构建现代化公文管理系统的相关思考.doc

构建现代化公文管理系统的相关思考摘要：在新时期，事业单位发展已经离不开公文管理系统的构建。尤其在信息化时代，电子公文的应用成为电子政务一部分，发挥重要作用。本文结合应用电子公文管理系统的意义，对公文流转以及公文管理系统的实现手段等进行具体分析与阐述，以奠定电子公文管理在电子政务建设中的重要地位。关键词：电子公文管理；电子政务；思考所谓公文，主要指军队、政府、单位等部门用于请示报告、下达命令的重要一部分。传统的公文归档工作，以纸质、手工操作为主，如果公文数目较多，可能造成查找与使用工作的效率降低。如果用户不能报出公文具体的标题、年份等，基于模糊的公文查询，基本无法实现。另外，由于纸质公文受到管理手段、维护手段等影响，需要大量的人力、物力支持。在信息化时代，计算机与局域网的广泛应用，提高了公文管理的水平，大多数撰写公文也通过电子版本完成，因此公文管理也应以电子版为主1。通过现代化公文管理系统与传统方法有机融合，既可提高工作效率，也可将工作人员从繁琐的日常管理中解脱出来，进一步提高公文管理、维护、查找工作的质量水平，具有一定现实意义。一、现代化公文管理系统的应用意义随着社会信息化的不断发展与完善，精准、快捷的传递方式正逐渐取替手工、纸质作业方式而存在。近年来随着各单位工作任务的加强，对“下情上达、上情下达”的及时性、准确性提出了更多要求。为了确保各种公文的顺利传输，同时提高信息保密性、准确性，降低管理成本、提高管理水平，现代化公文管理系统应运而生。通过构建电子公文管理系统，利用计算机与网络实现公文传输，极大降低工作人员的劳动强度，提高公文发放与传阅速度，降低纸质文件成本问题，确保各部门、各项工作的顺利开展，实现工作流程的制度化、规范化2。由于各种业务的流程处理、公文处理以及审批等工作均通过网络完成，再加上强大的自定义功能支持，网上协同办公已发挥作用，以此保证文件流程的快捷、安全。二、公文流转方式研究公文流转是公文管理的核心问题，加强对公文流转的研究，提高公文流转效率、保障质量，具有现实意义。所谓公文流转，主要包括公文的编制、处理与管理等内容，处于公文从运转到传递、办理、存储、归档等整个周期中，遵循特定流转原则，发挥公文效应，提高工作效率。公文流转的根本任务与目标在于，及时、有效地编制、加工、处理、管理公文，为各种公务活动提供信息保障3。公文流转的主要内容包括：公文编制；公文传递；公文管理；公文处理；公文归档；公文使用等。公文流转已成为现代办公系统中的重要子系统之一，也是各个企事业单位实行公文管理过程中，最关键、最重要的办公系统之一。通过公文流转状况，可直接体现单位的行政职能，因此也是办公自动化中的基本模块4。以传统的公文流转系统来看，普遍存在管理不力、工作效率低下、监督职能不到位等弊端。因此，一个良好的电子公文流转系统，可有效提高单位办公效率，实现规范化管理。在公文流转系统中，应用现代化自动办公体系，面向各个单位，处理行政事物，实现了真正的无纸化办公5。对于各部门的信息、通告等，通过该管理系统进行传送；行政管理部门也可以通过管理系统发布上级指示、发布公告、审批公文等，实现了各部门之间的广泛交流与沟通，便于有针对性地调整工作计划，提高工作科学性、效率性。三、现代化公文管理系统的实现对于现代化公文管理系统来说，与传统的管理手段有所不同。为高效率、规范化工作提供支持。（一）便捷的存储手段随着信息技术的快速发展，我国政务办公已经翻开新篇章，实现了自动化发展之路。随着电子政务办公的实现，各种公文通过光、磁等载体介入，打破传统存储空间的限制，极大提高信息的存储密度。所有公文中的电子信息都可以通过二进制数字式代码方法存储在网络空间中，再加上计算机超大容量的硬盘支持，解决了海量公文的存储压力问题6。另外，电子公文也可以通过离线、脱机等形式存储，无论是保存在磁带、软磁盘、硬盘还是光盘中，都缩小载体体积，便于携带与保管，同时增强信息存储密度，提高信息存储的安全性。