ERP系统核算流程及账务处理说明.doc

ERP系统核算流程及账务处理说明一、 ERP系统参数的维护1、 系统设置界面如下2、 进入以上界面后，可分别进行会计科目（由总账会计或主管会计设置与修改）、仓库、供应商（一旦新增，不可随意更改）、客户（一旦新增，不可随意更改）、物料及其他各项基础资料的设置及更改。二、 系统核算业务流程三、 采购系统的业务处理1、 采购申请单由上图示位置找到采购申请单录入项目，双击鼠标进入，根据纸质采购申请单将申请物料内容录入相对应格式内，注意录入物料时只需将鼠标放入物料代码一列，点击“F7键”，然后选择需录入物料，双击鼠标确认选择，这时物料代码、名称、规格型号、单位会自动填充，其他各列手工据实录入。2、 采购订单录入 由上图所示，进入采购申请单界面，采购主管审核采购申请单，采购人员根据实际采购情况，查询到实际采购物料所对应采购申请单，根据经审核的采购申请单下推生成采购订单采购人员进入采购申请单查询界面，点击以上按钮，点击生成采购订单或进口订单，选中单据点击按钮，进入代购订单生成界面，录入供应商及实际采购信息（主要为采购单价及实际数量及其他附属信息的录入）。 3、 采购发票生成 进入以上界面，双击“外购入库单-查询”进入外购入库单查询界面，采购人员根据纸质发票查询到对应实际已入库物料（确定单据已被仓储主管审核）进入以上界面，根据条件选中已审核入库单据，“下推”生成采购发票（增值税专用发票、增值税普通发票），确保电子采购发票与纸质采购发票票据数据完全一致（如纸质发票票面供应商与入库供应商不一致，由财务人员记账时做调整，采购人员不再修改单据供应商）。注意：无发票采购以采购人员应生成普通发票（无进项税金）。四、 仓存系统业务流程1、 入库单录入A、 外购入库系统生成外购入库单据的处理根据图示点击采购订单查询，系统提示录入查询条件根据上图提示，仓管人员录入查询条件，如根据送货请单上注明“供应商”名称查询，将鼠标点击入供应商对应数值一栏，点击“F7键”查找供应商，双击已查询到供应商确认供应商，然后点击条件过滤框下确定键，确定查询条件，进入采购订单查询界面（确认采购订单已经采购主管审核）。进入采购订单查询界面后，根据实际入库物料选择其对应采购订单（可按住Shift键选中多行），下推生成外购入库单。仓管人员进入采购订单查询界面，点击以上按钮，点击生成外购入库单选中单据点击按钮，进入外购入库单生成界面，录入入库信息（主要确认实际购买数量、入库金额及收料仓库），确认系统入库信息与实际入库信息相符，保存系统入库单据。 手动输入外购入库部分物料采购未曾下达采购订单（无计划采购及零星采购），仓管人员可直接进入以下界面录入外购入库单。 仓储主管审核外购入库单。仓储主管进入外购入库单查询界面，查询外购入库单，根据实际入库情况审核入库单据合理合法合规性。B、 产品入库通过以上界面进入“产品入库-录入”界面，双击鼠标左键进入产品入库信息界面进入以上界面，根据实际入库信息选择“红蓝字”入库类型，填写产品入库信息，录入物料信息时注意将输入光标点击至物料编码下，按“F7键”，选择需录入物料，其他信息据实录入。C、 委外加工入库通过以上界面进入委外讲过入库录入界面根据以上界面，选择红蓝字入库单，根据实际委外加工入库信息录入单据。D、 其他入库其他途径增加入库，进入一下界面，根据实际情况录入（本业务基本不发生）根据以上界面进入其他入库单据录入界面2、 领料单录入A、 生产领料出库根据以上界面进入生产领料单录入界面根据以上界面选择红蓝字出库按钮，根据实际出库信息录入出库信息，注意录入时将光标点至“产品代码”一列下，按F7键选择入库物料信息，然后据实录入其他相关出库信息。