产品采购供应流程1025.doc

第一部分公司接单、下单、生产跟踪、材料供应业务规范及流程公司接单、下单、生产跟踪、材料供应业务流程涵盖售前、售中、售后服务的全过程，为使以上工作得到更好的开展，特制定本工作规范及业务运作流程，望公司各部门严格遵守执行。一、接单及对原始订单的相关要求：接单指业务人员、跟单人员收到客户原始订单。对客户原始订单的要求：客户所下原始订单必须对所订材料的相关内容：名称、编号、长度、壁厚、数量、材质、表面处理、色号、包装要求等进行准确标注。任何一种材料都不能发生歧义，如不符合以上要求，业务人员和跟单人员可以拒绝接单。如没有落实清楚客户所定材料的要求而擅自接单的造成相关经济损失及责任由业务人员和跟单员各承担50%的责任；二、审核誊写订单：1、订单的审核：业务人员或跟单人员在收到客户原始订单后根据供需合同或合同执行对其订单进行审核，发现问题后及时与客户进行书面沟通给予修正，（同一工程项目，如果由不同的施工单位进行施工，要求跟单员和业务人员必须把不同的订单进行审核，找出不一致的地方及时通报客户尽量要求客户采用同一型号、同一厚度、同一结构形式的型材；如果客户不能统一，业务人员和跟单员必须以工作函的方式向客户说明并由客户签字认可。发生以上情况时如未按以上规定进行操作，造成的一切经济损失由业务人员和跟单员各承担50%的责任）。2、订单的誊写：跟单员或业务人员誊写公司订单或合作厂家订单时，必须在订货单背面详细标注清楚项目名称（按地址业主单位项目名称进行排序）、下单日铝锭价格、加工费、是否开票、交货地点，若缺少一项采供人员均不给予下单。采供人员接单后根据跟单员或业务人员提供的相关内容及时填写铝材工程项目统计表（见附件1）并在每月3号前把上月统计表交销售中心行政助理处，如项目统计不全或未按规定时间上交，将扣罚相关采供经办人员当月岗位绩效工资的10%50%。业务人员或跟单员必须按订单誊写的有关要求认真细致的将客户原始订单誊写至公司专用订单（见附件2）或合作厂家专用订单（见附件3）上。确保誊写的订单与客户原始订单的名称、编号、长度、壁厚、数量、表面处理、色号、包装等要求准确无误，要求业务人员和跟单员同时在公司订单或合作厂家订单上签字，并由销售中心大客户部经理或市场部经理签字批准（大客户部经理或市场部经理当时无法签字时，第二日须补签）；若无相关人员签字，采供部拒绝接单；若采供部接收了不符合要求的订单造成的相关损失和责任由业务人员和跟单员各承担25%，采供人员承担50%；若因跟单员誊写错误而造成的损失和责任，由跟单员和业务经理各承担50%；注：誊写订单时，同一型号的下在一起，且长度由长到短排列。三、下单：1、采购人员接到跟单员审核、誊写的客户订单后，把订单下至公司铝厂或合作厂家并按以下相关规定执行：（1）10吨以上的订单，销售中心下单时应按内、外框分别下单，必须先行下单生产外框料并提货后，再下单生产内框料，公司采供部必须严格把关；（2）如遇特殊情况需内外框同时生产的，必须经销售中心大客户部经理或市场部经理签批后报销售中心总经理签字认可后方可下单；（3）若内外框需同时下单而无相关部门领导签字认可的订单，采供部拒绝接单否则造成的相关责任由采供人员承担；（4）公司铝厂接单仅针对公司采供部（代加工和工业型材除外），其他任何人员无权直接下单，铝厂也不予接单，违者将予以重罚。2、特殊颜色订单特殊颜色指新调颜色的氧化着色、电泳涂漆、粉末喷涂、氟碳喷涂型材，特殊颜色订单按以下流程下单： 客户把其需要材料颜色的色板、料样提供给业务人员或跟单员，业务人员或跟单员在一个工作日内把客户提供的原始色板、料样提交给采供部相关人员，采供部相关人员在收到客户提供的原始色板、料样留底后，在一个工作日内把它提交给公司铝厂、粉厂或合作厂家并及时跟踪。