XX公司合同管理办法.doc

XX公司合同管理办法第一章总则第一条为加强合同管理，维护XX公司及所属公司的合法权益，防范和化解交易风险，确保经济活动交易安全，根据中华人民共和国合同法等相关规定，制定本办法。第二条本办法所称合同，是指XX公司及所属公司与各企业（单位）和自然人在生产经营活动中签订的具有民事权利义务关系的协议。劳动合同和集体合同、廉政协议、安全协议，不适用本办法。第三条合同管理应遵循下列原则：1、依法订立合同，保证合同的合法性；2、切实履行合同，提高合同的履约率；3、及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益；4、保存合同档案，科学管理合同。 第四条XX公司法定代表人为合同管理工作第一责任人；子公司法定代表人对本企业合同管理工作负责；分公司负责人按照授权范围对合同管理工作负责。第二章合同管理的机构、职能第五条 XX公司及所属公司实行逐级负责的二级合同管理模式，即XX公司合同管理委员会，所属公司合同管理委员会。XX公司合同管理委员会下设合同管理办公室，办公室设在XXXX部。第六条XX公司合同管理委员会由XX公司经营班子成员及相关各部负责人、合同管理员组成。主要职责是：、根据国家法规和上级规定制定和完善合同管理相关的工作制度、实施细则、考核奖惩办法等，并监督执行。、研究、批准权限范围内的合同签约、履行、变更、终止等事项；审核需要上报审批的各类合同签约、履行、变更、终止等事项。、研究、决定和上报所属单位发生纠纷的合同的调解、仲裁、诉讼的方案。第七条所属公司合同管理委员会由公司经营班子成员及相关各部负责人、合同管理员组成。主要职责是：、根据国家法规和上级规定制定和完善合同管理相关的工作制度、实施细则、考核奖惩办法等，并监督执行。、研究、批准权限范围内的合同签约、履行、变更、终止等事项；审核需要上报审批的各类合同签约、履行、变更、终止等事项。、研究、决定和上报所属单位发生纠纷的合同的调解、仲裁、诉讼的方案。第八条XX公司合同管理办公室（XXXX部）负责XX公司及所属公司合同的日常管理工作。主要职责是：、认真宣传贯彻国家有关合同管理的政策、法规和上级有关合同管理的有关规定，提出改进和完善所属公司合同管理工作的建议，经批准后负责监督实施。、负责审查所属公司对外签订的各类合同，每天对各公司上传至合同管理网页系统的合同进行审查；负责对需要提报上级审批的合同进行初审、上报和催办。、负责合同管理的日常工作，根据法定代表人的指示负责办理授权委托书。、参与XX公司重大合同的考察、论证、起草、谈判、签约等相关工作，协调XX法律顾问室提供法律咨询。、按规定保管、使用合同专用章，建立合同台帐、档案，掌握所属公司合同签约、履行、变更、解除、终止的有关动态。、调解XX公司所属公司间的合同纠纷，协调处理所属公司与局外企业（单位）和个人间的经济纠纷，组织有关企业开展仲裁、诉讼活动，维护所属公司的合法权益。、开展合同管理的检查、指导工作；组织所属单位合同管理有关人员开展合同管理经验交流和业务培训，提出奖惩方案。、调查违反合同管理规定的情况和问题，提出处理意见和建议。第九条XX公司合同管理实行委派制。XX公司本部设专职合同管理员，所属公司原则上设置专职合同管理员，每年合同签订份数少于50份的公司可设置兼职合同管理员。合同管理员必须通过培训持证上岗，直接由XX公司统一管理调度。合同管理员主要职责是：1、参与制定本企业合同管理的办法、细则；协助法定代表人办理授权委托手续；管理合同专用章；2、对合同进行日常管理。包括管理台帐，建立合同档案，办理授权委托书、联签单，填报合同报表等事项；3、草拟、审查对外签订的合同，参与合同的谈判、起草、签订，协助办理合同变更、解除等事项；4、参与合同履行跟踪，及时上报合同跟踪履约月报表；检查合同的履行情况，及时提出法律建议或意见；5、发生合同纠纷及时上报；依法参与合同的仲裁、调解、诉讼；向合同管理委员会报告合同纠纷和诉讼、仲裁事项；第十条所属公司合同工作实行首问负责制。各项合同的履行过程中，主要经办人应对合同的履行过程和结果全过程负责。合同经办人必须经培训考试取得合格证，方才具备岗位任职条件。合同经办人员的主要职责是：、依法提出签订、变更和解除合同的建议；、报请合同管理部门或合同专管员（法律顾问）审查其起草、经办的合同；、及时向主管领导、XX公司合同专管员通报合同履行中发生的问题，并提出建议；、妥善保管合同资料，及时交合同专管员归档；、工作岗位变动时，必须对经办的未完全履行合同与继任者办理交接。第三章 合同经济事项的确立第十一条 经济事项的确立，要做到公开透明，杜绝暗箱操作。