全面预算内部控制

全面预算内部控制全面预算内部控制 概述 预算控制是内部控制中使用较为广泛的一种控制措施 通过预算控制 使得企业的经 营目标转化为各部门 各个岗位以至个人的具体行为目标 作为各责任单位的约束条件 能够从根本上保证企业经营目标的实现 全面预算 是指企业对一定期间的各项生产经营活动作出的预算安排 企业全面预算 一般包括经营预算 资本预算和财务预算等 一 企业至少应当关注全面预算管理的下列风险 1 缺乏预算或预算编制不完整 可能导致企业盲目经营 2 预算执行不力 可能导致企业无法实现生产经营目标 二 应对措施 企业应当建立全面预算管理制度 强化预算约束 明确预算编制 执行 考核等环节 的主要风险点 采取相应措施 实施有效控制 企业在建立与实施预算内部控制中 至少 应当强化对下列关键方面或者关键环节的控制 1 职责分工 权限范围和审批程序应当明确规范 机构设置和人员配备应当科学合理 2 全面预算编制 执行 调整 分析与考核 评估与披露等的控制流程应当清晰严密 对预算编制方法 审批程序 预算执行情况检查 预算调整 预算执行结果的分析考核等 应当有明确的规定 关键内部控制关键内部控制 一 一 岗位分工与授权批准岗位分工与授权批准 企业应当建立全面预算工作岗位责任制 明确相关部门和岗位的职责 权限 确保全 面预算工作中的不相容岗位相互分离 制约和监督 一 全面预算工作不相容岗位一般包括 1 预算编制 含预算调整 与预算审批 编制预算的人员与审批人员是不相容的 审批人应当根据预算工作授权批准制度的规 定 在授权范围内进行审批 不得超越审批权限 经办人应当在职责范围内 按照审批人 的批准意见办理预算工作 对于审批人超越授权范围审批的预算事项 经办人有权拒绝办 理 并同时向上级部门报告 2 预算审批与预算执行 预算审批与执行工作也是不相容的 执行这两个工作的人员应该各司其职 具有明确 的界限 跨过了这个界限 就属于违背了内部控制关于预算控制的基本规范 3 预算执行与预算考核 预算执行人员与对预算进行考核的人员不能由一个人同时担任 这两者属于不相容岗 位 单位应当配备合格的人员执行预算工作 经办人员应当具备良好的业务素质和职业道 德 熟悉国家有关法律法规和本单位的经营业务 管理要求和工作程序 预算考核人员应该由独立的 不参与预算执行的人员担任 二 企业应当建立全面预算工作组织领导与运行体制 明确企业最高权力机构 决 策机构 预算管理部门及各预算执行单位的职责权限 授权批准程序和工作协调机制 具 体内容如下 股东大会 股东会 或企业章程规定的类似最高权力机构 以下统称企业最高权力机 构 负责审批企业年度预算方案 即由公司的权利机构和相关的人员负责审批年度预算方 案 董事会或者企业章程规定的经理 厂长办公会等类似决策机构 以下统称企业决策机 构 负责制定企业年度预算方案 即由决策机构负责制定企业年度的预算方案 企业可以设立预算委员会 预算领导小组等专门机构 以下统称企业预算管理部门 具体负责本企业预算管理工作 不具备设立专门机构条件的企业 可以指定财会部门等负 责预算管理工作 即企业应该建立专门的预算管理部门或明确规定由专门的部门 比如说 财会部门 负责预算的管理工作 总会计师应当协助企业负责人加强对企业预算管理工作的领导与业务指导 企业内部 相关业务部门的主要负责人也应当参与企业预算管理工作 三 企业预算管理部门主要负责拟订预算目标和预算政策 制定预算管理的具体措 施和办法 组织编制 审议 平衡年度等预算草案 组织下达经批准的年度等预算 协调 解决预算编制和执行中的具体问题 考核预算执行情况 督促完成预算目标 四 企业内部生产 投资 筹资 物资管理 人力资源 市场营销等业务部门和所 属分支机构在企业预算管理部门的领导下 具体负责本部门 本机构业务预算的编制 执 行 控制 分析等工作 并配合预算管理部门做好企业总预算的综合平衡 控制 分析 考核等工作 五 企业所属子公司在上级企业预算管理部门指导下 负责本企业预算的编制 执 行 控制和分析工作 并接受上级企业的检查和考核 所属基层企业负责人对本企业预算的执行结果负责 六 企业应当制定预算工作流程 明确预算编制 执行 调整 分析与考核等各环 节的控制要求 并设置相应的记录或凭证 如实记载各环节工作的开展情况 确保预算工 