信息系统论文O的A在企业运用.doc

2009届MBA信息管理论文OA管理信息系统姓 名： 学 号： 工作单位：信 箱： 摘 要办公自动化(Office Automation,OA)以系统科学为理论基础,行为科学为主导,综合运用信息技术来提高劳动生产率,改善内部管理体制,促进企业基础信息的融合,为企业快速准确的提供决策信息。通过运用信息技术改善企业绩效，提高企业竞争力，已成了各行各业的共识，尤其在汽车工业相关的传统工业，其特点和国际形势决定了办公自动化是我们发展的必由之路。本文重点讨论了如何将日常工作流程与办公系统相结合,以实现自定义业务流程的通用灵活的办公自动化系统。本文首先分析了系统应用前的工作状况，然后提出了流程优化的方案，最后结合实际业务需求,给出了一个结构清晰、配置简单的系统设计方案，并分析了系统应用后带来的实际效果。关键词：办公自动化 信息技术 流程优化 效率目 录第一章 引言1.1 OA自动化办公系统概述1.2 公司实施OA系统管理的意义第二章 公司实施OA前状况研究2.1管理工作中目前存在的主要问题2.2 OA实施必要性分析第三章 制定OA方案3.1 网络结构与安全3.2 结合OA系统进行流程优化3.3 主要功能模块介绍第四章 OA实施现状4.1 实施成效4.2 改进建议第五章 总结参考文献第一章 引 言1.1 OA自动化办公系统概述通常，OA 就是办公自动化，英文Office Automation的缩写。通过流程或特定环节与日常事务联系在一起，使公文在流转、审批、发布等方面提高效率，实现办公管理规范化和信息规范化，降低企业运行成本的一套系统的统称。 广义面言，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现： 对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。OA运用科学的数学模型，结合企业内部外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据； 对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：OA是事务业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。1.2 公司实施OA系统管理的意义办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。 通过实施OA系统管理实现了以下功能：(一)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。(二)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。(三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单 位协同工作的效率。（四）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索 存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下 来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。（五）辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。（六）信息集成。我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。（七）实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。第二章 公司实施OA前状况研究21 日常办公工作中存在的主要问题 我公司是由一个国企和外资企业十五年前建立起来的，企业发展到今天，几经周折，公司的管理思想表现的很多元，各种管理制度、工作流程表现的缤纷异常，所以在管理上出现很多问题，尤其在日常办公方面。主要表现以下：(一) 公司内部没有简便、易操作的通信交流平台。大家一有问题一般都是打电话，公司主管以上人员、大部分员工的电话费用全部由公司支付。有时会直接去找相关人员交流。这样一来浪费了大量的电话费或工作时间。 (二)没有信息发布的平台。公司的信息发布主要依靠公司的公告栏，公司发布的大大小小信息都张贴在公告栏里，由于缺乏管理，公告栏经常会混乱不堪。没有大家发表建议、意见的地方，大家经常有意见不知道该如何反馈。 (三)工作流程无法实现自动化。在办公过程中有很多工作需要多部门之间进行协同工作，各部门都存在着大量流程化的工作，往往出现一个工作需要发起部门一直推动，经常催那些协作部门，可是由于大家工作都比较忙，所以一些工作经常出现停滞不前，极大的影响了工作效率。（四）文档管理混乱。各部门都有自己的文档，由于缺乏管理各部门文档管理不规范。文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。22 OA实施必要性分析（一） 工作需要随着公司的壮大，公司的业务不断的扩大，工作程序越来越多，工作也变的越来越复杂，在管理工作中出现了大量的矛盾，企业的发展需求要求我们必须努力改变现状，努力改善那些阻碍工作进行的方面。第一：规范公司的管理手工审批受人为因素影响较大，所以企业很多的管理制度和法规不能有效执行，中国很多企业初具规模就提出法制。所以软件是法制最好的执行手段。第二：提升公司办公效率手工的审批在速度和效率上跟不上时代的发展，更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的工作。第三：加强信息沟通和共享在手工时代，部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递，所以导致很多重复性的工作。同时企业很多事务是需要跨部门运作，员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而OA是很高的工具，借助这一平台，将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。第四：知识的沉淀和痕迹的保留对任何企业来说，都会有员工流失，都会有新的员工进来。流失的员工对于企业来说，等同于资源的流失，特别是对于关键业务岗位的员工。