公文管理制度.doc

公文管理制度1.0 目的规范公文分类、拟制、报审、传递、审批、用印、归档、查询、回复、收发处理等工作。2.0 适用范围适用于市场与工程事业部总部及各子公司（以下简称各单位）的公文管理工作。3.0 职责3.1 市场与工程事业部总部行政管理部门负责制订、完善市场与工程事业部公文管理总体规范；负责市场与工程事业部各单位公文管理工作的监督、评价；负责市场与工程事业部总部公文管理工作；负责各子公司报审到总部的纸质公文的收发处理工作；负责集团及下属其他公司分发传递到市场与工程事业部公文的收发处理工作。3.2 各子公司应指定归口管理部门负责制订、完善本公司公文管理具体细则；负责本公司公文的具体管理及督察工作。4.0 制度要点4.1 公文基础规范4.1.1 公文分类a) 上行文。需相关部门领导批复后执行的公文，包括：请示、报告、计划、方案、合同等。b) 下行文。按不同权限规定已经领导签批的告知性公文，包括：通知、通告、通报等。c) 平行文。针对某项具体工作，告之相关单位，请求协助、支持或参照执行的公文，包括工作联系单、档案查阅/借阅/复制申请单等。4.1.2 公文格式a) 所有公文必须采用市场与工程事业部统一制定、分发的审批笺及相关公文模板、表单等，公文写作的基本要素不得遗漏。b) 除特殊情况外，公文均用A4纸型，排版清楚，格式规范。公文左上角统一使用市场与工程事业部及各子公司文字或图形标识，字体为五号宋体。c) 标题。- 公文标题内必须包含单位名称、事由、文种三个要素。- 公文正文主标题为二号黑体加粗，小标题用四号黑体加粗，内文用四号宋体。d) 正文：主体部分排版要求页边距为：上2.2、下2、左2.5、右2.2、页眉1.2、页脚1.7。正文行距为固定值26-28磅，标题前及与正文之间均应空一行，正文所有段落均应在公文条款编号后空一格对齐；正文所有行均应统一缩进距离。特殊方案可自行排版，要求美观、适用。e) 附件：通常指随正文发出的补充说明材料：后发起公文以前发起公文为附件、重报公文以退回公文为附件、其他相关支撑性/证明性/补充性资料。- 如果该公文有附件的，应在正文之下，单位落款的左上侧，专行空两格注明“附件：*”字样；如果附件较多，还须编上序号1、2、3末尾用分号，最后一个附件用句号结束；公文无附件的，无须注明。- 要写明附件的全称。- 附件字体与正文相同。f) 落款。使用报文单位规范化全称，即“公司（事业部）名称中心名称部门名称”。- 落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相当于书信中具名的位置。- 如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上，并在其上面第一行顶格加注“(此页无正文)”字样。- 落款字体与正文相同。- 凡报纸质公文文本落款处应由主要负责人签字确认，公文经办人须同时在文本落款处签字。g) 日期。- 上行文、平行文日期指经办日期。- 下行文一般写发文日期。- 会议通过的公文应写会议通过的日期。- 重要的公文应写签发的日期。- 日期的字体与正文相同，放在落款下面正下方位置。h) 发文字号，简称文号，包括公司代字、发文年份和发文顺序号三项内容，下行文都须编制文号：- 市场与工程事业部及下属各子公司文号作以下统一规定：发号 发文顺序号 发文年份公司（事业部）代字- 文号统一使用小三号黑体字，其中*位置为三位序列编码，数值较低的，前面加0补齐三位，如“川聚司发2011001号”。- 红头公文的文号放在公文标题上一行的居中位置，非红头公文的文号放在公文标题下一行的居中位置。- 市场与工程事业部各单位文号由各公文管理部门统一管理。