B、 销售出库根据以上界面进入销售出库单录入界面根据以上界面选择红蓝字出库按钮，根据实际出库信息录入出库信息，注意录入时将光标点至“产品代码”一列下，按F7键选择入库物料信息，然后据实录入其他相关出库信息。C、 委外加工发出根据以上界面进入委外加工发出单据录入界面根据以上界面选择红蓝字出库按钮，根据实际出库信息录入出库信息，注意录入时将光标点至“产品代码”一列下，按F7键选择入库物料信息，然后据实录入其他相关出库信息。D、 其他出库根据以上界面进入其他出库单据录入界面根据以上界面选择红蓝字出库按钮，根据实际出库信息录入出库信息，注意录入时将光标点至“产品代码”一列下，按F7键选择入库物料信息，然后据实录入其他相关出库信息。3、 入库单据查询及修改进入以上界面，点击入库单据类型下查询按钮，进入入库单据查询界面，查询需修改更正的单据，点击修改按钮，进入入库单据修改界面，更正入库信息（修改前提是单据未被审核、如已审核需相关人员进入该界面点击反审核按钮）。4、 出库单据查询及修改进入以上界面，点击出库单据类型下查询按钮，进入出库单据查询界面，查询需修改更正的单据，点击修改按钮，进入出库库单据修改界面，更正出库信息（修改前提是单据未被审核、如已审核需相关人员进入该界面点击反审核按钮）。5、 出入库单据的审核进入出入库单据的查询界面，据实核对出入库信息，选中需审核单据，信息确认无误后点击查询界面“审核”按钮。五、 存货核算1、 存货入库核算A、 存货核算系统凭证模板的设置进入以上界面，点击进入凭证模板设置界面进入以上界面，选择需生成凭证的业务类型，以“外购入库单”业务为例，点击进入凭证模板设置界面进入以上界面后，可调整系统格式模板，如 此模板生成分录为“借 原材料 贷应付帐款-暂估”，其中“应付帐款-暂估”科目后有核算项目“供应商”。除“外购入库单”凭证模板外其他凭证模板可参照系统模板、在会计实务操作基础上稍作修改即可。B、 生成凭证方案的设置通过以上界面，进入生成凭证系统，选择“编辑”下“选项”，进入以下对话框在以上对话框中选中需要选项，一般选中错误处理的“中断凭证生成过程”、“保存凭证前跳出凭证修改界面手工调整”，然后根据需要选择“科目合并选项”中需要选项，单击“确定”。退出该界面，结束简单生成凭证方案的设置。C、 外购入库核算（1）、材料会计收到材料采购发票，进入系统以下界面通过以上界面进入采购发票查询界面根据纸质发票查询到该发票所对应的电子发票，确保票面数据与电子发票数据完全一致，点击“审核”系统发票，同时点击“钩稽”按钮后退出该界面。退出以上界面后，进入以下界面通过以上界面点击进入外购入库核算系统界面进入以上界面后，找到纸质发票对应系统发票，点击“核算”按钮，同时点击“钩稽”查询钩稽状态，然后退出该界面，进入以下操作界面通过以上界面进入以下系统进入以上界面，点击采购发票左边小筐，点击“重新设置”按钮，进入以下界面通过该界面，填写查询条件，点击“确定”键，进入下一界面进入该界面后，点击“选择标志”下各发票对应小筐，选中需生成凭证发票，点击选择生成凭证类型（按单生成凭证，按单据类型生成汇总凭证，所有单据生成汇总凭证），一般选择“按单据类型生成汇总凭证”，选择凭证类型后，点击“”按钮，进入生成凭证界面，手工调整凭证进入手工调整界面后，生成以上模板凭证（增值税专用发票模板，普通发票无“应交税金-增值税-进项税”一行），将系统发票供应商与纸质发票供应商核对，如发现纸质发票与系统发票供应商不一致，则生成凭证时将“应付帐款-确认”科目下供应商调整为“纸质发票”对应供应商。