公司铝厂、粉厂或合作厂家必须在57个工作日内把依照客户所需颜色调好的色板或料样提供给采供部相关人员，采供部相关人员再把粉厂或合作厂家提供的色板或料样转交给业务人员或跟单员，再由客户比照原色板和料样并签字（内容为“同意按此样板生产”并署名）确认，方可下单。注：业务人员和跟单员应尽量引导客户选择公司现有颜色，如一定要调新色，则须由大客户部经理或市场部经理签字认可。四、订单回执：属公司铝厂生产部承接的订单，订单传至铝厂后，铝厂依照订单状况对模具的配套性、粉末库存、包装物库存、铝棒库存、其他材料库存及机器设备状况进行审核。按铝厂实际生产情况把订单供货时间回传给公司采购人员，回执时间必须在12天内完成，回执单上必须有铝厂生产部负责人的签名，伟业铝材的回执必须在24天内完成，兴发铝材的回执必须在35天内完成。采供人员在收到回执单后必须在1个工作日内转交给业务人员或跟单员，业务人员或跟单员必须在1个工作日内把回执单、客户原始订单、公司订单三单进行对照审核，发现回执单与客户订单不一致之处应及时自查并找出原因，若是客户下单问题须及时以书面形式向客户通报，落实解决办法，若有问题无法解决的必须在当天下班前向主管领导和公司领导汇报，寻求解决办法。业务人员或跟单员把回执单及相关问题的解决办法详细标注、签字确认，并由销售中心大客户部经理或市场部经理签字确认（大客户部经理或市场部经理当时无法签字时，第二日须补签）后；将回执单返还给采供人员，采供人员在回执单上签字后回传铝厂生产部，作为最后的生产依据。若业务人员和跟单人员未对回执单进行认真对照审核或对发现的问题没有及时有效处理，则造成的一切经济损失和责任均由业务人员和跟单员各承担50%，若公司铝厂的回执单因人为原因错误而业务人员或跟单员又未及时发现和处理的，则造成的一切经济损失和责任由铝厂制单员承担50%，业务人员和跟单员各承担25%，若因采供人员、业务人员、跟单员收到铝厂生产部关于模具、设备等客观原因可能造成供货延误的信息后，没有及时与客户进行沟通而造成延误的损失一律由相关人员承担（若采供部没有及时与业务人员或跟单员进行沟通，则由采供部承担相关责任；若业务人员或跟单员没有及时与客户沟通则由业务人员和跟单员共同承担；工作函接必须以书面材料为凭据，否则追究信息提供人员的相关责任）。五、生产过程跟踪：下单工作完成后，跟单人员和业务人员必须采用表单方式，详细填写供货进度跟踪表（见附件4），采供人员必须在供货进度跟踪表上对供货情况进行详细填写，不能如期排产及供货的须写清楚原因、处理意见和具体的供货时间，采供人员必须及时向公司铝厂或合作厂家落实生产进度，并在1个工作日内将落实的情况通过供货进度跟踪表反馈给业务人员或跟单员，出现异常无法处理的必须在当天下班前上报部门领导和公司领导给予解决。注：供货异常情况出现时，参照第七部分公司采供部业务与管理条例供货异常情况紧急预案执行。1、在公司铝厂或合作厂家确定排产日期后三天内再次跟踪生产情况，若有异常必须积极协调，如预计不能按期供货，采供人员在获悉此消息1个工作日内书面告知业务人员、跟单员，并由业务人员或跟单员转告客户寻求相关解决办法并由客户书面确认，若因个人原因导致问题拖延或经济损失则由相关责任人承担一切经济损失。消息传达必须以书面材料为凭据，否则由消息提供者承担相关责任。2、约定交货期前三天，采供人员在收到业务人员或跟单员供货进度跟踪表后，再次向公司铝厂或合作厂家核实预期供货时间及供货情况并在一个工作日内给予回复（内容为：预计月日供货）；若出现供货异常，按紧急预案一执行。3、若出现模具报废致使供货期延误或喷涂时坯料报废致使供货数量不足的，应在获悉情况1个工作日内以书面形式告之业务人员和跟单员并备案，业务人员和跟单员必须及时告知客户并备案。4、采供人员必须配套安排装车，收到装车清单后一小时内将复印件交至跟单员，有异议时应积极协调解决。驻厂采供人员原则上必须监督货物按装车清单装货。此流程强调货物的配套性，以满足客户实际需求为原则。