市场与工程事业部代字为“市场与工程”，市场事业部代字为“市场”，工程事业部代字为“工程”，四川吉峰聚力实业发展有限公司代字为“川聚司”，四川昊昇投资有限公司代字为“川昊司”，四川康源水利工程技术有限公司代字为“川康司”等。i) 盖章：是发文单位对公文负责的标志，是公文合法生效的标志，一般情况下下发纸质公文都应加盖印章：- 盖章应在公文上报审批通过并打印校对完之后进行，由管理印章的工作人员经手并登记。- 印章应盖在落款和年月日中间，即“骑年盖月”位置。j) 公文文尾。指落款以下的页面部份，位于末页下端，包括：主题词、发文方向及编制、审核、印刷份数等内容。原则上下行文应在公文拟制时编制公文文尾，与公文其它各要素一同提交评审。- 公文文尾字体应与正文相同，另行顶格。- 主题词：在正文落款之后空二行位置开始枚举公文主题词。主题词选取与公文主要内容相关的名词3-5个，根据公司惯例，允许将此处的主题词理解为“公文关键词”，但不得使用非名词、姓名、部门名称等作为主题词。主题词整行加下划线。- 报、送、发：遵照“报上级、送平级、发下级”的原则填写报审发对象，可根据需要在下面加上“存”，即存档的部门。最后一行加下划线，另起行标明拟搞人、审核人、印制部门及份数。- 拟稿为公文经办人，审核一般为经办部门负责人。- 印刷份数指的是纸质公文印刷的总份数，位于底线的偏右侧位置。4.1.3 公文编码、标识a) 代码- 市场与工程事业部代码简写“SC”。- 部门、子公司、项目代码均采用中文拼音第一个字母大写构成（如：行政中心为XZ,聚力公司为JL），每个单位代码最多为4个字母，但需确保各单位代码在本公司的唯一性。b) 公文分类与编码标准- 各类制度的页眉格式：市场与工程SC/WK A/0公文序号部门代码制度代码单位简称版本及修改标识- 各类计划/方案的页眉格式：SC/QS A/0版本及修改标识部门代码公文序号单位简称计划/方案代码- 外来公文的页眉格式：SC/WB序号外来公司代码或公文号外来公文代码单位简称- 记录表格的页脚格式公文序号部门代码记录代码单位简称表格序号版本及修改标识 编号：SC/QR A/0- 其它公文的页眉格式（以四川吉峰聚力实业发展有限公司为例）：四川吉峰聚力实业发展有限公司- 其它公文的页脚格式不做特殊规定。c) 公文条款的编号- 公文条款用阿拉伯数字和英文字母来表达，以五层次为限，分别是：1.0 1.1 1.1.1 a） -条 款 项 分项 点- 在行文结构较简单时编号可以省略。d) 公文的标识- 公文版本的识别：A/0版本识别字母“A”为首版，“B”为第二版，以此类推。- 更改状态的识别：A/0更改状态识别数字“0”为此页公文首版，以此类推。- 记录的版本号与其支持的公文版本号一致。4.1.4 红头公文格式要求a) 红头名称使用公司全称，字体为红色宋体艺术字，高2.48cm，宽16.67cm。在发文编号与正文间用一红色线条进行分隔，粗细为2磅，长度16.67cm。b) 纸质红头公文第一页必须单面打印，后续页可用双面打印。4.1.5 公文秘密等级和紧急程度a) 公文秘密等级用来确定公文发送方式，普遍适用于公文管理的全过程。- 公文秘级分为秘密、机密、绝密三个级次。- 上报秘级纸质公文必须在公文审批笺上注明“秘密”、“机密”、“绝密”等字样，普通公文不加注明。在通过公文管理软件系统报审公文时，秘密等级作为必选项。- 发秘级纸质公文必须在公文的右上角位置注明“秘密”、“机密”、“绝密”等字样，为示区别，一般用蓝色字体进行标注。b) 公文紧急程度用来确定公文办理速度，一般用于公文上报。- 公文紧急程度分为普通、紧急、特急三个级次。- 上报加急纸质公文必须在公文审批笺上注明“紧急”、“特急”等字样，为示区别，一般用红色字体进行标注或加盖专用章。在通过公文管理软件系统报审公文时，紧急程度作为必选项。4.2 公文撰写要求4.2.1 不与国家法律、法规相违背，符合集团及市场与工程事业部有关规定。