（注意“应付帐款-暂估”下供应商不再变换）。如该号凭证有对应付款，直接在该凭证下增加付款凭证的分录，付款记帐凭证分录应为“借 应付帐款-确认，贷 银行存款/现金），凭证录入完整后，点击按钮，保存凭证，点击，完成系统凭证的生成。（2），月末或下月初，确认仓储部门所有原材料单据录入完整，且所有原材料单据已被审核，进入存货核算系统生成凭证界面 进入该界面后，过滤条件，分物料类别分别生成“外购入库暂估”凭证（分录基本应为“借 原材料 贷 应付帐款-暂估”），该项凭证只要确保模板正确，除摘要根据需要调整外，其他各项无须手工调整。如图 D、 自制入库核算（产品入库核算）确认仓存系统自制入库单据录入完整，且已被仓库主管审核通过，进入以下界面点击进入自制入库核算界面通过以上界面点击文件下“引出内部数据”按钮，引出需核算数据明细，根据成本核算方法确认各产品金额或单价，还原到引出格式，保存后关闭电子表格，点击以上界面文件下“引入外部数据”，引入已核算数据后，点击“核算”按钮完成核算，刷新后退出该界面。进入“存货核算”系统生成凭证界面，选中产品入库左边方框，进入以下状态过滤已核算需生成凭证产品，点击确定后，选中需生成凭证的入库产品，选择生成凭证类型中“按单据类型汇总生成凭证”，点击生成凭证，进入生成凭证界面进入以上界面后，除系统入库产品不可随意更改数字外，其他结转成本项目可根据实际入库情况填写分录（注意如系统入库产品金额与手工核算入库产品金额不一致，需重新核算匹配各产品入库金额）。E、 其他入库核算公司暂无其他入库核算，如需核算，在录入其他入库单时直接匹配成本金额。如盘盈入库核算时，直接从以下界面进入盘盈录入界面进入盘盈入库录入界面后，输入盘盈物料代码，输入盘点数，系统自动核算出盘盈数量，手工匹配盘盈入库物料单价后，系统自动确认盘盈物料成本金额（该步骤本应由仓库人员录入盘盈数量，材料核算人员匹配盘盈单价）。盘盈入库单据核算完毕后，进入“存货核算”系统“生成凭证”，选中“盘盈入库”，选中生成凭证类型，点击“生成凭证”，生成一张盘盈入库凭证。记住根据盘盈性质，生成凭证时考虑调整“生成成本”、“管理费用”科目。2、 存货出库核算A、 红字出库核算通过存货核算系统，进入以下界面通过以上界面，进入红字出库核算界面，依次选中需核算单据，点击修改，匹配红字出库金额（通过当期进出存报表，求加权平均出库单价），修改完成后，点击保存完成红字出库核算。B、 材料出库核算完成红字出库核算后，进入以下界面通过以上界面，进入材料出库核算 指定需核算的物料代码段，点击“下一步”，进入以下界面点击“全选”，点击“下一步”，完成核算（系统严格按照加权平均法进行材料核算）。C、 产成品出库核算（销售出库核算）完成材料核算，且已完成产品入库成本核算，进入以下界面进入以上界面后，点击产品出库核算，同材料出库核算方法，选中物料代码段，点击“下一步”，进入仓位选择，点击“全选”，再点击“下一步”，完成产品核算（系统严格按照加权平均法进行产品核算）。D、 盘亏出库核算进入以下界面进入盘亏出库录入界面后，输入盘亏物料代码，输入盘点数，系统自动核算出盘亏数量，手工匹配盘亏出库物料单价后，系统自动确认盘盈物料成本金额（该步骤本应由仓库人员录入盘盈数量，材料核算人员匹配盘亏单价）。