1-文件控制程序_企业管理_经管营销_专业资料.docx

唐山方舟实业有限公司修造船厂程序文件 FZCC/QESCX01-2013文件、法律、法规及其他要求控 制 程 序 编 制： 审 核： 批 准： 日 期： 唐山方舟实业有限公司修造船厂 1 目的 对管理体系文件、适用法律、法规及其他要求（以下简称文件）进行控制，确保对管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能得到相关文件的有效版本。通过建立并保持法律、法规与其他要求控制程序，确保组织获取的法律、法规和其他要求为最新信息。 2 适用范围 适用于对管理体系中所有的文件和资料的控制。其中技术性文件同时执行技术文件管理办法中的相关规定。 3 职责 3.1 综合办公室负责管理性文件的编制和审批管理。3.2 综合办公室负责管理性文件的登记、存档、发放和回收管理。3.3技术管理部负责技术性文件的编制和审批管理。3.4 各部门负责本部门文件的使用和保管。 4 工作程序 4.1 工作流程图文件分类编号编制文件文件审核文件批准发布文件发放到有关场所使用使用有效版本有无更改收回失效作废文件销 毁有无必要保留无无作好标识防误用存 档更改建议更改审批获得必须的背景资料更改审批编制更改清单是外来文件识别跟踪有是否原部门审批有不是4.2 本厂管理体系文件和资料包括：a、管理体系文件。包括管理手册、程序文件、作业指导书、产品图纸、技术资料、检验规范、各种记录等。b、船厂确定的策划和运行管理体系所需的外来文件。包括国家、行业、地方、法律、法规、条例、实施细则、企业产品标准、管理标准、及相关方要求文件等。4.3 管理体系文件编号指南4.3.1 管理手册编号 FZCC/QESGLSCFZCC- 方舟公司船厂QES- 质量/环境/职业健康安全管理体系缩写 GLSC管理手册文件版本号，位英文大写字母编写年份，四位阿拉伯数字4.3.2 程序文件编号FZCC/QESCXFZCC-方舟公司船厂QES-三体系英文缩写CX-程序文件-程序文件顺序号，两位阿拉伯数字-编写年份，四位阿拉伯数字4.3.3 作业指导书编号FZCC-ZYFZCC-方舟船厂ZY作业指导书作业指导书顺序号，两位阿拉伯数字编写年份，四位阿拉伯数字4.3.4记录（报表）编号FZCC-JL-FZCC-方舟船厂JL-记录记录识别号，两位阿拉伯数字4.4 文件的编制、审批和发布4.4.1 管理手册由综合办公室组织编制，管理者代表审核，厂长批准发布。4.4.2 程序文件由相应职能部门编制，综合办公室主任审核，管理者代表批准。4.4.3作业指导书由相应职能部门编制，部门负责人审核，主管副厂长批准。4.5 文件接收控制文件控制人员在收到文件时，应确认下列各项：a) 文件上有编制、审核和批准人员的签名；b) 文件号、修订次和页数正确； c) 文件的字迹清晰。4.6 文件的发放、使用与回收4.6.1 在工厂内部，文件的发放范围以适用部门和人员为原则确定，应严格控制文件的滥发，以便管理和防止泄密。4.6.2 文件分为“受控”和“非受控”两大类，工厂内部和（或）外部凡与管理体系运行紧密相关的部门（机构）使用的文件为“受控”文件，受控文件应在受控文件清单中明确。经管理者代表同意赠给相关部门参考的文件为“非受控”文件。4.6.3 文件控制人员按规定的发放范围及数量发放受控文件，发放前应加盖受控印章，注明发放编号，以保证对管理体系运行起重要作用的部门和场所都能得到相关文件的适用版本。4.6.4 文件控制部门应根据受控文件的修订状态和有效状态及时更新受控文件清单，并及时发放有效文件和回收失效和作废的文件。4.6.5 文件控制人员应在文件分发表中详细登记文件发放和回收情况，并应有文件接收人员的签名。4.6.6 因破损或换版而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的受控文件，要给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。4.7 文件的更改4.7.1文件需要更改时，应由原文件的编制人员提出并填写文件更改通知单，标明更改原因、更改内容、更改方式等。4.7.2文件更改方式一般有勘误、换页、换版等。除去以“勘误表”方式纠正错误以外，其他方式的文件更改均应重新审批。审批原则上由原审批部门或人员进行，如人员发生变化，应获得所依据的背景材料。4.7.3 获批准的更改文件的发放管理，视同新文件一样按本程序相应条款执行。4.8 文件的保存、作废与销毁4.8.1 文件的保存a) 管理体系文件必须分类存放在干燥、通风、安全的地方，综合办公室每季度对各部门文件保管情况进行检查。b) 归档的文件要完整、系统，由档案室统一管理。保存文件的档案室，要有防火、防盗、防虫、防鼠、防潮等安全措施，防止破损，霉变和丢失。4.8.2 文件的作废与销毁a) 作废或失效的受控本回收后，加盖作废印章，进行登记，定期销毁。 b) 文件销毁前，文件控制部门填写失效文件处理单，经原审批人批准后及时销毁。c) 已作废的文件需做资料保留的，应盖上作废印章和留用印章，方可留用。4.9 外来文件的控制a) 法律、法规及其他要求所包括的内容：b) 法律：全国人大及其常委会颁布的法律，如：宪法、刑法、劳动法、产品质量法、计量法、标准化法、环境保护法等。c) 行政法规及地方性法规：国务院以及地方人民代表大会等颁布的有关质量、环境保护、职业健康安全的监督条例和实施细则。d) 部门规章及地方规章：国务院各部、委、局以及地方人民政府颁布的规章制度。e) 标准：国家、地方及行业颁布的产品标准、产品检验方法标准等；劳动安全标准及环境质量标准、污染物排放标准等。f)国际公约：有关环境保护的相关公约、国际劳工公约。g) 其他要求：包括本厂有关管理体系方面的文件、国家及地方各级政府关于产品/服务质量、环境保护及职业健康安全方面的要求、规范性文件和通知、本厂内部有关的管理规章制度等。h) 进口国家的强制性法律法规及标准。4.9.2法律、法规及其他要求文件的获取渠道：a)定期向当地质量监督局、环保部门及安全生产管理部门查询；b)从各出版社购买；c)从报刊、杂志上获得；d)各种会议、学习时得到的文件中有关质量/环保和安全生产方面的文件；e)各级政府下发的文件；f)通过国际互联网查询。g)其他渠道。4.9.3法律、法规及其他要求的收集、识别：a)综合办公室不定期查询收集、购买；b)其他部门直接从外部获得的法律法规及其他要求，报送综合办公室；c)综合办公室根据本厂的活动、产品及服务，确定适用于本厂的有关质量、环境及职业健康安全法律、法规及其他要求，按类装订成册并收录到适用法律法规清单和适用标准清单上。4.9.4 直接引用的国家、行业、国际标准其归口职能部门负责跟踪、收集最新版本，并控制其有效性，作废的旧标准应及时加盖“作废”、“留用”标识。4.9.5 对承载媒体不是纸张的文件，应进行标识、编目，由综合办公室指定专人保存，更改或换版时及时修正。5 相关文件5.1 FZCCCX022013 记录控制程