公司铝厂必须按采供部提供的装车单（见附件5）装货。六、验货:1、货物先到公司仓库再转发客户的：（验货是否还需要业务人员或跟单员参与？）材料到达公司后，由采供人员填写到货通知单（见附件6）并交仓库和销售中心跟单员各一份，跟单员和仓库收到到货通知单后对材料进行验收。验货必须严格按照公司要求填写验货单（见附件7）进行验货，做到随到随验、验货签单、责任明确。仓库主要负责对到货的数量、重量进行检查，跟单员对照客户订单负责对到货产品的名称、编号、长度、壁厚、数量（支数）、表面处理、色号、包装要求进行检验。通常情况下，仓库与跟单员的验收工作同时进行（如遇负责该批材料的跟单员外出或出差，则由销售中心客服部经理安排其他跟单员协调验货），验货后按照验货情况如实填写验货单，并由仓库验货员、仓库司磅员、跟单员同时签字认可，验货单上无跟单员签字或不按规定验货的则由仓库人员进行举报，第一次扣罚跟单人员50元岗位工资，第二次扣罚100元岗位工资，第三次扣罚200元岗位工资。若验货中发现货物异常的，应按相关规定在第一时间与采供人员、公司铝厂、合作厂家进行协商解决。属质量问题的应按质量问题的处理办法提交相关资料。2、直接由公司铝厂或合作厂家发到客户工厂或工地现场的货物：货物从公司铝厂或合作厂家发出后，由采供人员通知该项目跟单员按照到货时间准时到客户工厂或工地现场，根据客户订单和码单对客户所订材料的名称、型号、编号、长度、壁厚、数量（支数）、表面处理、色号、包装要求与客户共同验货，验货无误由客户签字确认并按规定办理相关财务手续。七、发货、退货（一）发货1、全额付款方式发货：根据客户提货明细由跟单员到采供部仓库进行货物称重（或直接按码单重量，以客户要求为准），然后由仓库司磅员（或铝材主管）开具调拨单（见附件8）（3联），其中交财务一联，留底一联，调拨单开好后由跟单人员开具手工客户产品销售单（见附件9）（4联），到财务部开具电脑销售单，由电脑开单员将开好的销售单交财务收款室收取客户货款并开具货物出门放行条（见附件10），跟单员凭调拨单及出门条到仓库办理货物放行手续，仓库主管在出门条上签字后货物放行，货物出门时将出门条交保安，保安将此出门条在第二天8：30交财务审核。（二）退货- 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-客户退货回公司的业务规范及流程：客户退货回公司分非质量问题退货和质量问题退货两种情况：1、非质量问题退货（1）、产品已由客户提走：非质量问题的产品原则上不允许退货，如客户要求退货，则依据供需合同（见附件14）之约定执行，即客户下单生产后不要货或工程结束后剩余材料要求退货的，只能按退货时铝锭价的80%进行回收处理，重量按：阳极氧化料为除去包装的光身铝材过磅结算；阳极氧化隔热型材扣减7%的隔热条重量结算。普通粉末喷涂和氟碳喷涂为除去包装的光身铝材重量扣减7%的涂层重量结算；隔热断桥粉末喷涂和氟碳喷涂为除去包装的光身铝材重量扣减7%的涂层重量，再扣减7%的隔热条重量结算；电泳涂漆为除去包装的光身铝材重量扣减3%的涂漆重量结算，隔热断桥电泳涂漆为除去包装的光身铝材重量扣减3%的涂漆重量，再扣减7%的隔热条重量结算。具体流程如下：客户提供退货书面要求跟单员和业务人员填写非产品质量问题退货审批表（附件15）后报客服部经理客服部经理签署意见后报销售中心总经理采供部根据销售中心总经理签署的退货审批单收取货物并填写客户退货收货单（见附件16）财务部根据退货审批单和收货单办理财务手续。（2）产品到达公司仓库未提货：若客户所订产品达到公司仓库而客户不要货则只能按退货时铝锭价的80%进行回收处理，与销售价格的价差由客户承担，重量按除去包装和涂层的坯料重量（包装比例依照供需合同规定，涂层重量依据以上第一条的相关规定）计算；具体流程如下：跟单员和业务人员填写非产品质量问题退货审批表交客服部经理与客户协商解决方案并签署意见提交销售中心总经理签署意见报公司总经理确认采供部根据销售中心总经理签署的退货审批单办理相关手续财务部根据退货审批单办理财务手续。