盘亏入库单据核算完毕后，点击进入“存货核算”系统“生成凭证”，选中“盘亏/毁损”，选中生成凭证类型，点击“生成凭证”，根据盘亏/毁损原因，分别调整“生产成本”、“管理费用”科目金额。3、 存货期初调整A、 期初仓存异常余额调整完成材料出库、产品出库及盘亏核算后，进入以下界面通过以上界面点击“期初仓存异常余额汇报表”，进入期初仓存一场余额汇报表界面选中异常余额的物料，如为无数量有金额的余额，则直接点击按钮，系统自动生成“入库成本调整单”，如为有数量而金额为负数的异常余额，则需查明原因，退出该界面，进入以下界面通过以上界面，进入条件过滤界面输入条件过滤界面，点击确定，进入成本调整界面点击“新增”按钮，输入已查询的有数量但金额未负数的物料代码，手工输入需调整出库金额，生成出库成本调整单。B、 出库核算异常余额调整通过以上界面，进入出库核算异常余额汇报表界面依次选中异常余额物料，如异常余额物料无数量有金额，直接点击出单，系统自动生成“入库成本调整单”，如异常余额物料由数量、金额为负数，则需遵从“期初异常余额调整”方法手工调整材料出库成本。4、 存货出库凭证生成。通过“存货核算”系统“生成凭证”界面进入存货核算系统凭证制作界面通过以上界面，依次选择“生产领料”、“其他出库”、“入库成本调整”，“出库成本调整”、“销售出库-赊销”项目，分别进行各类出库核算及成本调整核算（注意分物料类别及仓存类别核算）。各出库单据及入库成本调整单据根据单据类型，分别计入各成本费用科目。此处以生产领料出库核算为例选择物料代码段后，点击“全选”，选择生成凭证类型“按照科目类别汇总生成凭证”，点击“生成凭证”，进入凭证手工调整界面，制作标准凭证“借 生产成本 贷 原材料”。完成凭证确认无误后，点击保存，保存材料出库凭证注意：生产部门领主要原材料计“生产成本”科目、领用煤炭计入“制造费用-能源动力”，领其他非主要原材料计“制造费用-物料消耗”或“制造费用-办公费”或“制造费用-劳动保护费”。其他制造部门领料按照部门归属系统分别计入“制造费用“、”管理费用“及“销售费用”，因本公司领料中，兴华公司（B项目）财务核算独立，因此生成凭证时手工将其所有“生产领料”、“其他出库”领用调整为“其他应收款”。5、 销售收入的确认因公司物料销售开票对应出库的关联性较差，此项业务暂停使用。根据公司发展完善，如需使用，可参照以下步骤通过以上界面，进入销售出库查询界面销售人员进入以上界面后，选中出库产品，点击“修改”，填写销售单价及金额，完整销售出库单据内容，经销售主管审核后，选中销售出库单，点击“下推”生成“销售专用发票”/“销售普通发票”（确保销售发票与金税卡开票纸质发票数量与金额一致-销售系统暂未关联金税卡系统）。销售人员生成发票后，财务人员需通过以下界面通过以上界面，进入销售发票查询系统，审核销售发票，如发现与金税卡开具发票数量金额不一致，退回销售部门，督促其相关人员修改。财务人员审核发票通过后，进入“存货核算”系统“生成凭证”选中“销售收入-赊销”，进入过滤条件界面过滤条件，选中单据后，选择生成凭证类型，点击“生成凭证”，则进入“应收账款”、“主营业务收入”或“其他业务收入”凭证确认界面。分录基本为“借 应收账款-客户 贷 主营业务收入/其他业务收入”。6、 存货系统凭证的查询与修改如存货系统凭证后续需调整，可通过以下界面查询存货系统凭证进入存货系统凭证查询界面后，根据需要可修改或调整存货系统凭证（注意存货系统凭证的修改必须在此业务系统进行修改）。