奥臻前台接待工作规范细则

前台接待工作规范细则前台接待工作规范细则 工作具体要求如下 一 来访人员接待一 来访人员接待 为公司来客设立登记本 所有来公司人员均须登记 公司上级 领导或老板的熟朋友可免登记 登记本上注明来访人姓名 人数 来访事由 1 1 外来人员来访 外来人员来访 1 1 前台接待必须礼貌起身微笑问道 您好 欢迎您来到 奥臻地产公司 请问您找哪位 您有预约吗 1 2 如来访人员没有预约 电话确认被访人是否同意接待 1 3 如果来访者知道找谁 但没有预约 前台要打电话询问 告诉相关同事或领导 xx 公司 xx 领导来访 xx 事宜 不知道是不是 方便接待 在不方便接待的情况下 处于对来访者的礼貌和方便 应委婉的拒绝并及时送客 对不起 您所找的人员现在不在位上 需要转达您的讯息吗 等他回来后我会及时地通知他 并仔细做好 留言信息 1 4 如被访人同意接待 应做好来访人员的登记 在不离开 工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门 1 5 如果要找的人正在忙 可以请其稍等 用规范礼仪引领 来访者入座倒水 如果等了很长时间 访客要找的人还在忙 要关 照一下来访者并向其说明 不能将客人冷落在一边不管 1 6 来客提出个人要求时 应认真聆听 有必要时做好笔记 如遇无法处理的事物 则请客人稍等 请示上级主管出面解决 1 7 客人离开时 起身微笑致意 欢迎下次再来 送客人 到门口或电梯口 送客完毕后 返回办公室清扫会客场所卫生 2 2 重要客人来访 重要客人来访 2 1 前台接待必须礼貌起身微笑问道 x 总 您好 或 早上好 下午好 2 2 如公司领导不在公司的情况下 应及时回应客人 对不 起 xx 总 我公司领导外出办事尚未回来 或 暂时不在公司 您需要转达您的讯息吗 在确定需要转达 电话联系公司领导 x 总你好 xx 公司 xx 领导来访 xx 事宜 根据领导指示做好相关 安排接待事宜 2 3 如公司领导不便的情况下 用规范礼仪引领客人入座等 候 首次会面 先询问客人是需要喝茶或咖啡 根据客人要求对应 服务 多次会面的 应牢记每位客人的口味 便于日后更好的服务 随后电话请示 x 总你好 xx 领导来访 您现在方便接见吗 2 4 如公司领导安排接见 用规范礼仪引领客人带入目的地 随后将茶水一同送进 关好房门轻缓走出 2 5 客人离开时 起身微笑致意 欢迎下次再来 送客人 到门口或电梯口 送客完毕后 返回办公室清扫会客场所卫生 二 电话接听处理二 电话接听处理 电话机旁时刻备好纸 笔 主动提供留言服务 随时准备记录 客人提出的要求和帮助解决的事项 尤其对客人的姓名 电话 时 间 地点 事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人 1 1 外线来电接听 外线来电接听 1 1 电话振铃三声之内必须及时接听 接听电话时口齿清晰 声音甜美温和 您好 奥臻地产公司 请问您是哪里 您找那位 并及时记录对方信息及来电时间 忌以 喂 开头 1 2 如果因故迟接 要向来电者说 对不起 让您久等了 接起电话时要保持良好坐姿 声音不急不慢 并终保持轻松 愉悦 的声调 不得在电话中和来电者耍脾气 使性子甚至说粗口 接电 话中 要勤说 您好 请问 对不起 请稍等 之类的谦词 1 3 如所找其人确认不在办公室内 应及时回应 您好 xx 现在不在位上 请问可否联系其他工作人员 1 4 如对方不同意联系其他工作人员 应回应 请问您有 急事吗 可否留下您的联系方式 我会及时帮您通知 并慎重告 知对方其所找人员的手机号码 公司工作人员的联系方式不得随意 透露 如对方同意留下联系方式 应好记录并及时通知相关工作人 员 1 5 如对方同意联系其他工作人员 转接相应电话 2 2 内线来电接听 内线来电接听 2 1 电话振铃三声之内必须及时接听 2 2 接听电话时口齿清晰 声音甜美温和 您好 前台 请问有什么事情需要帮忙吗 2 3 根据领导或同事来电需求 及时做出相对服务或帮助 3 其他电话接听注意事项 3 1 如果来电者拨错了号码 你必须说 对不起 您是不是 打错了呢 这里是 xxx 公司 在无其他事由后挂断电话 3 2 当你正在通电话 又碰上客人来访时 原则上应先招待 来访客人 此时应尽快和通话对方致歉 得到许可后挂断电话 不 过 电话内容很重要而不能马上挂断时 应告知来访的客人稍等 然后继续通话 3 3 