常用软件考点---图文并茂版

1 1 窗口冻结窗口冻结 首先选取作为冻结点的单元格 如 C2 单元格 然后点击菜单 窗口 冻结窗格 完成 冻结窗格后 冻结点单元格以上或左侧的所有单元格将被冻结 不管鼠标移到什么位 置 它们始终保持在屏幕上 不需要冻结单元格时 点击菜单中的 窗口 撤销窗口 冻结 2 窗口拆分窗口拆分 同样选取作为拆分点的单元格 点击菜单 窗口 拆分 完成窗口的拆分 拆分 和 冻结窗口 的作用非常相似 区别在于 拆分 窗口后 每一个被拆分的窗 格都可以通过滚动条的移动来显示工作表的内容 3 分类汇总分类汇总 使用分类汇总可以把数据归类 进行 总和 均值 等计算 并且把计算结果分级显示 出来 在进行分类汇总之前 首先要对数据进行排序 然后在对排好序后的数据中 点击任一单 元格 再点击 数据 分类汇总 弹出 分类汇总 对话框 在对话框中 有 分类字段 汇总方式 和 选定汇总总项 三个选项框 点击 分类字段 选项框右侧的下拉式箭头 可以看到数据清单中各字段名 从中可以选 择任一字段作为分类的依据 点击 汇总方式 选项框右侧的下拉式箭头 可以选择 求 和 均值 等常用函数 点击 选定汇总项 可以选择需要汇总的字段进行汇总 选定后 单击 确定 按钮 就可以得到分类汇总结果 分类汇总对话框中还有三个复选框 可以 选择默认的方式或者根据需要来显示分类汇总的结果 2 分 类汇总表可以用行号左侧的分级显示符号来自动分级显示 如图 5 在行号和列号交 叉处的左侧 有 1 2 3 3 各分级显示按钮 单击按钮 1 只显示 总计 单 击按钮 2 可以显示各类的合计数 单击按钮 3 则显示所有的记录 并且在每一 类记录下面显示合计数 在行号的左侧有 和 按钮 加号按钮是展开按钮 单 击它可以显示该类别的明细数据 而减号按钮是折叠按钮 单击它就隐藏乐该类别的明细 数据 注 进行分类汇总后 如果要恢复到以前的状态 可以再次打开 分类汇总 对话框 单 击 全部删除 按钮 则重新出现原来的数据清单 4 实例 5 3 已知某商场 1 月份全月彩电的销售量和销售额数据清单 试进行分类汇总 并对汇总结果进行简单分析 5 对国产和进口彩电进行分类汇总 6 单击数据清单种任一单元格 点击 数据 分类汇总 打开分类汇总对话框 7 在 分类字段 选项框中选择 产地 在 汇总方式 选项框中使用默认方式 求和 3 在 选定汇总项 下拉式列表框中选择 销售量 和 销售额 点击 确定 按钮 得到下面结果 8 从结果中可以看出 1 月共销售彩电 1174 台 销售额 4331157 元 其中国产彩电共销 售 774 台 销售额 222 08 万元 进口彩电共销售 400 台 销售额 211 04 万元 从销售 量来看 国产彩电份额大于进口彩电 但销售额来看相差不大 说明进口彩电的档次 高 价格贵 4 运算符 即算术运算符 比较运算符 文本运算符和引用运算符 运算符 即算术运算符 比较运算符 文本运算符和引用运算符 算术运算符 包括 比较运算符 包括 比较运算符可以用于比较两个数值 其运算 结果为逻辑值 True 或 False 如对公式 A1 100 进行运算 若结果为 TRUE 表明公式成立 若结果为 FALSE 表明结果不成立 文本运算符 只有一种 SUM B5 D8 A1 A16 H1 H5 表明引用三个单元格区域的内容并进行求和 SUM B3 B5 A4 C4 表示竖向单元格区域 B3 B5 和横向单元格区域 A4 C4 两个交 叉单元格区域的数值相加求和 B4 单元格同时从属于两个区域的引用 优优先先级级顺顺序序优优先先级级顺顺序序运运算算符符运运算算符符说说明明说说明明 1 高 引用单元格2空格 3 4 负号 5 百分号 6 乘方 7 和 乘和除 8 和 加和减 9得到 120 排列函数 PERMUT 总数 选定数值 如计算 键入公式 PERMUT 5 2 组合函数 COMBIN 总数 选定数值 如计算 输入公式 COMBIN 5 2 绝对值函数 ABS 数值 如对 5 求绝对值 输入公式 ABS 5 平方根函数 SQRT 数值 如求 输入公式 SQRT 9 开 N 次方根函数 可以反过来利用 power 函数 如求 输入公式 power 9 1 3 或者输入 9 1 3 连乘函数 PRODUCT a b c 如计算 输入公式 PRODUCT 4 3 2 数组函数 数组相乘 mmult array1 array2 数组求逆 minverse array 数组转置 transpose array 数组的行列式值 mdeterm array 8 截取字段函数 left text num chars 从一个文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符 