客户信用档案管理制度.doc

余姚市神马教仪成套有限公司客户信用档案管理制度客户信用档案是企业档案整体的重要组成部分，是会计档案、行政管理、企业经营管理等各类档案管理的有益的补充和完善。为了加强公司对客户信息的掌握，建立、健全客户信用档案的收集、保管和查阅制度，以维护公司自身的合法权益，特制订以下客户信息管理办法。一、客户信用管理档案的种类：1. 交易往来客户的资料：详细记入交易往来客户的名称、内容、信用，与本公司的关系等；2. 交易往来客户一览表：客户信息的简单列入。二、客户信用档案的收集1.公司的一线销售人员应积极配合、协助信用管理部门人员收集客户的基本信息，包括：注册名称、办公地址、企业类别或者企业性质、经营范围、注册资本、法人代表、董事长和总经理、经营期限和经营执照的有效期、发证机关、行业和生产管理认证等其它相关认证文件。2. 各项目的负责者、销售人员对于担当项目的状况要经常注意，应尽可能的将日常业务交往活动了解到客户的内部情况（例如：交易环节的习惯态度和做法，付款的一般做法，根据客户的外在印象、产品情况、产品市场状况、信用情况）形成相关的记录，及时将获取的信息资料报送给公司信用管理部门，保持客户资料表与交易往来客户一览表的正确性。3.公司的销售人员和信用管理部门工作人员应积极从搜集客户的各类公开和半公开的信息资源，通过政府管理部门、媒体获得客户的各类相关信息，及时交互，形成准确、客观的信用记录。4.无论哪种形式的业务交易，对于开始有业务往来的公司，各项目的负责者要各项客户信息进行记录，及时交由信用管理部门。信用管理部门工作人员在核实了资料信息的真实性后，在信用管理部门将交易往来客户资料表作成，并在交易往来客户一览表里记入。5.信用管理部门应依据项目合同持续时间的长短对交易往来客户作定期的调查，如果有变化的时候，在交易往来客户原始记录及交易往来客户一览表里记入、订正。6.信用管理部对于有关交易往来客户的记入事项的变化，或有其他新的信息资料时，应随时记入之。7.信用管理部门应及时将所发生的收款异样报告表和问题帐款报告书记录在案。 8.交易往来客户如果解散或者是与本公司的交易关系解除的时候，信用管理部门应该及时将其从交易往来客户原始记录及交易往来客户一览表中除去，并将其交易往来客户资料表另作保管。三、客户信用档案原始资料的整理和使用1.客户信用档案以客户的单位分别建立，其中可以包括多个交易项目的情况记录。2.公司各部门人员因工作需要，可随时向信用管理部门借阅交易往来客户的资料，其他人员需要借阅时，需经过总经理的同意才可。3.信用管理部门人员对于资料的保管应避免污损、破损和遗失，确保安全与准确。4.借阅者在查阅过程中不得随意对资料进行涂改、圈划、撕页等。5.任何人员不得私自将公司掌握的信息资料进行复制、摘抄或转借他人。6.当客户资料发生破坏、失窃等情况时，当事者要提交书面报告。7.建立客户信用信息数据库，将收集到的客户信息录入，并由信用管理部门人员进行统一管理。8. 交易解除后的客户资料要以“交