随着cad文件电子光盘的出现，再次打破了存储空间的局限，为现代化公文管理系统的构建，提供更多空间与技术支持。今后，我国各种电子技术将更快更好地发展，给电子公文带来更多可存储空间，存储的安全性也将不断优化。（二）精准的检索途径在电子政务系统中，电子公文管理系统的应用，给公文检索手段提供更多支持与要求。电子公文的检索对象不再局限于传统的纸质公文目录，或者计算机中的机读目录，而是涉及到电子公文的具体目录与全文。显然，单一化的检索难以满足用户的多元化需求，亟需提出一种适应公文技术特点的检索手段7。联机检索以及超文本检索功能，可以帮助用户提高检索效率与精确度，即使用户检索语言模糊、没有检索策略，也可通过计算机系统，以人机对话的方式，结合逻辑思维习惯，对公文信息进行检索与浏览，以实现快捷检索目标。在构建电子政务过程中，涉及到各种信息资源的传输与转化问题，用户只有通过超文本检索或者联机检索模式，才能更好地保障信息应用效率，再加上电子公文信息整理职能的支持，极大方便了检索工作的实施。过去，我国计算机档案的检索工作，以单机形式为主，或者在档案部门内部，计算机之间实现连接，以此保证公文内容不泄露，提高公文信息的安全性。但是在实际使用中，这种方法的查询速度慢、精准性不高、不便于操作。通过联机检索与超文本检索方式，提高了检索手段的迅速性、便捷性，但是公文的任意篡改、泄漏、删除等问题不容忽视8。当前，一些部门采取元数据技术，在公文管理中嵌入元数据，通过系统完成著录工作，并要求在公文形成过程中，由形成者负责输入著录项目，提高信息准确性，为检索与应用提供方便。（三）高效率的集成手段在开展电子政务过程中，电子公文管理系统集合了多媒体的文字、图像、声音等数字化优势，经过相关软件处理后，形成全新信息光盘或信息网络，改变了以往纸质办公中白纸黑字的呆板表现形式。通过图文、声音、动画等，提高公文的智能性与实用性，将公文信息更加直观、生动地下达到各个部门。通过应用电子政务系统中的电子公文，可支持全文查阅，利用互联网实现远距离的传输，确保上下级部门、同级部门之间的沟通与互动，公众可以通过网络，查阅到单位公开的各种电子公文，通过网络查阅、局部输出以及全文输出等功能，更好地使用公文。通过强大的超链接支持，便于查阅各种信息。（四）支持一体化建设在当前电子政务发展的大环境下，很难明确划分公文和档案之间的区别、界限。基本实现全程管理原则，使得电子公文的收集、鉴定、归档与整理工作更加快速、简洁。在此背景下，公文管理更具价值。通过电子政务系统的应用，优化了电子公文全部流程，使得档案管理工作与电子公文处理工作融为一体，实现一体化管理模式，将传统意义的档案与公文两大管理阶段界限淡化。但是由于受到传统观念的影响，可能一些单位仍存在形式上的文档一体化，误将文档一体化软件当做文档一体化，造成重复建设，需极力避免。实际上，若想实现真正的文档一体化管理，必须统筹安排电子公文流程，将电子公文的收集、鉴定、整理及归档等各环节均纳入电子公文管理系统，统一执行、统一管理。四、结束语总之，公文管理系统将不断发展与完善。一方面，通过跨平台的技术发布、集成信息等，与公文管理系统相结合，实现真正意义上的公文管理，将办公系统与互联网相连接，确保各项公文审批迅速公布，避免任何内外干扰，在单位内部构建信息基础；另一方面，从公文的编制、审批、会签到签发、下发、归档、使用等若干环节，减少不必要的繁琐内容，优化流程，以先进的办公技术，支持公文管理系统的高效率、高质量，促进单位无纸办公。参考文献：1孔琳俊.基于web的无纸化公文管理系统研究j.中国教育技术装备,2007(6)2周春.基于j2ee的动态工作流管理系统的研究与应用d.沈阳理工大学:计算机软件与理论,20093李强.试论现阶段电子公文管理系统问题及对策研究j.中国外资，2009(11)4刘