（3）产品生产好后未发运，存放于公司铝厂仓库或合作厂家仓库，若出现客户不要货，则放在公司铝厂材料，按退货时铝锭价的80%回收处理，与销售价格的价差由客户承担，重量按除去包装和涂层的坯料重量计算（包装比例依照供需合同规定，涂层重量依据以上第一条的相关规定）；放在合作厂家仓库的材料，依照合作厂家回炉收费标准向客户收取回炉费。具体流程如下：跟单员和业务人员填写非产品质量问题退货审批表交客服部经理签署意见转采供人员与公司铝厂或合作厂家协商解决方案并签署意见交回客服部经理并由客服部经理与客户协商解决办法再由客户签署意见提交销售中心总经理签署意见报公司总经理确认采供部根据销售中心总经理签署的退货审批单办理相关手续财务部根据退货审批单和采供部与合作厂家协商的解决办法办理财务手续。2、属质量问题退货：质量问题退货情况：客户提货或材料到达公司仓库后，如果发现产品质量问题，由跟单员和业务人员第一时间填写产品质量问题处理办法及退货审批表（见附件17、18）(分公司铝厂和合作厂家两种表格)上报客服部经理，再由客服部经理提交给技术部相关人员并会同技术部研究分析质量问题的原因及处理方案，同时送样给采供部备案并由采供部将问题料样和工作函寄送公司铝厂或合作厂家。客服部告知市场部经理或大客户部经理再报销售中心总经理寻求最终解决办法，退货按相关流程办理。具体流程如下：客户告知跟单员和业务人员取样并填写产品质量问题处理办法及退货审批表报送客服部经理报送技术部相关人员分析原因研究处理方案同时送样给采供部备案并由采供部将问题料样和工作函寄送公司铝厂或合作厂家由客服部告知大客户部经理或市场部经理报销售中心总经理确定解决方案按确定的方案进行退货处理采供部根据销售中心总经理签署的退货审批单办理相关手续财务部根据退货审批单和采供部与合作厂家协商的解决办法办理财务手续，若出现公司欠客户款项则由财务部开具退货单（见附件19）给客户。（1）公司铝厂出现质量问题的材料：跟单员和业务人员必须在当天进行现场查看和取样，客服部经理和相关人员必须在48小时内现场查看分析导致质量事故的原因并与客户沟通协调，提交解决方案；若属重大质量事故则必须由公司铝厂厂长或副厂长偕同质检人员、相关车间人员进行现场查验；（2）合作厂家出现质量问题的材料，跟单员和业务人员必须在当天到现场查验和取样，客服部经理和相关人员必须在48小时内现场查验，分析导致质量事故的原因并与客户沟通协调，提交解决方案；采供部人员必须在收到料样后及时与合作厂家进行电话沟通，告知质量问题并在24小时内把料样和书面材料寄给合作厂家，若属重大质量事故则必须要求厂家在48小时内赶到现场查验并与客户协商解决方案。3、退货手续办理：出现非质量问题退货或质量问题退货时，按照以上流程办理。若不按以上流程办理相关手续造成的一切损失由相关环节的责任人承担；相关退货办法最终以公司总经理意见为执行标准，如未经总经理同意擅自进行退货，由相关经办人承担退货造成的一切损失。八、欠料、补料货物到达公司，在客户提货后跟单人员必须在一个工作日内统计好欠料单（见附件20）交采供人员，采供人员必须在一个工作日内把补料单（现用订货单）下至公司铝厂或合作厂家并及时跟踪按客户要求供货，若因人为原因未能及时下单和补料的，则由相关环节经办人承担责任，责任认定以书面函件为依据。九、客户回访销售中心的业务人员、跟单人员和客服部经理应根据目标客户或已有合作关系客户的情况作出定期回访计划，报销售中心总经理批准后，由相关人员会同相关的业务部门具体实施。回访工作完成后须填写客户回访表（见附件21），该表将作为公司考核部门工作业绩和个人工作业绩的依据十、工作流程接单及要求誊写审核订单下单订单回执生产过程跟踪验货（入库）发货（出库）退货财务手续欠料、补料客户回访。