综合办公专业技术解决方.doc

企业移动信息化技术解决方案综合办公技术解决方案中国电信股份有限公司喀什分公司2012年2月目录1 引言32 需求分析32.1 需求背景32.2 XX企业现状及需求分析32.2.1 企业现状33 系统规划43.1 总体目标43.2 设计思路43.3 部署结构54 技术方案54.1 工作流程-复杂的事情简单化、可视化，辅助企业管理制度落地54.2 知识管理-凝聚集体智慧，建造学习机制，员工与组织共同成长64.3 协作沟通-跨越空间障碍，创建多维平台，有效支撑跨部门动态协作与沟通74.4 工作计划-合理安排工作时间，保证工作进度74.5 移动办公-摆脱办公环境束缚，随时随心处理办公事务74.6 功能扩展85 系统运行环境85.1 硬件环境85.2 增强OA型软件85.3 服务端软件运行环境85.4 客户端运行环境86 实施方案（仅供参考，具体按照实际项目提供）97 售后服务97.1 实施与培训97.2 售后服务方式91 引言本文是针对部分企事业单位目前的办公现状及需求给出的一整套解决方案，其中阐述了如何帮助政企客户实现日常办公流程的的电子化管理，以及在工作过程中实现移动化应用的方法。2 需求分析2.1 需求背景随着经济的高速发展，经济发展格局日趋一体化，行业竞争越加激烈，企业无时无刻不面对国内外同行业的直接竞争与挑战。企业亟待以业务为支撑点，以信息化为突破口，通过建设企业自动化系统打造快速沟通平台，建立企业可视化管控以提升企业核心竞争力。一个企业想要从创业阶段转向规范化，也必须要加大对内部管理建设的力度，提倡“想管理要效益”，这个时候信息化是企业快速发展的必由之路，即“在信息的空间重建企业的运作”将管理、发展规划与信息化建设充分结合起来，利用信息化手段建立整个企业的管理、运营支撑体系，辅助推进落实各项管理政策。与此同时，伴随着企业办公活动范围的扩展和市场化带来对响应速度的更高要求，单纯的基于互联网的信息化应用已无法满足用户的移动化需求。因此建设一套贴合企业实际管理需求且可以随身随心使用的办公自动化系统是企业发展的必备工具。2.2 岳普湖县组织部现状及需求分析2.2.1 单位现状给单位下属XXX个部门，形成多点生产、运作格局；每年人员流失20%左右，管理费，培训费居高不下；依赖电话、邮件、传真解决异地办公问题，采用传统纸质办公模式，通讯费用，纸张费用开支巨大管理层：1. 希望及时了解公司内部或外部市场的一切工作情况；2. 希望不被积压的工作文件或流程审批工作所困扰；3. 希望不会因为员工离职导致公司资料的丢失；4. 希望提高内部日常事务处理效率。员工：1. 能随时了解提交的申请处理进展情况；2. 能够快速搜索到与本人工作相关的工作知识文档；3. 不在公司也能及时获取公司的资讯及通知公告4. 工作中有一个沟通协作的平台。3 系统规划3.1 总体目标为用户打造一个集办公自动化、手机办公、短信等应用于一体的多功能信息化应用平台，帮助用户实现如下的企业管理应用：n 跨地区人员协同工作，建立虚拟工作平台，解决多元文化，建立企业统一文化；n 企事业单位分散的信息资源的整合；n 企业快速发展过程中分散的组织结构导致的管理沟通障碍；n 可理顺各部门、各分公司之间的定位以及权责关系，并被清晰执行；n 可让企业发展过程中的经验，过程知识得到再次利用，降低人员流失带来的负面效应；n 避免人员流动造成的工作积压或流程停滞3.2 设计思路针对企业在实际运作中遇到的问题与困难，定制满足用户需求的协同办公管理系统。基于烽火EMA平台加载烽火协同办公管理软件，并通过烽火xMAP移动中间件，以手机为移动化应用载体，构筑灵活便捷的移动化信息系统。3.3 部署结构烽火移动信息化系统以烽火EMA服务器为应用载体，其部署在企业网内。对外，EMA服务器通过专线或VPN方式连接至运营商业务引擎获取通信或移动能力；对内，EMA提供了标准的开发接口可供企业其他信息系统调用，为其提供短信能力或实现企业其他应用的移动化延伸。4 技术方案4.1 信息应用-信息传递实时化，加快工作流转速率l 短信应用：简便的短信应用可帮助员工在工作过程中及时的传递工作信息、流程处理通知、日程提醒等信息，促进工作的顺利发展。l 彩信应用：形象生动的信息应用，可调节用户在日常工作中的枯燥乏味的情绪，并能携带大量的信息量，让信息应用事半功倍l 生日祝福：可设定员工/客户生日短信祝福定期发送，让员工在紧张的工作之余能够感受到企业对员工的关怀，让客户感觉到企业诚意。l 投票调查：简单实惠的短信方式投票调查，在不用花费大量人力做调查的情况下轻松实现对企业生活、企业产品等等的调查汇总及分析，节约了企业运作成本，提高了用户调查效率。4.2 工作流程-复杂的事情简单化、可视化，辅助企业管理制度落地结合规范流程的执行和自由流程，让繁琐的过程管控标准化、可视化、可追踪。