作全过程得到有效控制 二 预算编制控制二 预算编制控制 预算编制是企业实施预算管理的起点 也是预算管理的关键环节 企业采用什么方法 什么编制程序编制预算 对预算目标的实现有着至关重要的影响 从而直接影响到预算管 理的效果 企业应当在企业战略的指导下 以上一期间实际状况为基础 结合本企业业务 发展情况 综合考虑预算期内经济政策变动 行业市场状况 产品竞争能力 内部环境变 化等因素对生产经营活动可能造成的影响 根据自身业务特点和工作实际编制相应的预算 并在此基础上汇总编制预算方案 企业年度预算方案应当符合本企业发展战略 整体目标 和其他有关重大决议 反映本企业预算期内经济活动规模 成本费用水平和绩效目标 满 足控制经济活动 考评经营管理业绩的需要 制定预算方案 应当做到内容完整 指标统 一 要求明确 权责明晰 企业应当加强对预算编制环节的控制 对编制依据 编制程序 编制方法等做出明确 规定 确保预算编制依据合理 程序适当 方法科学 一 预算编制原则 为了使预算内容更准确 更符合实际情况 预算编制应遵循以下原则进行 1 坚持效益优先原则 实行总量平衡 进行全面预算管理 2 坚持积极稳健原则 确保以收定支 加强财务风险控制 3 坚持权责对等原则 确保切实可行 围绕经营战略实施 二 预算编制起点 在编制预算的实际操作之前确定全面预算的编制起点 是任何预算编制机构首先应当 解决的问题 1 以销售为起点 以销售为起点的预算模式是指以销售预算的结果为起点 分别编制销售预算 生产预 算 成本预算 利润预算 现金预算等模式的一种预算方式 该预算以销售收入为主导指 标 以利润和现金回收为辅助指标 由于该模式以销售为起点和导向 重视市场销售 如果应用不当 可能会造成市场的 过度开发 而忽视对成本的管理和现金的回收 所以在实施该预算时 除了考虑销售等主 导指标因素 成本 利润 现金回收等辅助指标也必须给予足够重视 2 以利润为起点 以利润为起点的预算模式就是以目标利润为起点 分别编制企业收入预算 成本预算 并进行反复平衡 直到实现目标利润为止 该模式的指标体系以利润为主导指标 销售收 入和成本为辅助指标 该模式适合于提高企业利润 改善企业管理 降低营运成本 比较适合以利润最大化 为目标的企业或大型企业集团的利润中心 但以利润为核心的预算管理行为可能引发短期行为 使企业只顾预算年度利润 忽略 企业长远发展 可能引发冒险行为 使企业只顾追求高额利润 增加企业的财务和经营风 险 三 编制预算方法的选择及对编制预算的监督 1 企业可以选择或综合运用固定预算 弹性预算 零基预算 滚动预算 概率预算等 方法编制预算 1 固定预算 固定预算是按固定业务量编制的预算 一般按预算期的可实现水平来 编制 这是一种较为传统的预算编制方法 固定预算的主要优点是编制较为简便 缺点是 实际业务水平与预算业务水平相差较大时 就难以发挥预算应有的作用 难以进行控制 考核 评价等 因此 在市场变化较大或较快的情况下 不宜采用此法 2 弹性预算 弹性预算是指按照预算期内可预见的多种业务量水平而编制的 能够 适应不同业务量情况的预算 理论上说 所有预算都可采用弹性预算的方法 但在实际工 作中 从经济的角度出发 弹性预算多用于成本 费用 利润预算的编制 其主要优点是 可以反映一定范围内各业务量水平下的预算 为实际结果与预算的比较提供了一个动态的 基础 从而能更好地履行其在控制依据和评价标准两方面的职能 3 滚动预算 滚动预算的基本精神就是它的预算期永远保持一个固定期间 其实质 是动态的 不断连续更新调整的弹性预算 这种编制方法的优点是保持预算的完整性 持 续性 从动态预算中把握企业的未来 由于预算不断修整 使预算与实际情况更相适应 有利于充分发挥预算的指导和控制作用 但在实际中 采用滚动预算 必须有与之相适应 的外部条件 如材料供应时间等 当然 采用滚动预算的方法编制预算 也会加大预算编 制的工作量 4 零基预算 零基预算是以零为基础编制预算的方法 一切从零开始 逐项审议预 算期内各项费用的内容及开支标准是否合理 在综合平衡的基础上进行预算的编制 这种 方法打破了旧框框的束缚 既能促进人们充分发挥其积极性 创造性 又能迫使人们精打 细算 将有限的资源运用到最需要的地方 从而提高企业资源的使用效率 这种编制方法 的工作量大 