如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时 你必 须说 对不起先生 您能稍等一会 让我接听另外一个电话吗 三 三 日常办公职责日常办公职责 1 外联衔接工作外联衔接工作 1 1 日常卫生 1 2 物业公司对接 1 2 1 根据公司每月 季度用电 用水量的统计 负责公司 水电购买事宜 1 2 2 定期查看电表 水表剩余度数 吨数 及时购买充 值 避免造成工作期间停电 停水现象 1 3 报纸 周刊 邮件的收发 1 3 1 收件 每天早上在门厅前台询问是否有公司相关邮 件 信函 报纸 杂志 领取之后 根绝物品种类送达所需部门 及个人签收 并做好相关的签收登记 整理 建档工作 1 3 2 发件 根据工作需求 需快递的文件申请 做好登 记 并及时与快递签约单位联系 负责快递的派发 1 4 机票订购 1 4 1 公司领导及部门员工需出差工作 应帮提前预订好 机票 火车票 客房等 差旅人员行程及联络登记工作 1 4 2 将订购好的机票 火车票及所需物品及时交予出差 人员 签字确认 避免造成工作上不必要的损失和延期 1 5 纯净水订购 1 5 1 根据公司每日用水量情况 及时对公司所有纯净水 进行查看 替换及订购 1 5 2 避免造成工作期间缺水现象 应提前 2 小时或一天 预订 同时也确保库存至少有一桶备用纯净水 2 内部衔接工作内部衔接工作 2 1 办公协助职责 2 1 1 做好内务工作的同时 配合公司各部门完成所需文 件的打印 复印 传真 装订 文字工作 根据传真或打印文件类 别 送往相应部门 做好收发及使用登记工作 2 1 2 有上级公司及公司文件时 应对各部门进行传阅 传阅人员签字 传阅完毕后进行存档 2 1 3 管理好前台器械设备 如发现设备使用不正常时 应及时向相关人员汇报 并及时处理 2 1 4 维护好前台卫生 文件资料要分类整理 保持接待 区域内的卫生 外来人员携带物品 应存放在隐蔽地方 2 2 会议管理职责 2 2 1 公司有组织部门或集体会议时 及时通知有关参会 人员会议到场时间 在会议提前半小时前 准备笔记本 连接网 线 录音笔 确定有电 内存 激光笔等会议所需器材 开 好电热扇 空调 备好茶水 按参会人数准备 2 2 2 会议中途如果有外来访客 需要见部门负责人或领 导的情况下 可事先向部门负责人发短信询问处理 根据指示进 行接待安排 做好会议期间 茶水服务 做到尽量不要打搅或被 打搅 2 2 3 会议结束后 及时收取笔记本 录音笔 激光笔等 贵重物品 随后将会议录音导出电脑 整理存档 2 3 普通办公用品的管理 2 3 1 每月 25 日之前 根据各部门工作需求 统计所需办 公用品种类及数量 经部门负责人核实 填报上级公司相对应负责 人 2 3 2 领取回来的办公用品 进行清点和整理 填写入库 单 再分类整齐的存放于库存 2 3 3 员工领取办公用品 需进行登记签字后 方可进行 领用 2 4 执行员工考勤 2 4 1 每月 1 号之前 将公司员工考勤记录汇总 填报上 级公司相对负责人 2 4 2 每日监督公司员工签到及按时上下班情况 工作期 间有员工外出 需在前台登记外出事由 2 4 3 补打卡 因迟到或其他原因 没有按照规定时间打 卡的员工 到岗之后应及时填写补打卡登记事由 2 4 4 请假人员 需填写请假申请单 由部门负责人及领 导签字同意后 进行存档保管 因紧急情况请假 与直属部门电话 请示请假的人员 上班之后需补办请假申请以及领导签字 2 4 5 加班人员 因个人原因需要加班工作的 与前台沟 通做好下班交接工作 如公司组织加班的情况 做好相应人员加班 统计登记 2 4 6 每月未全勤到岗的人员 应做好相应缺勤事由的登 记和依据 以便日后考核和调休备用 2 5 物品及安全保管 2 5 1 对公司房屋租赁合同复印件 业务办理存根单 各 种仪器设备说明书 关盘 保修卡 录音笔 激光笔 水电卡 水 票 相关钥匙的保管 2 5 2 所保管物品 如公司部门人员借用 根据所借物品 进行登记填写给予借用 用完归还登记 2 5 3 所有重要物品应妥善保管 避免造成丢失 损坏 如有发生 应立即汇报上级负责人 做出相应措施 2 5 4 每天进行上下班大门的开关 前台区域灯具的开关 下班对办公场所水电 门窗的检查 在确定安全后方可离开 四 其他事物注意事项四 其他事物注意事项 1 应主动跟进出公司的领导和同事问好 2 主动沟通和协调各部门之间的关系 对职权范围外的工作及 时汇报 3 离