公文写作与规范培训教材(幻灯片) PPT课件

公文写作与格式 2013 6 2 公文写作知识公文规范格式 3 广义的公文是指党政机关 社会团体和企事业单位在处理公务中使用的各种正式文书 包括单位内部使用的文件和内部形成的其它书面材料 狭义的公文就是行政公文 它是国家行政机关按照国家规定的公文程式 拟制和处理用来向上呈报 向下布置或对外联系事务的正式文书材料 以及收到由机关发来的公务文书材料 1 行政公文的基本概念 5 在内容上具有明确的实用性在形式上表现为有规定的程式性在使用上有特定的阅读对像 观点正确 鲜明材料真实 得当格式规范 结构合理语言明确 平实 简约 得体 特点 要求 2 行政公文特点及要求 公文语言功夫的核心是选词 选词一要根据所反映的客观实际需要 二要符合明晰 确切 简练的标准 三要根据具体的语言环境 为避免上下文重复而选择不同的词语 注意文中所涉及对象和阅读对象 多用书面语和文书用语 少用形象和描绘性词语和口语 不用方言土语 十分规范 一是开头用语 用来表示行文目的 依据 原因 伴随情况等 如 为 了 关于 由于 对于 根据 按 遵 依 照 据 查 奉 兹等 二是结尾用语 如 为要 荷 盼 是荷 特此通知 报告 函告 等 三是过渡用语 如为 对 因 据 此 鉴于 总之 综上所述等 四是经办用语 如 经 已经 业经 现经 兹经 办理 责成 试行 执行 贯彻执行 研究执行 切实执行等 五是称谓用语 有第一人称 我 本 第二人称 你 贵 第三人称 该 等等 3 行政公文的语言要求 请示 须上级部门指示和批准的事项 报告 向上级部门汇报工作 反映情况 答复上级部门的询问 决定 对公司重要问题或者重大行动做出安排 奖惩有关部门及人员 通告 公布应当遵守或周知的事件 批复 上级答复下级的请示事项 通知 传达 批转上级 同级 不相属部门的公文 传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项 发布规章 任免聘用事项 通报 表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 决议 经过会议讨论通过 要求贯彻执行的事项 函 对同级或不相属单位间相互介绍 商洽 询问 催办 答复某些问题 请有关部门批准 会议纪要 记载和表达会议重要精神及议定事项 要求与会单位共同遵守执行 4 公司通用公文种类 5 常用公文解析 函的概述 用于不相隶属机关间商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 函的写作要点 公函包括标题 主送机关 正文 发文机关 日期 函告的事项 结语等 一 标题一般由发文机关 事由 文种或者事由 文种组成 一般发函为 关于 事由 的函 复函为 关于 答复事项 的复函 二 正文一般包括三层 简要介绍背景情况 商洽 询问 答复的事项和问题 希望和要求 如 请予接洽为荷 敬请大力支持为盼 等 关于在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函广元市人民政府 宝珠寺水电站于2012年10月开始蓄水 据了解 目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业 为保障水库和大坝的安全运行 现将我局有关意见函告如下 一 宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款 四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程 函的写作范例 介绍背景 商洽事项 二 库区的利用应在服从电厂的统一规划的前提下统筹规划 有计划 有组织地进行 以上意见 特此函告 感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助 特此函达 请答复 四川省电力工业局 盖章 xxxx年xx月xx日 希望要求 关于对双沙社区宅基地房屋供水管网迁改补偿费用进行确认的复函广州市道路扩建工程办公室 贵办 关于请尽快确认沿江高速双沙起点段建构筑物补偿问题的函 穗扩函 2012 693号 收悉 就贵办要求确认双沙社区宅基地房屋供水管网迁改补偿费用的问题 经我司审核 现回复如下 同意贵办与双沙社区签订签订宅基地房屋供水管网迁改补偿协议 补偿费用为XX万元 新的供水管网由双沙社区自行铺设 我司不再就上述管网迁改补偿支付其他费用 专此函复广东广深沿江高速公路有限公司2013年5月24日 函的写作范例 请示的概述 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性 期复性公文 请示的写作要点 一 标题制发机关名称 事由 请示 二 正文 请示的原因 陈述情况 阐述理由 讲清必要性和可能性 最后用 为此 请示如下 请示的事项 