畅想外贸业务管理系统(Q5)使用说明书.docx

目录1 部署说明31.1 部署须知31.1.1 服务器配置31.1.2 客户端配置31.2 部署平台31.3 部署工程111.4 工程配置121.5 登录141.6 退出142 快速入门152.1 窗口说明152.1.1 标题栏152.1.2 控制栏152.1.3 菜单栏152.1.4 控制台152.1.5 查询界面152.1.6 编辑界面212.2 鼠标操作262.2.1 单击262.2.2 双击262.2.3 拖动272.2.4 指向272.3 常用命令272.3.1 新建272.3.2 搜索272.3.3 删除272.3.4 修改272.3.5 关闭272.3.6 确认272.3.7 取消272.4 菜单命令272.4.1 文件272.4.2 功能272.4.3 工具272.4.4 窗口272.4.5 帮助282.5 工具命令282.5.1 查找282.5.2 文件夹282.5.3 复制整条记录292.5.4 打印293 系统管理353.1 业务字典353.2 用户管理363.2.1 新建组织架构363.2.2 新建角色363.3 日志管理393.4 工作流管理393.5 配置中心403.5.1 自动编码规则403.5.2 用户自定义字段403.5.3 查询过滤设置413.5.4 快速查询设置423.6 数据导入导出433.7 系统选项443.7.1 常规443.7.2 启动项443.8 辅助功能443.8.1 批量导入数据453.9 SmartSearch464 业务流程474.1 我的Q5474.1.1 业务示警484.1.2 看板管理484.2 业务流程494.2.1 公共客户库、业务员客户库504.2.2 工厂资料544.2.3 产品资料、产品推荐544.2.4 寄样管理、客户报价、外销合同564.2.5 月计划、周计划、工作日报595 决策分析615.1 外销员工作一览表625.2 客户经营情况一览表625.3 产品营销情况一览表635.4 邮件-客户来源分布646 版本信息641 部署说明1.1 部署须知1.1.1 服务器配置硬件名称技术参数备注CPUXEON 双核2.4G 以上内存4G或更高建议8G配合Windows 2008 Server硬盘320G 以上SATA硬盘(最好是企业级硬盘)建议使用2块以上做RAID网卡10/100M自适应网卡或更高操作系统Windows 2008 Server1.1.2 客户端配置硬件名称技术参数备注CPU2.1G 以上内存1G或更高以上建议8G配合Windows 2008 Server硬盘7200转或更高40G以上建议使用2块以上做RAID网卡10/100M自适应网卡或更高操作系统建议使用Windows 7以上当然对XP也完全兼容1.2 部署平台 Platform主程序 畅想工程帐套 步骤： 1.双击或右键点击打开“IPlatformV2010.exe”文件，进行Platform主程序的部署，同时支持简体中文、繁体中文及英文在部署期间的语言，选择点击“确定”，如图1。图 1 2.点击“下一步”，如图2。图 2 3. 详细阅读许可协议后，选择“我接受协议”，点击“下一步”，如图3。图 3 4. 详细阅读软件的安装信息后点击“下一步”，如图4。图 4 5.输入用户名及组织名称（该步骤 不填不影响软件部署），点击“下一步”，如图5。图 5 6.用户可根据计算机情况选择软件部署的路径，点击“下一步”，如图6。图 6 7.在弹出框提示用户在第6步部署路径“不存在，创建该文件夹吗？”，点击“是”进行部署确认并点击下一步，如图7。图 7 8.选择需要部署的组件，建议全选，点击“下一步”，如图8。图 8 9.选择快捷方式在开始菜单的位置，一般默认Intersky Smarterp Platform，点击“下一步”，如图9。图 9 10.选择“创建桌面图标”，点击“下一步”，如图10。图 10 11.点击“安装”来确认部署程序，如图11。图 11 12.静待部署结束，点击“完成”即完成了Paltform的部署工作，如图12。图 121.3 部署工程 步骤： 1.在计算机桌面或者开始菜单-程序，找到 并双击打开，在空白处右键点击“安装”，如图13图 13 2.选择后缀名为.iexe的帐套（即文件），点击“打开”，如图14。