项目采购流程.doc

北京光科时代科技有限公司项目采购管理规定及流程北京光科时代科技有限公司2009年7月目录一、目的3二、适用范围3三、职责3四、工作程序34.1采购基本流程34.2项目预算44.3项目实施44.4项目采购5附件：61、项目预算表72、采购申请单83、支付申请单94、到货确认单10一、目的为了规范工程的采购及施工管理流程更加明晰，实施人员有据可查，明确相关人员的职责和权利，降低项目成本，特制定本规定及流程。二、适用范围本规程适用于公司的工程技术部、财务部（采购部）及项目部。三、职责财务部负责合同文档管理、设备采购和武汉理工的联络方面的工作。工程技术部负责中标项目的技术、方案和设备采购数量清单的制定。项目部负责工程施工方面的工作，包括施工进度、质量、到货材料（设备）的检验和验收，工程施工过程管理。四、工作程序4.1项目实施过程中各部门职责项目进度工程技术部财务部项目部项目销售负责人项目的联合设计阶段制定项目技术方案和方案设备清单掌握项目各方面的情况，包括总包、设计院、监理、业主等关系协调和联络项目的合同谈判及签订阶段制定项目的初始成本、毛利润预算合同签订进驻工地前期的各项准备，租房、租车、办公等费用预算计划合同谈判、签订项目的实施阶段制定采购设备的技术指标和采购清单签订采购合同，制定项目的利润、成本预算制定工程进度计划和施工组织计划协调公司与业主或总包的关系，解决工程现场的问题解决工程中出现的技术变更问题盯供应商按时发货设备的到货验收，解决设备退换货及系统调试等的问题协调武汉理工发货、派工等事项负责项目施工过程管理，做好工程安装质量检查记录项目验收交工总结工程经验，建立工程技术档案制定项目利润决算整理验收文档，提交验收材料制定奖励分配计划并报总经理审批总结评估供应商的服务质量。总结工程管理中的优点和过失，提出奖励/处罚名单4.2项目预算项目签订合同前应由工程技术部做出项目的初始预算，但若合同签订执行中，发现某些方案清单内容与当初预算的有差异，应由财务部牵头重新修改项目预算表，以使预算对实际执行起到有效的监督、指导作用。4.3项目实施项目部实行以销售负责人和项目经理为主的负责制，全面负责工程项目管理，包括安全管理、质量管理、进度与费用管理。4.4项目采购一、计划管理 1、项目部依据自己的项目施工进度计划填写采购申请单或申 请 发 货 通 知 单。填好后，先由项目部经理及项目销售负责人共同审核，提交总经理审批，审批通过后，交给财务部统一实施采购工作。2、项目部临时急需的物资采购必须事先经总经理审批后，经办人方可实施采购，未经批准不予采购。 二、预付款采购管理 1、采购经办人将核准的采购申请单及付款单交由财务部实施付款。2、大额（指单笔付款金额在2000元以上的）、批量物资现款采购的付款事务统一由财务部出纳办理，未经批准采购经办人不得擅自付款。 3、需要货物发到项目现场，由项目部经办人填写发货申请单，项目经理审批后交总经理审批，交财务部实施发货。三、赊销采购管理1、赊销采购付款事务统一由财务部出纳办理，严禁采购经办人擅自付款。 2、采购的设备到达项目现场后，由项目部负责填写到货验收确认单办理入库、验收手续，单子上必须有总包/监理的签字确认，以此作为和供应商及总包结账的依据。3、付款期限原则规定如下：设备验收、业主签字确认后，有采购合同的，按照合同规定的付款时间付款；没有采购合同的，在入库、验收3个月后付款。 四、派工申请：项目部根据工程进展及到货状况，适时要求技术工程师到项目现场安装调试设备。由项目经办人填写派工申请单，项目部经理审批、总经理审批，财务部具体实施。武汉理工给予回复，填明具体实施人及预计时间。附件一项目初步预算表项目名称： 工程日期：项目销售负责人： 工程技术方案负责人：序号总包方销售(元)采购(元)利润(元) 隧道名称桩号隧道 长度1XXXXXX隧道ZK0+336ZK1+000664 YK0+353YK0+995642XXX隧道ZK1+083ZK2+0971014YK1+100YK2+065965XXX隧道ZK2+714ZK4+0171303YK2+767YK4+01412472XXXXXX隧道ZK22+542ZK34+82812286 YK22+518YK34+808122903XXXXXX隧道K50+145-K53+9953850K50+050K54+0103960XXX隧道K54+242.5-K57+182.52940K54+251K57+15028994XXXXXX隧道K57+379K59+9602581K57+375K59+9752600XXXX隧道K67+786K68+503717K67+803K68+471668XXX隧道K69+680K73+2163536K69+655K73+2113556K90+530K92+2401710合计 XXXXX项目预算表序号项目预算金额备注1销售合同额2税金及附加3材料成本分包成本项目成本合计4项目毛利5毛利率6招待费差旅费交通费货运费办公费财务费用其它费用劳务费项目费用合计7人力成本8项目利润9利润率项目负责人： 财务部： 日12 北京光科时代科技有限公司采购申请单日期：2009年9 月17 日 采购经办人：_蒙海龙_ 编号：_ 项目名称： 宝天5标 序号 设备名称 规格型号 单位 数量 备注 1开关电源24V台3合计总经理审批： 项目经理：项目销售人： 注：请于9月23日前发至现场采购付款申请单 日期：2009年 月 日 附件张数：_ 项目名称： 供应商(全称)合同编号 采购类型 供应商开户行供应商付款账号付款事由： 经办人意见： 财务部经手人意见： 总经理审批意见： 总经理审批： 项目经理： 项目销售：申 请 发 货 通 知 单年 月 日编号：WUTOS/QR-PR62-版序：B/0合同编号：申请部门盖章：发货日期到货日期货 物 类 型货 运 方 式特 约 事 项收货单位（人）名称： 收货单位（人）地址： 收 货 联 系 人：货 物 清 单序号名 称型号规格单位数量备 注说明：1、维修发货通知书须附合同复印件或财务部出示的交款凭证。 2、特殊情况，须附协议书或情况说明和主管经理批复件。 3、发货请提前2天通知。到货验收确认单设备交接清单DB42/ 348-2006 工程名称 项目 名称 合同编号 验收依据 设备名称 型号规格 数量 结 论 备 注 说明： 建设单位 施工单位 监理单位 单位名称： 项目负责人： 单位名称： 检查人员： 质量检查员： 项目负责人： 年 月 日