内部控制手册-21.1外包物流管理.doc

21.1 外包物流管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关外包物流管理相关工作，涉及公司物流外包公司的选择和管理。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度外包物流管理制度货物运输管理规定供应商管理程序物流供应商流程保险理赔流程仓储作业指导书物流部GCC关务系统。1.4 职责分工物流部：负责会同销售部及采购部编制外部物流实施计划，选择外包物流商，监督货物运输过程，负责妥善处理毁损货物以及因货物毁损导致的后果，与外包物流公司核对台帐等工作。授权审批部门：负责外部物流计划和物流商选择的审批。1.5 流程图21.6 控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别121.1-CT1确保外部物流能够满足公司正常运营需求经营效率目标221.1-CT2确保物流货品符合国家法律法规合法合规目标321.1-CT3确保外包物流资源合理使用经营效率目标421.1-CT4确保货物及时安全送达目的地资产保全目标521.1-CT5确保物流成本最小化经营效率目标91.7 控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1234521.1-R1外包物流计划制定不及时不合理，影响正常生产运营21.1-CT121.1-CA1物流部依据采购业务流转单或计划调库时间，提前编制公司外部物流实施计划，由物流部负责人定期考核编制/审批预防型货物运输管理规定关务系统21.1-R2物流物品违反国家法规，可能会遭受外部处罚并带来经济损失和信誉损失21.1-CT221.1-CA2制定物流计划前，物流部需会同法务部就国家相关政策、法规要求进行讨论研究，将违反国家法规的物流物品排除在外包物流物品清单外，以避免外部法律风险预防型外包物流管理制度合规性文件21.1-R3外部物流未经授权，物流被滥用，导致公司资源浪费21.1-CT321.1-CA3外部物流使用需要配备相关的单据，如调库单、发票等，否则不办理物流申请/审批预防型货物运输管理规定外部物流项目审批表21.1-R4外包物流取件不及时，影响公司生产运营21.1-CT421.1-CA4物流部应与外包物流公司保持良好沟通，实时了解货品的运输情况，确保货品按照原定路线及时运抵目的地，并按照约定的到货时间与收货方确认到货情况发现型外包物流管理制度货物到货清单21.1-R5外包物流领取货物的验证不足，货物被冒领，造成公司货物丢失21.1-CT421.1-CA5发货、到货时，凭提货通知单办理提货，同时物流部应与外包物流公司及时确认相关人员身份及货品数量、质量等信息，防止货品被冒领、丢失、损毁等情况不能被及时发现，造成公司损失预防型外包物流管理制度提货通知单21.1-R6运输方式选择不合理，造成成本浪费21.1-CT521.1-CA6外包物流计划制定过程中，需充分考虑货品性能、运输要求等，选择最合适的物流运输方式，保证货品安全的同时有效进行成本控制预防型供应商管理程序物流方式选择报告书21.1-R7外包物流公司物流过程中发生货物丢失，造成损失21.1-CT421.1-CA7与外包物流公司就外包合同细则进行详细规定，就货物丢失、损毁赔付责任、意外事故赔付责任等进行明确界定并规定赔偿金额预防型外包物流管理制度物流外包合同21.1-R8外包物流公司物流过程中发生事故,货物损毁，造成损失21.1-CT421.1-CA7与外包物流公司就外包合同细则进行详细规定，就货物丢失、损毁赔付责任、意外事故赔付责任等进行明确界定并规定赔偿金额预防型外包物流管理制度物流外包合同21.1-R9运输过程中货物保管不善，导致货物损毁，造成损失21.1-CT421.1-CA7与外包物流公司就外包合同细则进行详细规定，就货物丢失、损毁赔付责任、意外事故赔付责任等进行明确界定并规定赔偿金额预防型外包物流管理制度物流外包合同21.1-R10外包物流配送不及时，影响公司的生产运营21.1-CT421.1-CA4物流部应与外包物流公司保持良好沟通，实时了解货品的运输情况，确保货品按照原定路线及时运抵目的地，并按照约定的到货时间与收货方确认到货情况预防型外包物流管理制度到货情况登记表21.1-R11物流物资的接收程序不严格，导致货物损毁无法被发现21.1-CT421.1-CA8发货、到货时，物流部应与外包物流公司及时确认相关人员身份及货品数量、质量等信息，防止货品被冒领、丢失、损毁等情况不能被及时发现，造成公司损失到货时，按照仓储作业指导书执行预防型仓储作业指导书物料接收检验入库单21.1-R12货物损失后物流公司的赔付不抵损失，导致公司资产损失21.1-CT421.1-CA9购买相应的货物运输保险预防型外包物流管理制度外包物流公司资质审核表21.1-R13对物流承运商的选择不当以及选择承运商时未进行招投标，导致物流运输服务质低价高21.1-CT421.1-CA10对物流外包公司的经营资质及服务质量、信誉等进行充分的调研评价，并设置对已合作物流外包公司的考核评定机制，确定有足够赔付能力、信誉优良的物流承包公司作为合作方预防型供应商管理程序外包物流公司资质审核表21.1-CT421.1-CA11按照招投标管理程序选择进行承运商招投标，以选择合适的承运商预防型供应商管理程序招投标文件21.1-R14物流公司达不到公司物流要求，影响公司生产运营和资产安全21.1-CT121.1-CA12公司对物流供应商定期考核，对于达不到公司要求的物流公司，要求其整改，一个月整改后仍不能达到要求的，淘汰该物流公司发现型物流供应商流程21.1-R15物流公司对于不合格和损毁物品的处理不恰当，影响公司声誉21.1-CT421.1-CA13与外包物流公司就外包合同细则进行详细规定，就货物丢失、损毁赔付责任、意外事故赔付责任等进行明确界定并规定赔偿金额；对于不足部分，由保险理赔预防型外包物流管理制度物流外包合同21.1-CT421.1-CA14发生货物损毁等情况时，物流部应与保险公司及时沟通，妥善处理，否则就地销毁预防型保险理赔流程货品损毁登记表21.1-R16物流外包公司未及时回复到货情况，导致与客户间的结款不明确21.1-CT421.1-CA4物流部应与外包物流公司保持良好沟通，实时了解货品的运输情况，确保货品按照原定路线及时运抵目的地，并按照约定的到货时间与收货方确认到货情况