图 141.4 工程配置 步骤： 1.在工程管理里选择“畅想外贸业务管理系统（Q5）”并点击“确定”或者双击打开，如图15。图 15 2.点击“连接”后面的进行工程连接配置，如图16。图 16 Platform的连接方式分为两种：局域网连接模式(ctLan)；远程连接模式(ctRemote)。 ctLan：是指客户端在与服务器在同一局域网范围内的连接方式；点击新建，并填写名称，选择ctLan类型，填写服务器IP地址及端口，确认配置并点击“确认”即可完成配置。如图17。图 17 ctRemote：是指客户端与服务器不在同一局域网范围的连接方式；点击新建，填写名称，选择ctRemote类型，选择服务器为InterskyProxyserver，先写身份识别码（可在加密狗所在服务器的服务里找到）及端口。若用户拥有固定IP，只需在服务器直接填写IP即可，无需填写身份识别码。如图18。图 181.5 登录 填写用户名、密码，选择登录连接方式，点击“确定”即可，如图19。图 191.6 退出 点击右上角或如图20进行系统退出。图 202 快速入门2.1 窗口说明 图 212.1.1 标题栏 顶栏显示窗口名称；底栏显示当前登陆时间、登陆者、操作状态，如图21-1。2.1.2 控制栏 常用命令，使窗口最大化、缩小、最小化、关闭，如图21-2。 2.1.3 菜单栏 包含窗口所有特定的命令，如“文件”“功能”“工具”“窗口”“帮助”，如图21-3。2.1.4 控制台 栏目列表，包含如外销管理等，如图21-4-1；功能区，包含如产品资料、客户报价等，如图21-4-2；功能整合区，包含如邮件管理、文档管理等，如图21-4-3；辅助功能，包含如决策分析、辅助功能等，如图21-4-4。2.1.5 查询界面 查询界面是供用户根据实际需求的检索条件筛选呈现的某个模块的所有结果数据的集成界面，如若无条件，用户点击“搜索”，系统则将该模块所有记录呈现。以业务员客户库为例，如图22。图 222.1.5.1 搜索助理2.1.5.1.1 一般查询 用户可在搜索栏输入关键词进行模糊搜索（默认模糊搜索），关键词内容包含于如图23。如用户需要精确搜索可在搜索助理底部的“更多高级选项”进行“区分大小写”“全文匹配”操作来提高搜索精度。图 232.1.5.1.2 高级搜索 除模糊搜索外，我们还很贴心的为用户提供了只需鼠标点击的多条件组合高级搜索，如图24。图 242.1.5.1.3 视图 视图功能只应用于通过“一般搜索”和“高级搜索”的结果集中，用于根据用户操作习惯进行数据呈现的方式。如图25。图 252.1.5.1.4 过滤 过滤功能只应用于通过“一般搜索”和“高级搜索”的结果集中，用于根据用户需求在大数据结果集中过滤、筛选出符合要求的数据呈现方式。如图26。图 262.1.4.1.5 查找 查找功能只应用于通过“一般搜索”和“高级搜索”的结果集中，用于在结果集中进行二次搜索的数据呈现方式。如图27。图 272.1.4.1.6 自定义过滤 功能只应用于通过“一般搜索”和“高级搜索”的结果集中，用于进行除以上各搜索功能都无法实现的自定义多条件组合搜索过滤的数据呈现方式。譬如，欲过滤出2014年1月份至5月份在浙洽会上结识、成交的并且是坐日用品行业的客户，操作如图28，结果如图29。图 28图 292.1.4.1.7 后退搜索 后退搜索是基于同一模块多数据表联查操作的数据呈现方式，如用户只记得业务员客户库中有位客户联系人叫Kasilin，却无奈不知道该客户联系人所在的公司信息，此时用户只需在查询界面点击“后退”，选择“联系人”，如图30。 图 30-1图 31-22.1.5.2 数据展示 查询界面右半边空白处皆属通过各种搜索方法数据结果展示区。2.1.5.2.1 操作记忆 用户可根据实际情况及操作系统将查询界面的字段随意调整顺序及“丢弃”，为避免用户的这种自定义界面不至于每次登陆系统都配置、移动一遍，我们又很贴心的为用户准备了操作记忆的功能，用户只需在调整好界面后，双击记录标签或者点击标签右方的关闭按钮即可实现操作记忆的效果。图 322.1.6 编辑界面 编辑界面是呈现查询界面某条记录详细信息的数据呈现方式。如图33。图 332.1.6.1 字段类型2.1.6.1.1 TextEdit 文本编辑框 用户直接可在除显示灰色为系统自动调用只读字段外编辑框中输入文字。