事业单位档案管理的电子档案管理.doc

事业单位档案管理的电子档案管理 事业单位档案管理的电子档案管理【1】 【摘要】本文主要对事业单位档案管理中逐渐发挥重要作用的电子化档案管理方法进行探究以期能对事业单位的档案管理工作提供帮助 【关键词】电子档案;事业单位;档案管理 随着计算机科学技术不断的发展和国家“互联网+”政策的推广我国事业单位档案管理模式开始有所转变传统的纸质记录的模式已经逐渐转化为电子式的档案管理体系并开始逐渐占据主要地位 事业单位在对档案进行电子信息化管理后档案管理者的工作效率有所增加事业单位的档案保管时间也有所增长同时也减少了档案储存的空间占用量 但在实践的过程中仍要把握电子档案的优势也要注意规避其缺点通过在电子档案的管理过程中进行不断地实践探索逐渐提升电子信息化的办公效率进而发挥事业单位的电子档案管理的工作效率 一、电子档案管理阐述 如今我国许多行政事业单位的档案管理已经实现了电子信息化带动了事业单位的工作效率的提升 在事业单位中事业单位的工作人员只要录入相应的信息资料电脑就会对数据进行处理最终形成电子文本的形式通过电脑的后台运行后将电子文本中的一系列内容整理成数据 不仅有利于事业单位工作人员对档案进行系统化管理同时也能够方便档案查询人员对于个人所需资料的查询工作 也还有利于行政事业单位之间的不同部门之间的协调工作从而帮助事业单位的快速高效工作奠定良好的基础 二、事业单位使用信息化档案管理的好处 传统的电子档案管理工作要求事业单位工作人员通过用笔记录的方式进行因此在工作量比较大的时候就会出现浪费时间、效率低下等状况此外由于纸质的档案在管理过程中会受到天气的影响如受潮等 为了进一步提升事业单位工作人员内的工作效率在互联网信息发展迅猛的条件下事业单位也及时对于档案管理工作进行改革将计算机信息化技术应用到事业单位档案管理工作当中从而形成了档案管理的自动化工作人员的工作效率同时也得到了一定程度的提升档案的利用效率也得到了显著的提高由此可以看出档案管理信息化的优势 1.减少了事业单位的档案管理时间 在事业单位电子档案管理过程中通过应用信息化技术电子档案的归档工作更加方便快捷档案管理的繁荣的工作也变得轻松即有所减少 电子档案的随机管理也开始由立卷工作转变为随时整理也实现了档案的及时归档 2.提升了事业单位的档案管理效率 档案管理的目的在于为人们提供更方便资料查阅方式档案管理的信息化有效的实现了这点 工作人员有闲暇时间处理其他的工作任务而资料查阅人员也不再像以往那样工作效率低下因此其是一种双赢的策略 三、事业单位实施电子档案管理过程中保有的问题 1.电子档案管理过程中不能按照规范操作 在日常的档案管理工作过程中将一些重要的档案存贮解释随意存放使之不能得到有效的保护极易发生重要资料泄密甚至所保存的档案文件丢失的情况 此外信息的备份工作也存在疏漏 备份管理工作中一些数据和文档的备份存在不明确、不分类、难编排、轻介质的情况备份工作中几个重要的点都缺乏统一的要求和规划这对于事业单位档案管理的电子化产生了巨大的阻碍 2.电子档案管理实施时不能保证安全 事业单位档案和备份的安全性是档案管理工作的重点如果不能妥善处理将对管理行为产生巨大影响 因此事业单位档案管理工作的安全性尤其是电子档案管理的安全成为问题多发区 产生此类情况主要的原因有二：第一是相关档案工作者安全意识不足对于档案信息安全性是忽视的而且有些单位对于此类工作不重视不能为档案管理设置独立的办公区域往往档案管理和其他工作处于开放工作环境下 甚至有些单位没有专职的档案管理工作人员一位工作人员身兼数职也是造成其工作疏忽的原因之一 其二相关硬件、软件未能及时进行更新与维护而且有些单位受经费限制未能及时给系统更新换代 3.档案管理人员业务素质不够 和传统纸质档案管理相比较而言电子档案管理对于档案管理者的操作素质和业务条件的要求更高 要求这些管理者具备十分全面的档案学专业素养和较高的知识水平 然而就当下的情况来看由于相关人才的缺乏和培养方式的差异使得多数事业单位出现了人才凋敝的现象尤其缺乏能够同时胜任档案和信息处理两类工作的复合型人才这同样是事业单位档案管理电子化面临的一个门槛性问题 四、事业单位实施电子档案管理可行性改进 1.严格按照国家出台的电子文件归档与电子档案管理办法进行科学管理和规范操作 2.提高电子档案管理人员的安全意识和相关软硬件条件 3.通过更高要求的测试和选拔择优从事档案管理活动并经常性组织学习培训提高电子档案管理人员的素质 【参考文献】 1杨卉刘敏.浅谈事业单位档案管理的电子化建设J.办公室业务10(1)：7576. 2刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理J.科技视野11(2)：199. 3樊美丽.事业单位电子档案管理刍议J.山西档案10(2)：1011. 4温丽丽.论新时期事业单位电子档案的管理与利用J.现代经济信息11(23)：72. 5国家档案局电子文件管理研究课题组.电子文件归档与电子档案管理办法J.科技档案(3)：3840. 