新一佳合同管理制度.doc

新 一 佳 合 同 管 理 制 度本公司与各供应商签定的具有法律效力的合同文件，是本公司与供应商进行合作交易的基础，即所有供应商与新一佳开始进行交易之前必须签定双方认可的合同，新一佳采购人员方可据此建立各种供应商资料，并开始下单订货，无双方认可合同的交易，新一佳将视为无效交易行为。新一佳财务部亦将拒绝支付所有费用，由此产生的所有纠纷及责任均由相关人员承担。因此，所有采购人员须严格遵守本合同管理规定。一、 合同的签定：1、 采购人员在与供应商签订合同之前，须对供应商的背景、资信、实力、服务及其商品在市场的上知名度、市场占有率、发展趋势等进行深入调查了解，严禁引入各种“皮包”公司或自己亲友所开的公司，除非事先以书面向上级报备申请，并获核准。2、 同一供应商经营不同属性（即归属本公司不同的采购部门）的产品，应分别与相对应商品的采购部门签订不同的合同，即本公司采购人员应将经销不同属性的供应商视为本组单独的供应商，（例如：雀巢公司主要产品系列有奶粉、咖啡、休闲糖果、调味品、饮料类。）根据本公司产品的划分，其应该分别与冲调组、休闲组及粮油组签定不同的合同。但在谈判时为加大本公司的谈判实力，各组可联合与供应商进行，以争取最有利的交易条件。同时，各组应视其产品的属性及回转率分别谈判不同的帐期，但有时本公司为争取在其畅销品上的更大支持，可适应对其弱势产品给予一定的优惠政策。3、 同一供应商对应本公司同一采购，若经销产品因回转率及市场占有率等的有巨大差异而有不同的交易条件时，采购人员应根据 不同的交易条件签定不同的合同。（例如：某供应商同时经销油脂及调味粉类产品，则采购人员可根据不同产品的回纱与供应商洽谈不同的帐期，并签定不同的合同。）4、 合同是建立供应商档案资料的依据，一份合同对应一个供应商档案资料，即供应商编号。5、 若供应商的交易条件改变，则原合同作废，必须重新签定新合同。6、 如因特殊原因（例如：重大促销、囤积货源、争取更优惠的交易条件等）须临时改变某供应商或某一单独商品的交易条件，必须签定临时的协议，否则财务部按原合同执行。7、 若地区公司各门店实行统一结算者，则针对同一供应商由地区采购部代表地区公司下属各门店统一签订一份合同；若地区公司各门店实行独立结算者，则采购人员应就不同的门店签订不同的合同。8、 采购主管（含）以上人员方可就合同进行签订工作。二、 合同的填写：1、 合同的各项内容项目应填写完整、准确，并书写规范，涂改及粘贴者无效。2、 合同一律以钢笔或中性笔填写。3、 合同上凡出现数字的项目内容，都应在其旁边加注大写。（例如：￥100元“壹佰元”）。第 2 页 共 10 页三、 合同的审批流程：新一佳02/03处全国性A类供应商商品采购合同审批流程区域高级采购/区域高级采购经理负责谈判，并按规范汇整合同报批资料 全国商品行政部合同审核处审核合同行政文件 全国商品行政部经理审批 全国商品部总监审批 全国商品行政部盖章 Yes Yes 全国商品行政处录入合同及商品资料 Yes No 全国商品行政部进行合同费用统计及合同档案管理：全国商品行政处留存一联；传总部结算中心一联；交采购传供应商一联 No 对应的全国高级采购经理审批合同条件 物流部审批物流协议 合同含物流协议 Send No Yes 全国高级采购负责谈判，并按规范汇整合同报批资料 No No No Yes Yes Yes No 由全国商品部负责谈判签订的02/03处A类供应商合同 由区域商品部负责谈判签订的02/03处A类供应商合同 合同不含物流协议 【 2天 】 No【 1天 】 【 2天 】 【 2天 】 【 2天 】 【 1天 】 