如图33中的客户简称、客户名称、所在城市等都是文本编辑型。2.1.6.1.2 ComboBox下拉编辑框 用户通过在编辑框右边的下拉箭头，来选择输入内容，如图33中的贸易国别、业务范围等都是下拉编辑框。2.1.6.1.3 DateEdit日期编辑框 一般用于日期输入，用户通过在编辑框右边点击下拉箭头，打开日期选择框，进行日期的选择。如图33中的最近报价等都日期编辑框。2.1.6.1.4 ButtonEdit选择编辑框 用户通过点击编辑框右边的按钮，在弹出框中进行筛选，如图33中的客户来源等都是选择编辑框。2.1.6.1.5 HyperLinkEdit超链接编辑框 一般用于发送电子邮件，用户双击编辑框中的邮件地址，自动打开畅想邮件，用户可直接通过这里发送电子邮件，而不需要进行界面的切换，如客户资料 联系人模块中的电子邮件，如图33所示。该文本框在某些地方还可以当做网址来使用。2.1.6.1.6 Image图片编辑框 用户可通过右键导入图片，亦可通过截图软件截图直接粘贴至图片编辑框。如图33的客户形象所示。2.1.6.1.7 Mark 唛头编辑框 一般可双击唛头编辑框输入文字唛，可右键选择“图形”做制图、文字相结合的图形唛，如图34外销合同的正面唛头所示。图 342.1.6.2 录入数据 按照至上而下，从左往右的原则录入信息，灰色字段为只读字段，一般由系统自动调用数据，用户不必干预；灰色按钮功能为权限不足或系统自动操作字段，用户也不必干预；标签带“*”号字段为必填字段，否则无法保存。2.1.6.2.1 子表录入 子表表示附属于一条记录的数据集合，如一票外销合同号为S140611006，其包括有5个产品，产品编号分别Items1 Items5，此产品信息的5条数据集合就称之为外销合同的子表。图 35 1剪切：选中某条子表的某个字段进行内容剪切，如图35；2复制：选中某条子表的某个字段进行内容复制，如图35；3粘贴：选中某条子表的某个字段进行内容粘贴，如图35；4新建：新建一条子表记录，如图35；5插入：插入一条子表记录，可选择插入位置，如图35；6复制整条记录：选中某条子表进行子表记录的复制，如图35；7删除：选中某条子表进行子表记录的删除，如图35；8移动：选中某条子表进行子表记录的移动，可选择移动的位置，或者可以设置按某一字段内容进行排序操作，如图35；9导入：可通过弹出框的数据集合进行单选、多选操作进行数据导入操作，如“从客户报价中选择”等，如图35；10查询：可通过弹出框的数据集合进行特定数据的查看，如“销售历史”“报价历史”等，如图35；11扩展：可选择进行条码输入（须条码枪硬件支持）；专家输入，可调出产品资料界面直接选择产品，如图36；从Excel粘贴的功能扩展应用，用户可直接复制Excel内容，系统通过Excel内容的顺序粘贴至系统子表。图 3612查找：可通过弹出框进行关键词进行记录定位查找；13编辑器：选中某条记录，查看子表的详细信息，弹出一个新的窗体，即是该条子表记录的详细信息的数据呈现方式，如图37。图 37 14全屏：当子表记录数过多时，用户在原有子表窗体中浏览麻烦，我们很贴心的为用户提供了子表全屏模式，方便浏览。 15自定义：用户可通过自定义配置子表的显示内容，如勾选“显示合计栏”，可在子表窗体下方显示合计栏的内容；如配置在子表窗体显示和隐藏某些字段等自定义功能。如图38。 图 382.1.6.2.2 子表图片预览 用户可在子表选中产品的同时，系统自动将对应产品资料的产品图片呈现在子表窗体中，如图39。图 392.2 鼠标操作2.2.1 单击 按下鼠标按键，立即放开。一般用于定位或选择做某个对象。 2.2.2 双击 快速地按两次鼠标按键。一般用于执行某个动作。2.2.3 拖动 按下鼠标按键保持不放，然后移动，可将某个对象拖到指定位置。 2.2.4 指向 移动鼠标，使屏幕上的鼠标指针指向选择的项目。 注：如不特别声明，有关鼠标的操作均使用鼠标左键。2.3 常用命令2.3.1 新建 单击此按钮新建一条记录。2.3.2 搜索 点击此按钮按条件查找数据。2.3.3 删除 点击此按钮删除当前编辑界面记录或者当前选中记录。2.3.4 修改 当前编辑界面记录，字段为非只读类型（非灰色）即可修改字段内容。2.3.5 关闭 点击此按钮关闭当前窗口或者返回上一级窗口。2.3.6 确认 点击此按钮确认输入有效。 