OA办公系统.doc

OA办公系统解决方案目录一、系统概述3二、系统特点31、架构设计的特点32、功能设计的特点3三、系统功能介绍31、用户桌面32、公文流转41)收文处理42)发文处理53)流程可自定义54)公文的安全性65)文件修改痕迹保留66)处理信息的记录67)文件编号68)文件套打69)流转监控610)委托办理611)电子签章63、文件管理74、审批管理75、辅助办公81)工作计划管理82)日程安排83)信息中心84)人力资源86、系统定制81)组织机构82)表单定制93)流程定制94)自由流程95)基础数据97、系统管理9一、 系统概述 教育OA系统实现工作流转与文件管理的自动化，实现高度自动化的信息交换和相关信息互联共享，形成业务信息资源库，最终达到对内协同办公，对外协同办事的网上办事模式。要与即时通讯系统整合，支持教育局、学校各单位的多级OA办公应用，为教育机构建立起一个弹性、灵活、高效、安全的电子化协同办公与知识管理环境二、 系统特点1、 架构设计的特点1) 采用运营式系统架构由一台“管理服务器”管理多组“办公应用服务器组”；每组办公应用服务器可支持多个账户，每个账户是一个独立的应用系统，提供给一个单位使用；随着账户数量的增加，可无限增加办公应用服务器组，支持任意规模的运营。统一的管理平台，为整个系统的管理提供了方便。管理平台(管理服务器)提供账户的开户、暂停和销户，实现运行资源的分配，账户还可以在服务器组之间进行迁移2) 高可靠性系统设计采用了大量的冗余技术，保证了系统运行的高可靠性。2、 功能设计的特点1) 灵活的自定义功能 组织机构、表单格式、工作流程、文件管理体系、访问权限、打印格式等全面提供自定义，自定义项目丰富，能够很好的满足各单位现在和未来的办公自动化需求。2) 良好的易用性 大量的易用性设计，以适应没有配备计算机专业人员的单位应用。系统中的全部操作都在浏览器界面完成，循序渐进的功能设计，使用户单位可以轻松掌握系统的应用；独创的可视化表单定制和一表式流程定制方法，使非计算机专业人员也可以完成系统的定制工作。三、 系统功能介绍1、 用户桌面个人事务模块是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。在这里，员工可以及时了解需要办理的各项事务，进行自己的工作日程安排，管理个人名片夹，收发电子邮件，同时可以进行自己的日常财务管理，修改个人的登录口令等。功能包括：员工待办事宜、我的邮件、个人办公申请、个人名片夹、个人日程、个人理财、签退、我要离线、修改口令、收发短信息、设置定时提醒、查看当前在线人员情况。2、 公文流转公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。1) 收文处理凡外单位（上级单位、下级单位或相关单位）发至本单位的所有公文统称收文。根据文件性质的不同，收文可分为办理性文件和阅知性文件。收文处理就是对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、办理、归档等环节。一般单位的收文处理流程又按文件性质分为办文处理流程和阅文处理流程。办文处理流程实例阅文处理流程实例2) 发文处理以本单位名义发出的一切公文统称发文，是具有效力和规范格式的文书，接收单位可以是上级机关、下属单位或相关单位。发文处理指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、编号、排版、校对、打印、分发、归档等环节。发文按文件性质又可以分为多种发文，如正式发文、内部呈报件发文或专报件发文等。发文处理流程一般采用自由流程。发文处理流程实例3) 流程可自定义公文处理流程可以由用户单位自定义，自定义项目丰富，系统管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位实际业务需要的收发文处理流程。4) 公文的安全性公文流转过程中，只有当前办理人可以对文件进行办理。可以设置每个环节的办理权限，办理权限有：允许编辑文档 允许编辑附件 允许查看意见汇总 允许跟踪后续办理过程 允许退回 允许分发文档 允许打印文件等，每个环节的办理人只能根据权限进行办理。5) 文件修改痕迹保留系统集成Word和WPS作为文件编辑工具，在发文处理过程中可以完整保留每个改稿人的修改痕迹。对不同人员的修改痕迹以不同的颜色显示加以区分，并能在修改区域标识修改人姓名及修改时间等信息，保证文件修改的严肃性和责任性。6) 处理信息的记录每个流转公文都带有“意见汇总”和“流转历史”两个域，“意见汇总”自动记录了每个办理人填写的意见，“流转历史”自动记录了公文流转处理的过程信息。