《秘书实务》第十章-时间管理和差旅服务.doc

第十一章 时间管理与差旅服务 第一节 时间管理概述一、时间管理含义 时间管理就是运用现代科学技术及管理方法对时间进行有效的利用，减少随意性，以达到合理支配时间，提高工作效率的目的。 二、时间管理方法 (一)计划管理 为了提高工作效率，预先将一定时间周期内的工作进行安排。日常时间管理计划的重点是日计划、周计划、月计划。 二、时间管理方法 （二）“四象限”法 应有重点地把主要精力和时间用在处理那些重要但不紧急的工作上，也就是说更多把握第二象限的时间。 “四象限法”最大的功能在于让人们把大部分时间花在最需要的地方。 (三)ABC分类方法 根据事务的重要程度，将待办的事务划分为A、B、C三个等级，然后按照事项的重要等级依据完成任务的方法。 除综合运用上述方法外，往往还需考虑到应付意外的突发事件及临时不确定性事件。三、办公室时间管理 (一)控制拖延 找到自己拖延时间的原因，采取切实行动来改变拖延时间的习惯。 (二)制定行动计划 办公室的行动计划是一份具体的待办事项的清单。 在给待办事务排列顺序时，除了要根据事务的重要程度将待办的事务划分类别外，还要考虑完成某项具体事务需要花费的时间。某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的事务,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便于集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要而费时较多的事项过程中受到各种干扰。 (三)拟订日程表第二节 上司日程安排 一、上司日程安排的概念及意义 指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行的工作按时间顺序做出合理的计划, 并通过一系列服务使计划得以顺利实施的工作。 有利于上司及组织管理层之间的工作协调。 有利于秘书机构区分轻重缓急安排上司工作活动，避免出现时间冲突。 有利于组织内其他相关部门联系工作。二、上司工作日程表的编制 (一)年度工作计划表(二)月工作日程表 (三)周工作日程表(四)每天工作日程表 (五)多人日程表三、安排上司日程应注意的事项(一)注重实效,不搞形式主义(二)注意张驰相间,劳逸结合 (三)要留有充分的机动时间(四)要充分尊重上司本人的意见 (五)要注意保守机密第三节 差旅服务 一、差旅服务概述 (一)差旅服务的概念 差旅服务就是为上司的公务旅行提供各方面服务。 公务旅行有两种类型： 下基层到所领导的地区或下级单位调查研究、布置任务、检查工作、处理问题等。 出公差到外地出席会议、商务谈判、接洽业务、观摩考察等。 (二)差旅服务工作的意义 第一,良好周到的差旅服务可以提高上司公务活动的效率。 第二,良好周到的差旅服务有利于树立单位的公关形象。 第三,良好周到的差旅服务有利于锻炼秘书的才干。 (三)差旅服务工作的特点 1.单兵作战，素质要求高2.时限性强，劳动强度大 3.环境陌生，未知因素多 (四)差旅服务工作的要求 1.考虑周到,反应灵活 2.服务主动,办事细心 3.说话谨慎,行为检点 二、出差旅行前的准备 (一)出差旅行安排 接受出差旅行服务的任务后,秘书要主动向上司详细了解以下内容： 1.出差旅行的目的和工作任务2.出差旅行的时间和地点 3.随行人员安排 4.其他事项安排 (二)旅行日程表 日程表的内容包括：出差旅行目的地，出差时间，出发、到达、返程日期及时间(几日几时)，所选交通工具及路线，预订的住宿地点，到达后的活动及事项日程安排，需携带何物(资料、会议记录或其他相关材料)。三、出差旅行办理 (一)国内出差旅行办理 1.落实交通和宾馆(预定机票、火车与汽车票、宾馆) 2.旅费 3.公务活动的材料 4.旅行用品三、出差旅行办理 (二)国外出差旅行办理 1.出国手续办理2.随行物品准备3.出入境手续三、出差旅行办理 (三)注意事项 1.飞机行李托运2.旅途中转 3.尊重习俗、掌握礼节4.了解出访国使用的语言四、公