第二部分公司铝厂接单排产、生产跟踪、入库出库业务规范及流程公司所有订单以书面形式传真至铝厂后铝厂具体流程如下：1、所有订单传真件由杨可忠负责接收处理；2、接到传真件后由杨可忠当天按铝厂具体编号或名称打印详细订货内容的回执单（需注明是否需要新开模具或增补模具）；3、所有回执单由铝厂跟单员彭昌明、杨新强）负责核对内容与传真件内容是否一致，并在回执单上的核对人处签名确认；4、由铝厂经手人、核对人签名的回执单传到公司后由跟单员、业务人员再次核对订单名称、编号、型号、长度、壁厚、数量、包装、配套性进行核对；5、公司核对的回执单必须有跟单员、业务人员及采供部采购员签字确认，铝厂方可确认该份订单；6、收到公司确认过的回执单后再由杨可忠打出订货排产单根据生产情况，交各部门及车间合理组织安排生产；7、客户或公司对订单内容有任何更改要求，需以书面形式通知铝厂杨可忠；如铝厂未收到书面的更改通知则铝厂将不需负因此带来的任何责任；8、公司的任何书面更改要求，必需是在铝厂还未安排生产的前提下进行，未安排生产前接到公司书面通知的，出错后由铝厂相关责任人承担责任，已安排生产后铝厂才接到书面要求更改通知的，由更改订单的客户或公司相关人员承担；9、铝厂所有生产计划安排全部由杨可忠负责，公司采供部对订单生产安排必须和杨可忠协调，由杨可忠具体调整安排，不允许公司其他人员直接或间接要求生产车间随意调整生产计划，特殊情况由公司总经理或销售中心总经理在订单上注明原因；10、铝厂已生产的订单，因客户要求更改计划内容或其它原因不提货的，公司采供部需向铝厂出具书面的处理解决办法，以减少铝厂成品积压；11、如其它原因使已完成的订单暂不发货的，公司采供部应向铝厂提供书面的说明；12、铝厂每天具体的订单生产安排情况由公司驻厂跟单员向公司采供部反映；13、铝厂装车时必须按公司采供部所提供的装车单进行装货，否则所产生费用由铝厂承担。 如未按以上流程操作导致出错造成损失的，将根据出错环节追究责任人承担相应损失。第三部分产品质量问题处理规范及流程一、产品质量问题处理办法：1、若产品质量问题处理不当则对相关环节经办人和主管领导实行问责；2、实行表单化作业。即发现质量问题后，相关跟单人员和业务人员必须第一时间填写产品质量问题处理办法及退货审批表(分公司铝厂和合作厂家两种，见附件15、16)；3、对于产品出现的质量问题，表单传至公司铝厂或合作厂家后48小时内必须回复，若公司铝厂不能在规定时间内回复的则每拖延一天扣罚铝厂相关部门人员5%的效益工资和奖励工资。二、产品质量问题处理程序1、公司铝厂产品质量问题处理办法：接到客户投诉质量问题后，跟单员和业务人员必须在当天到现场进行查验和取样并由经办人填写产品质量问题处理办法及退货审批表，报客服部经理，由客服部经理提交样品给采供人员备案并送铝厂，客服部经理和技术部相关人员必须在48小时内到现场查看进行质量问题鉴定及损失核算，分析导致质量事故的原因并与客户沟通协调，提交解决方案；若属重大质量事故则必须由公司铝厂厂长或副厂长偕同质检人员、相关车间人员进行现场查验；解决方案提交后由销售中心总经理会同各部门人员确定最终解决办法。具体流程如下：客户告知跟单员、业务人员现场查验、取样、填写产品质量问题处理办法及退货审批单并反馈客户意见业务人员确认报客服部经理报采供部人员、技术中心相关人员进行质量问题鉴定及损失核算客服部告知大客户部经理或市场部经理报销售中心总经理确定解决方案技术中心存档。2、合作厂家产品质量问题处理办法：接到客户投诉质量问题后，跟单员和业务人员必须在当天到现场进行查验和取样并由经办人填写产品质量问题处理办法及退货审批表，报客服部经理，由客服部经理提交样品给采供人员备案并及时电话通知合作厂家、传真工作函件并寄送料样，客服部经理和技术部相关人员必须在48小时内到现场查看，进行质量问题鉴定及损失核算，分析导致质量事故的原因并与客户沟通协调，提交解决方案；若属重大质量事故则必须要求厂家在48小时内赶到现场查验并与客户协商解决方案。