员工申诉处理办法.doc

群耀实业（苏州）有限公司文件標題員工申訴處理辦法文件編號版本A制訂部門管理部制定日期2010/8/2 修訂日期頁數3/31 目的：為維護勞資和諧，協助員工解決因工作导致之不滿、不平及權益受損等情事，以創造一個公平、公正、公開與合理的職場環境，特制定本辦法。2 適用對象： 凡本公司所有所有員工皆適用之。3 名詞定義：3.1 申訴人：提出權益申訴之當事人。3.2 申訴信箱：具備鎖匙功能之投遞信箱，為員工申訴管道之一。4 參考文件：4.1 員工手冊。4.2 申訴處理委員會作業規定(另頒)。5 權責：5.1 申訴人：依申訴範圍(參閱第6.1項)，提出申訴請求。5.2 申訴處理委員會：負責處理員工第三階段(參閱第6.3.3項)之申訴與裁定。6 內容：6.1 申訴範圍6.1.1 現行之制度、規章、辦法與行政措施有未盡事宜或行政疏失，而侵害其權益時。6.1.2 各級幹部管理行為或工作指揮顯有不當，致使遭受冤屈時。6.1.3 人事規章執行與工作分配不當，致遭受不公平對待時。6.1.4 執行公務期間，個人權益遭受損害時。6.1.5 因其他管理疏失，造成個人權益受損時。6.2 申訴方式6.2.1 申訴事由之提出可分為口頭當面提出、電話連絡告知、書面呈送、書面投郵及投遞申訴信箱等五種方式。6.2.2 書面申訴無固定格式，惟應詳實書寫單位、工號、職稱、姓名，並且依據申訴範圍(參閱第6.1項)說明申訴事由與具體要求；同時注意字體應清晰工整。 6.2.3 第二階段(參閱第6.4.2項)以後之提出，應以書面為之。6.2.4 匿名、攻訐、誣陷及矇騙之申訴事由，概不受理。6.3 申訴信箱之運用6.3.1 員工申訴資料由總經理室負責彙整後，交申訴人所屬之各工作單位依申訴處理程序處理。惟若申訴對象涉及申訴人主管或利害關係人時，得由總經理視情況採不同階段(參閱第6.4項)予以彈性處理或指定某單位處理。6.3.2 若申訴資料涉及重大違法案件或個人品德操守問題等事端時，其處理全程應特別注意保密措施。6.3.3 申訴信箱由總經理室負責管理，每月至少開箱處理乙次。6.4 申訴處理程序申訴案件經資格審核(申訴人、申訴範圍認定、申訴事實)受理後，依下列程序處理：6.4.1 第一階段。員工有申訴事由者，得逕向工作單位之直屬主管(如組長、課長)提出申訴。其提出之方式以前述(第6.2.1項)五種擇一為之；惟匿名之申訴案概不予受理。6.4.2 第二階段。若前階段申訴之處理結果，申訴人不服者，得再向所屬部門之主管(如經理、協理)提出申訴。其提出之方式以書面為之，方得受理。6.4.3 第三階段。若前階段申訴之處理結果，申訴人不服者，得再向申訴處理委員會之召集人提出申訴。其提出之方式以書面為之，方得受理。6.4.4 第一、二階段申訴調查(處理)完成後，視申訴範圍之實質內涵(如為制度、規章不週延，單位管理問題或他人疏失)，由各權責單位做出處理結果後，告知當事人始得結案。6.4.5 第三階段之申訴調查(處理)，由申訴處理委員會召集人實施書面第一、二階段調查(處理)資料審查為主。於必要時得召開會議，約談申訴人及相關人員進行實質調查。6.5 申訴處理委員會6.5.1 申訴處理委員會為申訴案件之最終裁定單位，申訴人向委員會提出申訴后，應接受裁定結果。6.5.2 申訴處理委員會成員由董事長及職工福利委員會分別指定。由資方代表兩人，勞方代表兩人及法律專業人士一至二人共同組成。6.5.3 委員會之召開，由勞資代表依序擔任召集人。6.6 申訴處理時限6.6.1 第一階段之申訴處理，應於接受申訴情事起三日內處理完畢後。回覆申訴人，並檢具相關處理資料送交管理部存檔。6.6.2 第二階段之申訴處理，應於接受申訴情事起五日內處理完畢後。回覆申訴人，並檢具相關處理資料送交管理部存檔。6.6.3 第三階段之申訴處理，應於接受申訴情事起十日內處理完畢後。回覆申訴人，並檢具相關處理資料送交管理部存檔。6.6.4 申訴人倘若對第一或第二階段處理結果不服者，應於收到回覆結果後三日內，檢送相關資料，向更上一階段之處理人提出申訴。6.7 申訴處理結果之回覆6.7.1 第一階段之申訴處理，以口頭回覆申訴人處理結果，並且將申訴處理紀錄單，併同相關資料交由管理部存檔。6.7.2 第二階段之申訴處理，以書面之申訴處理紀錄單記載，同時以申訴處理結果回覆單告知申訴人後，將處理資料交由管理部存檔。6.7.3 第三階段之申訴處理，以書面之申訴處理紀錄冊記載，同時以申訴處理結果回覆單告知申訴人後，將處理資料交由管理部存檔。6.8 申訴處理者權限6.8.1 各級主管與申訴處理委員會均不得拒絕員工申訴之請求。6.8.2 凡申訴範圍涉及制度、規章與辦法等規範之解釋權者，由權責單位審視法度，同時考量理、情，做出適當處理結果。6.8.3 申訴處理人員(主管、委員)對申訴案之處理，應秉持公正、務實、誠信之精神及符合公司政策與制度、規章、辦法等規範，客觀的考量勞資雙方立場，以及其可能延生之指標效應，詳實蒐集、分析資料，儘速處理完畢。6.9 相關人員之義務6.9.1 申訴人於申訴處理程序中，有接受查詢與提供相關事實資料及誠實回覆處理者之義務，並且於申訴處理存續期間，申訴人不得對外公開。6.9.2 申訴案件未結束前，申訴處理者不得將申訴事由公開，及歧視、脅迫、調職或其他不利之處分。6.9.3 相關之員工於申訴處理調查期間，若因事實之需，得出面作證或提供必要之資訊，同時不得將申訴事由及其內容公開，違者按規定議處。6.9.4 員工作證或提出之資訊，有不實情事者，視情節議處。6.10 除外條款6.10.1 申訴人得於申訴程序進行中，以任何形式撤回其申訴案。6.10.2 申訴人雖撤回其申訴案，然公司仍得視實際情形繼續或終止處理。6.11 黑函、誣陷之禁止申訴人及申訴處理者，應保持就事論事的原則。凡申訴人因偽證、誣陷、欺矇、惡意攻