武建2007242号.doc

文件武建2007242号关于推进市建委系统办公电子化工作的意见根据中共武汉市委、武汉市人民政府关于进一步深化行政管理体制改革的若干意见（武发20079号）精神，为了进一步转变政府职能，提升行政效能，降低行政成本，经市建委研究同意，现就推进市建委系统办公电子化工作提出如下意见：一、建设内容（一）市建委系统办公电子化是指市建委机关及各直属单位非涉密的公文交换、信息报送、日常事务请示和办理等均实行电子化处理。已安装调试视频会议系统的单位均应积极采用视频会议系统召开工作会议。（二）市建委系统办公电子化主要通过市建委协同办公系统（以下简称协同办公系统）和市建委视频会议系统（以下简称视频会议系统）实现。两个系统均在市建委电子政务平台上运行。二、适用范围本意见适用于市建委、市建委直属单位以及各区建设局、各区建设管理部门、其他经批准的单位（以下简称使用单位），以及各使用单位的相关系统使用人员（以下简称使用人员）。三、应用目标（一）2007年12月市建委机关及各直属单位非涉密的公文交换、信息报送、日常事务请示和办理一律在网上进行的电子化率分别达到80、100、80；凡可以利用视频会议系统召开的会议均使用视频会议系统；80的委机关及直属单位中80的主要办公业务和内部事务实现管理网络化。（二）2008年市建委系统非涉密的公文交换、信息报送、日常事务请示和办理全部实现电子化；委机关及直属单位中主要办公业务和内部事务实现管理网络化。（三）2010年所有使用单位主要办公业务和内部事务实现电子化。四、组织机构和分工（一）市建委电子政务领导小组负责指导、检查和督促各单位推进办公电子化工作。具体职责：一是制定办公电子化相关工作规范及制度；二是管理协同办公系统中使用的电子印章；三是协调解决使用过程中出现的重大问题；四是定期组织考核评比工作并公布考核评比结果。（二）市建委信息中心负责做好系统开发和技术支持工作。具体职责：一是组织系统开发并按需求升级；二是负责系统的运行、维护和日常管理等工作；三是组织技术培训。（三）各使用单位要认真按照要求做好本单位办公电子化工作。具体职责：一是按统一配置的要求，提供所需的设备和工作环境，并进行管理和维护；二是对本单位使用人员进行管理和培训；三是严格管理本单位电子印章。五、电子印章的使用和管理（一）电子印章由签名印章和验证印章组成。签名印章用于对电子公文盖章，盖章后的电子公文具有法律效力。验证印章用于在打印时验证签名印章的有效性，通过验证并按规定方式打印而成的电子公文纸质版相当于纸质公文复印件，也具有法律效力。（二）电子印章的制作式样和标准，参照国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定(国发【1999】25号)执行。由市保密、机要部门按国家有关规定对电子印章进行监督检查。（三）电子印章的制作、变更或销毁由市建委电子政务领导小组核准，市建委信息中心负责电子印章的制作和在服务器上安装加密器件。使用单位因名称变更、撤销、合并或印章损坏等原因需要重新制作本单位电子印章的，需提出书面申请，经本单位主要负责人同意并签字后，送市建委电子政务领导小组办理核准手续。不再使用的电子印章必须交由市建委电子政务领导小组统一销毁。制作或销毁电子印章时，市建委电子政务领导小组、市建委信息中心和公章所属单位相关人员应同时在场。（四）各使用单位的电子印章等同于实物印章进行管理，必须指定专人保管和使用。电子印章的载体和密码应由两人或两人以上分别保管。各使用单位应制定本单位电子印章的管理和使用办法。六、使用人员的管理（一）使用人员必须是政治可靠，保密观念、责任心和组织纪律性强的在编干部，并按规定接受培训，考核合格后方能上岗。（二）使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照权限认真完成在系统中所承担的工作。各单位应将使用人员名单报市建委电子政务领导小组、市建委信息中心备案。（三）使用人员账号应保证一人一号，密码由本人保管。用户取得账号和初始密码后应立即修改密码，若忘记密码应向系统管理人员提出申请，恢复初始密码。（四）未经本单位负责人同意，其他人员不得使用系统使用人员的账号和密码登录系统。七、协同办公系统的使用（一）市建委电子政务领导小组统一审核并确定使用协同办公系统的单位名单。单位需使用协同办公系统的，可提交书面申请报市建委电子政务领导小组核准。（二）因以下情况需要在协同办公系统中变更使用单位有关注册资料的，应向市建委电子政务领导小组提出书面申请，并办理有关手续。使用单位名称发生变更时，在协同办公系统中需办理名称变更手续，重新确定新的系统使用人员及用户名单。使用单位被撤销时，在协同办公系统中需办理注销手续，即在协同办公系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和用户，并将协同办公系统中的相关文件按有关规定进行处理。使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位的名称，则该名称作为合并后的使用单位名称在协同办公系统中保留，被合并的使用单位按规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称，则需重新办理注册手续，合并前在协同办公系统中所使用的相关单位名称按规定办理注销手续。（三）电子公文若带有不方便进行电子化处理的附件(如书籍、图纸等)，只将公文正文以电子公文形式进行交换，附件暂按纸质公文方式进行交换。（四）各使用单位每日(节假日除外)下午5时前发送的电子公文视为当日交换公文。若有特殊情况，收文单位需要发文单位在上述时间以外发送当日电子公文，收文单位应事先通知发文单位，明确发送时间。在发送电子公文时，必须明确公文的主送、抄送单位，同时设置允许接收单位打印的份数。（五）各使用单位应按时接收电子公文，至少保证每日(节假日除外)上午11时和下午5时各接收一次。每次接收的电子公文均视为当日收文。若有特殊情况，发文单位需要收文单位在上述时间以外接收当日电子公文，发文单位要事先通知接收单位，明确接收时间。接收电子公文时，收文单位必须与发文单位对公文的完整性进行认真核对，确认无误后方可进行打印和下载操作，否则应予以退回。电子公文打印必须由收文单位指定的人员进行，并按常规收文进行登记。电子公文纸质版参照纸质公文的管理办法处理。电子公文接收失败时(包括打印、下载和通过系统接口直接读取)，收文单位应及时与发文单位联系，说明原因，请求重发或追加打印份数。接收会议通知时，收文单位需签收，并根据要求及时回复。（六）协同办公系统的应急处理程序如下：当协同办公系统出现故障，引起电子公文无法在市建委电子政务平台进行正常交换时，应及时通知市建设信息中心，查明原因，在24小时内排除故障。若24小时内仍未排除故障，造成协同办公系统不能正常运行时，由市建设信息中心会同有关部门商定解决方案并以其他方式通知各使用单位，保障公文和信息交换工作的正常进行。各使用单位之间在电子公文交换过程中出现的问题，原则上由相关单位自行协商解决（技术问题可由市建设信息中心协助解决）。若经协商仍不能解决的，由市建委电子政务领导小组协调解决。八、视频会议系统的管理（一）视频会议系统负责转播国家和省、市召开的视频会议以及市建委系统召开的全市性视频会议。（二）转播国家和省、市召开的视频会议，由建委电子政务领导小组负责组织和通知。（三）委直属单位召开视频会议前，按会议内容分别向市建委电子政务领导小组提出申请，由市建委电子政务领导小组统一安排。各单位负责会议组织和通知。（四）视频会议通知内容包括会议时间、地点、参加人员、议程、试机时间和会前准备要求等。（五）使用单位应按要求布置视频会议会场，负责管理和维护本会场的终端设备，确保设备安全并运装正常。市建设信息中心提供