需要各项基础管理工作尤其是基础数据全面精确 企业确定预算编制方法 应当遵循经济活动规律 并符合自身经济业务特点 生产经 营周期和管理需要 预算编制应当实行全员参与 上下结合 分级编制 逐级汇总 综合平衡 2 企业预算管理部门应当加强对企业内部预算执行单位预算编制的指导 监督和服务 四 预算编制程序 预算编制的程序可分为 自上而下式 自下而上式以及上下结合式三种方式 企业内 部控制应用指引 全面预算 要求 企业应当根据发展战略和年度生产经营目标 综合 考虑预算期内市场环境变化等因素 按照 上下结合 分级编制 逐级汇总 的程序编制年 度全面预算 预算编制应当科学合理 符合实际 避免预算指标过高或过低 其基本步骤 为 1 下达目标 预算的编制首先应由预算委员会根据公司董事会中长期规划和年度经济 工作目标 结合企业的发展战略 提出企业下一年度的预算总目标 并将之分解下达至各 责任单位 2 编制上报 各责任单位根据下达的预算目标和编制政策 结合本单位自身特点以及 预算的执行条件 详细编制各项预算草案 并在规定时间内上报 3 审议平衡 预算管理工作小组会对各责任单位上报的预算草案进行审查 汇总 提 出综合平衡的建议 在审查 平衡的过程中 预算管理委员会进行充分协调 对发现的问 题提出初步调整的意见 并反馈给有关责任单位予以修正 4 审核批准 预算管理工作小组会将各责任单位调整后的预算进行汇总平衡 编制企 业年度预算草案 报董事会或股东大会审议批准 5 下达执行 企业应当在预算年度开始前编制完成全面预算 按照规定的权限和程序 审核批准后 以文件形式下达执行 企业应当将预算指标层层分解 落实到内部各部门 各环节和各岗位 确保预算刚性 严格预算执行 三 预算执行控制三 预算执行控制 企业预算编制完成后 便开始进入执行阶段 企业各部门在生产经营及相关的各项活 动中 需要充分地按预算办事 围绕实现预算开展经济活动 同时 在预算的执行过程中 企业应该明确各项业务的授权审批权限及审批流程 强调预算的 硬约束性 对于无预算 或者超预算的项目进行严格控制 一 对预算执行的要求 企业应当加强对预算执行环节的控制 对预算指标的分解方式 预算执行责任制的建 立 重大预算项目的特别关注 预算资金支出的审批要求 预算执行情况的报告与预警机 制等做出明确规定 确保预算严格执行 企业预算一经批准下达 各预算执行单位必须认真组织实施 将预算指标层层分解 从横向和纵向落实到内部各部门 各环节和各岗位 企业应当建立预算执行责任制度 对照已确定的责任指标 定期或不定期地对相关部 门及人员责任指标完成情况进行检查 实施考评 在建立预算执行责任制时要充分考虑各 责任中心的责权利的关系 主要可以从以下几个方面考虑 1 权责明确 权责相当 即授予与其管理职能相适应的经营决策权 权力和责任应该 要匹配 如果责任大于权力 或者权力大于责任 就会出现滥用权力或无法控制相应权力 从而使全面预算管理无法实施的情况 权责相当有利于提高管理的效率 2 责任可控 即赋予权力和完成任务之间有必然联系 可以控制才能承担责任 只有 控制了才能对其负责 才能在实际中让全面预算执行起来有实际效果 通过可控原则的运 用将使权责范围更加明确 使责任考核不会流于形式 可控和不可控划分界定是执行预算 责任制的基本要求 3 有效激励 任何行为产生 都是由动机驱使的 给每个员工权力和责任 让他们有 动力去用好权力完成任务 最为重要的一点就是建立激励机制 让每个员工个人利益与其 业绩联系起来 使预算能够得到有效执行 企业应当以年度预算作为预算期内组织 协调各项生产经营活动和管理活动的基本依 据 可将年度预算细分为季度 月度等时间进度预算 通过实施分期预算控制 实现年度 预算目标 企业对重大预算项目和内容 应当密切跟踪其实施进度和完成情况 实行严格监控 企业应当加强对货币资金收支业务的预算控制 及时组织预算资金的收入 严格控制 预算资金的支付 调节资金收付平衡 严格控制支付风险 企业办理采购与付款 工程项目 对外投资 成本费用 固定资产 存货 筹资等业 务 应当严格执行预算标准 对超出企业预算的资金支付 实行严格审批制度 企业应当健全凭证记录 完善预算管理制度 严格执行生产经营月度计划和成本费用 的定额 定率标准 并对执行过程进行监控 二 预算预警机制 预警是度量某种状态偏离预警线的强弱程度 