由经办人提出建议，报主管领导。由主管领导召集相关业务部门进行论证，论证完毕，形成论证报告，按决策程序规定，分别报主管领导或总经理办公会议决定。凡属“三重一大”的经济事项，由党政联席会议决定。需要报上级审批的，经上级批准后，确立该经济事项。第十二条 根据确立的经济事项，参与谈判的人员原则上不少于二人。如谈判结果与已确立的经济事项不一致，重新按决策程序上报审批决定。但对长期已形成固定模式和经常发生的经济事项，可以简化决策报批程序。第十三条 凡涉及资产出租的，必须采用招标方式。如遇特殊情况，无法采取招标方式的，由企业按决策程序规定做出决定，执行XX公司资产租赁管理办法；涉及资产处置的，执行上级文件规定。第十四条 订立合同，应当采用书面形式，以法人名义订立；即时清结的除外。第十五条 书面合同可参照各类合同的示范文本。主要条款应包括：当事人的名称或者姓名和住所、标的、质量、数量、价款或者酬金、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。凡参照合同示范文本的，必须结合实际，做到条款明确具体与事实相符，解释唯一，排除歧义。第四章 合同审查联签、审批第十六条所属公司所有合同必须全部上网审查联签，自动生成合同编号、报审序号。合同文本由合同管理员上传局域网合同信息管理系统，预留必要的审查时间（至少3天），由联签人签署审查意见、姓名及日期。使用XXXX合同网页系统进行网上联签前，要提前输入合同对方管理单位的相关信息，包括名称、营业执照、税务登记证、联系方式等企业信息。第十七条所属公司网上报送需要审查（审批）合同之前，必须先完成公司内部纸质合同审查联签单的审查联签。所属公司内部联签时须附有对方加盖单位印章的营业执照、税务登记证、资信证明等复印件（自然人必须提供身份证明）一并审查。第十八条 推广使用合同模板。XX公司修订完善房屋租赁、物业协议、供暖合同、售房合同等模板合同，上报XX法律顾问室进行审核，并出具书面的法律意见书。合同模板经修订完善后，在XX公司统一使用，所属公司签订同类合同必须统一使用对应的合同模板。第十九条 纸质合同审批采取报批、报备方式。在XX公司所属公司审批权限范围内的合同采取报备管理方式，由所属公司审批签订、存档备查，XX公司可以抽调合同原件进行审查；超过所属公司审批权限的合同采取报批管理方式，由所属公司上报XX公司合同管理委员会审批。第二十条各类合同签订权限如下：一、XX公司所属公司签订合同权限为：1、租赁期限1年以内且金额不超过30万元的房屋租赁合同；2、合同期限1年以内的供热服务合同；3、合同期限1年以内且金额不超过50万元的物业服务合同；4、标的额不超过30万元的买卖合同；5、标的额不超过100万元的建筑施工合同；6、标的额不超过30万元的代理合同；7、标的额不超过20万元的其他合同；8、标的额不超过30万元的劳务合同；9、标的额不超过50万元的售房合同。二、XX公司合同管理委员会审批权限：1、在所属公司签订合同权限范围之内的合同，由XX公司合同管理员进行网上审查联签；2、年限在1年以上、3年以内，且金额不超过100万元的合同，由XX公司业务分管副总经理、主管合同副总经理分别审批；3、超过所属公司签订权限范围的合同，年限在1年以上、3年以内，且金额不超过300万元的合同，由XX公司董事长、总经理审批；4、超过所属公司签订权限范围的合同，年限在3年以上，或金额超过300万元的合同，由XX公司党政联席会议审批；三、XX公司所属公司拟签订合同超过本企业权限，且在XX公司审批范围内的，由各公司填写合同审批表，附班子会议纪要、拟投资明细表、审批申请说明（应包括合同超过本企业权限的原因、价格要素、协商过程等必要内容）报XX公司合同管理委员会，经审批同意后方可正式签订合同。四、下列合同应报XX公司审查，并按照XX合同管理办法的规定，报送XX合同管理部门进行审查批准：1、涉外合同（含港澳台）；2、对外投资合同；3、固定资产转让、股权转让合同；4、各类担保合同（诉讼担保除外）；第二十一条 审查联签的内容：签约主体是否适格、条款是否完备、条款是否合法、条款解释是否有歧义、对方资信能力情况等。第二十二条 审查联签人的责任：1、经办人填写合同审查联签单，将合同文本及相关资料报经办部门负责人审查。经办人及经办部门负责人对合同的真实性、预期利润、对方的基本情况及资信能力负责；2、合同管理员对合同条款合法性、完备性及解释初审负责；3、财务部门对票据的合法性、合理性负责；4、相关部门对合同的专门性问题负责；5、主管领导或法定代表人对合同负总责；6、XX法律顾问对合同合法性及条款解释负责。