写明请示要求 如请求物资要写明品名 规格 数量 请求资金要写明金额 三 结尾语多用 上述意见 是否妥当 请指示 特此请示 请予批准 以上请求 请予审批 以上请示 请予批复 以上请示 如无不妥 请批转各部门执行 等语 注意事项 一文一事 事项明确 一个主送机关 逐级请示 关于在我公司开展 工作的请示 单位 近一段时间来 我公司 为了 拟在我公司开展 具体意见如下 一 二 三 妥否 请予批复为盼 内蒙古珠江投资有限公司2013年5月21日 请示的写作范例 关于举办制度知识竞赛的请示公司领导 根据公司战略发展和组织机构改革要求 公司组织各部门在原制度基础上进行了制度的修编与完善工作 已于5月8日完成内部 会签 于5月9日上报股东审批 为使全体员工在短时间内对修订后的管理制度有深入的了解和认识 能在日常作中熟练运用 拟待制度审批下发后举办公司制度知识竞赛 详细方案见附件 本次活动需试卷印刷费 奖金等经费约XXXXX元 拟从公司培训费用中列支 妥否 请领导批示 附件 公司制度知识竞赛活动策划方案2013年5月21日 请示的写作范例 请示原因 请示事项 结束语 报告的概述 XX项目主要情况报告如下 报告是向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级机关询问时用的陈述性公文 报告的写作要点 一 标题制发机关 事由 报告 报告前可加 紧急 二 正文 事由 直陈其事 把情况及前因 后果写清楚 事项 写工作步骤 措施 效果 也可以写工作的意见 建议或应注意的问题 三 结尾可写 特此报告 专此报告 或 以上报告如无不妥 请批转各地 各部门执行 或 以上报告 请指示 等语 注意事项 概述事实 重点突出 中心明确 实事求是 有针对性 关于 的报告根据 现将主要情况报告如下 针对 提出以下建议 一 二 特此报告内蒙古珠江投资有限公司 年 月 日 报告的写作范例 事由 事项 建议 措施 结束语 21 1 内容要求不同 请示的内容要求一文一事 报告的内容可一文一事也可一文数事 2 侧重点不同 请示属于请示性公文 侧重于提出问题和请求指示 批准 报告属于陈述性公文 侧重于汇报工作 陈述意见或者建议 3 行文目的不同 请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题 报告的目的是让上级机关了解情况 掌握情况 便于及时指导 4 行文时间不同 请示必须事前行文 报告可以在事后或者事情发展过程中行文 5 报送要求不同 请示一般只写一个主送机关 受双重领导的单位报其上级机关的请示 应根据请示的内容注明主送机关和抄送机关 主送机关负责答复请示事项 报告可以报送一个或多个上级机关 6 篇幅不同 请示一般都比较简短 报告的内容涉及面较为广泛 篇幅一般较长 7 标题写作不同 一般来讲请示的标题中不写报告二字 就是xxx关于xxxxxx的请示 报告的标题中不写请示二字 就是xxx关于xxxxxx的报告 8 结束用语不同 请示的结尾一般用 妥否 请批示 或 特此请示 请予批准 等形式 请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求 报告的结尾多用 特此报告 等形式 一般不写需要上级必须予以答复的词语 9 处理结果不同 请示属于 办件 指上级机关应对请示类公文及时予以批复 报告属于 阅件 对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复 但也没必要件件予以答复 报告与请示的区别 通知的概述 通知是下行文 要求下级机关办理 执行或服从安排的文种 通知讲究时效性 是告知立即办理 执行或周知的事项 通知的写作要点 一 标题制发机关 事由 通知 二 正文 通知前言即制发通知的理由 目的 依据 例如 为了解决 的问题 经 批准 现将 具体规定通知如下 通知主体写出通知事项 分条列项 条目分明 三 结尾 意尽言止 不单写结束语 在前言和主体之间 如未用 特作如下通知 作为过渡语 结尾可用 特此通知 结尾 再次明确主题的段落描写 关于 会议的通知各项目 各部门 为推广XXXX 定于 月 日召开 会 现将有关事宜通知如下 一 会议议题 二 参加人员 三 会议时间 月 日四 会议地点 五 有关事宜 一 二 内蒙古珠江投资有限公司 年 月 日 通知的写作范例 通知理由 依据 通知事项 会议纪要的概述 会议纪要是记载和传达会议基本情况或主要精神 议定事项等内容的规定性公文 是在对会议讨论的事项加以归纳 整理的基础上 将其反映出来的一种实录性公文文种 上报上级机关的会议纪要 具有反映情况 汇报工作的作用 抄送平行机关或互不隶属机关的会议纪要 具有交流信息 沟通情况 知照事项的作用 下发下级机关的会议纪要 具有统一认识 指导工作及部署工作的作用 会议纪要的作用 通报会议精神 上报 平行 下发 会议纪要的种类 1 办公会议纪要也叫日常行政工作会议纪要 