文件控制与管理培训 PPT课件

1 步进伺服专家运动控制先锋 深圳市雷赛智能控制股份有限公司 文件管理与控制 2 3 目的 适用范围 定义 1 目的对公司各类文件进行有效控制 保证文件得到合理使用 规范管理 确保公司标准化管理有效实施 并持续改进 2 适用范围适用于本公司内部文件及外来文件的控制和管理 本流程对文件的编制 审批 标识 发放 使用 更改 回收 作废 销毁和归档等做了具体规定 3 定义 管理类文件 作业流程的支持性文件或对公司特定的运作进行制度化 标准化规定的文件 如办法 规定 制度 准则 流程 工艺 控制卡等 技术类文件 描述产品信息或对生产作业 产品检验进行标准化规定的相关文件 如 产品设计图纸 工艺文件 作业指导书 产品标准 检验规范 验收准则 操作规范等 4 文件的分类 一级文件 A QM 质量手册 即规定组织质量管理体系的文件 包括公司的质量方针 目标 二级文件 B QP 程序文件 即为进行某项活动或过程所规定的途径而形成的文件 三级文件 C WI 内部指导性文件 包括各类作业指导书 基准 管理办法 规定 图样等 四级文件 D QR 各类记录表单 报告等 外来文件 外来文件包括外来法律法规 行业标准 客户技术资料等 5 文件发放流程图 文件审核 文件批准 文件发放 文件签收 使用 实施 文件管理 文件编制 旧文件回收签字确认 转交DCC 文件审核 文件批准 文件发放 文件归档 文件编制 文件盖受控章 文件编流水号 编辑文件作废记录表 文件盖作废章作废 原件保存 按文件发放范围表复印相应份数 6 受控文件类型 手册程序文件操作规程作业指导书检验标准表格年度质量目标 目标 指标及管理方案年度培训计划岗位职责要求工程 工艺更改书外部客户文件年度内外审资料年度管理评审 7 文件控制要求 文件分为 受控文件 和 非受控文件 两类 非受控文件为参考文件 在文件更新时不进行回收 受控文件必须控制 各部门对本部门保管的各类受控文件分类建立 文件受控目录清单 妥善保管 所有受控文件不得私自复印 外传 各部门应爱护受控文件 禁止在受控文件上进行乱涂 乱画及随意修改 8 文件的编号 手册和程序文件的编号 文件流水号文件类别公司名称简称规范 指导类文件编号 文件流水号部门代码公司名称简称 9 文件的编号 a 公司名称简称为 LS b 文件类别 QM质量手册WI作业指导书QP质量程序QR记录表格c 部门代码 HR人力资源部CK仓储部CG采购部PD制造部RD研发中心MY海外业务部PMC计划部ED工程部QC品质部MC营销中心CP产品管理部d 文件流水编号从01开始文件序号 10 分发 1 文控接收到文件首先会确认是否需要回收 如需要回收文控会用铅笔在原文件左上方标示需回收文件的版本号 2 在审视文件是否有审核人 批准人签字 及文字 图像是否清晰 文件是否属合格文件 如有其中一项或几项不符合要求 文控会及时将文件反馈到相关部门 3 当文件合格时 文控将会填写 文件分发 回收记录表 对文件进行分发到相关部门 3 1 文件分发 回收记录表 的记录内容包括 a 流水号 b 文件编号 c 文件名称 类别 d 对应产品型号 e 文件的版本 页数 份数 f 文件的分发部门 分发编号 签收 日期 g 文件回收版本 签收 日期 备注 文件发放 11 4 根据 文件分发 回收记录表 对文件进行流水编号 并在原文件上写上流水号 5 根据 文件发放范围表 编写分发部门 部门编号 然后再看需要发几个部门就复印几份 6 复印后装订好 再对文件进行 受控盖章 再将各部门分发编号下在原文件左上角处 7 将准备好的文件分发到相关部门 相关部门接收人签字签收 原文件由文控归档保存 文件发放 12 各部门相关文员接收到文件如何处理 1 把接收到的文件信息及时登记在相应产品资料的 文件检索表 中 2 把接收到的文件给相关部门主管 经理传阅后 在文件背面签名 3 相关部门主管 经理在传阅后 告知部门文员此文件需传阅到哪些人员 部门文员及时把此文件给指定的相关人员进行阅读 4 所有阅读过此文件的人员 均在文件的背面签字 代表已接收并知道此文件内容 5 传阅完成后 文件及时归档保存 文件发放 13 各职能部门主管须指定文件保管人员 对接收的文件分类登记和存档 在文件发放时 文控对更改或换版文件应及时收回相应文件的作废版本 并在 文件发放 回收登记表 上作好记录 在发放新文件时 将回收旧文件 文件一经颁发 各职能部门对收到的文件要登记记录下来 并及时转交相关人员传阅 并签名确认 2H小时内必须传阅完毕 当天下午17 00时后发放的新文件 可以在第二天上午10 00时传阅完成 以达到内部沟通 统一行动的目的 以免延迟造成操作不及时 受控文件只允许在本公司内部使用 不得擅自复印 文件的使用 14 文件的换版 1 文件更改 换版以版本 更改次数为标识 版本可按字母A B C 排序 每页的版次按1 2 表示 如A 0 A 1 A 2 2 物料清单则是以V0 1 V0 2 V0 3 排序 当文件任一页版次修改到5次时或有大幅度更改时 原文件编制部门可换版 15 回收 1 有需要回收的文件在下发时及时将上一版本的文件收回来 回收时文控会在回收签名栏签名和日期及 OK 字样 代表文件已回收 2 回收回来的文件 文控会在每个月的15日把统计好的 文件作废申请表 提交给审核人 批准人签字 3 经批准后由文控统一作废碎掉受控的文件 所有受控文件不得私自处理作废 文件的回收 16 文件的归档 文件目录如 1 原理图2 PCB丝印图3 结构图纸 塑料盖子 底板 散热器 4 上盖丝印图5 技术文件 测试技术文件6 物料清单7 作业指导书8 产品加工工艺要求9 设计变更单10 工程更改单11 标签12 白盒尺寸图以此类往下编制 找到相关类型文件好放置保存 1 文件可分电机 驱动器 标签 零件承认书分开归档保存 电机 驱动器可按型号归档 所有受控文件先分大类在细分保存 首先按柜1 柜2 然后在放置新文件夹时在文件夹的侧面标示好型号并按顺序排序 方便查找相对应的文件 在文件夹的首页需建一个文件目录 在下一页建一个检索表 17 文件的归档 文件检索表单格式例如 以此类往下编制 找到相关类型文件放置保存 文件较少的可放3个型号在一个文件夹管理 每个型号前做好标示或贴上标签和检索表 18 文件的归档 2 零件承认书 此类文件比较多 可分别管理 可将其分为 线材 插头 编码器 等等分文件夹来进行管理 方便日后快速查找相关文件 此文件一样需要首页建立一个目录表如 a 文件编号b 文件名称c 流水号 19 文件归档图 文件归档管理图例如下所示 20 文件归