具体流程如下：客户告知跟单员、业务人员现场查验、取样、填写产品质量问题处理办法及退货审批表并反馈客户意见业务人员确认报客服部经理报采供部人员备案并及时电话通知合作厂家、传真工作函件并寄送料样，技术中心相关人员进行质量问题鉴定及损失核算客服部告知大客户部经理或市场部经理客服部报销售中心总经理确定解决方案技术中心存档。第四部分发生工作失误的处理规范及流程公司各相关部门如出现重大工作失误，情节严重且属典型案例的，应由部门经理第一时间收集相关资料，报公司人力资源部经理召开现场办公会，相关流程及规范如下：1、发现问题及时上报部门员工如发生工作失误行为时，部门经理必须第一时间通报各相关部门负责人和公司总经理并收集相关资料，给出初步处理意见后把相关资料交公司人力资源部经理。人力资源部经理接报后应迅速作出反应，包括报件的审阅、事件的调查核实、查找相关责任人。以上工作应在当天内完成，如相关部门不配合工作，故意推诿或拖延，经查实后按工作不作为处理（处罚额度按岗位绩效工资的30%100%进行处理）。2、召开现场办公会：查找根源，分析事故原因，寻求解决办法。相关资料齐备及责任人确定后，人力资源部经理应在事件当天或次日12:00以前，召集公司相关部门负责人召开现场办公会（责任人所在部门人员必须全部参加，与会人员名单由公司人力资源部经理确定并通知），会上宣读事件发生的全部过程，通过所发生事件查找根本原因以及产生的后果，结合公司业务流程，由所有与会人员发表意见，最终征集解决办法，现场办公会必须及时召开，如无故拖延，则扣罚会议组织者20%的岗位绩效工资，应到会人员无故缺席者，按旷工处理。3、形成会议纪要：现场办公会所形成的决议一律以会议纪要的形式由会议组织者行文报公司总经理审阅，并签署最终处理意见（要求在事件第二天下班前完成，特殊情况以短信签批）。4、工作失误处理决定的执行：由人力资源部填写工作失误处理决定通知，由当事人及相关部门负责人签署意见并通报。5、工作失误的责任承担：当事人因工作失误造成的损失由当事人负全部赔偿责任，若在每个核算年度末当事人的业务奖励还不够赔付相关损失，不足部份由部门基金赔偿，如部门基金无法弥补不足部分时则由部门提出申请公司给予核销（当年工作失误造成的损失赔偿，须在当年年末进行核算处理）。6、工作失误的连带责任：工作失误除对当事人进行处罚外，并对其直接主管领导进行连带处罚，每发生一次工作失误，直接损失在10000元以下每次扣罚直接主管领导当月业务奖励的5%，10001元以上每次扣罚直接主管领导当月业务奖励的10%，直到扣完为止。第五部分公司铝厂粉末订购业务规范及流程粉末喷涂型材是公司铝厂主要的产品，粉末的采购直接关系到产品的生产成本、质量、交货的及时性等诸多方面，为了规范粉末的采购工作，特制定此采购流程，望各部门遵照执行。一、常规粉末的采购常规粉末指不需要调色，厂里有库存或经常采用的粉末，常规颜色的粉末采购按以下流程进行：1、采供部在接到跟单员和业务人员的订单后必须在一个工作日内把订单传至公司铝厂，铝厂必须在二个工作日内把所需粉末数量传真给公司采供部相关人员，采供部人员在接收到订粉数量传真后一个工作日内把订单下到粉厂并进行生产跟踪，要求所订粉末必须在5天内到达公司铝厂。2、公司铝厂在确定订粉数量前必须核查粉末库存数量，以免少订或多订。二、特殊粉末的采购特殊粉末指需新调颜色的粉末。特殊粉末采购按以下流程进行：1、客户把其签字确认的料头、色样提供给跟单员和业务人员，跟单员和业务人员在一个工作日内把确认的料头、色样提交给采供部相关人员，采供部相关人员在收到料头、色样留底（客户签字确认部分）后在一个工作日内把它提交给粉厂并及时跟踪，粉厂需在5个工作日内把色板或料样提供给采供部相关人员并由客户签字确认，签字内容为“同意按此样板生产”并署名，以下流程参照常规粉末的订购流程。