天津区域采购工作实施细则.doc

远洋地产天津区域事业部采购工作实施细则第一章 总 则1. 目的为规范各项目的采购活动，明确采购工作小组的工作责任和工作行为，统一采购工作程序，推进天津区域事业部采购管理制度的顺畅执行，特制定本采购工作实施细则。2. 适用范围2.1 本细则适用于各项目公司所有四类费用的采购项目的具体实施。2.2 按天津区域事业部采购管理制度第 2.3 条的约定，必须采用招标采购的方式进行的采购项目，按本细则第四章执行。2.3 在天津区域事业部采购管理制度第 2.3 条约定的限额以下的采购项目，原则上也应以招标采购的形式进行采购，但对于标的额较小的，可以采用询价采购的方式进行的采购 ，具体按本细则第五章执行。2.4 以直接采购的方式进行的采购项目，按本细则第六章执行。第二章 采购工作计划编制及实施3. 采购计划的编制3.1 根据项目营销计划、工程总体进度计划，由项目公司各个部门应在项目正式开工前提出项目整体采购需求，并根据采购需求内容的不同由采购工作小组牵头部门编制采购计划，并由项目成本部汇总形成项目整体采购计划 。3.2 各年度初（最迟每年2月末前），各项目应根据项目年度经营计划，调整年度采购计划，经采购工作小组充分沟通后形成年度采购计划，经采购工作小组组长签发后，用于指导本年的各项采购工作安排。3.3 年度采购计划应有明确的时间节点，包括完成此项采购所需具备的各项前提条件的具体内容和最迟完成节点。4. 采购计划的实施4.1 采购工作小组依据项目年度采购计划，组织各项采购工作的实施。项目成本部应在项目实施过程中各个季度、月度依据工程实际进展情况及各项采购条件的完备性，持续跟踪、调整。并于每季度末月 31 日前形成采购实施季报报采购工作小组组长审批，同时抄报事业部经济合同部。4.2 采购实施季报应包括本月采购计划的执行情况、存在的问题、建议解决的方案。第三章 采购工作小组成员及其分工5. 采购工作小组成员及其分工5.1 采购工作小组固定成员为项目总经理、主管专业的副总经理、事业部经济合同部经理，项目总经理为采购工作小组组长。采购工作小组的临时性成员视采购内容的不同吸纳相关部门及相关专业人员加入。具体如下：5.1.1 设计采购由事业部设计中心（或项目设计部）作为牵头人，项目成本部参与完成；5.1.2 各类工程施工类、设备及材料采购、监理、地质勘察、检测类采购由项目工程管理部作为牵头人，项目成本部参与完成；5.1.3 造价咨询类由项目成本部牵头，事业部经济合同部参与完成；5.2 根据采购事项不同，由主管副总确定相应的主责人，成本部确定商务配合人，另由其它参与部门明确各项采购的专业人员，共同组成采购工作小组，完成采购工作小组职责。5.3 项目的总体采购计划由各类采购的牵头部门在编制项目经营计划时分别编制，并由项目成本部整理汇总后，由采购工作小组组长签发，各类采购工作小组人员须在项目总体招标计划中明确，并由组长签发。第四章 招标采购操作程序6. 招标采购的方式6.1 除非政府等相关部门有特殊要求采用公开招标的方式，为保证投标的质量，各项目的招标采购均采用邀请招标的方式。7. 拟投标单位的考察及入围单位的选择7.1 依据供应商考察操作指引，由主责人负责组织对拟投标单位进行资格审核，初步筛选、实地考察，并汇总采购工作小组成员意见并形成考察报告，明确拟投标单位入围的建议。7.2 采购工作小组在供应商考察过程中，不得以不合理的条件限制、排斥潜在投标单位；不得对潜在投标单位实行歧视待遇。资格审核应主要审查投标单位是否符合下列条件：7.2.1 具有独立签订合同的资格和权利；7.2.2 具有履行合同的能力，包括专业、技术资格和能力，资金、设备和其他物质设施状况，管理能力，经验、信誉和相应的从业人员情况；7.2.3 法律、行政法规规定的其他资格条件。