l 管理制度落地：清晰的流程分类，简化内部行政事务，方便快速处理繁琐问题，辅助公司内人事管理、行政管理、日常工作办公、费用处理、相关服务支持、考勤管理、收发文管理等等各种各样的管理制度，全面的通过清晰的工作流程落地和执行l 流程图：帮助清晰了解每个申请的流转方向，减少因制度过多而遗忘混淆造成的执行不畅l 表单定制：完全雷同企业现有纸质表单，高仿真传统审批模式，有益于系统推广应用l 流程报表：将统计出来的流程表单数据形成图形化分析，更方便管理者一目了然的分析流程数据l 自由流程：落实已有内控流程和提高工作效率的同时,帮助逐渐沉淀新的规章制度流程4.3 知识管理-凝聚集体智慧，建造学习机制，员工与组织共同成长建立统一的、可共享的企业级别知识库，打破员工之间，部门之间持续的知识独立企业知识体系：知识从积累、共享、利用到创新整个过程的全面管理；提供了全面的企业知识文档管理有组织性的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档：l 统一的文档数据库，方便进行管理；l 根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构；l 为目录设定相应的管理权限，具有权限的人可以对目录进行编辑等操作；l 定义各种模板，包括文档编辑调用模板、显示模板等；l 各种结构化和非结构化的文档的管理，例如公文、表单、网页、扫描文件等都可以得到有序的管理；l 可设定文档的查看、编辑、共享、回复、管理等操作权限；l 对文档进行移动、复制、批量共享等操作，使得文档的排布更为合理；l 统计、监控等功能对文档发布、阅读等情况作出分析；l 可通过公共文档、信息门户查看文档；个人知识管理：结合企业知识管理，充分把个人知识管理与企业知识管理融为一体，全力为企业目标共同发展在企业统一管理的同时，员工个人可根据自身工作和发展的需求，自行建立归属个人的知识目录结构，并根据适当的情形共享给相关同事。l 可自行定义个人知识文档目录架构；l 可实时随时随地添加个人知识文档；l 可设定文档的查看权限；l 可批量共享个人文档给到其他同事；l 对个人文档进行移动、复制等操作，使得文档的排布更为合理；l 可通过个人文档、信息门户查看文档；4.4 协作沟通-跨越空间障碍，创建多维平台，有效支撑跨部门动态协作与沟通全新打造特色协作平台，多种信息沟通机制，沉淀沟通过程的知识成果新闻公告：企业正式的信息发布，及时把企业或行业相关动向信息发布给员工l 可新建、修改、删除新闻类别；l 可对新闻类别分别排序；l 可设定对新闻的审核权限；l 可快速发布、修改新闻内容并提交审核；l 可快速发布、修改公告内容并提交审核；l 可设定对公告发布的审核权限；l 可直接终止公告的发布；l 可直接了解到查阅公告情况；内外部通讯工具：为员工之间的沟通提供快捷方便的公用平台l 可自由发送给内部员工的邮件、短信；l 手机短信群发l 流程，日程，邮件，通知公告等自动触发内部短信4.5 工作计划-合理安排工作时间，保证工作进度l 可管理个人工作计划安排，也可共享给相关人员l 日/月/年不同维护查询工作计划安排l 计划时间设定，逾时提醒4.6 移动办公-摆脱办公环境束缚，随时随心处理办公事务在无办公环境、无网络条件的情况下通过手机终端处理办公流程、查看文档资料、企业资讯4.7 功能扩展烽火移动办公系统可提供标准的WebService接口、DB接口供第三方应用系统调用，为其提供短信、彩信等通信能力及移动化能力，帮助用户实现其原有系统移动信息化应用，如系统业务的短信提醒，将原有系统移植到手机端应用等5 系统运行环境5.1 硬件环境根据系统支持的注册用户不同，可将系统硬件分为以下五个级别：档次建议配置价格备注综合办公III档服务器Intel 2.6GHz双核/2G内存*2/300G硬盘(SATA)*2/1000M网卡*220000定制服务器注：以上服务器配置仅供参考，用户可自行选择硬件服务器，但是最终的服务器配置不能明显低于以上配置要求。5.2 增强OA型软件增强OA型软件：8000元/套实施集成费：1000元培训费：4500元/人天（3天）手机客户端：100元/个（根据客户需求确定，客户可选）总费用：硬件+软件+实施费用+培训=20000+8000+1000+4500=33500元。5.3 服务端软件运行环境n 操作系统：Linux（CentOS 4.6）n WEB服务器：Apache-tomcat-6.0.16以上n 数据库：MySQL 5.0.37n 浏览器：Internet Explorer，FireFox5.4 客户端运行环境系统客户端分为两部分，PC客户端和手机客户端。系统基于B/S架构，对PC客户端无特殊要求，普通PC机，能够运行Windows 98以上系统，使用Internet Explorer 6.0以上浏览器即可正常使用，无需在客户端上安装任何软件。手机客户端应用是对PC应用的移动化延伸。烽火可根据用户选择的手机终端类型提供统一的xMAP手机客户端，用户只需按安装即可使用。详细终端支持列表请参照附录6 实施方案（仅供参考，具体按照实际项目提供）在七周（35个工作日）的时间内，通过实施项目的需求调研、需求分析、系统设计、开发编码、测试改进、优化调整、部署培训等工作，具体时间安排请见下表实施阶段第1周第2周第3周第4周第5周第6周第7周需求分析系统设计系统研发测试改进部署培训图 61进度安排表7 售后服务烽火所致力的客户服务是一项长期坚持的重要工作，公司服务的核心是让客户满意，通过发掘并满足客户的需求不断提升自己的企业价值。公司遵循ISO9001 质量体系所倡导的技术服务规范，为向客户提供满意的售前售后服务提供了制度和管理上的保障。7.1 实施与培训烽火具有多年的金融、政企系统的专业实施经验。提供系统实施后的应用培训工作。7.2 售后服务方式1. 电话和电子邮件支持服务电话和电子邮件支持服务没有次数限制，只要某客户使用烽火的软件系统存在问题，可随时拨打烽火的技术服务热线电话400-110-1111，由烽火公司技术支持工程师远程指导用户解决问题，并通过客服邮箱报告系统故障说明，直至将