2.3.7 取消 点击此按钮确认输入无效，或取消某个操作。2.4 菜单命令2.4.1 文件 帐套登陆的功能配置，如切换操作员、修改口令及关闭；新建、打开、记录复制、导入导出等功能入口。如图40。2.4.2 功能 帐套各模块的打开按钮。如图40。2.4.3 工具 看板界面，常用模块、功能快捷链接的配置；查询、扩展等功能入口。如图40。2.4.4 窗口 提供对系统窗口的布局改变的功能，如层叠、水平平铺及垂直平铺等。如图40。2.4.5 帮助 系统版本及注册信息查询。如图40。图 402.5 工具命令2.5.1 查找 提供以关键词查询的一般查询模式和选择式的高级查询模式，如图41。2.5.2 文件夹 提供更直观的目录树结构，让产品轻松分类，方便查找，如图42。图 41图 422.5.3 复制整条记录 点击此按钮，用户可以复制当前选中记录，与合同翻单有异曲同工之妙。2.5.4 打印2.5.4.1 记录报表 点击此按钮选择“记录报表”,用户可以通过选择表单模板，系统自动获取当前选中记录的相关内容生成如PI、PO、Invoice等表单，以客户报价为例，可生成Excel、Word、PDF等格式，如图43。图 432.5.4.2 表格数据打印 点击此按钮选择“表格数据打印”，用户可以将当前查询界面的数据结果集通过PDF格式打印，如图44。图 442.5.4.3 表格数据导出 点击此按钮选择“表格数据导出”，用户可以将当前查询界面结果集通过另存为Excel的形式存到用户指定的路径，以业务员客户库为例，如图45。图 452.5.4.4 附件 点此按钮，用户可以将与当前记录相关的文档作为附件附加在当前记录上，被添加附件的记录在查询界面的记录前端会有附件符号（回形针），且用户可通过该记录的任意关键字搜索到该记录，那么就理所当然、轻而易举地找到该附件。以业务员客户库为例，如图46。图 462.5.4.5 提醒 点击此按钮，用户可对自己或组织架构内同事定时发送提醒内容，提醒接收方会在既定的时间出现在接收方的业务示警里，以业务员客户库为例，如图47图 472.5.4.6 标记 点此按钮，用户可将选中记录进行“只读”“未读”标记；进行“重要”“一般”标记；进行“已归档”“未归档”标记，一旦记录被标记为“已归档”，该记录任何人无法修改记录内容，除非拥有归档权限的用户方能重新标记为“未归档”。以业务员客户库为例，如图48。图 482.5.4.7 查询 点击此按钮，用户可通过该功能轻松抽取出该客户的报价历史、销售历史、寄样历史、往来邮件、关联邮件，并可双击打开相应模块及邮件的详细信息，以供决策支持。以业务员客户库为例，如图49。图 492.5.4.8 扩展 点击此按钮，用户可以操作更多功能强大的扩展内容，下面以业务员客户库为例。2.5.4.8.1 移至公共客户库 由于因业务员等级对客户数量的限制，用户的业务员客户库必定会因达到上限而被系统拒绝认领，那么用户可以根据自己的客户情况，筛选客户质量低、相对无爱的客户主动移至公共客户库，以使客户数量上限空缺，来满足成功认领客户的目的。2.5.4.8.2 给客户推荐新品 为尽可能的缩短操作路径，提高体验指数，用户可以通过扩展按钮-给客户推荐新品，可直接链接至产品推荐界面，进行产品推荐的工作。2.5.4.8.3 给客户寄样 为尽可能的缩短操作路径，提高体验指数，用户可以通过扩展按钮-给客户寄样，可直接链接至寄样管理界面，进行产品寄样的工作。2.5.4.8.4 创建客户报价 为尽可能的缩短操作路径，提高体验指数，用户可以通过扩展按钮-创建客户报价，可直接链接至客户报价界面，进行产品报价的工作。2.5.4.8.5 创建外销合同 为尽可能的缩短操作路径，提高体验指数，用户可以通过扩展按钮-创建外销合同，可直接链接至外销合同界面，进行外销合同的制作工作。2.5.4.9 视图 用户可以通过视图功能的选择来实现图文和表格两种视图模式的呈现（一般该功能只会在产品资料等有图片的模块呈现），以产品资料为例，如图50。图 50-1图 50-23 系统管理3.1 业务字典 业务字典是在系统中用到的一些固化的常用数据，如“我方公司”，“价格条款”等需要在“数据字典”中进行设置。点击系统管理-业务字典，进入业务字典界面。如图51。图 51 以“我方公司”为例，双击点开，将我司的相关信息填入相应字段即可在其他模块中下拉调用我司信息。如图52。