商务礼仪制度.doc

商务礼仪制度（1）目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。（2）范围本标准适用于公司各种接待工作和商务部门。（3）管理 商务部为公司对外部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来访人员的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报商务部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、商务部协调的重要接待，应提前1天告知商务部。（4）计划与准备商务部在接到公司领导通知或来访预约时，对来访人员的接待，应了解来访人员基本情况：来访人员的公司、职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等，并填写来访申请表，在这基础上如果是重要客户需拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准，并上报给总经理审批。商务部根据来访人员情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所；对来访客户按来访人数，至少需2人以上负责接待，会晤之后需带往总经理处作当面介绍。商务部根据来访人员情况提前按接待标准预定好宴请用餐、酒店，应酌情安排酒水、香烟、用餐标准，第一次来访客户可酌情简单宴请，重要客户如需住宿的应提前按接待标准预约好来访人员下榻酒店。商务部根据情况计划安排来访人员用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目。因会议需要商务部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。商务部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员应按时接送来访人员。如有需要商务部应根据情况提前为客户购买车票及机票。来访客户离开时应准备相应的公司说明书或礼物给予带走。（5）接待礼仪：仪容仪表：面容清洁，衣着得体。本公司商务人员必须面容清洁，不能留长须长发，不能染发；商务人员必须穿衬衫，以白色打底为基础，其他颜色以简洁为主；必须穿休闲裤、牛仔裤、西裤之类；鞋子必须是皮鞋或休闲皮鞋；类似着装效果如下图：接待时：必须语气温和、礼貌文雅，态度诚恳热情，不卑不亢；迎接来访人员时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。（6）注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。公司客户来访时，需分清大业务单位、政府官员和一般来客，由商务部人员负责迎接、招待及安排相关事项，办公室其他人员需配合商务部人员负责茶水、小吃等，如遇休息日，将由当天值班人员负责接待，并及时通知商务部人员，视情况决定是否需要到公司接待。（7）信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。（8）接待记录商务接待完成后，按时填写商务接待记录表。客户来访申请表来访人员姓名职位来访公司名称人数对方公司情况陪同人员来访具体时间停留时间是否提供公司资料是否参观现场来访目的接待方式是否需要安排用餐用餐费用预估是否需要安排住宿商务接待记录表接待人员接待事由来访人员来访