A类供应商定义：新一佳A类供应商：1、全国性A类供应商：占全国销售额50%的供应商；2、区域性A类供应商：占区域销售额70%的供应商（除去全国的A类供应商）市场上A类供应商：国内品牌、国际品牌商品的供应商；新一佳02/03处全国性A类供应商采购合同审批流程流程说明：一、合同规范及要求：1、合同构成之行政文件文本： 年度A类供应商购销合同审批表； 新一佳商品采购合同； 新一佳商品采购合同补充协议； 新一佳新商品价格确认表（新签必备）/系统内的商品资料明细（续签必备）； 上年度合同正本、补充协议（续签必备）； 供应商的营业执照、组织机构代码证、国税登记证、地税登记证； 供应商基本资料表； 供应商商品报价单（盖红印公章，自营）； 代理证书（非生产商需备）； 诚信和约、反贪污贿赂协议； 样品入库登记表；2、合同正本、补充协议、价格确认表及所有附件应填写完整、清晰，改动部分须签名；3、供应商应在合同正本、补充协议、价格确认表原件上签名盖章；4、合同相关证件要求：商品分类 供应商应提供的证件名称国产烟酒类 1、卫生许可证2、酒类卫生许可证 3、酒类批发许可证4、烟草专卖批发许可证进口烟酒类 1、酒类批发许可证2、卫生许可证 3、特种烟草专卖经营企业许可证国产食品 1、食品卫生许可证 2、卫生许可证 3、质量检测报告或化验单进口食品 1、卫生许可证 2、动、物检疫放行证国产保健食品 1、卫生许可证 2、保健食品批准证 3、卫生检验报告或化验单进口保健食品 1、进口保健食品批准证2、进口保健食品卫生证日用百货 1、生产许可证 2、质量检测报告电器 1、 3C认证 2、厂家生产许可证 3、质量检验报告 4、其他进口/国产传真机/电话 1、 3C认证 2、生产许可证（国产电话、传真机） 3、邮电部入网证 4、质量检验报告 二、审批说明：1、区域高级采购/区域高级采购经理/全国高级采购：1） 按照合同规范完成合同文本填写及相关资料收集；2） 区域高级采购/区域高级采购经理在要求的时间内完成合同报批的所有事项并将合同及所有附件交由区域商 品行政处报全国商品行政部合同审核处审批；3） 收到已经审核盖章的合同后应即时将合同“供应商联”交给供应商；4）区域高级采购/区域高级采购经理对本处合同负责，区域高级采购完成本处的合同审核签名后无需区域高级 采购经理审核签名；2、区域商品行政处：1） 收到区域高级采购/区域高级采购经理交寄的合同后检查合同规范及要求的内容，合同审批表与合同、协 议数据一致；如无误签名后向全国商品行政部合同审核处寄送合同；如有误应退回采购或督促收集改正；2） 收到全国商品行政部退回的合同后应登记并即时交区域高级采购/区域高级采购经理；3）收到全国商品行政部寄回的已经完成审批盖章的合同后应即时进行合同资料、商品资料的指定及费用登记 统计，并完善合同档案管理，将合同正本、补充协议的“供应商联”交区域采购处由其转交供应商，将合同 正本、补充协议的“财务联”交区域结算中心存档以备结算；3、全国高级采购经理：1） 合同审批时限：自接到报批的合同后2个工作日内完成审批；2） 完成合同采购条件的审核、将符合【合同各项收费标准】的合同签名后转全国商品行政部；3） 对不符合合同审批要求的合同、不同意合同条款或商品要求的合同，应要求区域高级采购/区域高级采购 经理进行补充或补正。若需要退回区域进行补充或补正的合同可交由全国商品行政部合同审核处寄回该 区域商品行政处，由区域商品行政处将合同退回区域高级采购/区域高级采购经理；4、全国商品行政部：1） 合同审批时限：全国商品行政部合同审核处长自接到报批的合同后2个工作日内完成审批； 全国商品行政部经理自接到报批的合同后2个工作日内完成审批2） 全国商品行政部合同审核处根据合同标准对合同数据的准确性及相关证件的完备进行审核并签名后转 全国高级采购经理审核；3） 全国商品行政部经理根据合同标准对合同数据的准确性及相关证件的完备进行审核、将符合【合同各项 收费标准】的合同签名后盖章；4） 对不符合合同审批要求的合同、不同意合同条款或商品要求的合同，应列印【合同的问题明细】传区域 商品行政处/区域高级采购/区域高级采购经理/全国高级采购要求补充或补正。