图 523.2 用户管理 用户管理是配置组织架构及组织架构内成员权限的配置中心，如图53。图 533.2.1 新建组织架构 选择【我的公司】，在上方点图标 ，弹出属性对话框，输入名称，点“确定”即可。如图53。3.2.2 新建角色 角色是公司组织架构内具有相同工作职责的一类人，如销售员、销售经理、采购员、单证、财务等。以销售部为例，空白处右键点击新建选择“角色”，在“常规”选项卡上填写该角色名字，如图54。图 543.2.2.1 权限 在“权限”选项卡，开始对该角色进行权限分配。图 553.2.2.1.1 字典 在“权限”-“字典”选项卡进行该角色对“业务字典”的权限配置，可右键实现“全选”“反选”来提高配置效率。如图55。3.2.2.1.2 模块 在“权限”-“模块”选项卡进行该角色对系统各功能模块的权限配置，对于模块，有“新增”“修改”“删除”“浏览”“报表”的勾选权限配置，如图56。图 56 为了区分和实现以上勾选权限，我们又对其进行了范围界定： 1享有所有权的数据：谁建立的数据，谁就拥有该条记录的使用权，其他同等权限的同事无法查看及使用，即所谓的权限独立。 2所在机构的数据：建立数据的记录拥有者所在机构，如图54所示的销售员-一组，该组内所有成员即可分享浏览其数据。 3所有数据：组织架构范围内，该模块的所有人的数据都对其分享浏览。 下拉高级菜单，可以对该模块的辅助功能进行权限配置。 1文件导出：拥有将记录导出为xx.imodule的畅想数据格式； 2表格打印：拥有打印表单的权限； 3表格导出：拥有查询界面数据结果集导出的权限； 4模板新建：拥有打印表单的表单模板的导入权限； 5模板删除：拥有打印表单的表单模板的删除权限； 6数据归档：拥有记录标记为“已归档”和“未归档”的权限； 7附件新建、删除、浏览：拥有记录附件的上传、删除和查看的权限； 8提醒新建、删除、浏览：拥有记录提醒的新建、删除和查看的权限； 9目录新建、删除、浏览：拥有记录附件的新建、删除和查看的权限；3.2.2.1.3 系统 在“权限”-“系统”选项卡进行该角色对系统功能的权限配置，设置后切换到该角色下的相应用户在执行其中对应的名称时会进行相应的权限校验，如图57。图 57图 583.2.2.1.4 扩展 在“权限”-“扩展”选项卡进行该角色对扩展功能的权限配置，包括各基础模块的数据导入权限配置，看板数据的查看权限配置，如图58。图 593.2.2.1.5 保护 在“权限”-“保护”选项卡进行该角色对业务字典、业务模块、决策分析、看板的权限配置，其中业务字典可进行对该角色用户进行每一字段的“只读”“隐藏”“加密”“失效”四种权限配置；业务空间可对该角色用户进行每一模块的字段组的“只读”“隐藏”两种权限配置，对字段的“只读”“隐藏”“加密”“失效”四种权限配置，对数据填充、数据查询、扩展代码的失效权限配置，如图59。3.2.2.2 成员图 60 在“成员”选项卡中，将隶属于同一角色权限的用户添加进来，那么这些用户即继承了该角色的所有权限，以提高配置效率，如图60。3.2.2.3 导入导出 为进一步降低用户重复配置的几率，我们贴心的为用户准备了角色权限的导出和导入，如销售经理的权限比销售员的大部分权限重合，只是权限范围比销售员大，那么可以先配置好销售员的角色并导出。空白处右键新建角色，可点“导入”按钮将销售员角色导入，加以修改即可。3.3 日志管理 日志管理是记录组织架构内用户对系统及系统自动操作的日志记录，如“用户操作”则是从哪位用户哪个IP地址所对应的计算机上在什么时间对什么记录做了什么操作，用户误操作的记录一览无余，如图61。图 613.4 工作流管理 工作流管理与邮件管理的审批工作流的区别在于其构造复杂，可实现多级或联级审批，属增值定制化功能，Q系列帐套无涉及。3.5 配置中心 配置中心大多数功能属增值定制化功能，且偏向技术，基本有我司项目人员实施之用，因此如工作流插件、统计分析插件、服务器脚本插件、看板插件、Web脚本插件、Web单元插件、短信服务参数、传真服务参数、邮件服务参数功能不做讲述。3.5.1 自动编码规则 用户可进行各模块的关键字段进行自动编号配置，以产品推荐自动编号为例。点击“添加”，并选择“产品推荐”模块及“推荐编号”字段作为自动编号的关键字段。在“表达式”处点击“+”新增4行，分别配置如图62。配置完毕，退出系统重进，产品推荐的编码显示则为T1407001。