right text num chars 从一个文本字符串的最后一个字符开始返回指定个数的字符 mid text start num num chars 从一个文本字符串指定的起始位置起返回指定长度的 字符 8 直方图的绘制 直方图的绘制 第七章第七章 PPT15 16 将数据存放到单元格区域 A1 J4 确定每一组数据的上限值 把这些上限值存放在单元格区域 B7 B11 单击 菜单 中的 工具 数据分析 如果没有的话要安装 弹出数据分析对话框 从 中选择直方图 弹出 直方图 对话框 用鼠标选取输入区域 A1 J4 接受区域 B7 B11 输出区域 H6 J12 复选 图表输出 如上图 所示 单击 确定 按钮 得到下图 9 记录单 记录单 添加 查找 修改和删除 就要使用记录单来进行操作 1 查找记录 单击数据清单中的任一单元格 再单击工具栏中的 数据 记录单 选项 打开 记录单 对话框 记录单中显示第一条记录的有关信息 通过点击右侧滚动条或者 上 一条 和 下一条 按钮 可以查找到其他记录的相关信息 2 添加记录 如果现在想添加一条记录 点击记录单右侧的 新建 按钮 则显示的记录消失 在记录 单中的空格里面可以输入需要添加的记录 如增加 国产 康佳 21 单价 650 元 输入 相关信息后 按回车键 则新纪录出现在原数据清单的下面 3 修改记录 要修改相关记录 先在记录单对话框中利用滚动条或者 上一条 下一条 按钮查找到该 记录 修改完毕后 点击 关闭 按钮 即可完成记录的修改 4 删除记录 同样要先找到删除的记录 单击 删除 按钮 会弹出 显示的记录将被删除 的对 话框 点击 确定 该记录就会被删除 10 数组公式 1 选择单元格区域 2 输入公式 3 按 ctrl shift enter 10 数据清单 数据清单 Excel 将工作表中的一系列连续单元格的数据集合组成一个数据清单 数据清单实际上也是 一个工作表 但是有它的特点 数据清单也是由 行 和 列 组成 行 就相当于数据 库中的 记录 列 相当于数据库中的 字段 建立数据清单必须符合以下要求 1 在一个工作表中只能建立一个数据清单 这是因为数据清单的排序 筛选等功能一次只 能在一个工作表的一个数据清单中使用 2 在工作表中如果还有其他数字 至少要用一个空行和空列与数据清单格开 以利于数据 清单各项功能的操作 3 在数据清单中不能放置空行和空列 关键数据不要放在数据清单的两侧 4 在数据清单的第一行设置变量名 字段名 用来查找和组织数据 5 在变量名和各行计量之间要用边框直线分开 变量所用的字体 对齐方式等应与各行计 9 量有所差别 6 同一列中各行数据的性质和格式类型应该相同 在单元格的开始处不要有多余的空格 11 数据的自动填充 数据的自动填充 1 填充柄 实现联系单元格或者单元格区域数据的自动填充 在一般情况下 Excel 工作表中的鼠标为空心十字形状 当把鼠标移到某一个单元格或者单 元格区域的右下角时 鼠标就变为实心的十字形状 这时按住鼠标左键 拖动这个实心的 十字到需要填充的单元格再松开鼠标左键 就完成了自动填充 对于数值型数据 日期型 数据 时间型数据 文本 数字 和 数字 文本 型数据都可以使用自动填充柄来实现 数据的自动填充 2 Ctrl Enter 复合键 在非连续的单元格或者单元格区域中输入相同的数据 首先选定单元格区域 如果要选择几个不连续的单元格区或者单元格区域 选取第一个单 元格以后 按住 Ctrl 健继续选取其他单元格或者单元格区域 键入相关的数据 再按住 Ctrl Enter 复合键 例 选取 A1 A4 单元格区域 按住 Ctrl 键 继续选择 C1 单元格 D3 F4 和 G5 H6 两个单 元格区域 输入 数据清单 按住 Ctrl 后在键入 Enter 键 A1 A4 单元格区域 C1 单元 格 D3 F4 和 G5 H6 单元格区域都显示 数据清单 3 填充序列对话框 可以实现更多形式的自动填充 在一个单元格中输入第一个数据 选定一个单元格区域 使输入的第一个数据位于选定单 元格区域的顶行 底行 最左边或者最右边 点击工具栏中的 编辑 填充 在弹出的子 菜单中可以选择向下填充 向上填充 向右填充或者向左填充 进一步的 可以点击 填 充 子菜单中的 序列 弹出 序列 对话框 可以设置填充列产生的位置和填充序列的 类型 例 在单元格 A1 输入数据 10 选定单元格区域 A1 A8 单击菜单工具栏中的 编辑 填充 在下拉式菜单中选择 序列 会弹出 序列 对话框 在序列对话框中选择需要产生序列的各种参数 在 序列产生在 选择 列 在 类 型 中选择 等比序列 在 步长值 后的方框中键入 5 由于已经选定了固定的单元格区域 不用选定 终止值 单击确定按钮 A1 A8 单元格区域会出现一个等比序列 10 