账务处理子系统 PPT课件

12 04 2020 1 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进 动态会计平台的构建 第三章账务处理子系统 12 04 2020 2 第一节账务处理概述 一 账务处理的基本概念账务处理是指从价值管理的视角出发 主要运用货币形式的信息计量 借助于专门的会计核算方法 对各单位 会计主体 的经济业务进行核算 控制 产生一系列财务信息和其他经济信息 为企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造价值 12 04 2020 3 从信息系统角度看 账务处理工作是由会计信息系统的子系统 总账子系统来完成的 总账子系统的基本功能是通过采集数据 加工和存储数据 报告财务信息 实现对企业经营活动进行核算和控制 保证会计信息的真实 准确和有效 12 04 2020 4 12 04 2020 5 1 数据采集 数据采集主要是从经济业务流程中采集数据 为数据加工服务 这些数据包括 获取 支付流程的数据转换流程的数据销售 收款流程的数据总账子系统从业务流程采集数据 12 04 2020 6 2 数据加工与存储 加工与存储是将反映经济活动的原始凭证按照会计科目和 有借必有贷 借贷必相对 的原则编制记账凭证 审核记账凭证 然后对其进行分类 计算 求和 并将结果保存在各类账簿中 12 04 2020 7 3 报告信息 报告信息是以账簿 记账凭证为依据 编制内部报表和外部报表提交给投资人 债权人 管理者 政府部门等 12 04 2020 8 二 特点规范性强 一致性好 复式记账法 综合性强 在整个会计信息系统中起核心作用 控制要求严格 正确性要求高 三 目标及时 准确地采集和输入和和凭证 保证进入计算机的会计数据及时 正确和全面 高效 正确地完成记账过程 随时输出某个时期任意会计科目发生的所有业务 随时输出各个会计期间的和账表 为企业管理提供信息 建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口 实现会计数据的及时传递和数据共享 12 04 2020 9 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进 动态会计平台的构建 第三章账务处理子系统 12 04 2020 10 第二节账务处理子系统数据处理流程 一 手工账务处理系统处理流程 12 04 2020 11 二 手工账务处理系统处理流程的缺点数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大 12 04 2020 12 三 计算机账务数据处理流程P95 12 04 2020 13 账务处理流程中的主要角色业务人员凭证填制人员凭证审核人员记账与结账人员查询与分析人员 12 04 2020 14 四 计算机方式和手方式下 账务处理流程的区别数据处理的起点与终点不同数据处理的方式不同数据存储的方式不同对账方式不同会计资料查询统计方式不同 12 04 2020 15 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进 动态会计平台的构建 第三章账务处理子系统 12 04 2020 16 一 账务处理子系统功能模块设计P100图3 5系统初始化 辅助管理 系统服务 第三节账务处理子系统设计 系统初始化 凭证管理 出纳管理 账簿管理 期末处理 辅助管理 系统服务 总账子系统 12 04 2020 17 二 会计科目代码设计1 意义便于反映会计科目之间的逻辑关系保证会计科目的唯一性便于计算机处理和分类节省存储空间提高处理速度2 编码方法顺序码 基本编码方法群码 位码 段码 主要编码方法组码 类码 12 04 2020 18 3 编码原则规定性原则 第1级科目是4位 明细科目 会计制度有规定的依规定 无规定依编码规则 科目代码首位1 2 3 4 5 层次性原则一致性原则简短性原则扩展性原则 12 04 2020 19 三 主要数据文件设计1 科目文件方案 立体式科目体系结构 科目代码 名称 类型 余额方向 辅助核算 组织方式 以科目编码为关键字建立索引文件 12 04 2020 20 2 凭证文件 临时凭证文件和历史凭证文件 1 方案方案一 集中式 一个科目对应一条记录 A借贷金额式 B借贷科目式 C借贷标志式结构 凭证号日期摘要科目借金贷金 方案二 分段式 A 凭证内容文件 凭证号 日期 相关人员签字等 B 凭证业务文件 凭证号 摘要 科目 金额等 12 04 2020 21 2 存贮策略1个月1个文件 即1年12个文件1年1个文件 3 组织方式以凭证类别 凭证号为关键字建立索引文件 序时控制 12 04 2020 