发出预警信号的过程 预警管理 的思想 起源于 20 世纪初 在 20 世纪 50 年代证明了它的作用 企业内部控制应用指引 全面 预算 要求 企业应当建立预算执行情况的预警机制和报告制度 确定预警和报告指标体 系 密切跟踪预算实施进度和完成情况 采取有效方式对预算执行情况进行分析和监控 发现预算执行差异 及时采取改进措施 建立预算预警机制的模式主要为 对可计量的风险因素可以运用指标预警法 对于不 可计量的风险因素则采用因素预警法 与前者相比 使用范围较小 指标预警方法与因素 预警方法结合起来 并把诸多因素综合进行考虑 四 预算调整控制四 预算调整控制 企业批准之后正式下达的预算应当保持稳定 不得随意调整 由于市场环境 国家政 策或不可抗力等客观因素 导致预算执行发生重大差异确需调整预算的 应当履行严格的 审批程序 预算调整是预算管理中一个必不可少的环节 一方面 在预算执行过程中 主 客观 环境的变化 尤其是当外部环境发生重大变化时 如果片面强调预算的刚性 预算就会变 得呆板僵化 妨碍企业的有效运作 此时 预算调整就必不可少 另一方面 预算调整又 是一个十分规范的过程 必须建立严格规范的调整审批制度和程序 必须按照规定的程序 进行调整 在变化中求不变 企业应当加强对预算调整环节的控制 保证预算调整依据充 分 方案合理 程序合规 一 预算调整的程序 企业在预算执行过程中 可能会由于市场环境 经营条件 国家法规政策等发生重大 变化 或出现不可抗力的重大自然灾害 公共紧急事件等致使预算的编制基础不成立 或 者将导致预算执行结果产生重大差异 需要调整预算的 应当报经原预算审批机构批准 调整预算由预算执行单位逐级向原预算审批机构提出书面报告 阐述预算执行的具体情况 客观因素变化情况及其对预算执行造成的影响程度 提出预算的调整幅度 企业预算管理 部门应当对预算执行单位提交的预算调整报告进行审核分析 集中编制企业年度预算调整 方案 提交原预算审批机构审议批准 然后下达执行 对预算进行调整绝不能随便 应按照严格的程序和规范操作 其程序一般有如下三个 1 预算执行情况的分析 预算执行单位在具体执行预算时 如发现预算偏差 必须进行具体的分析 如属于主 观原因不得进行调整 如为客观原因则应向预算委员会申请进行预算调整 2 预算调整的申请 预算调整应由责任中心向预算管理委员会提出书面申请 申请报告内容应详细说明调 整理由 调整的建议方案 调整前后预算指标的比较 以及与原有预算指标的对比 调整 后预算指标可能对企业预算总目标的影响等 涉及财务预算调整的 应同时向财务部门申 请 3 预算调整的审查 预算委员会接到预算单位申请后即进入调整审查程序 预算管理委员会根据预算调整 事项性质的不同 根据权限批准预算调整事项 并下发预算单位执行 二 企业预算调整方案应当符合下列要求 1 预算调整事项符合企业发展战略和现实生产经营状况 2 预算调整重点放在预算执行中出现的重要的或非正常的关键性差异方面 3 预算调整方案客观 合理 对于不符合上述要求的预算调整方案 企业预算审批机构应予以否决 五 预算分析与考核控制五 预算分析与考核控制 企业应当建立严格的预算执行考核奖惩制度 坚持公开 公正 透明的原则 对所有 预算执行单位和个人进行考核 切实做到有奖有惩 奖惩分明 促进企业实现全面预算管 理目标 预算分析是预算管理体系中的核心环节 通过对相关数据的对比分析 找出差距 分 析原因 为提高企业运营效率 改进和优化流程提供支持 为生产经营及投资决策提供依 据 保证预算的有效执行 预算管理委员会及财务管理部门应对预算的执行情况按月度 季度进行分析 对当期实际发生数与预算数之间存在的差异 不论是有利的还是不利的 都要认真分析其成因 而且要写明拟采取的改进措施 预算分析的重点是差异的原因及应 采取的措施 预算管理涉及企业经营管理的各个方面 要较好地发挥预算管理的作用 就必须坚持 实施控制与结果考核相结合 如果没有以预算为基础的考核 预算就会流于形式 失去控 制力 在预算管理循环中 预算考核是个承上启下的关键环节 一方面 在预算执行过程 中 通过预算考核信息的反馈以及相应的调控 可随时发现和纠正实际业绩与预算的偏差 实现过程控制 另一方面 预算编制 执行 考核作为一个完整的系统 相互作用 周而 复始地循环 实现对整个企