12 选择性粘贴 选择性粘贴 1 行列转置在 Excel 中非常容易 首先选取需要行列互换的单元格区域 单击 复制 按钮 然后选择菜单中的 编辑 选择性粘贴 或者点击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中 选择 选择性粘贴 在 选择性粘贴 对话框右下角的复选框中选择 转置 单击 确 定 按钮 就能实现数据行列互换 2 在一般的粘贴中 将复制单元格的所有信息 公式 数值 格式和批注 然后再粘贴 到目标单元格 但是在实际应用中有时我们只需要利用原来单元格中的数值 此时也可以 使用选择性粘贴命令 在 选择性粘贴 对话框中的 粘贴 中选择 设置 那么仅仅把 原先单元格中的数值复制到所需单元格的位置 3 有时需要将某行和某列数据加 减 乘 除某一个数值 首先在某个单元格中输入这 一数值 单击 复制 按钮 再选定该数据 在 选择性粘贴 对话中的 运算 中选择 加 减 乘 除 这几种方式 11 13 数据透视表的创建 数据透视表的创建 创建数据透视表的一般步骤如下 1 在数据清单中 任选一单元格 然后单击 数据 数据透视表和数据透视图 弹出 数据透视表和数据透视图向导 3 步骤之 1 对话框 在对话框中选择数据源的类型和报 表类型 一般采用默认选项 数据源类型为 Microsoft Excel 数据清单 报表类型为数据透 视表 2 单击下一步按钮 弹出 数据透视表和数据透视图向导 3 步骤之 2 对话框 在选 定区域已经显示数据所在的单元格区域为 A 1 H 25 3 单击 下一步 弹出 数据透视表和数据透视图向导 3 步骤之 3 对话框 在该对 话框中选择数据透视表显示的位置 默认 4 点击 布局 按钮 弹出 数据透视表和数据透视图向导 布局 对话框 在对话框 右上角有提示 将右边的字段按钮拖到左边的图上即可构造数据透视表 将 销售地区 移至 页字段 将 产品大类 移至 列字段 将 品种 移至 行字段 将 全年 移至 数据字段 点击 确定 按钮 回到 数据透视表和数据透视图向导 3 步骤之 12 3 对话框 点击 完成 按钮 就可以建立数据透视表 在 数据透视表和数据透视图向导 3 步骤之 3 中没有按 完成 按钮之前 如果 要增添或修改项目 可以点击 选项 将弹出 数据透视表选项 对话框 可以 在该对话框中更改数据透视表的名称和其他格式选项和数据选项 创建数据透视表还有简便方法 在 数据透视表和数据透视图向导 3 步骤之 1 中 直接单击 完成 按钮 屏幕就弹出数据透视表草图 同时出现数据透视表工具栏 和数据清单中的各字段名 可以仿照上面的步骤建立数据透视表 14 累计频数 累计频数 仍然利用百货公司销售额的数据 我们对销售额原始数据进行分组 这 40 个数据被分 为 5 组 25 30 30 35 35 40 40 45 45 50 每组组距为 5 对上面的销售额数据编制频数表 要使用 Excel 中的 Frequency 函数 一般按照下面几个步骤进行 组段 频数 25 30 30 35 13 35 40 40 45 45 50 1 将数据存放到单元格区域 A1 J4 也就是所谓的输入区域 2 确定每一组数据的上限值 把这些上限值存放在单元格区域 B7 B11 即接受区域 3 把分组的结果 即各组的频数存放在单元格区域 C7 C11 即输出区域 4 选取输出单元格区域 C7 C11 在编辑栏中输入公式 Frequency a1 j4 b7 b11 按 Ctrl Shift Enter 组合键 就可以得到每一组对应的频数 5 我们可以进一步计算每一组的累计频数 6 在 D7 单元格输入 C7 7 在 D8 单元格输入 C7 C8 单击 确定 按钮 将鼠标移到该单元格填 充柄处 拖住公式一直到单元格 D11 就可以算出各组的累计频数 8 9 频率以及累计频率的计算 10 在 E7 单元格输入 C7 C 12 100 单击 确定 按钮 将鼠标移到 E7 单元格的填充柄处 向下拖放至单元格 E11 即可算出每组商品销售额的频率 11 在 F7 单元格输入 E7 在 F8 单元格输入 E7 E8 单击 确定 按钮 将鼠标移到该单元格填充柄处 向下拖放到单元格 F11 处 可以算出每组商品销售 额的累计频率 12 15 动态比较指标 动态比较指标 已知某地区 1993 2000 年人均住院费数据 我们来计算人均住院费的增减量 发展速度 增减速度等动态比较指标 14 年份 人均住院费 元 1993 1332 5 1994 3806 18 1995 9004 63 1996 9697 97 1997 9091 5 1998 8934 19 1999 9508 48 20008728 22 首先把国内生产总值数据存放在单元格区域 B3 B15