第二十三条 所有合同（包括超过所属公司签订权限范围，并经XX公司合同管理委员会审批的合同）必须经过XX法律顾问最后联签审查通过后才能签订。XX法律顾问联签审查未通过的，企业应当重新办理审查联签手续。第五章合同签订第二十四条订立、履行合同，应当遵守国家法律、行政法规，尊重社会公德，坚持平等自愿、公平公正、诚实守信的原则，不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益。第二十五条订立合同有书面形式、口头形式和其他形式。本办法规定：订立合同除能即时清结者外，应当采用书面形式。书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。第二十六条 签订合同前应详细了解对方的主体资格、经营范围、资信情况（经营资质、信用记录等）、履约能力。对方资信不明的，应要求对方提供有效担保，并签订担保合同或担保条款，明确担保责任和担保方式，否则不能与之签约。第二十七条书面形式合同格式可采用工商行政管理机关公布的格式，或集团公司以文件形式明确的标准合同文本。合同的主要条款应包括：标的，品质和数量，价款和酬金，履约期限，支付方式，违约责任，合同争议的解决办法以及其他需要共同约定的事项等。所订立合同必须做到：意思表示真实、完整，内容、条款齐全，内容及形式合法。第二十八条订立合同，应当由法定代表人或授权委托代理人进行。非法定代表人或授权委托代理人不得以自己的名义对外签订合同。分公司如需委托代理人订立合同，必须由XX公司出具“合同签订授权委托书”。“合同签订授权委托书”应明确委托代理的事项、权限和期限，并由董事长签字、XX公司盖章。第二十九条合同到期需要续签的，应当提前2个月进行审查联签。合同文本条款没有变动的，应结合当前市场实际对合同金额重新定价。第三十条所属公司不得签订违反诚实信用原则的虚假合同。企业对外签订的各类合同必须留存2份原始文本备案。第三十一条所属公司不准对路内外企业提供担保。第三十二条 合同文本联签修订后，形成正式文本，文本必须有统一合同编号，由法定代表人或委托代理人签订。第三十三条 合同必须加盖合同专用章，不得用公章代替合同专用章（涉及银行借款、担保合同除外）。盖章时必须附合同审查联签单、授权委托书，无合同审查联签单、授权委托书及合同文本无统一合同编号的，合同管理员不得加盖合同专用章。第三十四条未按本办法的规定，履行审查程序的合同，没有编号的合同，财务部门不得付款或入账。第三十五条 订立合同当事人应当遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。第三十六条对订立和履行合同过程中的电报、电传、信函、图表等电文数据资料，要注意妥善保管；如有不同意见，要在履行规定程序后立即书面回复对方，不得拖延，以避免纠纷和造成经济损失。第三十七条合同签订履行完毕后，经办人应在3日内将与该合同相关的审查、批准、履行等全部原始资料交给本公司合同管理员归档。第三十八条所属公司超过本公司合同签订权限，且在集团公司审批范围内的，经审查同意签订合同后，应在7日内将合同审查联签单、合同审批表等审查、批准、履行资料报送集团公司XXXX部归档。第六章合同的履行跟踪管理第三十九条 XX公司及所属公司应设立相关合同履行跟踪管理机构，由合同管理委员会、合同管理办公室明确各部门及相关人员的职责，以加强合同履行跟踪管理。第四十条 各公司要严格控制未签订合同而履行义务，严禁无合同支付资金。第四十一条 各公司合同管理员应加强合同履行过程的监督管理，既要监督促使对方严格按合同行使权利、履行义务，也要保证自己严格按合同约定行使权利和履行义务，确保合同预期目标顺利实现。第四十二条 在合同履行过程中，合同履行责任人对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。向对方当事人交付重要资料、发票时应由对方当事人出具收条。第四十三条 合同履行时要明确合同履行责任人，跟踪掌握合同履行过程，及时细致地收集、整理、保管合同履行记录及证据材料，并确保记录、证据在法律上的有效性。第四十四条 合同履行过程中发现可能导致合同无法履行的情况或出现履行与合同约定不符时，合同履行责任人应及时反馈合同管理部门，合同管理部门应会同公司法律顾问分析处理，排除风险、减少损失。第四十五条 合同履行中若发现并有确凿证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司领导处理。