图 623.5.2 用户自定义字段 用户自定义字段是为了弥补某些模块某些信息是用户需要但又未体现在系统中的遗憾。因此只需用点击“用户自定义字段”，以公共客户库为例，需要增加字段“公司企业文化”“公司规模”，操作如图63即可在该模块呈现增加的两个字段内容。图 633.5.3 查询过滤设置 查询过滤设置是为了迎合用户对查询界面数据结果的操作习惯的特别提供的数据视图配置，如图64，以业务员客户库为例，将该模块的数据呈现以国家区域、贸易国别、客户状态三级目录树的效果，配置结果如图65。图 64图 653.5.4 快速查询设置 快速查询设置是为了方便用户对于一些经常用到的组合查询条件进行快捷配置搜索的功能。以业务员客户库为例，经常要把客户状态为“销售机会”且业务范围为“百货”的数据过滤出来。按照2.1.5.1搜索助理章节，必须得用到自定义过滤才行，但是每次都要重新配置过滤条件，过于麻烦，因此此功能就应运而生了，配置如图66，配置结果如图67。图 66图 673.6 数据导入导出 该功能一般由我司项目人员为用户初始化数据之用（如计量单位、出运口岸等）。用户只需将操作方向选择“导入”，数据类型选择“业务字典”，切记文件位置选择欲导入数据所在文件夹即可，无需选择某个Excel，系统会自动匹配，选择相应的业务字典内容，显示“找到对应”即可进行导入操作，如图68配置。图 683.7 系统选项 系统选项给用户提供了提醒、查询、启动项的默认配置操作。3.7.1 常规 常规选项卡展示了桌面右下角关于畅想提醒的小喇叭提醒的声音、提醒频率、提醒方式的配置，以及关于默认状态下的查询方式埋如图69。图 693.7.2 启动项 启动项选项卡展示了用户是否希望系统启动时同时启动有关选项，如邮件管理，如图70。图 703.8 辅助功能3.8.1 批量导入数据 批量导入数据是为使用户免遭手动录数据之苦而诞生的，由于导入方式类似，以下介绍两种比较代表性的导入方法。3.8.1.1 批量导入客户资料 即导入模块为公共客户库，分两步： 1导入客户信息（即主表信息），用户可选择“导入客户信息”后，点击“查看模板”，仿造模板进行数据整理即可，值得注意的是关键性字段（保证唯一性的如客户编号）必须放在第一列，整理好资料后，选择整理好的Excel资料一直点“下一步”即可，如图71。图 71 2导入联系人信息（即子表信息），从前面章节了解到，子表和主表的是n:1的关系，因此用户在选择“导入联系人信息”时，可点击“查看模板”，如图72，注意第一列还是公共客户库记录关键性字段“客户编号”，唯一不同的是当一个客户编号下有多个联系人时，第一列的客户编号需填相同，第二列填子表关键性字段“联系人”或是“电子邮件”（以防止重复）。选择整理好的Excel资料一直点“下一步”即可。图 723.8.1.2 批量导入产品资料 批量导入产品资料的主表信息和子表信息和批量导入客户资料一样，就不做赘述了，值得一提的是导入产品图片，用户切记将产品资料对应的图片重命名为产品编号，系统就能找到并导入到相应的产品信息里。选择“导入产品图片”，随即点击“确定”（注意此处无模板），进入导入图片界面，用户只需选择图片所在文件夹，点击“确定”，系统将自动根据产品编号进行图片导入。如图73。图 733.9 SmartSearch SmartSearch是提供给用户关于系统内部所有数据的搜索引擎功能，通过系统界面右上角快捷按钮进入SmartSearch，输入任意关键词，系统即将进行系统范围内的全文搜索。如图74。图 744 业务流程4.1 我的Q5 我的Q5是领导的“管理驾驶舱”，是员工的“工作风向标”，系统通过主动地对海量数据进行分析、处理、整合呈现给用户，为领导提供决策依据，为员工跟踪工作进度。如图75。图 754.1.1 业务示警 业务示警是系统提供人机交互的一种消息机制，其消息可分为两种： 1.系统主动提醒：当用户登陆系统，系统自动分析、处理、加载当前登陆用户权限范围内的统计数据，如“三个月未下单客户”、“逾期联系”、“逾期报价”、“公共客户保留期限到期”等提醒； 2.系统被动提醒：用户通过提醒功能对相应用户所建立的消息提醒机制，属于备忘类型。4.1.2 看板管理 当用户登陆系统，系统通过主动地对海量数据进行分析、处理、整合呈现给用户，为领导提供决策依据，为员工跟踪工作进度。 1.