物资采购基本管理制度.doc

江苏XX机械有限公司 程序文件编号：CGGL-052-2012 A/0物资采购管理制度 1 目的及适用范围1.1为规范公司物资采购过程中的计划、采购、验收、入库、付款、质量索赔和供应商认证等事项，确保公司物资采购全过程处于受控状态，保证物资供应，降低采购成本，合理库存，加强监督，特制定本制度。1.2 本制度适用于公司办公用品、职工福利及固定资产以外的所有物资采购事项的全过程作业规定。1.3本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。1.4 本制度文件由公司总经办拟定，公司财务总监审定，公司总经理批准，其解释权及修改权属归公司总经办。1.5 本制度文件从2012年5月20日起执行。2 职责与权限2.1 公司设立采购部，负责所有与生产关联的物资采购工作。2.2公司采购部职责：2.2.1负责编制大宗物资的采购计划。2.2.2负责按采购计划单执行采购任务，按时、保质、保量地完成物资采购工作。2.2.3负责采购价格的询价、议价、比质、比价，保证公司物资采购价格修理，维护公司利益。2.2.4负责对供应商的选择、评价、考核和清退。2.2.5 负责制定付款计划的制定、呈批和付款安排。2.2.6 负责办理物资入库手续。2.2.7 负责料废退赔和不合格品清退。2.2.8 主要负责原材料仓库积压物资的及时清退和处置。2.2.9 负责办理供应商发票审核，办理入账审批手续。2.2.10 定期组织价格比价，不断提高物资采购性价比。2.2.11 收集采购价格信息、供应商资料，积累各种物资的历史数据。2.2.12 负责采购合同的签定和归档整理。2.2.13 负责采购部内部岗位职责的制定2.2.14 建立各种物资台账，定期与财务部核对。2.3计划管理员负责扎口审核各部门呈报的物资采购计划的审核和呈批。2.4技术部负责采购工艺文件和资料的编制、审核；负责提供采购过程中的技术支持（如对工装的设计会签等）；参与对供应商的评价，对供应商的工艺保证能力进行评审。2.5生产部负责参与对供应商的评价，对供应商的生产能力、工艺装备水平及生产管理水平进行评审；负责提供采购过程中的技术支持（如对工装的设计会签、提供设备采购技术资料等）；编制呈报大宗机床备件、临时修理备件、工装模具的采购计划；积累各种物资的性能数据资料。2.6质检部负责原材料、辅料及协作配套件的检验规程的编制；负责协作配套件的进货检验；负责协作配套件质量协议的签订及质量索赔的相关工作；负责质量纠纷的裁决；参与对供应商的评价，对供应商的质量保证能力进行评审。2.7财务部负责对资金计划进行平衡；筹措采购资金；负责采购物资的价格审核。2.8仓库负责低值易耗品、日常维修备件采购计划的编制；负责采购物资的入库验收、保管。3 物资采购遵守原则3.1未经审核批准的请购物资一律不得采购。3.2无领料单一律不得发放任何物资。3.3仓库内库存物资应优先使用。3.4本地区能解决的，不到外地采购。3.5同类企业比质量，同样质量比价格，同样价格比信誉。3.6 对于先试用的物资，不得在试用鉴定前大批采购。3.7采购物资时尽量使用银行结算，减少现金结算。大宗采购主要使用承兑汇票。4 采购计划4.1物资采购应当事先编制采购计划。各部门按职责范围编制采购计划单，按申请-审核-批准-执行的规定流程进行实施，采购部按批准后的采购计划单执行采购。4.2 无采购计划单不得进行采购，采购不得予以入库。4.3 采购计划的制定、审批、执行实行授权分开。公司设立独立于采购部的计划审核员负责物资采购计划的审核。4.4物资采购计划的申请、审核、批准程序，按物资采购计划管理制度的相关规定执行。5 供应商认定5.1公司物资采购应当挑选合格供应商。合格供应商应当一定的经营规模、资金实力和正常的质量保证体系。5.2新用户评审认定。新用户必须经过认定之后才能批量采购，进行长期的供货关系。采购部负责新用户的认定组织工作，质量部、生产部、技术部、财务部共同参与评审小组。5.3铺底资金。建立正常供应关系的供应商必须有铺底资金。铺底资金的规模由采购部根据物资特点和批量规模制定方案，由总经理办公会议确定。