传真引发的管理问题.doc

传真引发的管理问题前不久，我碰到了一件尴尬事。好不容易帮客户联系到的重要业务，却因传真不能发到位而使业务受阻。常说事不过三，而客户却一错再错。首先，告知名片上的传真号印错；其次，重新告知的传真号码又是升位以前的；再次，告诉了新号码后又不能正常接收；最后，虽然几经周折收到了传真，但自己的形象却大打折扣。其实，说来说去还是名片上的那个号码，如此简单的问题弄得十分复杂。传真，虽不是什么高技术含量的工作，却需要高度的责任心和严格的职业操守。不论是何种方式，传真都必须得到有效管理方能获得最佳效果。我感觉，它不是一次简单的责任事故，反映的却是企业的管理问题。随着企业之间信息传递频繁，各种信息的双向交流日益普遍。看似简单的问题，如果管理不善，问题同样一大堆。使用传真机所碰到的问题很多，初步统计有如下13种：1、使用传真成本居高不下。2、每个部门都需要一个传真机，购置、维修、管理难度加大。3、发送时拨了多次号码，对方的传真机总是占线，等待时间过长。4、海外传真由于时差原因会总是不能收发及时。5、因语言障碍，导致传真收发困难。7、无法群发大量的传真，比如邀请函、调价、促销通知等无法即时传真到客商手中。8、主管无法准确统计各部门的传真业务量。9、业务员排队等候发传真的时候，客户已经有了另外的选择，机会错失。10、传真文件需要先打印后传真，如果打印机出了故障，会来带传真不能及时发出。11、收发传真经常需要跑到别的部门，或者常常麻烦同事把传真送过来。12、接收到的传真总是太模糊无法看清，需再次电话询问。13、接收的传真由于要人递送，经常因传递原因导致不能及时收到传真，甚至丢失，等等。解决问题的方法无外两种，一是提高从业人员的职业素质，二是建立相应的管理制度。素质提升在于平时的培训教育，制度建设可使这些经常性问题得到有效控制。而且，制度本身还有助于职业操守的习惯养成。因此，建立完善的传真管理制度成为当务之急。其主要内容如下：1、 明确目的：规范传真文件的接收、发送和传真设备的使用管理，确保传真文件和传真设备正常、高效运行。2、 确定职责：传真机主要服务于公司往来公务函件的传送和接收，并为公司相关人员提供必要的服务。操作人员应做到热情服务，主动服务，保质保量。3、 传真管理：（1）传真机由专人管理，其他人员不得随意拆卸和移动。（2）传真机管理人员要有高度的责任心，熟悉机器性能及操作技术，及时、准确地完成任务。（3）保持传真设备清洁卫生，加强传真设备的日常保养，按设备的使用说明定期维护，并对每次维修和保养做详细记录。（4）传真机一旦出现故障应及时与厂家或修理公司联系，争取在最短时间内修复，保持传真机运转正常。（5）不得使用传真机接打电话，保证传真线路畅通。（6）加强成本核算，注意了解设备配件和传真机耗材的市场价格, 对每次购进的耗材和设备进行详细记录。（7）每年对传真机服务的收支情况进行统计结算，并向主管领导汇报、交由财务部门备案。4、 传真接收：（1）对接收到的传真函件，按“紧急”、“重要”、“普通”、 和“垃圾”程度进行甄别分类。（2）对接收到的重要传真或私人函件，应及时登记并通知收件人，避免延误工作。必要时请领取者在登记薄上签字认可。（3）对接收到的 “内部明电”或标有“急”、“紧急”等字样的传真，应直接送交相关部门或接收者本人，并请领取者在登记薄上签字认可。（4）及时处理传真垃圾产生的废纸，保持传真工作台面整洁。（5）传真机管理人员对上一个规定工作时段以外或工休日接收到的传真件要及时做好分类、分发或销毁工作。（6）节假日收到的传真，一律由值班人员负责接收，紧急函件及时向值班领导汇报，并负责做好处理结果记录，和普通函件一起于节假日后第一个工作日早晨移交给传真管理员。5、 传真发送：（1）凡注有“不准翻印”及秘密标识的函件，一般不得传真发送，确需传真发送时，须经主管领导批准后做好登记备案，并在发送前通知接收人同步接收。（2）会议通知等具有时限要求类的传真，发送后要跟接收单位或接收人进行核实确认，并做好登记，避免遗漏。（3）发送重要传真函件，管理人员负责做好发送记录。（4）节假日的传真发送，一律由值班人员负责并做好发送记录，于节假日后第一个工作日早晨移交给传真管理员