级以上人民政府项目主管部门应当加强对项目档案管理工作的监督、检查和指导，按要求做好项目档案登记工作，参加项目档案验收。,8 January 2018,档案行政管理部门的职责：第四条第四款,省档案局对全省项目档案管理工作进行统筹协调，并对省政府投资主管部门批准的项目档案管理工作进行监督指导，组织项目档案验收； 各市（州）、县（市、区）档案局负责对当地项目档案管理工作进行监督指导，组织或参加项目档案验收。,8 January 2018,档案登记：,四川省重大建设项目档案管理办法第五条第一款建立项目档案登记制度。第五条第二款 项目开工后直至项目正式竣工验收前每年应进行项目档案登记，填报四川省重大建设项目档案管理登记表（附表1）。,8 January 2018,登记责任：,第五条第三款 省政府投资主管部门批准的项目，属于省级项目主管部门的，由省级项目主管部门组织填写，归口在市（州）人民政府的，由市（州）档案局组织填写，每