今日签约喜讯：滚动呈现当天公司合同的签约情况，如图76。图 76 2.工作日报：呈现登陆用户权限范围内的当天的工作情况，系统很贴心的为用户准备了“创建工作日报”的快捷方式，方便、高效。如图77。图 77 3.月计划进度：呈现登陆用户权限范围内的当月的工作汇总情况，如图78。图 78 4.待安排寄样：呈现登陆用户权限范围内的关于“寄样管理”所有寄样状态为“待寄样”或者寄样时间未填写的记录，系统很贴心地为用户准备了“未来7天”、“未来30天”、“所有”的待寄样统计。如图79。图 79 5.处理中的报价：呈现登陆用户权限范围内的关于“客户报价”所有报价状态为“处理中”后者实际报价日期未填写的记录，系统很贴心地为用户准备了“今天”、“本周”、“本月”的处理中的报价统一。如图80。图 80 6.未交货的外销合同：呈现登陆用户权限范围内的关于“外销合同”所有合同状态为“待确认”、“生产中”、“已完成”的记录，系统很贴心的为用户准备了“未来7天”、“未来15天”、“未来30天”、“所有”的未交货的数据统计。如图81。图 814.2 业务流程 外销管理呈现的是用户与客户之间交往及信任热度不断上升的过程；重点体现用户是如果沉淀优秀的产品、如何沉淀优质的客户，最后将优秀的产品推荐给优质的客户的过程；如图82。图 824.2.1 公共客户库、业务员客户库 为达到公司客户资源高效整合、准确分配的目的，筛选、沉淀优质的客户，因此引入公共客户库的概念，如图83，且公共客户库的客户信息全部对业务员开放。录入数据步骤祥见2.1.6.2 录入数据。图 834.2.1.1 移至我的客户库 当用户须将公共客户库移至自己的业务员客户库时，系统会自动判断该用户的业务员等级所对应的客户等级，以判定该业务员拥有客户数量的上限及认领客户等级的上限（该配置方法和原理详见系统管理）。用户可通过界面上方的扩展按钮-“移至我的客户库”来实现客户认领，认领内容包括该客户的记录、相关附件、相关提醒内容、相关只读未读信息、相关邮件。如图84。图 84 在认领过程中，系统会主动检查认领的合法性，可能发生四种情况： a.系统提示“该用户相关客户等级的客户数量限制未配置，系统将停止操作！” 表示该客户所对应的系统管理-业务字典-客户等级、业务员等级、业务员，这三项或其中若干项未做配置，系统无法判定上限，因此须找具备配置权限的用户进行配置（该配置方法详见系统管理）。 b.系统提示“该用户客户数量已达到设定上限，系统将停止操作！” 表示当前用户所对应的业务员等级的客户拥有已达上限，无法进行认领，此时用户可选择向领导申请对应业务员等级提高客户数量上限或者从自己的业务员客户库中挑选相对不适合的客户，主动移至公共客户库，以使上限空缺来认领自己觉得有信心能跟好的客户。 c.系统提示“由于您的客户等级上限限制，您还不能领用该客户！” 表示当前用户的业务员等级所对应的客户等级低于该客户的客户等级，即系统认为该用户还没有能力承担该客户的接洽工作，因此系统拒绝认领。 d.系统提示“该客户被移除您的客户库正处于保护期，请于*时间后进行认领！” 表示该客户原先属于当前用户，或由于因客户保留期限超期未成交（客户保留期限的设置详见系统管理），系统自动将该客户将移至公共客户库，或由于因当前用户已达客户数量上限主动将该客户移至公共客户库。而用户现在又想将该客户移至自己的业务员客户库，由于系统设置了7天保护期，因此在移至公共客户库还未达7天，系统会拒绝用户在此认领。主要是为了给其他业务员提供公平的竞争机会。4.2.1.2 特殊客户处理 如遭遇4.2.1.1第4种情况，客户可能马上就有下单，而无奈系统已经将该客户移至公共客户库此类特殊情况时，用户可向拥有特殊客户处理权限的用户进行申请（该权限配置详见系统管理-用户管理），即可通过特殊客户处理绕过客户保护期判断进行分配。 业务员客户库为用户的私有客户库，只有当前用户才拥有该客户的管理权限，其他用户无权查看该用户。如图85。图 854.2.1.3 移至公共客户库 由于因业务员等级对客户数量的限制，用户的业务员客户库必定会因达到上限而被系统拒绝认领，那么用户可以根据自己的客户情况，筛选客户质量低、相对无爱的客户主动移至公共客户库，以使客户数量上限空缺，来满足成功认领客户的目的。4.2.1.4 给客户推荐新品 为尽可能的缩短操作路径，提高体验指数，用户可以通过扩展按钮-给客户推荐新品，可直接链接至产品推荐界面，进行产品推荐的工作。