22 3 汇总文件 1 方案方案一 月库式方案二 年库式 2 存贮策略1个月1个文件 即1年12个文件 1年1个文件 3 组织方式以科目编码为关键字建立索引文件 12 04 2020 23 补充 系统授权设计 一 系统授权级别系统管理员 操作员管理 创建账套 指定账套主管 以及负责整个系统的日常运行管理 一般由计算机系统管理员担任 账套主管 管理本账套操作权限 创建年度账套 具有本账套的全部权限 一般由会计主管担任 操作员 由系统管理员负责增删和注销 系统管理员和账套主管都有权分配其具体权限 12 04 2020 24 二 权限管理第一 功能级权限管理 该权限将提供划分更为细致的功能级权限管理功能 包括各功能模块相关业务的查看和分配权限 第二 数据级权限管理 该权限可以通过两个方面进行权控制 一个是字段级权限控制 另一个是记录级的权限控制 第三 金额级权限管理 该权限主要用于完善内部金额控制 实现对具体金额数量划分级别 对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制 限制他们制单时可以使用的金额数量 12 04 2020 25 三 系统管理功能 对账套的统一管理 包括建立 修改 引入和输出 恢复备份和备份 对操作员及其功能权限实行统一管理 设立统一的安全机制 包括用户 角色和权限设置 允许设置自动备份计划 系统根据这些设置定期进行自动备份处理 实现账套的自动备份 对年度账的管理 包括建立 引入 输出年度账 结转上年数据 清空年度数据 12 04 2020 26 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进 动态会计平台的构建 第三章账务处理子系统 12 04 2020 27 第四节初始化模块设计 一 初始化含义1 把通用的财务软件设置成专用的财务软件2 手工与电算化系统的过渡模块 连续性 3 凭证输入前的一系列准备工作4 使用财务软件的基础 建账 基础设置 初始设置 5 会计制度设计模块二 账套参数设置账套号 编码方案 启用日期 12 04 2020 28 三 科目的设置1 设置的内容科目的代码 全代码科目的名称 本级科目名称科目的类型科目的方向账页格式 金额式 数量金额式 外币金额式辅助核算 往来客户 供应商往来 部门核算 项目核算 外币 数量 银行账 日记账2 功能 增加 修改 删除 指定科目 12 04 2020 29 注意事项增加的科目的编码长度及级数要符合编码规则编码不能重复 不能越级科目一经使用即已输入余额或在凭证中使用 不允许删除或修改 也不能作升级处理 指定科目是指定出纳专管科目 若要删除 修改 要做逆向处理 12 04 2020 30 四 凭证类型设置凭证类型选择一分法 记 记账凭证三分法 收付转五分法 现收 银收 现付 银付 转限制条件 以收付转为例 收 借方必有1001或1002 且贷方必无1001或1002付 贷方必有1001或1002转 凭证必无1001或1002 12 04 2020 31 五 初始余额录入年初建账 只输入期初余额年中建账 输入本月月初余额及本年借方及贷方累计额 计算机自动 计算年初余额可调整余额方向注意 1 应在末级科目录入 2 辅助核算科目应录入辅助核算期初数据试算平衡 JY DY及JF DF对账 总 辅 总 明 12 04 2020 32 六 人员权限设置1 人员编码 姓名 口令 角色 权限2 人员类别 1 系统管理员 2 账套主管 3 一般操作员 a 审核员 b 记账员 c 出纳等 12 04 2020 33 七 其他设置编码档案 如个人往来 客户 供应商 部门 项目目录 注意指定核算科目 外币及汇率数量核算 计量单位 结算方式设置 注意票据管理 常用摘要库设置 注意编码助记 内容规范 常用凭证库设置自动转账定义 后面专节介绍 12 04 2020 34 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进 动态会计平台的构建 第三章账务处理子系统 12 04 2020 35 第五节凭证处理 一 凭证设计1 录入内容 1 凭证头部分 包括凭证类别 编号 日期和附张数等 2 凭证正文部分 摘要 会计分录 3 凭证尾部分 主管 制单 审核 出纳 记帐等 2 录入方式 1 成批录入 2 实时录入 12 04 2020 36 3 控制机制 凭证号检查 按类别连续编号 不能重复编号 凭证日期检查 系统启用时期 业务日期 计算机系统日期 科目代码检查 存在性检查 是否是末级科目检查 与凭证类型是否相符检查 金额检查 金额不能同时为零 金额不能同时不为零 红字以负数输入 借贷平衡检查 12 04 2020 37 12 04 2020 38 12 04 2020 39 4 辅助核算和管理数据的输入P109 