若需要退回区域进行补充或 补正的合同可寄回该区域商品行政处，由区域商品行政处将合同退回区域高级采购/区域高级采购经理；5） 全国商品行政部合同审核处应将完成审核盖章的合同进行登记：6） 应每周2次将完成审核盖章的区域合同寄回区域商品行政处；7） 所有新合同、新商品资料的录入由全国商品行政部进行录入；7、全国采购总监：1）合同审批时限：全国采购总监自接到报批的合同后3个工作日内完成审批；2） 每周2次将完成审核的合同返回总部商品行政部；三、解释：1、 审批时限：指在合同审核中，审核人在限定的时间内必须对合同作出判断，合格、满意、同意的应签名 确认向上移交，不合格、不满意、不同意的应写明意见并向下移交，以保障合同审批效率；2、 补充：指在合同审核中，审核人发现合同必备的资料未提供完整或提供的资料有错误，审核人要求责任人 必须补齐资料以使合同达到审核要求，责任人在补齐资料后将资料和【合同的问题明细】的解决结果签名 后传审核人；3、 补正：指在合同审核中，审核人对合同条款、商品要求等不满意、不同意时，应要求责任人对合同条款、 商品要求等进行修改。责任人应与供应商签署补正协议，增加或减少或修改合同条款、商品要求等， 以使合同达到审核要求，责任人在完成条款、要求的补正后将补正后的资料和【合同的问题明细】的 解决结果签名后传审核人；新一佳区域性商品采购合同/联营合同审批流程外区：区域采购完成合同谈判按规范汇整合同报批资料 区域商品行政处长审批合同行政文件 Yes Yes Post Yes Yes 合同不含物流协议 区域高级采购、区域高级采购经理审批采购条件 No Yes No 区物流部审批物流协议 No 区域财务部盖章 区域商品行政处进行新合同及商品资料录入、合同费用统计及合同档案管理；区域商品行政处留存一联；传区结算中心一联；交部门传供应商一联 合同含物流协议 全国商品行政部合同审核处审核合同行政文件 Yes No 合同含物流协议 Send 物流部审批物流协议 Yes 全国商品行政部进行新合同及商品资料录入、合同费用统计及合同档案管理：全国商品行政部留存一联；传总部结算中心一联；交部门传供应商一联 深圳区：全国采购完成合同谈判按规范汇整合同报批资料 全国高级采购审批后交全国采购经理审批（审批合同条件） No Yes No No 全国商品行政部经理审核 全国商品行政部盖章 Yes 【1天】 【1天】 【1天】【1天】 【1天】 【1天】 【1天】 【1天】 全国商品行政部依据【区域合同抽查流程】进行合同抽查 注：全国高级采购经理、全国商品行政部经理每月根据各区域已盖章合同清单抽查10；新一佳区域性合同审批流程流程说明：一、合同规范及要求：1、合同构成之文本： 年度区域购销合同审批表（自营）/ 年度区域联营合同审批表（联营）； 新一佳商品采购合同（自营）/ 新一佳合作经营合同（联营）； 新一佳商品采购合同补充协议（自营）； 新一佳新商品价格确认表（新签必备，自营）/系统内的商品资料明细（续签必备，自营）； 上年度合同正本、补充协议（续签必备，自营）/ 上年度合同正本（联营）； 供应商的营业执照、组织机构代码证、国税登记证、地税登记证； 供应商基本资料表； 供应商商品报价单（盖红印公章，自营）/ 供应商合作商品明细表（盖红印公章，联营）； 代理证书（非生产商需备）； 诚信和约、反贪污贿赂协议； 