4.2.1.5 给客户寄样 为尽可能的缩短操作路径，提高体验指数，用户可以通过扩展按钮-给客户寄样，可直接链接至寄样管理界面，进行产品寄样的工作。4.2.1.6 创建客户报价 为尽可能的缩短操作路径，提高体验指数，用户可以通过扩展按钮-创建客户报价，可直接链接至客户报价界面，进行产品报价的工作。4.2.1.7 创建外销合同 为尽可能的缩短操作路径，提高体验指数，用户可以通过扩展按钮-创建外销合同，可直接链接至外销合同界面，进行外销合同的制作工作。4.2.1.8 公共客户库运行机制 对于客户资源的管理，必然涉及到我司配备员工的管理。对此，我们须实现一个目标，即让员工能力最大化地跟进好客户并促使与之成交。在与客户建立信任到成交的过程中，我们须进行资源的合理分配，如图86： 1.客户库分为公共客户库和业务员客户库，公共客户库对所有业务员开放，并且业务员有权挑选在自己所属客户等级范围内及客户数量范围内的客户； 2.将客户进行初始等级划分，并设置各客户等级供业务员跟进保留的时间限制； 3.将业务员进行等级划分，并设置各等级业务员对应的客户等级上限及拥有数量上限。图 86 我们假设乔峰的业务员等级为B级，已有客户29家，所对应的客户等级上限为C级，即客户的保留期限为60天。且公共客户库拥有各等级客户，由此怎么来体现乔峰的顺势而为呢？ 乔峰在公共客户库里找到了一个他认为优质的客户（等级A），于是想往自己的业务员客户库里拉，以完成客户私有化，并实施跟进。那么根据规则，其违反了自身业务员等级对应的客户等级上限的约定，即C级。系统将主动提示用户并不予执行认领操作。相反，根据约定，乔峰是有权限将C等级以下（即C、D、E）的客户的,如图87。 优势：让有能力的人跟进有市场的客户，让能力尚浅的人努力做有能力的人！图 87 乔峰根据规则，继续挑选了一个C级，一个D级的客户，根据规则，其业务员等级为B级，客户上限数量为30个，显然在挑选这个D级时，系统会做出预警并不予执行认领操作！那么，乔峰可根据对客户了解做出抉择,如图88： 1放弃该客户，维护、跟进已有客户； 2在业务员客户库中挑选跟进乏力，相对潜力不足的客户，主动移出自己的业务员客户库至公共客户库来腾出空间选取该客户！ 优势：员工的时间、精力是有限的。即使能力再强，盲目的拉取客户，只会导致客户囤积、跟进乏力。让业务员主动选择放弃还是主动移出已有客户，有利于增强业务员对客户的识别及判断能力，优胜劣汰，顺势而为！ 及此，大家应该明白3.1业务字典-客户等级、业务员等级、业务员这3个业务字典的数据准备有多重要了吧！图 884.2.2 工厂资料 工厂资料作为产品的供应商，录入操作步骤祥见2.1.6.2 ，其作用在于为产品资料的供应商信息做数据准备。4.2.3 产品资料、产品推荐 在4.2.1为用户沉淀了优质的客户，那么在此章节，我们就要来说说如何沉淀优秀的产品，录入操作步骤祥见2.1.6.2。扩展功能如4.2.1。4.2.3.1 筛选目标客户 点击进入产品推荐，向优质客户推荐产品也不能囫囵吞枣，盲目撒网，因此我们贴心的为用户提供了多条件目标客户群体筛选功能。尽一切可能细分目标群体，推荐给客户对上眼的产品是获取客户广泛信任的关键，如图89。图 894.2.3.2 沉淀优质产品 精挑细选好的目标市场，下面该是让系统从海量的操作数据中给您一个有效的参考了，我们给您准备了多种数据挖掘后的决策数据体验，推荐数据皆以数量排序呈现，如图90。图 904.2.3.3 推荐优质产品 一切准备就绪，临门一脚，我们同样贴心的给用户准备了业务数据与邮件的无缝链接，用户只需点击扩展-生成产品推荐邮件，即可完成群发邮件编辑，轻松完成群发动作，如图91。图 91注:邮件详细应用请移步邮件管理使用说明书。4.2.4 寄样管理、客户报价、外销合同 除“寄样日期”的录入与否会影响到看板统计外，其他字段信息录入操作步骤祥见2.1.6.2。在客户状态慢慢从销售机会-互信建立-培养商机-来访接待-产品认可-试行订单-批量供货-二次销售，这个过程就是用户和客户双方热度不断上升的过程。不断的沉淀客户，不断的沉淀产品，最终的结果肯定是以优质的服务、优质的产品让用户与客户完成寄样、报价直至成交。4.2.4.1 快件单套打 用户在寄样管理中可直接通过打印功能套打快递面单，我们为用户贴心的准备了