有确凿证据证明对方有下列情形之一的，可以中止履行合同：1、对方经营状况严重恶化。2、对方转移财产、抽逃资金，以逃避债务。3、对方丧失商业信誉。第四十六条 对合同履行过程中的违约情况或违反合同的情况，合同管理部门应及时查明原因，按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）报告。当公司接到对方的索赔（含违约）报告后，合同管理部门应认真研究并及时处理、解释或提出反索赔。第七章合同的变更和解除第四十七条 所属公司经办人、合同管理员、财务人员应当于每月三日前对合同履行情况进行汇总，查明合同履行状况，报主管领导审查后，将有关情况及时报XX公司XXXX部。第四十八条 XX公司经办人、合同管理员、财务人员应当于每月五日前对合同履行情况进行汇总，查明合同履行状况，报法定代表人审查后，将有关情况及时报XX经管法规部（法律顾问室）。第四十九条 合同变更或解除，必须经所属公司合同管理委员会批准，并按联签、审查、批准程序办理。 第五十条 采用书面形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。合同生效后，当事人不得因姓名、名称的变更或者法定代表人、负责人、承办人的变动而不履行合同义务。第五十一条 合同双方当事人协商一致，可以变更合同。法律规定变更合同应当办理批准、登记等手续的，依照其规定。当事人协商一致，可以解除合同。第五十二条 需要变更或解除合同时，应当书面通知对方并说明理由。接到对方要求变更或解除合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否正当。如符合变更或解除条件并同意变更的，应当订立变更或解除协议。第五十三条合同解除后，尚未履行的，终止履行；已经履行的，根据履行情况和合同性质，当事人可以要求恢复原状、采取其他补救措施，并有权要求赔偿损失。第五十四条因变更或解除造成经济损失的，其赔偿方法及数额，应在变更或解除协议中予以明确。第八章合同纠纷的处理第五十五条所属公司发生合同纠纷，应当在纠纷发生后3日内书面报告集团公司。需经诉讼或仲裁解决的，应当在提起诉讼和申请仲裁前5日内或收到应诉通知后2日内，书面报告集团公司。集团公司及所属公司发生合同纠纷，需要诉讼或仲裁程序的，由集团公司XXXX部上报XX法律顾问室统一安排。 第五十六条当事人对合同条款的理解有争议的，应当按照合同所使用的词句、合同的有关条款、合同的目的、交易习惯以及诚实信用原则，确定该条款的真实意思。第五十七条当事人可以通过和解或者调解解决合同争议。和解、调解不成的，可以根据协议向仲裁机构申请仲裁。当事人没有订立仲裁协议或者仲裁协议无效的，可以向属地人民法院起诉。第五十八条当事人应当履行发生法律效力的裁决、仲裁裁决、调解书；拒不履行的，对方可以请求人民法院执行。第五十九条本办法规定：属于铁路内部的合同纠纷，应尽可能协商解决，或由上级合同管理部门进行调解；调解达成一致意见的，应当签订书面协议书；无法协商、调解的，按法律程序办理。第九章合同管理的监督检查第六十条集团公司定期对各公司合同管理工作进行检查，保证合同依法订立和顺利履行，防范合同纠纷。第六十一条合同管理工作检查的主要内容有：、完善合同管理制度、合同管理工作机构与合同管理人员队伍建设情况；、合同管理人员发挥作用情况、合同管理台帐的建立情况；、合同订立和履行情况，重点关注对外投资、借款、担保以及动用大额资金从事经营活动等重要合同的签订与履行情况；、合同纠纷处理情况；、合同管理人员的教育培训情况；、在订立、履行和管理合同工作中，对合同管理考核奖罚情况；、合同管理工作中存在的主要问题及原因。第六十二条被检查单位应当如实提供有关资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。第六十三条XX公司在合同管理检查结束后的7日内向受检查单位送达合同检查意见表，提出合同管理存在的问题及对合同管理工作的改进意见等。第六十四条被检查单位应当自收到合同检查意见表之日起迅速分析整改存在的问题。并在7日内将落实情况书面反馈集团公司XXXX部。第十章 合同档案管理第六十五条 合同履行完毕，在合同订立、履行过程中形成的全部材料及合同文本，由经办人整理完毕，交合同管理员归档。如归档合同文本为复印件，必须注明原因，同时附相关函件。第六十六条 合同档案按资料形成的时间顺序排列，用钢笔或碳素笔在右下角按顺序编排页码，填写合同目录并注明总页数，以防借阅时抽页或丢页。第六十七条 每年度的各类合同，应在次年3月31日前完