主要用来反映党政机关 人民团体 企事业单位的领导机关开会研究问题 部署工作的情况 作用是为机关单位工作的开展提供实在的指导和具体的依据 2 专项会议纪要包括各种各样的交流会 座谈会 研讨会等专项会议 是通过对涉及有关工作的重要方针 政策和理论原则问题的交流 讨论情况的纪实 给人们以深刻的启示 给工作以宏观的指导 办公会议纪要和专项会议纪要 1 纪实性会议纪要是对会议基本情况的纪实 会议纪要的撰写者不能改动会议议定的事项 不能对会议内容进行评论 要准确表述会议上达成的共识和形成的决定 会议纪要的纪实性特点 使得它具有凭证作用和资料文献价值 特别是一些重要的会议纪要 多年后还会作为人们确认那段历史的依据 2 概括性会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来 它要有所综合 有所概括 有所选择 有所强调 会议纪要重点说明会议的基本议程 与会者的主要观点 最后达成了什么共识 形成了什么决定或决议 不必事无巨细一律照录 会议纪要需要在会议后通过概括整理 不能像会议记录那样随会议的进行自然而然地产生 3 指导性多数会议纪要具有指导工作的作用 它传达会议精神 会议情况 要求与会单位和相关部门以此为依据开展工作 落实会议的议定事项 会议纪要的特点 纪实性 慨括性 指导性 会议纪要一般由标题 成文日期 正文 落款四部分组成 一 标题格式一制发机关 会议名称 文种如 广州市人事局局长办公会议纪要 格式二会议名称 文种如 全国普通高校艺术教育工作研讨会纪要 格式三主副标题如 奋发图强 开拓进取 公司2012年度工作会议纪要 会议纪要的写作要点 30 二 成文日期会议纪要的成文日期一般加括号写在标题之下正中的位置 以会议通过时间或领导签发日期为准 成文日期也可以出现在正文之后 会议纪要的写作要点 31 三 正文包括前言 主体 结尾三部分1 前言主要用来记述会议的基本情况 包括 召开会议的时间 地点 会议名称 主持人 主要出席人 会议讨论的主要问题等 2 主体主体是会议纪要的核心部分 会议的主要精神 议定事项 会议上的各种观点及争鸣情况等等 都在这一部分予以表述 多数情况 这部分内容需要分条分项撰写 不分条的 多用 会议指出 会议认为 会议要求 等惯用语作为各层意思的开头语 以体现内容的层次感 会议纪要的写作要点 32 3 结尾结尾一般比较简短 通常用来强调意义 提出希望和号召等 在不影响全文结构完整的前提下 也可以不写专门的结尾部分 4 落款如果未在前面标题或题下标示中注明制发单位名称和制发日期的 则要在正文后签署 会议纪要的写作要点 33 1 做好会议材料积累 主要是做好会议记录 2 把握会议主要精神和核心内容 突出会议纪要的纪实性 概括性特点 既要反映会议精神 领导讲话要义 又必须提炼概括 不能成为会议记录的 副本 3 会议纪要的写作要有条理 逻辑性要强 观点要要鲜明 概括要完整 表达要准确精练 切忌空话连篇 4 会议纪要实际上是传达与会者的共识 可以用 与会代表认为 会议指出 也可以用拟人写法 会议认为 会议听取了 等 除了由某位领导主持召开的办公会议外 其它会议纪要不能出现XXX领导说了什么 5 不要把会议纪要写成会议记录或会议决议 会议纪要的写作要点 34 会议纪要和会议记录的比较1 使用范围不同 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 会议记录则是当事人记录会议情况以备查的一种文体 相比较而言会议纪要含义更广泛也有约束力 2 文体性质不同 会议记录一般被视为资料 它不能作为文件分发 而会议纪要则属于正式公文 3 会议记录是从头到尾把会议情况全部照录 强调完整性 会议纪要则是综合概括会议基本情况和基本精神 强调概括性 会议纪要的写作要点 会议纪要的写作范例 内蒙古珠江投资有限公司工作会议纪要会议时间 会议地点 参会人员 会议主持 会议议题 会议纪录 为全面推进项目XXXXX 加快XXXX 解决XXXX 公司组织召开工作会议纪要 会议听取了XXXX汇报 对相关问题进行研究和审议 明确了工作目标 提出了工作要求 现将有关内容纪要如下 一 会议听取了工程管理部XXX汇报 详见附件 会议认为XXXX 同意工程管理部提交的XXXX 主要如下 XXXXXXXXX 汇报的要点 二 针对XXXX事项 会议进行了充分研究和讨论 对下一步工作提出了要求 1 XXXXXX2 XXXXXX3 其它要求 1 2 会议最后 董事长强调XXXX 希望工程管理部XXXX 内蒙古珠江投资有限公司 年 月 日 注意职务从高到低排列 如不同单位人员 则分单位排列 小贴士 会议纪要应写明召开会议的原因和目的 主体可按会议议程列提纲进行会议内容归纳和提练 会议前言 纪要主体 结束语 36 1 文体格式不对请示 报告颠倒 常出现 申请 类的文体 还有自行制造文体 如 请示报告 关于 申请的请示 等 2 行文