4.2.2 符合公文基础规范，把握各种公文的特点、规律和写作方法。4.2.3 坚持观点与材料相统一。4.2.4 公文内容要求切实可行，简明扼要，观点明确，语句通顺，逻辑严密。相关数据及依据应当正确充分，并结算汇总。4.2.5 在公文中如涉及到引用的制度、规范、法律条文等，必须注明出处。4.2.6 如有重要统计表格附后的，需在表格上注明“制表、审核”等栏目，并由相关部门签字确认。4.3 公文报审要求4.3.1 审批笺填写a) 凡纸质公文报审应随公文文本正确选择、完整填报适用的审批笺，不能出现填写空白的情况。审批笺上“主送单位”栏需填写公文最终需送达的部门，“审批后分发建议”需填写审批后公文分发范围及形式。合同审批笺需在“合同签订主要内容”栏内注明合同的标的、签订期限、单价、总金额、付款方式及其它重要说明。工作联系单上必须明确需联系单位的具体部门，并应在经办人处注明联系电话。b) 通过公文管理软件系统报审的电子公文，按系统要求确定审批笺的填写。4.3.2 公文编号a) 凡纸质公文在报审之前均应先交公文管理部门在审批笺上进行编号，编号方式如：川聚司（*）（年）*（月份）-*（序号）。b) 通过公文管理软件系统报审的电子公文，系统进行自动编号，并自动留存修改痕迹以保证公文原始记录的真实性。4.3.3 公文分发传递a) 纸质公文报审一律由公文管理部门指定专人确定报审流程进行分发传递。跨公司的纸质公文分发传递由各公文管理部门指定专人对接进行。b) 通过公文管理软件系统报审的电子公文，按系统要求确定的报审流程进行分发传递。市场与工程事业部内部跨公司的电子公文分发传递由公文发起单位公文管理部门指定专人按系统要求确定的报审流程分发传递并负责到底。市场与工程事业部外部跨公司的电子公文分发传递由各公文管理部门指定专人对接进行。c) 公文报审流程由各公文管理部门总结提炼，按权限报批后执行。4.3.4 公文审核a) 公文审核人审核关注点：- 审内容，看其是否违法或存在风险，主旨是否符合拟文原意，是否符合集团及市场与工程事业部有关规定，所提的任务、措施或方法是否切实可行，所规定的步骤和期限是否恰当，文字的引语、事例、数据以及专用术语是否正确，公文的附件是否齐备等。- 审方式，看公文处理方式（如主送单位、分发范围、保密控制、盖章控制等）的风险及控制是否正确或适当等。b) 公文管理员审核关注点：- 审格式：看文本格式是否合理，字句是否正确、规范，审批笺选择是否正确、适用，填写是否完善及规范，公文的密级和紧急程序是否恰当等。- 审流程：看公文报审流程是否正确、连续、完整，对外提交的公文、新建与有修改的合同文本是否经律师签批，制度/合同等政策类公文是否组织会审再报审等。- 审签批：看签批意见是否表达清晰、态度鲜明，公文审核意见是否统一、是否对内容有修改，终审意见是否同意，表格/会议纪要/纸质公文落款及签批署名、凭证粘贴单/发票背面/情况说明署名是否齐全、完整等。- 审权限：检查公文报审是否符合权限界定，终结流程的最后一个审批人是否具有终审权等。4.3.5 公文签批a) 公文签批人按报批后的公文报审流程设置环节确定。b) 签批意见应当保证字迹清晰、工整，便于阅读，严禁潦草模糊；语言简洁准确、态度鲜明，切忌简单的使用“同意公文上报审批”、“请*领导审批”或“同意按*制度办理”等签批方式。c) 表格/会议纪要/纸质公文落款及签批署名、凭证粘贴单/发票背面/情况说明署名应齐全、完整。4.3.6 公文催办a) 报审公文的催办可通过登录公文管理软件系统、联系公文审核人或公文管理员等方式进行。b) 催办人在得到回复后，应主动对该公文的签批过程进行持续关注及跟踪。