如何发送邮件(原创实用)

公司内部如何发送邮件部门 企管中心时间 10月16日培训人 李巍华 如何发送邮件 思考 公司内部发送邮件应注意哪些要点 你平时发送邮件时如何选定发送和抄送 培训目录 1 正确使用发送 抄送及密送2 如何写主题3 如何写正文4 如何写结束签名5 附件6 回复技巧 正确使用发送 抄送 暗送 To的人 收件人 是要受理这封邮件所涉及的主要问题 理应对邮件予以回复响应 而抄送的人则只是需要知道这回事 一般情况抄送的人不需要对邮件予以响应 如果抄送的人有建议 可以回Email 或者抄送的人是收件人的直属上级需要协助解决邮件问题并督促收件人及时回复 例如沟通单 暗送 即收信人是不知道你发给了暗送的人 邮件的其它收件人看不到暗送人的名字 公司邮件内容主要分为两类一是问题沟通类二是信息类 包括报告 申请 征求意见稿 非正式的小范围的通知 报表 工作小结等 一 问题沟通类是以问题沟通单位形式出现 正确使用发送 抄送 暗送 沟通单的发送与抄送 二 信息类邮件 包括报告 申请 征求意见稿 非正式的小范围的通知 报表 工作小结等 一 关于主送应根据邮件的内容及发件 收件人的隶属关系及职权范围确定收件人 确定收件人规范是 1 请示 报告 工作小结 报表等一般只写一个抄送人即直属上级 如上级有要求可同时抄送平行部门 否则无需抄送 除隔级负责人直接交办的事项外 一般不需主送必要时可抄送给隔级负责人 2 受双重领导的员工向上级发邮件 应当根据邮件内容 即针对具体业务活动的职权归属写明主送人和抄送人 例如员工一天以上三天以内假期申请 依据流程主送应是所在公司总经理 抄送为所在公司企管部 所在部门负责人 如请假员工为部门负责人则抄送为所在公司企管部 所在系统负责人 二 关于抄送抄送范围得当 有助于邮件处理 否则将贻误沟通或造成人力 物力的浪费 1 应当抄送的情况 1 除主送人外 需要监督执行或知晓邮件的其他人 应列为抄送人 2 向下级或者本系统的重要行文 应当同时抄送直属上级 3 上级向受双重领导的下级发邮件 必要时应当抄送其另一个上级 4 下级因特殊情况必须越级请示时 应抄送被越过的上级 5 上级越级向下级行文时 可以抄送受文下级的直属上级 2 不应当抄送的情况凡与邮件办理无关的人一律不予抄送 正确使用发送 抄送 密送 1 发送邮件时要明确收件人的范围 不遗漏需要发送的人 不发给无关人员 2 连续回复 转发邮件 要重新整理和明确邮件内容 避免沟通有误 邮件发送前 检查一遍 确认无误后再发 不要将回复了十多层的邮件直接转发 提问 例如一份关于 公司年底盘点时间安排 的邮件 应由谁发出 主送给谁 抄送给谁 正确使用发送 抄送 密送 1 邮件一定要有主题 要简短 不宜冗长 主题是正文的中心思想的提炼 即便于日后查询也便于收件人权衡邮件的轻重缓急 分别处理 2 标题要能真反映文章的内容和重要性 切忌使用含义不清的标题 如 王先生收 也不要用胡乱无实际内容的主题 例如 嘿 或是 收着 3 一封信尽可能只针对一个主题 不在一封信内谈及多件事情 以便于日后整理 4 可适当用使用大写字母或特殊字符 如 等 来突出标题 引起收件人注意 但应适度 特别是不要随便就用 紧急 之类的字眼 5 回复对方邮件时 应当根据回复内容需要更改标题 6 最最重要的一点 主题千万不可出现错别字和不通顺之处 切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题 如何写主题 提问 如何定义主题 张三周总结 张三8月周总结 张三8月第2周工作总结 张三2010年8月第2周总结 如何写正文 1 正文内容包含 收件人的称呼 正文内容 结束签名如果邮件正文主要在一个附件里 那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的中心思想 这有利于以后邮件的查找 当然一定要记得添加附件 2 Email正文要简明扼要 行文通顺 若对方不认识你 第一件应当简洁扼要表明身份以示对对方的尊重 同时为了收件人能够顺利地理解邮件来意 如果具体内容确实很多 正文应只作摘要介绍 然后单独写个文件作为附件进行详细描述 3 注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度 等级关系 邮件是对内还是对外性质的不同 选择恰当的语气进行论述 以免引起对方不适 尊重对方 请 谢谢之类的语句要经常出现 电子邮件可轻易地转给他人 因此对别人意见的评论必须谨慎而客观 如何写正文 4 Email正文多用1234之类的列表 以清晰明确 5 一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚 说准确 免得两分钟之后再发一封什么 补充 或者 更正 之类的邮件 这会让人很反感 6 尽可能避免拼写错误和错别字 注意使用拼写检查 这是对别人的尊重 也是自己工作品质的体现 在邮件发送之前 务必自己仔细阅读一遍 检查行文是否通顺 拼写是否有错误 7 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母 粗体斜体 颜色字体 加大字号等手段对一些信息进行提示 合理的提示是必要的 但过多的提示则会让人抓不住重点 影响阅度 8 合理利用图片 表格等形式来辅助阐述9 不要动不动使用 之类的笑脸字符 在工作信函里面这样显得比较轻佻 结束签名 结束签名 邮件一定要有落款的姓名 谁写的邮件 因为如果邮件来回几次后就不知道是谁的意见 靠看发件人就很吃力了 发件人主动控制邮件来往的次数及时间 邮件沟通解决不了 应尽量开会解决 提问 邮件来回几次可以示为沟通不畅 附件 1 如果邮件带有附件 应在正文里面提示收件人查看附件2 附件文件最好能够概括附件的内容 方便收件人下载后管理 建议附件的文件名前加上公司代码 年份代码 月份代码 文件名称 例如 附件BD 10 10信息小组信息 即北京德众2010年10月份小组信息3 正文中应对附件内容做简要说明 特别是带有多个附件时4 附件数目不宜超过4个 数目较多时应打包压缩成一个文件5 如果附件是特殊格式文件 因在正文中说明打开方式 以免影响使用 6 如果附件过大 不宜超过2MB 应分割成几个小文件分别发送 对紧急的邮件应同时电话联系一下收件人 让其尽快回复 1 及时回复Email收到他人的重要电子邮件后 理想的回复时间是2小时内 特别是对一些紧急重要的邮件 对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理 但一般不要超过24小时 如果事情复杂 无法及时确切回复 应该及时的回复说 收到了 我们正在处理 一旦有结果就会及时回复 云云 不要让对方苦苦等待 记住 及时作出响应 哪怕只是确认一下收到了 2 进行针对性回复当回复问题的时候 最好把相关的问题抄到回件中 然后附上答案 应该进行必要的阐述 让对方一次性理解 避免再反复交流 浪费资源 3 不要就同一问题多次回复讨论 不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次 应