7.2.4 为保证入围单位的充分竞争，入围单位原则上不得少于三家。入围单位少于三家的，须经采购工作小组讨论确定；按天津区域事业部采购管理制度规定须由采购委员会决策的采购项目，须报采购委员会确认。8. 编制招标文件8.1 招标文件由主责人牵头组织各相关部门，依据远洋地产本部颁发的招标文件示范文本，根据招标项目的特点和需要编制，并按天津区域事业部采购管理制度规定采购决策授权体系报采购工作小组或采购委员会审批。8.2 招标文件中应规定实质性要求和条件，并用醒目的方式标明。招标文件一般应包括下列内容：8.2.1 投标邀请书；8.2.2 投标须知，具体包括但不限于：工程概况，招标范围，资格审查条件，资金来源，标段划分，工期要求，质量标准，现场踏勘和答疑安排，投标文件编制、提交、修改、撤回的要求，投标报价要求，投标有效期，开标方式（公开或非公开）和时间 ，评标方法和标准等；8.2.3 投标文件格式、内容编制要求、装订要求（应要求各投标单位分别装订技术标和经济标）；8.2.4 合同条款；8.2.5 技术标准及要求，8.2.6 设计图纸及相关地质资料；8.2.7 如采用工程量清单招标，必须提供工程量清单； 8.2.8 投标辅助材料8.2.9 对于设计类招标，其招标文件件还应包括如下内容A、已批准的项目建议书或可行性研究报告；B、工程经济技术要求（限额设计）；C、城市规划管理部门确定的规划控制条件和用地红线图；D、工程地质、水文地质、工程测量等勘察成果报告；E、供水、电、气、热、环保、市政道路等方面的基础资料；F、未中标方案的补偿办法等8.2.10 招标文件规定的各项技术标准应不低于国家标准。招标文件中规定的各项技术标准均不得要求或标明某一特定的专利、商标、名称、设计 、原产地或生产供应者，不得含有倾向或者排斥潜在投标单位的其他内容。如果必须引用某一生产供应者的技术标准才能准确或清楚地说明拟招标项目的技术标准时，则应当在参照后面加上 “ 或相当于 ” 的字样；特殊情况下应由采购工作小组讨论决定。8.2.11 招标文件应当确定投标单位编制投标文件所需要的合理时间。9. 组织招标9.1 采购工作小组应要求投标单位提交投标保证金。投标保证金根据采购内容决定，标准见附件：招标采购相关费用标准。9.2 采购工作小组根据招标项目的具体情况，可以组织投标单位踏勘项目现场，向其介绍工程场地和相关环境的有关情况。9.3 投标单位在阅读招标文件和现场踏勘中提出的疑问须以书面形式提交，采购工作小组可以用书面形式或答疑会的方式解答，但需同时将统一的答疑文件以书面方式通知所有投标单位。该解答的内容为招标文件的组成部分。10. 标底的编制10.1 采购工作小组可根据项目特点决定是否编制标底。10.2 如需编制标底的，标底编制过程和标底必须保密。标底的编制，应依据招标文件规定的工程量计算规则、计价方法、招标范围和报价要求编制，应结合市场供求状况，综合考虑投资、工期和质量等方面的因素合理确定。10.3 标底由采购工作小组自行编制或委托中介机构编制。一个工程只能编制一个标底。11. 投标程序11.1 采购工作小组负责接收投标文件，各次招标采购项目应明确具体接收人员。投标单位须在招标文件要求的提交投标文件的截止时间前，将投标文件密封送达投标地点。开标前任何单位和个人不得开启投标文件。11.2 招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，应当拒收。11.3 提交投标文件的投标单位少于三个时，原则上应当重新招标。但可视具体情况由采购工作小组会议决定具体应对措施。