事业单位档案管理中电子档案的运用【2】 摘要：在科技发达的时代电子档案早已成为企业中各类信息的主要存储形式区别于传统纸质档案管理方式电子档案在记载与查找信息方面的优势显而易见档案管理人员全面掌握电子档案的运用对于高效管理事业单位档案有重要意义本文对事业单位档案管理中的电子档案运用做了如下分析 关键词：电子档案;档案管理;运用 一、电子档案的优势与特质 (一)方便高效 首先在建档时电子建档比手动建档需要更少的劳动力与劳动时间使工作人员从枯燥乏味的工作中解脱并高效率完成工作 网络系统也为电子档案的归档管理和信息利用开通“绿色通道”使归档质量和检索速度得到提高 其次利用计算机处理档案管理工作能够将信息按件整理归档告别以卷为单位整理档案的方式 立卷时通过随机管档变集中立卷为随机整理立卷将过去集中的工作量进行拆分提高立卷管理水平使归档更加及时减少错误的发生档案检索利用的速度大大提高 (二)可以快速完善档案 无论是文件补充还是漏交的文件归档相比于传统以卷分类的管理方式计算机管理按件存储的方式更利于档案管理人员快速添加或删减档案 计算机档案管理避免了传统档案拆开重新整理的繁琐程序只需要在计算机上更改档案目录即可可行度高轻松解决文件堆积的问题既可以节约工作人员的时间又可以满足事业单位及时完善档案的需求 (三)保密性和快捷性 计算机管理档案可以查阅单份文件查阅快捷 而传统的档案管理利用者想要查阅文件必须整卷打开文件利用率低并且其他文件容易被泄露不利于文件的保密尤其是绝密文件 (四)电子档案管理对档案管理有着重要的意义 计算机管理档案和传统档案管理相比较在档案的质量上有明显不同 传统纸质档案每个立卷人理解方式都不同这一点直接导致档案质量水平参差不齐不便于日后对档案的利用 传统档案归档需要大量人工操作浪费很多时间时间不合理分配使管理人员只能耗费大量时间归档而编研工作停滞不前 电子档案管理就不存在这样的问题 电子档案管理能帮助档案管理人员高效高质量的完成工作使档案在利用时发挥更大的价值让档案管理人员有时间去加强其他业务 二、电子档案在事业单位档案管理中可能存在的问题 (一)电子档案认识的局限性 目前很多档案管理者对电子档案的认识仍然只停留在表面对电子档案没有统一的认识进行电子档案管理工作时还存在很多问题 (二)档案管理人员方面问题 档案管理人员素质高低直接接影响到工作质量因此事业单位档案管理人员在思想水平和工作能力上都应尽力提高管理人员在具备较高政治思想的同时还应该拥有微机理论知识和实际操作相结合的工作能力展现出电子档案管理的工作特点和优势 目前在很多事业单位中频繁的人员变动与较大的工作量影响了档案管理人员工作效率电子档案管理工作也因此不能长期稳定发展 (三)电子档案安全方面的问题 计算机网络带动了科技同时也给不法分子提拱了犯罪平台电子档案管理依赖于计算机网络系统计算机网络将档案分类管理的形式虽然比纸质档案管理更方便快捷但是存在更大风险在计算机将文件传送或接收过程中很容易被病毒侵入病毒会截获文件或更改文件信息 全国有很多关于电子档案内信息被窃取的报道这是使用电子档案时需要引起重视和尽量避免的问题 (四)档案管理方面的不足 电子档案的存放载体与纸质档案的载体不同档案管理人员习惯于传统的以纸为载体的纸质档案并能存放好纸张而很多档案管理员现在还不能完全适应电子档案对于U盘等电子档案的载体不能充分认识随意对待这些存储工具 (五)电子档案的保存与标准化进展问题 电子档案虽简单方便但使用电子档案的相关部门并没有为大量电子档案的存储做好充分的准备保障电子档案长久安全完整的措施还有待提高 很多事业单位根据单位需求随意建立电子档案使电子档案距离规范化和标准化的目标还有很远 三、事业单位的电子档案管理问题解决方案 (一)加强档案管理人员素养合理改进工作方式 首先档案管理人员需要进行专业知识的培训更加全面掌握电子档案的要领 其次管理人员可以制作电子版和纸质版两种内容相同的档案一起归档 (二)改善管理方式培养档案管理人员 电子档案管理决定了工作人员需要极高的工作素质和丰富的工作经验 首先事业单位领导人需要合理控制工作人员的流动性确保档案管理工作有条不紊的进行 其次档案管理人员需要通过不断的学习和实践提高自己的工作能力并且全面掌握与工作相关的技能成为综合型人才并且能对电子档案管理发展过程中出现的问题应对自如 (三)健全保障机构保证电子档案的安全 首先完善的规章制度是事业单位持久发展的根本 档案管理部门也需要制度维持运转加强各部门电子档之间的联系与沟通提高电子档案的灵活性便于档案集中管理 其次档案管理人员需要采取一系列安全保障措施比如在计算机上安装杀毒软件防火墙等防止信息泄露 最后严格监控档案的使用对于绝密文件要建立相应的跟踪监控系统防止重要文档丢失或被窃取 (四)加强电子档案的管理 档案管理人员需要完全掌握常用的电子档案存储载体的使用方法如U盘光盘等加强电子档案保护意识 (五)改善管理环境规范档案管理 首先事业单位应该以设备投入为主要方式配合创新的思想 创建既符合本事业单位的档案管理特点又能高效的分类保存事业单位的电子档案加速档案现代化标准化管理 其次有关部门应该推出统一档案管理软件规范电子档案格式使电子档案使用起来更加方便同时节约人力物力等各方面资源提高工作效率 对于资金不足的事业单位应尽力协助其全面发展 四、结语 随着科技不断发