修-合同管理制度.doc

文件标题合同管理制度文件编号HR-W-018制订部门总经办生效日期2010-1-1修订日期版本A1.0 目的为规范公司各类合同的拟定、审核、签订、履行、变更和解除、违约合同的处理、保管、查阅、销毁等工作流程，明确各部门在合同的拟定、审核、签订、履行、变更和解除、违约合同的处理、保管、查阅、销毁过程中的工作职责，为合同顺利履行创造良好条件。2.0 适用范围适用于公司所有对外签订的具有法律效力的有关经济往来或经济利害（如担保合同）的契约。包括但不限于合同、协议、洽商以及对主契约的补充、修改。3.0 职责3.1 合同由使用部门负责拟定。3.2各相关部门负责对各类合同中涉及本部门职责范围内的条款进行审核；法务部律师负责对合同的形式、文件及实质内容的合法性进行审核，对合同条款的合法性、严谨性、可操作性提供法律意见并负责与合同有关的诉讼事项。3.3 由总经理亲自或授权专人审批、签署书面形式的合同。3.4 总经办负责审核合同审批过程的完整性、提供统一的合同编号，加盖公司合同专用章并登记。3.5 合同申请部门负责履行合同中我方的权力与义务以及监督对方履行权力与义务，并负责核算合同的收付款项上报财务部。各相关部门在合同履行过程中根据本部门职责范围承担执行或者监督的责任。财务部负责有收付金额合同的复印件存档，并按照合同的条款负责款项的支付和监察工作。3.6 合同申请部门对合同的变更和解除负有上报公司的责任。各部门负责管辖范围内合同的变更和解除提出处理意见并汇总法务部律师的意见后报总经理审批。3.7 合同申请部门负责对违约合同提出处理意见，并负责核算合同的违约金额。各部门负责管辖范围内违约合同的处理意见并汇总法务部律师的意见后报总经理审批。3.8 存放合同原件和复印件的部门必须按照规定对合同进行登记保管。各部门按照有关规定和权限查阅相关合同。3.9 合同的销毁由有关部门按照国家规定执行。4.0 定义4.1 A级合同：公司绝密合同，由总经理决定审核人员、执行人员。4.2 B级合同：公司保密合同，由各部门经理或授权他人进行审核。4.3 C级合同：公司一般合同。5.0方法及过程控制5.1 合同的拟定5.1.1本着谁管理谁拟定的原则，由合同申请部门负责人指定专人拟定合同草本，如合同使用部门模糊或其他特殊原因，由总经理界定拟定部门。5.1.2如有关法律、法规、政府部门、行业惯例约定相关合同范本，应按合同范本为基础拟定或购买。5.1.3公司各职能部门、各管理处所有对外有收付内容的经济往来，除即时结清经济关系比较简单者外，均须以书面形式签订合同，以明确双方的权利义务关系。5.1.4各部门所签合同，对当事人双方权利、义务规定必须明确、具体；文字表达要清楚、准确。合同条款应遵照中华人民共和国合同法（以下简称合同法）的有关规定及与之有关的一切经济法令、法规、政策。5.1.5合同报批应将合同附件图、表等；其它需提供的文件如担保、公证等和有关文字说明请示、报告等同时上报。对主合同的变更、修改、补充应注明是哪个主合同的附件，若有必要应附主合同。5.1.6合同原件至少一式两份，由组织合同评审部门和合同的直接责任单位分别存档。如有收付金额合同的财务部也应存档。合同的目录由组织合同评审部门负责上报总经办。5.1.7 各类合同管理流程如附件。5.2 合同的审核5.2.1 合同草本完成后，交由各相关部门审核。5.2.2 根据合同的重要程序,可选择传阅、专题讨论会、总经办会审三种方式。5.2.3 合同审核可进行几轮审核直至统一意见后形成合同文本，具备完整审批手续后,报总经理审批。审批后的合同由总经办统一编号备案并按流程加盖公司合同专用章后转交合同使用部门，以便合同使用部门以公司的名义对外进行业务活动。5.2.7如需公证的合同由合同使用部门申请办理公证手续。5.3 合同的编号规则 公司代码（*）-部门代码 年份（例2009） 流水号（001999递增）5.4 合同的签订由总经理亲自或授权专人审批、签署合同，并决定合同的保密级别。5.5 合同的履行5.5.1合同涉及的责任部门应严格履行我方权力与义务并监督对方单位履行权力与义务，随时了解合同履行情况，发现问题及时处理、汇报。各职能部门在本职责范围内对合同条款的执行情况进行监督和评估。因合同（我方或他方）不能履行或不能完全履行对公司造成损失的，追究有关人员责任。5.5.2与收、付款相关的合同需复印交会计、出纳各一份，合同申请部门需作成应收、应付款列表交总经办、会计、出纳。5.5.3履行合同条款的付款过程按照合同款支付管理规定执行;履行合同条款规定的收款应由专人负责，不能及时收到的应书面报告部门负责人；若有必要，由部门负责人决定上报总经理。5.5.4财务部在履行合同付款时，应依据执行部门及各职能部门的评估意见决定是否付款，必要时提交总经办。5.6 合同变更/解除5.6.1 如须变更、解除合同，应根据合同法规定，由对合同负有主要管理责任的部门上报公司批准。经当事人协商一致达成变更协议后，需公证的应报公证机关重新公证。5.6.2合同的修改或补充是指原合同的实质内容无重大变化的“变更”，应按5.1.5条款规定进行，并应在文字说明中着重说明“变更”原因，并通知有关部门。5.6.3变更、解除合同一律采用书面形式。5.6.4变更、解除合同时需听取法务部律师的专业意见。5.7 违约合同的处理5.7.1 当合同履行过程中出现违约情况时，对合同负有主要管理责任的部门应及时将情况上报主管职能部门（必要时报总经理），并提供相应的处理意见。5.7.2 涉及合同违约金支付、收取情况的，应报财务部进行金额核算并听取法务部律师的意见。5.7.3合同违约需诉讼解决时，合同责任单位配合法律顾问进行诉讼。 5.8 合同的保管、查阅、销毁5.8.1 合同正本的存放5.8.1.1总经办负责除劳动合同以外的所有合同原件的存档。如原件合同我方有两份，则财务部保存另一份原件，及其他合同的复印件；各相关职能部门负责合同副本存档；劳动合同按流程由财务部保管（详见附件劳动合同签订流程）。5.8.1.2各部门将当月所签订的合同目录填写合同目录清单于次月10日前上报总经办核对备案。如我方已签字盖章发往对方签字盖章的合同，负责部门应做好记录并给总经办备份，而且应在一周内追回。其他部门如有需要经办理相关手续后存复印件，各部门指定专人负责保管。绝密文件存放部门由总经理决定。5.8.2 合同正本的查阅5.8.2.1 A级合同，需经总经理批准后至总经办查阅。5.8.2.2 B级合同，各部门经理以上人员可直接至管理部门进行查阅，其他人员需执本部门经理借阅批准条方可查阅。5.8.2.3 C级合同，各部门管理人员以上人员可查阅。5.8.2.4 所有合同只可在办公室查阅，合同借阅需在合同借阅登记表上登记。5.8.2.4.1 A、B级合同必须经总经理批准方可借阅并及时归还；5.8.2.4.2 C级合同经合同管理者批准后可借阅并及时归还。5.8.2.4.3 如因公需要必须将合同借出时，需经