作用 A 简化科目体系 B 加强内部管理 科目性质为 外币 外币金额 本位币额 科目性质为 银行账 提示输入 票据日期 结算方式 结算号 数量 数量 单价 单位 往来 客户供应商 单位代码 业务员代码 部门核算 部门代码等 个人往来 部门和职员 项目 项目代码 12 04 2020 40 5 录入中的技巧问题 参照输入 摘要 科目 辅助核算代码 计算器功能 调用常用凭证库自动生成 最后一个金额自动录入功能 号 空格键用来切换金额方向 12 04 2020 41 二 凭证的审核1 审核方式 A 单张审核方式 B 成批审核方式2 审核方法 A 打印审核法 B 机上审核法3 审核控制 审核人和制单人不能是同一个人 凭证一经审核 就不能修改 删除 只有取消审核后才可以 取消审核只能由审核人自己完成 姓名相同 明细权限 凭证审核控制到操作员 12 04 2020 42 三 凭证修改1 输入错的 由输入人员修改2 审核后发现错的 审核人员取消审核然后交给输入人员修改 3 记账后发现错的 有痕迹修改 用红字冲销或补充登记法修改 制度规定 无痕迹修改 反记账后参照2修改 12 04 2020 43 四 凭证删除1 作删除标记 作废 2 确认删除3 删除权限控制同凭证修改 12 04 2020 44 五 记账1 记账方式 可一天记账数次也可多天记一次账2 记账原理 12 04 2020 45 记账的处理过程 记账凭证的检验 保护记账前状态 开始记账 取 临时凭证文件 中已审核的凭证的一条记录 如果文件没有结束 继续执行否则转到第 步 以该条记录中的科目代码为查找键在 汇总文件 中查询相应的记录 更新文件中的科目余额 发生额 并逐级更新汇总文件中该科目的上级科目的相应金额 如果取出记录的科目性质为 对账 则将该记录追加到 企业银行对账文件 将该记录追加到历史凭证文件 将该记录作记账标志 返回第 步 从 临时凭证文件 中删除记账标志为 T 的所有记录 关闭所有文件 结束记账过程 12 04 2020 46 3 注意事项 第一次记账时 若期初余额不平衡则不能记账 上月未记账 本月不能记账 未审核的凭证不能记账 可以取消记账 恢复记账前状态 在 对账 中按CTRL H键将激发隐藏的 恢复记账前状态 功能 记账过程中不得中断退出 已结账的月份不能取消记账 要保护记账前的状态 12 04 2020 47 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进 动态会计平台的构建 第三章账务处理子系统 12 04 2020 48 第六节出纳管理 一 出纳管理的总体设计 出纳管理 账簿打印 支票登记薄 现金日记账 资金日报 银行存款日记账 银行对账 出纳签字 12 04 2020 49 二 银行对账 1 银行对账原理针对科目性质为 银行账 2 初始化余额调节表输入期初末达账 注意该功能在启用后就不再使用3 录入银行对账单与企业日记账对账 12 04 2020 50 4 进行银行对账 依据 结算方式 结算号 金额 或 支票号 金额 方式A 自动对账 1 1B 手工对账 1 N M 1 M N5 输出对账结果与核销已达账 12 04 2020 51 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进 动态会计平台的构建 第三章账务处理子系统 12 04 2020 52 一 自动转账模块 1 自动转账的概念是指系统根据事先定义的核算模型自动采集账务数据 自动运算 自动制作凭证的核算过程 例 折旧计提 费用预提分摊 汇兑损益计算 期间损益结转等 12 04 2020 53 2 自动转账的分类 转账按取数来源分为内部转账和外部转账 内 总账系统 外 业务核算系统 转账按其与业务是否有关分为独立自动转账和相关自动转账 自动转账按功能划分包括 自定义结转 对应结转 销售成本结转 汇兑损益结转和期间损益结转 12 04 2020 54 3 定义转账的分录 自定义结转设置 适用于各类成本费用的结转 转账序号 摘要 转账说明UF8 凭证类别科目方向金额来源表达式 公式 注意 A转账序号 优先序号 与凭证号的区别 B转账是有优先级的 12 04 2020 55 对应结转设置1比1 1比M 科目可以为上级科目 但其科目结构必须是一样的 转入科目可以为多个 转入科目取数 转出科目取值 结转系数 所有转入科目结转系数之和 1 只结转期末余额 12 04 2020 56 销售成本结转设置用来辅助没有启用销售系统的企业完成销售成本的计算和结转 凭证类别 库存商品科目 商品销售收入科目 商品销售成本科目 12 04 2020 57 汇总损益结转设置汇兑损益入账科目 期间发生的要入 财务费用 外币科目 期间损益结转本年利润科目损益科目 12 04 2020 58 4 