7、 存货系统结账确认存货系统各类型单据全部生成记账凭证后，进入存货系统期末结算通过以上界面进入，进入期末关账界面点击“对账”进行当期“存货系统”与“总账”系统对账（确认总账系统凭证已全部过账），如各项目原材料一致，则总账系统无需做串户调整，否则需进行串户调整，使得“存货系统”原材料余额与“总账系统”原材料科目余额一致。对账完成后，进入以上界面，点击“关账”，如无异常，则关账结束。完成关账后，进入结账界面进入以上界面，点击“下一步”完成结账。六、 财务会计系统业务处理1、 手工录入除业务系统外凭证通过以上界面，进入手工录入凭证界面进入记账凭证录入界面后，点击“查看”下“选项，进入以上界面，选择录入凭证时相关选项，确定录入凭证选项（此操作只在第一次录入凭证时选择），会计人员日常录入凭证时根据会计处理方法录入凭证（财务人员凭借自己专业正确录入凭证）。2、 固定资产系统管理基础资料设置完成后，日常操作如下通过以上界面，进入新增卡片界面进入以上界面后，完成新增固定资产卡片信息的录入通过以上界面，进入生成凭证界面，选中需生成凭证的卡片，点击鼠标右键，选择生成凭证的类型，确定生成凭证，点击开始进入生成凭证界面，手工完整固定资产系统凭证。如前期入账资产价值有变动，可进入固定资产卡片查询界面进入此界面后，点击“变动”按钮，将卡片调整到变动后状态（由金额变动的需进入固定资产凭证管理，选中变动卡片生成相关记账凭证。如当期由销售固定资产或其他清理资产情况，进入以上界面，点击“清理”，填写清理信息后，进入固定资产凭证管理界面，选中清理卡片，生成相关记账凭证。完成固定资产当期卡片及凭证处理后，进入固定资产期末处理界面进入以上界面后，点击“计提折旧”，点击“下一步”，完成本期折旧的计提。待期末总账系统凭证过账后，点击“固定资产系统”中“期末处理”下“自动对账”，完成固定资产系统对账，然后点击“期末处理”下“期末结账”完成系统结账。3、 汇总凭证及凭证过账待各业务系统凭证处理完毕后，总账会计应及时汇总凭证，查看凭证是否缺号，如有缺号应及时补齐，补齐后及时将凭证过账，使各业务系统会计及时完成各系统结账。4、 期末调汇待各项业务凭证录入完整，总账会计将凭证过账后，总账会计应及时进入期末账务处理阶段的“期末调汇”期末调汇汇率应取资产负债日汇率。5、 编制报表确认各业务凭证录入完整（收入支出凭证、预提费用凭证，成本结转凭证，销售收入确认及销售成本结转凭证，期末调汇凭证等各类凭证），且已过账，进入报表编制系统通过以上界面，点击进入资产负债表编制界面进入以上界面后，点击“工具”下“公式取数参数”修改确认会计期间，点击“数据”下“报表重算”完成报表的初步编制，如“资产=负债+所有者权益”，则报表基本完成，否则报表需根据实际情况调整报表中各项目取数，直到全部正确取数，达到“资产=负债+所有者权益”状态。完成资产负债表编制后，点击进入通过以上界面，进入利润表编制进入以上界面后，点击“工具”下“公式取数参数”，调整会计期间，点击“数据”下“报表重算”完成当期利润表的初步编制。如无异常数据，则当期利润表确认，如有异常，应查找原因，进行取数调整。完成利润表编制后，进入现金流量表如期末现金及现金等价物余额与实际现金及现金等价物余额不等，则进一步指定现金流通过以上界面，进入记帐凭证查询条件过滤界面根据条件过滤框所示条件过滤凭证后，依次选中需指定现金流量凭证，点击界面“流量”按钮，进行现金流量指定，全部指定后，返回查询现金流量表界面，如期末现金及现金等价物余额与实际现金及现金等价物余额相等，检查各现金流量指定项目