7) 文件编号系统提供了定义“文种流水号”的功能，可以根据本单位收文和发文的分类定义文种流水号，文种流水号记录该类文件的编号信息和当前序号，收发文表单中可以直接调取当前文种流水号，当前流水号被使用后序号会自动加一。8) 文件套打公文处理结束后，可进行公文内容的套红打印。用户的打印权限可进行设置，无打印权限的用户无法进行文件套红打印。用户需套红打印的格式可根据用户需求完全进行自定义，以制作MS Word文档模板作为打印格式，将各类公文的指定内容按指定格式打印，形成具有固定格式要求的纸质文件。9) 流转监控每个处理流程可以设置流程管理者，流程管理者可以实时监控本流程中的所有流转公文的办理情况，并可以进行催办、特送、删除等操作10) 委托办理可将相关工作委托给其他人办理，可设置委托时限，时限到后自动收回委托办理权限。11) 电子签章电子签章由签章功能组件、印章管理模块和印章钥匙盘组成，经授权的用户可以在文档中加入印章或个人手写签名。支持单签、多签、会签等多种签名方式。3、 文件管理可以根据需要设置文件库用户单位可以根据实际需要设置文件库，文件库可用于保存流转结束的文件，也可用于存储各种日常文件。在文件库中可以设置文件夹，文件夹可以多级设置，文件存放在未级文件夹中。文件库设置实例文件库中提供多重访问权限控制文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定用户单位可以根据实际需要设置有效的文件访问权限，确保单位中的文件按权限进行管理和访问。文件格式自定义文件格式可以自定义，文件中可存储文本、office文档，扫描件以及声音图像等任意类型的附件。4、 审批管理审批登记是具有相关管理权限的人员对员工提出的各种申请进行审批、登记处理，用户可以根据本单位的实际情况，自定义员工申请类别，并对其设置相应的审批流程，使工作流程的设置更加适应单位的实际情况及今后发展的需要。审批登记功能包括：事务审批、事务登记、事务打英申请类别设置5、 辅助办公1) 工作计划管理工作计划管理可针对整个组织机构、部门或具体的工作任务进行管理。管理人员可以使用本功能制订整个机构工作计划、部门工作计划或任务工作计划，同时将这些计划分解到具体的执行人员；并可以随时检查计划的执行情况。员工根据分配到的工作计划，可以定期上传相应的工作报告，填写工作日志，同时可以上传相应的附件。工作计划管理和报销管理相结合，可以使相关管理人员及时了解有关计划、项目的费用发生情况，便于对有关计划、项目的费用进行跟踪管理2) 日程安排提供个人日程安排、日程共享和日程提醒等功能，使用户能够更有效地安排自己的工作时间。3) 信息中心信息中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间进行信息交流与共享的公共平台。在这里，用户可以根据本身实际情况自行定义信息栏目名称（如新闻、公告、大事记、机关介绍、规章制度、奖惩通报。）、层次结构（可进行下级栏目设置，如按部门设置新闻公告栏目、按类别设置规章制度、按主题设置机构介绍、人员介绍。），设置各个栏目的发布管理人员、修改删除人员，并可将指定栏目设置为默认栏目，即进入信息中心后的默认显示栏目；员工可以查看组织中的最新消息，各种规章制度等等，使用常用链接可以及时访问所关心的Web站点；使用BBS功能，可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论；信息中心同时提供飞机航班和行政区号的管理和查询功能。4) 人力资源人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的调动分配、人员信息查询统计等。6、 系统定制独创的可视化表单定制和一表式流程定制方法，使非计算机专业人员也可以完成系统的定制工作。1) 组织机构设置本单位的组织机构，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。2) 表单定制系统提供了可视化的表单定义功能，系统管理员可以轻松地自定义出本单位业务需要的表单。表单定制功能强大，能够支持实际业务中各种表单格式的定义。3) 流程定制系统提供一表式流程定义功能，系统管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位需求的各项工作流程，自定义项目丰富，可以很好地满足组织中各种工作处理的需要。4) 自由流程系统还提供了一种自由流程应用模式，在现实中有些工作无法用规范化的流程运转，这时可将这类工作定义成自由流程，无须定义流向，这样工作就可以在各个环节之间自由流转，完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向5) 基础数据对常用的办公用语、数据字典、文种流水号和打印模板等进行定义和维护。 7、 系统