组织会议的程序和方法

2.组织会议的程序和方法大型会议或会期较长的会议，事务性工作更多。为保障会议如期召开并顺利进行，应根据会议类型和首长指示，在会前做好以下八项工作： 1、拟制和下发会议通知会议通知的标题通常应写明会议名称，例如：“关于召开司令部工作会议的通知”，有时也可只写“会议通知”字样。正文写明会议的时间、地点和名称，会议的指导思想和目的，会议的主要内容和日程，参加会议的人员，报到时间和地点，对与会人员的要求等。要求事项中一般写明携带什么材料或物品，是否提前报告与会人员名单，会前应做好哪些准备，有问题如何联系，等等。2、拟制会议须知大、中型会议通常要拟制“会议须知”。会议须知主要包括会议人员名单、会务人员名单、会议日程安排、会议编组、会议文件目录、会议有关规定、作息时间、文体活动安排等。会议人员名单，通常按照建制单位序列，写清与会人员姓名、职务、军衔以及住房号、餐桌号、乘车号。会务人员名单按设立的组织名称（如会务组、材料组、组织计划组、指挥协调组等）列出各组负责人及成员的姓名、职务、军衔、单位和联系电话等。会议日程安排通常以表格形式写明时间、内容、方式、地点、主持人，未尽事宜在备注栏内注明。会议编组方法有三种：一是按建制单位编组；二是按区域编组；三是按专业编组。届时可选择一种方法编组，并指定每个小组的组长（一般由职务最高的领导同志担任），有时还指定一名同志担任联络员，协助组长工作。小组编好后，按照组别、人员、人数、组长、会议室位置等项目制表登记。如果发放会议文件，还应制表列出会议文件目录。会议有关规定，根据实际需要确定，一般有着装、请销假、乘车、伙食标准、作息时间等内容。会议须知应打印装订成册，在会议报到时发给与会人员。3、制发会议证件召开大型的比较重要的或有纪念意义的会议，一般要制发会议证件。证件的种类通常有出席证、列席证、工作证。会议证件的正面上端写会议名称，中间用大号字写“出席证”或“工作证”。有的还在下端写明会场座号。特别隆重的会议的出席证，有时还加贴彩色照片。会议证反面可印注意事项。是否制发会议证件，视具体条件和需要而定。 4、布置会场会场布置包括会标、坐席、摆设、主席台、视听设备及其他有关事项的安排。布置会场总的原则是庄重、朴素、实用、切题、和谐。会标要简洁、确切地表现会议主题；会场摆设要庄重、整洁，符合会议氛围需要；主席台的安排要适应会议的规模，整齐、庄严、朴素大方；视听设备要仔细检查，保持良好状态。会场布置是一项很细致的工作，一定要认真周密地搞好，并在会前检查一次，确保不出纰漏。5、筹办文艺体育活动需要有文艺体育活动相配合的会议，一般应做好事先筹备。通常放映电影，举行篮球、乒乓球等友谊比赛，有时还请部队业余演出队表演节目。6、安排食宿一般根据会议时间、规模、食宿标准、现有条件等做好经费预算，根据预算进行食宿准备。食宿通常在部队招待所及指定会议场所进行，参谋人员要向招待所提供住宿人数和伙食标准，对餐厅和房间服务人员提出要求，并适时对房间卫生和生活用具进行检查。如需要在地方宾馆安排食宿，还要按照规定控制伙食和房间标准，并做好其他服务事项的明确。不论在哪里食宿，会务人员都要依据人员编组和就餐桌号，划分房间和餐桌，并在每个房间的房门上贴住房名签，在每张餐桌上放置就餐名签。对列席人员、工作人员和记者，要划分住室、床位和就餐桌位，固定到人，张贴名签，以免混乱。7、组织接站与会人员乘车、船或飞机报到时要组织好接站。事先要固定接站车辆、司机，根据与会人员报到时间、车次或航班，合理调配车辆、司机，提前到达，持接站牌到出口处迎接。到达会议住所后，引导其进入各自房间休息。已过就餐时间而尚未进餐时，应尽快安排就餐。8、组织会议报到在会议通知指定的报到地点和报到时间内，要有专人负责会议报到工作。其主要工作：一是签到。与会人员到达报到处后，负责报到工作的参谋应及时签到。二是核发会议证件。会议出席证、列席证等如需在报到时核发，应事先把证件准备好，随签到、随核发，或者按建制单位的与会人数一次如数发给单位负责人（联络员）。三是分发会议材料。对于应在会前发到与会人员手里的文件材料，应按人数分装文件袋，在报到处分发给与会人员，也可让单位负责人或联络员代为领取。文件材料内容比较重要或者会后需要收回的，应让领