企业需要有一个平台来记录员工日常的核心工作和他掌握的公司的核心资源，以方便后续员工快速交接和跟进，避免企业造成损失。同时对于新员工培养成一个适岗的员工，企业需要花费很大的代价，如果通过OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工，这会大大缩短新员工的培训时间，并节省公司的培训费用。第五：加强对员工日常行为的考核很多企业对员工的考核都停留在印象打分上，这样不利于留住优秀的人才。通过OA系统，可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。来充分调动员工积极性，使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。所以OA不是一个无纸化的软件，而是一个管理工具，通过它来贯彻企业管理制度的执行，传播企业文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展。（二）公司全员要求对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。OA运用科学的数学模型，结合企业内部外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；对于普通员工而言：OA是事务业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。第三章 制定OA方案1 网络结构与安全 1.1 公司OA系统网络结构图办公网交换机OA SERVER FILE SERVER DNS SERVER 备份磁带机工作用户Internet网康行为管理 1.2 网络安全 公司采取的网络安全措施： （1） 安装防火墙在Internet网与Intranet网之间建立防火墙对流经它的网络通信进行扫描，过滤掉一些攻击，关闭不使用的端口。而且它还能禁止特定端口的流出通信，封锁特洛伊木马。最后，它可以禁止来自特殊站点的访问，从而防止来自不明入侵者的所有通信。（2） 安装网康上网行为管理在Internet网连入公司Intranet网之前设置网康上网行为管理设备，以规范公司上网行为，其作用主要有以下几方面：a) 网页访问过滤企业可以根据行业特征、业务需要和企业文化来制定个性化的网页访问策略，过滤非工作网页。b) 网络应用控制企业可以制定有效的网络应用控制策略，封堵与业务无关的网络应用，引导员工在合适的时间做合适的事。c) 带宽流量管理企业可以制定精细的带宽管理策略，对不同岗位的员工、不同网络应用划分带宽通道，并设定优先级，合理利用有限的带宽资源，节省投入成本。 d) 信息内容审计企业可以制定全面的信息收发监控策略，有效控制关键信息的传播范围，以及避免可能引起的法律风险。 e) 上网行为分析企业可以实时了解、统计、分析互联网使用状况，并根据分析结果对管理策略做调整和优化。借助上网行为管理产品，为企业制定行之有效的“上网安检”规则，从而帮助企业提升工作效率、优化带宽使用、加强信息安全、降低安全威胁、规避法律风险、保护IT投资，并建立更加安全、健康、和谐的互联网使用环境。3.2 结合OA系统进行流程优化公司结合OA系统的实施，逐渐规范了公司各部门各项办公流程，现以“公司级文件公布”为例说明系统的实施有效的促进了公司办公流程的优化。办公流程优化表现：（1）流程更加科学，管理更加有效；（2）提高工作效率；改善前：总经理经营会议直接领导工会起草部门起草/修订审核审核批准学习文件发放至部门NGNG改善后：直接领导总经理经营会议工会起草部门NG发布文件批准审核审核起草/修订组织讨论NG汇总、分析意见汇总、分析意见NGNG发布实施收集意见存档审核批准审核3.3 主要功能模块介绍（1） 协同工作 可以设置工作流程、发起协同事项并管理协同。包括项目：新建事项、待发事项、代办/已办事项、超期督办、流程管理 主界面如下：（2） 公文管理满足单位发布公文、接收公文及档案管理的需求。对收文、发文进行管理，包括督办、交换和统计。主界面如下：（3）电子邮件新建邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱及查找邮件。主界面如下：（4） 日程/计划/会议 记录个人日程安排，查看他人日程安排；会议通知会被自动写入日程表中。 主界面如下：（5）公共信息单位内的公共信息园地。针对某一部份人发布的普遍性信息，也被归纳入公共信息范围，如针对全部部门经理发布的通知。主界面如下：第四章 OA实施现状4.1 实施成效(一) 公司内部建立了通信交流平台OA建立了通信交流平台，使得公司内部的交流变得容易而经济。 (二)建立了信息发布的平台，加强了信息沟通和共享在OA系统上有信息发布平台，大家有什么意见或建议可以进行反映，大家可以通过公告发起讨论等。通过信息平台的建立，加强了信息沟通和共享，促进了公司和谐。(三)办公工作流程实现了自动化，提升公司办公效率在办公过程中有很多工作需要多部门之间进行协同工作，各部门都存在着大量流程化的工作，通过OA协作工作管理，大家能很有序的进行工作，提升公司办公效率。（四）加强了文档管理，加强了知识的沉淀OA系统建有自动化保存系统，各部门自己的文档都可以设置权限进行管理，规范了公司文档管理。文档的保存、共享、使用和再利用变得十分简单、易行。总之，通过OA的有效实施，加强了管理制度的执行，传播企业文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展。4.2 改进建议（一） 加强对信息平台的管理 公司的信息平台建立的目的是沟通之用，都后来逐渐变成了大家聊天的工具。 所以在这方面应制定相关的管理制度，以规范其使用，保证信息平台的有效使用。（二） 关于文档管理 在文档管理中，由于没有对文档进行分级管理，所以在权限设置时比较混乱，没有统一的规则，不利于管理。所以应对文档根据其重要性进行分级管理，规范权限设置。（三） 增强与其他系统管理软件的兼容性 目前的OA版本无法实现与其他系统管理的有机结合，增加了管理方面的工作。 公司将结合公司实际，同OA公司紧密合作，提高公司OA系统与其他系统软件的兼容性。第五章 总结自2008年公司实施OA系统2年来，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位