三、粉末订购的注意事项1、粉厂提供的色板和料头最好是四份，公司采购部一份，铝厂一份，客户一份，跟单员一份。2、客户必须在其确认生产的颜色色板或料头上签字（由采供部相关人员保存核对）。3、粉末厂家的选择遵循以下原则：质量、价格、服务，质量相同时看价格，价格相近时比服务。4、粉末价格的认定：在调色时必须询问价格，选择价格相对适中的粉厂进行调色，调完色后必须确认粉末价格，属特殊颜色和高价格的粉末必须告知跟单员、业务人员、销售中心总经理、公司总经理及客户。5、粉末颜色的再确认，粉末在上机大批量喷涂时，必须由铝厂喷涂车间主任、班长、计划部主任及跟单人员对照色板再次对照确认，以免颜色出错。6、粉末的色号：因各合作厂家粉末色号不一致，要求相关人员注意色板、料头与色号是必须保持一致，不能出现混淆。四、责任承担在粉末订购和产品生产方面，各个环节相关人员必须层层把关，若因人为原因出现失误，则由相关人员承担由此造成的全部损失。第六部分公司铝厂或合作厂家新开、增补模具管理规范及流程为规范公司客户开模及费用管理程序混乱的局面，经公司研究决定特作如下规定：一、开模指三元德隆铝厂开模和公司各合作厂家开模。二、开模时限：业务人员和跟单员收到客户开模资料（含开模图、装配图和料样）后由技术部按客户要求进行开模图和装配图的制作，要求在1-2天内完成，并由客户在开模图和装配图上签字确认后1-2天内提供给开模厂家，由厂家确定开模时间及模具费用，若因技术部人员原因造成拖延，则由其承担相关责任。三、客户认可开模时间及开模费用后，签订相关协议并收取费用，签订协议和收取费用后，由技术部向相关领导进行签批，公司相关签批人员若无法亲自签批，则以短信形式进行签批，若因签批人员个人原因造成拖延，则其后果由相关签批人员承担相关责任。四、属新开模具，由客户提供订货数量后，按订货数量确定开模数量，铝厂部分由铝厂按订单自行处理，各合作厂家由采购部把订单提供给技术部，技术部按订单数量与合作厂家协商开模套数，时间必须在2天内完成。若不在此规定时间内完成则技术部相关人员承担相关责任。五、属增补模具：业务人员和跟单员接到客户订单后与技术部、采供部一道对材料品种和数量进行审核，若有模具不配套或模具损坏，模具数量不够，由技术部和采供部与铝厂及合作厂家协商增补模具数量，时间必须在下单前完成，若不按规定完成此工作，则造成的相关后果由销售中心、采供部和技术部相关人员承担。六、技术部相关经办人员在承接客户开模业务时必须给财务部提供相关开模合同及向客户收取的开模费用清单。七、技术部相关经办人必须给财务部提供向铝厂支付的开模费用及清单。八、如果技术部未按以上规定将相关资料完整提供给财务，将视为违规，由技术部承担相关责任，如果财务部未按以上规定支付给铝厂和向客户收取模具费，由财务部承担相关责任。九、存档管理：如果同意开模后，技术部应对新开模的生产厂家、图形、编号、壁厚及相关技术参数存档，以备公司随时查阅。十、公司客户开模管理程序： 客户提供开模资料给业务经理、跟单员技术部出图（开模图和装配图）客户确认签订协议、收取客户模具费支付铝厂模具费客户提供订货数量领导签批开模及数量存档第七部分采供部供货异常情况紧急预案一、供货异常情况紧急预案一：若回执单或厂商反馈信息显示供货不能满足合同供货期要求，采购员根据实际情况迅速作出相应处理。1、情况一：若因资金原因，货生产出来后厂商不发货时，以供货异常情况通报的形式书面上报财务部，请求协调解决；2、情况二：若因厂商生产排产不及，立即向上级部门领导汇报，必要时请上级领导出面协调；3、其它未列举的情况，以尽量满足客户需求为原则，以书面形式上报上级领导，调动公司一切资源，积极协调解决。