4.3.7 公文时效为提高公文审核时效，各公文撰写部门应高度重视公文质量，确保提交审核的公文信息充分、要素齐备，对于重大计划调整等复杂公文，应先充分论证或会审后再上报；各公文审核人应提高公文质量控制的意识和能力，将报审公文的质量问题尽量控制和解决在审核流程的前端环节；各公文管理部门应确保公文分发、传递的安全、通过公文的质量及公文处理的效率，加强公文时效的管理。4.4 审批完成公文的分发4.4.1 公文分发形式：a) 按途径分，包括以电子公文形式分发及以纸质公文形式分发两类。b) 按类型分，包括以审批件形式（附审批笺）分发、以白头公文形式加盖公章分发及以红头公文形式加盖公章分发等三种形式。各种分发途径与类型可同时采用。4.4.2 公文分发要求：分发工作要及时、准确、安全。a) 绝密公文按规定严格控制分发，确需分发的“绝密”公文签署有签批意见的审批笺不得分发。公文管理员收到已批复的绝密公文原件，应立即交档案室存档，或交公文经办单位以请款、报销附件形式转财务档案室存档。b) 公文分发凡明确有收文个人姓名的，应按分发人头逐一分发；凡未明确收文个人姓名的（如“发各部门、各子公司”等单位），一律只发到该单位公文管理部门或个人。c) 电子公文分发应当能够提供查阅，并自动记录查阅时间。纸质公文分发应当要求接收方签收，并注明签收时间（具体到分钟）。d) 公文分发须在公文审批完成后立即进行，最长不得超过五个工作日。e) 函件发放要求：以公司名义对外的函件除有特殊原因必须编排为红头公文外，其余均编排为普通公文格式。函件一般准备两份原件（即盖有鲜章的函件），一份送对方单位，一份由对方签收后交公司档案室归档；若遇特殊情况，可酌情增加原件份数。若对方公司在外地或有特殊要求时，可采用快递方式邮寄函件，并将邮寄回执附于另一份原件后作为发函依据，交公司档案室存档。对外单位来函的回复必须以公司名义发送正式的书面回复，任何人不得在外单位关于技术经济方面的请示、报告等来函原稿上签署意见直接回复。4.5 外来公文的处理4.5.1 拟办：指各公文管理部门对收到的外来公文处理方式提出建议意见，并按权限报批后执行：a) 拟办工作根据外来公文的类别不同进行区分,包括集团及下属公司外来公文、政府相关部门及其他企事业单位、社会团体外来公文等。外来公文由公文管理部门统一归口接收和拟办，如果来文内容专业性很强，也可以转相关部门签署意见后再行拟办。b) 拟办建议意见应当根据市场与工程事业部各单位的职责与分工，在充分征求意见的基础上，明确外来公文待处理事项的承办/协办单位、传阅范围、报批流程、检查与督办等，明确具体，切实可行。c) 拟办意见填写在公文处理单的“拟办”栏内，并签署姓名，写明日期。4.5.2 批办：是对拟办意见作出的批示意见，是对拟办意见进一步修正、或明确：a) 如果拟办意见有两种以上方案，批办时应有所裁决。b) 批办意见填写在公文处理单的“批办”栏内，并签署姓名、日期。4.5.3 承办：是有关部门根据批办意见对外来公文待处理事项的处理。包括办文与办事两种情况。a) 办文是整理文字材料、制发公文；办事是以实际行动落实收文内容，如召开会议、电话联系、当面洽谈、现场调查等。b) 承办单位承办完毕两个工作日内，把承办情况填写在公文处理单的“处理结果”栏内，并签署姓名和日期后，将公文处理单交回公文管理部门处，由公文管理部门负责对批办意见完成情况进行检查与督办。4.5.4 传阅工作由公文管理部门负责办理。传阅范围要适当，不能随意扩大或缩小。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。4.5.5 由公、检、法等司法机关送达的法律公文任何单位不得擅自签收、处理。业务单位应在核实送达公文内容后第一时间通知总部法律事务单位，征求意见，明确处理方式。4.6 公文归档各种公文审批或处理完成后，应于五个工作日内移交公司档案室归档。4.7 文印管理4.7.1 市场与工程事业部各单位应加强对打印/复