主要针对毛坯、螺栓、衬套材料以及使用量大的低值易耗品。5.4供应商评审。公司每年组织一次供应商评审，对供应商的保证能力进行认证评定，确定下年度是否签订供应合同。5.5供应商退出。对年度考核不达标的供应商强制性清退。退出后保留一定的货款，待市场销售周期完成后方予清账。6 采购合同6.1采购合同的签定。每年年初采购部应和主要供应商签定采购合同，对产品质量、供货时限、付款方式、责任认定、退赔处理作出事先约定，合同条款要优先保障公司利益。6.2 采购合同签订对象为合格供方。采购部应在授权范围内签订合同，最终合同文本签字前，应交上级部门审阅。6.3采购部负责对合同进行归档整理。所有签订合同需复印一份交计划管理员备案。7 采购流程7.1编制计划。各部门有采购业务，按范围职责申请采购计划，填采购计划单提交计划审核员。计划审核员审核并报批后将采购计划单发送采购部采购。7.2组织采购。所有有固定供应商的采购单，由采购部通知供应商直接发货到公司仓库。临时采购由采购部按照技术部门要求的资质单位向供应厂商下单发货。新品及修理等临时采购，由维修车间和采购部共同到市场采购。7.3 质量验收。毛坯、钢材、罗栓、铜材、刀具等大宗物资，到厂后应当由质量部抽检，认定合格后方可入库。低值易耗品有固定品牌且正常使用的，可不需验收。如新进品牌或无品牌的，需要质量部验收后入库。7.4 入库验数。采购部负责安排入库，填写入库单，保管员验收后按实收数填写入库数量。7.5 发票入账。当月入库的物资，采购部通知供应商开具增值税发票，无增值税发票的业务要由财务总监批准。当月发票未入账的，财务部不安排资金付款。货未入库、发票先到的不予入账，财务调节税源的业务除外。7.6 资金付款。采购部根据供应商付款规定和当月发票入账情况安排付款计划。付款计划审批后交财务部负责安排资金。8 采购付款流程8.1付款计划。每月月末，采购部根据当月采购量和发票入账情况，结合供应商资质，制定付款计划。8.2计划审核。财务部负责付款计划审核，审核依据包括该供应商月末库存情况、上月结存余额、当月发票进账、当月退货情况、当月已付款和付款周期。8.3计划批准。付款计划由财务总监审核，总经理批准后执行。8.4 付款执行。采购业务付款使用付款通知单。付款通知单内容包括收款单位、单位账号、付款方式、付款金额、经办人、审核人、批准人。财务部依据付款通知单付款。正常情况不得以现金付款。遇特殊情况由财务总监批准执行。8.5 付款回执。所有银行付款方式以外的承兑付款必须提供收款方收据作为财务入账附件。邮寄承兑的，提供收据传真件。9 采购付款周期9.1 公司确定正常供应商付款周期为2.5个月。计算方法为前12个月的平均供货额X 2.5月，作为铺底资金数。9.2 油料供应单位确定付款周期为1个月。以前一个月的供货额作为铺底资金。9.3 钢材、国际品牌刀具、急用件可以实行现款现货。批量供货一定时间后，通过协议确定铺底资金规模。10 质量索赔10.1采购、外协件出现质量问题时，采购部根据质检部的认定结果，及时向供方反馈，按采购合同和质量事故处罚规定进行处理和索赔。10.2 对验收不合格的原料或外购件，应立即隔离作退货或调换处理，或根据实际情况作返工、让步接收处理。10.3处罚决定由质检部作出书面文件，一式三份，一份记录台账，一份交采购部送达供方，一份交财务部财务处理。10.4经调换或返工处理的原材料，重新入厂时，应按原来的检验程序做好送检工作。11 意外事项处置11.1采购问好未能及时完成采购任务，应及时汇报总经理，通报生产部门，采取相应补救措施。11.2如遇特殊情况取消或调整采购，采购部、计划管理员要及时通报信息到相关部门。11.3采购人员购错品种、型号、规格，或购进质次价高的产品时，要及时调换、退货处理，不得产生积压。12 监督12.1财务部负责对采购管理制度的执行情况进行监督。12.2财务部每年至少两次和供应商核对账目，对发现的差异应及时与供应商联系，查明原因后解决。12.3 财务部负责定期检查质量罚款和料废退赔执行到位情况。12.4 采购部取得承兑汇票必须及时付给客户，不得将承兑汇票放在部门保管，否则出现意外事项由部门负责人承担。12.5 对采购人员违返公司规定、损害公司利益的行为， 一经发现