11.4 投标单位在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改、替代或者撤回已提交的投标文件，并书面通知采购工作小组，补充、修改的内容为投标文件的组成部分。11.5 在提交投标文件截止时间后，投标单位不得补充、修改、替代或者撤回其投标文件。11.6 两个以上法人或者其他组织可以组成一个联合体，以一个投标单位的身份共同投标。11.6.1 联合体各方签订共同投标协议后，不得再以自己名义单独投标，也不得组成新的联合体或参加其他联合体在同一项目中投标。11.6.2 联合体参加资格预审并获得通过的，其组成的任何变化都必须在提交投标文件截止之日前征得采购工作小组的同意。如果变化后的联合体削弱了竞争，含有事先未经过资格预审或者资格预审不合格的法人或者其他组织，或者使联合体的资质降到资格预审文件中规定的最低标准以下，采购工作小组有权拒绝其投标。11.6.3 联合体各方必须指定牵头人，授权其代表所有联合体成员负责投标和合同实施阶段的主办、协调工作，并应当向采购工作小组提交由所有联合体成员法定代表人签署的授权书。11.6.4 联合体投标的，应当以联合体各方或者联合体中牵头人的名义提交投标保证金。以联合体中牵头人名义提交的投标保证金，对联合体各成员具有约束力。11.6.5 投标单位之间不得串通投标。下列行为均属于投标单位串通投标报价：A、投标单位之间相互约定抬高或压低投标报价；B、投标单位之间相互约定，在招标项目中分别以高、中、低价位报价；C、投标单位之间先进行内部竞价，内定中标人，然后再参加投标 ；D、投标单位之间其他串通投标报价的行为。11.6.6 投标单位与招标组织者之间不得串通投标。下列行为均属于招标组织者与投标单位串通投标：A、招标组织者在开标前开启投标文件，并将投标情况告知其他投标单位，或者协助投标单位撤换投标文件，更改报价；B、招标组织者向投标单位泄露标底；C、招标组织者与投标单位商定，投标时压低或抬高标价，中标后再给投标单位或招标单位或个人额外补偿；D、招标组织者预先内定中标单位；E、其他串通投标行为。11.6.7 发现串通投标行为时，其他投标单位有权向公司监督部门举报。公司监督部门接到举报后，有责任进行调查。如情况属实，参与串通投标的投标单位标书作废，并没收其投标保证金。情节严重者，追究当事人的法律责任。12. 开标、评标12.1 开标应当按招标文件确定的时间和地点进行。由采购工作小组组织按照天津区域事业部采购管理制度规定的程序进行开标。原则上，开标时间应与投标截止时间一致。12.2 评标小组成员应由相关技术和经济专业人员组成；对于技术组的评标人员采购工作小组不予提供商务标文件。评标小组由主责人推荐，组长最终确定。12.3 采购工作小组编制招标计划时，须对应各项招标采购任务，依据各项技术和经济专业负责人，明确评标小组成员、各项评标工作完成时间。12.4 评标小组负责对投标文件进行清理。清标后，评标小组对所有标书进行分析，并将清标情况写入评标报告。清标内容主要包括：12.4.1 投标文件的构成是否满足标书的要求；12.4.2 投标文件是否响应招标文件的实质性要求和条件；12.4.3 投标文件中是否有明显的文字或计算错误；12.4.4 对于投标文件中的明显文字和计算错误，除招标文件另有约定，应按下述原则进行修正 ：a) 用数字表示的数额与用文字表示的数额不一致时，以文字数额为准；b) 单价与工程量的乘积与总价之间不一致时，以单价为准。若单价有明显的小数点错位，应以总价为准，并修改单价；c) 按前款规定调整后的报价经投标单位确认后产生约束力。d) 投标报价是否明显偏离市场价。12.5 评标可以采用综合评估法、经评审的最低投标价法或者法律法规允许的其他方法，但须与招标文件中明确的评标方法相一致。