转账生成转账生成之前 注意转账月份是当前月份 登录日期 转账凭证每月只生成一次 生成的转账凭证仍需审核才能记账 12 04 2020 59 二 对账总账 明细账总账 日记账明细账 辅助核算账 12 04 2020 60 三 结账1 含义 1 结平虚账户 A表结法B账结法 结转实账户 结转凭证采用手工输入或自动转账 2 封存本月账务处理 2 注意 1 本月还有未记账凭证时 则本月不结账 2 结账必须按月连续进行 上月未结账则本月不能结账 3 若对账不平衡则不能结账 4 可取消结账 CTRL SHIFT F6 5 保护结账前的状态 12 04 2020 61 四 账薄输出 1 输出内容 生成原理 内容 格式 日记账 用友 出纳管理 总账 三栏式 余额表 包括所有科目余额 电算化中多数情况下常用余额表代替总账三栏式的明细账 借贷余 多栏式的明细账 其科目不能是末级科目 A余额在借方的科目分析其下级借方发生额 B余额在贷方的科目分析其下级贷方发生额 12 04 2020 62 2 输出方式查询 打印 磁盘输出3 生成原理总账生成 科目余额库QC 总账FS 多笔业务合计列示 QM明细账生成 科目余额库和凭证库QC 总账FS 明细FS 多笔业务明细列示 QM注意账薄是采取临时成账法 平时机内不保留具体的账薄文件 12 04 2020 63 明细账输出的处理过程 输入日期和科目代码 在不同工作区打开汇总文件和历史凭证文件 并从历史凭证文件中筛选出用户输入日期和科目的记录 输出表头 从汇总文件中取出用户输入科目的期初余额 并将其输出在相应的位置 输出明细账主体 即选择历史凭证文件 取一条记录 如果遇到文件尾 则转到第 否则继续执行 判断是否是同一月的记录 如果是 则继续进行下一步 否则执行第 步 依次输出日 月 凭证号 金额内容 下移一条记录 继续执行第 步 选择汇总文件 提取本月借方发生额 贷方发生额 累计借方 累计贷方 余额或计算出余额 输出本月合计 本年累计数据 关闭所有数据库 结束过程 12 04 2020 64 账表输出 12 04 2020 65 综合查询 综合查询日期 年月日到年月日科目 凭证号 摘要 金额 到客户 供应商 部门 个人 项目 票号 结算方式 制单人 审核人 12 04 2020 66 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进 动态会计平台的构建 主要内容 12 04 2020 67 辅助管理 往来和项目核算和管理 案例 北京光华木材厂是全国最大的木材综合加工企业之一 生产产品包括几十个大类 产品行销全国各地 全部往来客户多达几千户 采用传统的会计科目体系往来账科目如 应收账款 应付账款 其他应收款 预付账款 其他预付款 预收账款 等科目 按不同的往来单位或个人设置明细科目 1131应收账款113102应收销售款11310101应收中密度款1131010101北戴河环境保护中心1131010102大连理工学院1131010103大同设备厂 11310202应收木制品款1131020201 1131020202 问题 12 04 2020 68 案例 光华木材厂改进后的往来科目体系为 科目编码科目名称辅助核算1131应收账款113102应收销售款11310201应收中密度款往来核算11310202应收木制品款往来核算11310203 往来核算 好处 12 04 2020 69 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进 动态会计平台的构建 主要内容 12 04 2020 70 一 传统会计流程的缺陷分析会计流程是基于落后的劳动力分工论思想 导致会计系统以信息 孤岛 存在 会计流程远离业务流程和管理流程 导致会计信息的实时性 相关性 有用性受到极大的影响 无法满足管理的需要 传统会计流程限制了财会人员的工作视野 制约了会计实时控制职能的发挥 12 04 2020 71 解决业务问题需要了解企业的战略 业务过程 组织结构 计量标准和IT环境的使用情况 当财会人员无法得到所需信息时就将视野局限于 会计问题 而不是 业务问题 这种隔阂可能导致业务过程管理与财会工作之间不必要的紧张 而且无法有效地起到会计控制作用 例如 当财会人员远离业务过程时 他们不知道物料的作用 质量 以及物料的真正实际价格 当一张价格严重失真的采购发票摆在他们面前时 只能根据发票付款起到一个记录员而非控制员的作用 12 04 2020 72 二 应用流程再造思想重构会计流程的设想 建立IT环境打破传统财务会计流程建立起财务业务一体化流程将实时信息处理嵌入业务处理过程中从会计信息处理到帮助管理者制定业务处理规则 12 04 2020 73 动态会计平台IT模型的设计 12 04 2020 74 三 实现购销存业务与财务一