样品入库登记表；2、合同正本、补充协议、价格确认表及所有附件应填写完整、清晰，改动部分须签名；3、供应商应在合同正本、补充协议、价格确认表原件上签名盖章；4、合同相关证件要求：商品分类 供应商应提供的证件名称国产烟酒类 1、卫生许可证2、酒类卫生许可证 3、酒类批发许可证4、烟草专卖批发许可证进口烟酒类 1、酒类批发许可证2、卫生许可证 3、特种烟草专卖经营企业许可证国产食品 1、食品卫生许可证 2、卫生许可证3、质量检测报告或化验单进口食品 1、卫生许可证 2、动、物检疫放行证国产保健食品 1、卫生许可证 2、保健食品批准证3、卫生检验报告或化验单进口保健食品 1、进口保健食品批准证2、进口保健食品卫生证日用百货 1、生产许可证 2、质量检测报告电器 1、 3C认证 2、厂家生产许可证 3、质量检验报告 4、其他进口/国产传真机/电话 1、 3C认证 2、生产许可证（国产电话、传真机） 3、邮电部入网证 4、质量检验报告二、审批说明：1、区域采购/全国采购：1） 按照合同规范完成合同文本填写及相关资料收集；2） 外区域的合同：在要求的时间内完成合同报批的所有事项并将合同及所有附件报区域商品行政处；3） 深圳区的合同：在要求的时间内完成合同报批的所有事项并将合同及所有附件报全国高级采购审批；4） 收到已经审核盖章的合同后应即时将合同“供应商联”交给供应商；2、区域高级采购：1） 合同审批时限：自接到报批的合同后1个工作日内完成审批；2） 完成合同采购条件的审核、将符合【合同各项收费标准】的合同签名后盖章；3） 对不符合合同审批要求的合同、不同意合同条款或商品要求的合同应要求区域采购进行补充或补正或退回采购；4） 区域高级采购对本处的合同负责，本处的合同经区域高级采购审核签名后无需区域高级采购经理审核签名；3、全国高级采购：1） 合同审批时限：自接到报批的合同后1个工作日内完成审批；2） 完成合同采购条件的审核，并将符合【合同各项收费标准】的合同签名后转全国商品行政部合同审核处审核；3） 对不符合合同审批要求的合同、不同意合同条款或商品要求的合同应要求全国采购进行补充或补正或退回采购；4、区域高级采购经理：1） 合同审批时限：自接到报批的合同后1个工作日内完成审批；2） 完成合同采购条件的审核、将符合【合同各项收费标准】的合同签名后盖章；3） 对不符合合同审批要求的合同、不同意合同条款或商品要求的合同应要求区域采购进行补充或补正或退回采购；4） 区域高级采购经理只对本处合同负责，非本处的合同无需区域高级采购经理审核签名；5、区域商品行政处：1） 合同审批时限：自接到区域采购报批的合同后1个工作日内完成审批；2） 合同组审查合同填写及资料提供状况后登记备档并报区域商品行政处长审批；3） 区域商品行政处长根据合同标准对合同数据的准确性及相关证件的完备进行审核并签名后转区域高级采购 经理审核；4） 对不符合同审批要求的合同、对合同条款或商品不符合公司标准和要求的合同可要求区域采购进行补充或 补正退回区域采购；5） 配合全国商品行政部进行合同抽查工作；6）完成合同资料、商品资料等的录入后将合同正本、补充协议的“供应商联”交区域采购处由其转交供应商；7）完成合同资料、商品资料等的录入后将合同正本、补充协议的“财务联”交区域结算中心存档以备结算；6、全国商品行政部：1） 合同审批时限：全国商品行政部合同审核处长自接到报批的合同后1个工作日内完成审批； 全国商品行政部经理自接到报批的合同后1个工作日内完成审批；对符合区域【合同各项收费标准】的合同 进行抽查审批。2） 全国商品行政部合同审核处根据合同标准对合同数据的准确性及相关证件的完备进行审核并签名后转全国商品 行政部经理审核；3） 全国商品行政部经理根据合同签订标准对合同数据的准确性及相关证件的完备审核，并将符合标准的合同签名