12.5.1 采用综合评估法的，由评标小组根据招标文件的要求对投标文件技术部分和经济部分进行综合评审和比较。12.5.2 采用经评审的最低投标价法的，应当在投标文件能够满足招标文件实质性要求的投标单位中，评审出价格最低的投标单位。但投标价格明显偏离市场价的除外。12.6 对于投标文件中含义不明确、对同类问题表述不一致的内容，评标小组可以要求投标单位作必要的澄清、说明或补正。12.7 投标文件中没有列入的价格和优惠条件在评标时不予考虑。12.8 招标文件设有标底的，标底在评标中应当作为参考，但不得作为评标的唯一依据。12.9 评标小组完成评标后，提出书面评标报告，并推荐中标候选单位。中标候选单位应当限定在一至三个，并标明排列顺序。13. 定标13.1 评标结束后，主责人汇总技术、经济评标资料，编写综合评标报告，并按天津区域事业部采购管理制度中所明确的采购决策权限，进行如下工作：13.1.1 在采购工作小组决策范围之内的，以签报的形式决定中标单位或认价价格及认价单位；13.1.2 在采购委员会决策范围内的，以采购工作签报的形式进行签报报批或申请召开采购委员会会议。13.2 原则上采购工作小组在决策中标单位（或认价价格及单位时）应当确定排名第一的中标候选单位为中标单位（或认价价格及单位时）。排名在前的中标候选单位放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文件规定应当提交履约保证金 / 履约保函而在规定的期限内未能提交的，采购工作小组可以按顺序确定其他中标候选单位为中标单位 。13.3 采购工作小组认为综合评标报告中标候选单位的排序明显不合理，可不按推荐次序推荐中标单位，但不得在中标候选单位范围之外选定中标单位。14. 合同洽谈及签订14.1 在非认价招标采购中，确定中标单位后，由采购工作小组与中标单位进行合同谈判及签署等相关工作，合同签订按照公司合同管理相关规定执行。具体如下：14.1.1 合同洽谈过程中，技术组负责落实相关技术合同条款，经济组负责落实经济相关合同条款；由主责人整体校核、汇总、完善整体合同条款后，报公司法务审批，并按照法务意见修改 、完善合同条款；14.1.2 由采购工作小组中的主责人组织落实合同对方的确认工作后，按公司合同审批流程办理审批手续。合同签订后，主责人负责下发至相关合同单位。14.1.3 招标文件要求中标单位提交履约保证金或者其他形式履约担保的，由主责人落实中标单位提交；拒绝提交的，视为放弃中标项目。14.2 在认价招标采购中，确定认价价格及认价单位后，由主责人编制认价确认单，完成 EIP审批后，下发至合同单位。15. 保证金退还15.1 招标结束后，由主责人负责应当按招标文件中的约定退还投标保证金。投标单位无正当理由不提交、不按时提交投标文件的，提交投标文件截止时间后撤回投标文件的，确定中标后无正当理由不签订合同的，投标保证金不予退还。第五章 询价采购操作程序16. 考察、选择询价入围单位16.1 采购工作小组依据施工进度和合同内容，组织安排相关厂家考察计划（如有必要）。具体考察的组织部门同招标采购考察。16.2 考察完成后，由主责人汇同考察人员负责审查单位的资质、材料设备的品质，并根据相关技术标准和参数要求，从技术上进行比选，淘汰不合格厂家，选定入围单位；由主责人负责依据供应商考察管理制度的要求编制考察报告，提交采购工作小组审批。16.3 原则上询价入围单位不得少于三家，特殊情况须经采购工作小组签报决定。17. 询价、洽谈17.1 询价采购须以书面形式进行，询价文件应包括采购项目的简况、相应技术标准及参数要求、报价原则等。17.2 必要时可以与厂家进行商务洽谈。18. 确定合作单位18.1 完成上述工作后，通过采购工