若仍无法满足合同供货期时（包括模具报废、运输过程合理耽误等客观原因），采购员必须在获悉此信息半小时内，以供货异常情况通报的形式书面告知跟单员，跟单员必须在接到此通报半小时内告知相应销售人员和客户，积极与客户协商，取得客户的谅解，并将客户意见反馈书复印件在半个工作日内上报所在部门、采购部（原件由销售中心客服人员存档），根据客户意见，另行确定供货期，尽量满足客户需求。二、供货异常情况紧急预案二仓库人员在清点货物时，发现货物规格、数量、重量与码单不符，或跟单员发现货物有质量缺陷、不配套等情况时，必须在发现情况半小时内以供货异常情况通报的形式书面上报采购部。采购员必须立即与厂商联系协商解决，并将结果在半个工作日内以书面形式告知跟单员。跟单员必须在获悉情况半小时内告知相应销售人员及客户，积极与客户协商，求得客户的谅解，并将客户意见反馈书复印件在半个工作日内上报所在部门、采购部（原件由销售中心客服人员存档），根据客户意见，以尽量满足客户需求的原则妥善协商解决。三、供货异常情况紧急预案三到货后，若客户找理由推诿，暂不提货，销售人员必须积极与客户沟通，必要时按合同约定收取货物存储费，以敦促客户及时提货。第八部分 规范及运作流程附件附件1：_年铝材工程项目统计表（品牌： ）编号业务经理、经销商、分公司项目名称（地址业主单位项目名称）施工单位经办人电话用量（吨）表面处理日期备注注：品牌栏填写内容为，铝材：三元德隆、兴发、伟业铝材，配件：立兴或其它五金配件品牌。附件2：订货单订单号：_订 货 单 （三元料、伟业料）订货单位： 年 月 日型号（名称）壁厚表面处理长度数量（支）包装方式备注交货日期： 年 月 日 经手人：附件3：订货单（兴发料）编码： 单位名称： QRXF-JYB-04型号支数长度m色样型号支数长度m色样型号支数长度m色样填表人： 联系电话： 核对： 年 月 日附件4：供货进度跟踪表日期： 年 月 日 编号：销售部门业务人员跟单员备 注跟踪订单号供货时间客 户项目货物生产或运输情况此两栏由采供人员填写能否按期供货？若不能，情况说明，并启动紧急预案采购员（签字）注：该表单由销售部跟单员详细填具，送达经办采购人员再次核实供货情况。采购人员收到此单后半个工作日内必须给予回复。附件5：装车单致：_请于 年 月 日安排装以下货物。序号单号系列型号色号工程名称备 注1234567891011121313151617181920备注：发件人：_电话：_传真：08717325366昆明三元德隆商贸有限公司年 月 日附件6：到货通知单致：_ _年_月_日单号装货日期到货日期销售中心跟单员备 注经办人：_附件7：验货单编号： 日期：订单号货物种类型号规格表面处理壁厚包装数量重量跟单员验货结论仓库验货员仓库司磅员附件8：调拨单收货单位： 发货单位： 第 号品 名规格单位数量单价金额备 注合计人民币（大写） ￥科（股）长 会计主管 记账 经办 调拨日期： 年 月 日附件9：产品销售明细单单号： 第一联：存根购货单位： 年 月 日编号产品名称规格型号单位数量单价金 额十万千百十元角分123456789101112131415合计金额（大写）复核： 收款： 制单：附件10：货物出门放行条单号： 年 月 日提货单位提货人车牌号销售部经办人财 务货物名称（数量）货物重量（Kg）仓库配货员： 门卫：附件11：应收账款审批单 _年_月_日客户名称项目名称发货数量（Kg）铝材金额（元）配件金额（元）原欠款（元）欠款总额（元）收款员跟单员业务经理及付款时间客服部经理市场部（大客户）经理销售中心总经理财务部总经理附12： 授 权 委 托 书 ：贵公司（单位）与我公司因 业务，现特委托 （性别： ，年龄： ；工作单位： ，职务： ，住址： ，身份证号码： ）为我公司的代理人。委托事项： 委托权限：委托期限：本授权委托书有效期为 年 月 日起至 年 月 日止。 （本授权委托书一式两份，均具有同等法律效力） 委托人（盖章）： 法定代表人（签字）： 授权委托人（