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基建档案管理培训 榆次区档案局 提纲 1 基建档案的定义2 基建档案的收集3 基建档案的整理 一 定义 基建档案是指在整个建设项目从酝酿 决策到建成投产 使用 的全过程中形成的 应当归档保存的文件材料 包括基本建设项目的提出 调研 可行性研究 评估 决策 计划 勘测 设计 施工 调试 生产准备 竣工 试生产 使用 等工作活动中形成的文字材料 图纸 计算材料 声像材料等形式与载体的文件材料 区别文书档案与基建档案 文书档案是一个单位为履行职责进行的行政 人事 党务等管理活动中形成的历史记录 它反映机构职能活动的历史面貌 基建项目档案是项目申报 勘察设计 招投标 土地征用 施工 监理等活动中形成的历史记录 两者有区别也有一定交叉 必要时可形成重复件 基建项目单位文书档案与项目档案关系一览表 施工监理单位文书与基建项目档案关系一览表 二 基建档案的收集 一 基建档案的归档范围 及保管期限1 了解项目各阶段各单位产生哪些文件 项目准备阶段 建设单位 项目施工阶段 施工单位 监理单位 建设单位 项目竣工阶段 建设单位 施工单位 监理单位 设计单位 勘察院等 项目准备阶段 建设单位 立项文件 建设用地 征地 拆迁文件 勘察 测绘 设计文件 招投标文件 开工审批文件 财务文件 建设 施工 监理机构及负责人 项目施工阶段 施工单位 监理单位 施工单位文件 施工技术准备文件 施工现场准备文件 地基处理记录 工程图纸变更记录 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告 施工试验记录 质保材料 隐蔽工程检查记录 施工记录 质量评定 施工质量照片 录音录象及各类图表 项目竣工验收和试运行阶段 建设单位 施工单位 监理单位 竣工图综合竣工图 专业竣工图 交工竣工验收文件工程竣工总结 竣工验收记录 财务文件 各类声像电子材料 监理单位文件 监理管理文件 监理基础文件 2 保管期限特点 保管期限以永久性居多 二 归档时间1 工程设计文件 一般在一个工程项目全部设计完毕后归档 大型的 复制的 周期长的可分段归档 2 工程建设文件 一般工作竣工后归档 周期长的分段归档 案卷装订 案卷封面填写 卷内目录与备考表填写 卷内文件整理 合理分卷 科学分类 系统收集 三 基建档案的整理 案卷目录编制 1 系统收集 对照归档范围 接收收集各部门 各有关人员形成的材料 将接收进来的材料再检查一遍 确保符合原始 完整 准确等要求 区分不作为科技档案归档的文件 如文书文件 普发性文件 重份文件 事务性文件等 基建档案 2 科学分类 分类是整理 编目 进行系统化管理的需要 分类要根据项目建设的阶段 建设的具体情况设置类目 分类要清楚 不能相互交叉 包容 分类包括分大类和分小类 项目文件 管理性文件 技术文件 施工文件 综合文件 监理文件 设备文件 特载文件 质保材料 竣工图 管理性文件 进度控制 质量控制 资金控制 商务考察招标文件 开箱文件 设备试运行文件 照片类 录音录象类 光盘及其他 基建档案文件的分类 3 合理组卷 卷是最低层次的类下面最小的类 是档案构成的基本单元 组卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷 卷分为卷盒 卷夹 卷盒厚度以不超过2 4公分为宜 卷夹厚度以2公分左右为宜 便于保管和利用 卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹 也可以采用件保管的方法 组卷的方法介绍 管理性文件适用的方法 问题组卷法来源组卷法时间组卷法文件名称或性质组卷法 施工 监理基础文件适用的组卷方法 项目组卷法或单位 分项工程组卷法 阶段 专业 结构或工序组卷法 几种方法结合使用 4 卷内文件的整理 查漏补缺 按照a4或16k大小粘贴折叠 去金属物 卷内文件排列 按重要程度 文件间的联系 时间顺序 工程部位排列 一般的正本在前底稿在后 批复在前请示在后 结果在前过程在后 卷内文件编号 按件整理的 逐件盖档号章 整卷装订的 从001起编页号 卷夹一般2公分 200页 左右 卷盒可以在2 4公分 不超过 公分 几种卷内文件具体排列方法 1 图样文件 按隶属关系 按总体和局部关系 按图幅比例 按地区特征 按时间顺序 2 文字型文件 按重要程序 按地区 按时间 按逻辑关系 复文在前 来文在后 正文在前 附件在后 正本在前 定稿 原稿 在后 3 图文混合型的一般的文字在前 图样在后 如果文字只起补充说明的 则图样在前 文字在后 4 管理性文件按问题 时间或重要程度排列 5 项目技术文件材料按管理 依据 施工记录 检测实验 评定 证明顺序排列 6 设备文件材料按依据性 设备开箱验收 随机图样 设备安装调试和设备运行维修等材料排列 7 竣工图按专业 图号排列 5 卷内文件目录与备考表的填写 文件的顺序号 以1件自然件或一组文件为一顺序号 文件编号 完整的代字代号 责任者 文件的形成者 单位全称或规范化简称 文件材料题名 指文件名称 注意无名称 名称不准确及表式名称的填写 日期 文件形成时间 用20010226表示 页号 文件所在卷的页号 用三位数表示 备注 文件的原始性完整性等需说明的情况 卷内文件目录与备考表的填写 互见号卷内备考表 说明 1 卷内文件数量 2 分类 组卷及其他整理中需说明的情况 立卷人 年月日检查人 年月日 6 项目档案案卷封面和脊背填写 档号 档案的编号 案卷题名 应简明准确揭示卷内文件的内容 分为三个部分 项目名称 针对的内容 文件名称如 办公楼电气照明安装图 立卷单位 案卷的形成单位 起止日期 卷内文件的起止日期 保管期限 对照保管期限表 从案卷保管单位的角度确定是永久 定期 密级 文件自然形成的绝密 机密和秘密 7 案卷的装订和案卷目录编制 卷装订整理的 用电钻三孔一线线装订 左边和下边对齐 件整理的 用包角或缝纫机线装订 右上方空白处逐件盖上档号章 图纸按a4大小予以折叠 档号章3cm 1cm 8 移交 移交案卷目录 填写档案移交归档文书 交接双方 见证人在移交书上签字 核验 办理档案移交 科技档案分类目录kb 7 9 基建项目声像材料和电子文件的归档要求 1 基建项目声像材料基建项目建设过程中产生的照片 声像材料 如立项会议 领导视察 结顶庆祝 质量事故等等 应及时收集归档 注明主要要素 其收集整理规则参照特殊载体整理规范 2 基建项目电子文件收集归档要求 同步归档补助文件即元数据和背景信息 内容真实 完整和有效 同竣工验收后的纸质材料同步归档