办公自动化系统用户操作手册PPT课件

1 黄河水电公司月度生产会 积石峡发电分公司汇报材料 2 办公自动化系统用户操作手册Version1 0eINTECH 软件服务部湖南艾因泰克科技股份有限公司AllRightsReserved 2008 12 3 目录 1 系统功能简介1 1 系统架构简介1 2 功能简介2 系统常用操作2 1 系统首页2 2 修改口令2 3 电子邮件2 4 主页页面常用操作2 5 功能频道切换2 6 进入某项系统功能2 7 查看信息显示区的内容 4 目录 2 8 功能模块常用操作说明1 关闭2 保存退出3 保存4 提交下一步5 编辑正文6 注销文档7 转发8 流程跟踪9 处理意见10 退回11 文件收回 12 查看正文13 成文14 成文查看15 文件封发16 归档17 填写文件编号18 上载附件 删除附件 5 目录 3 个人办公3 1 待办工作3 2 已办工作3 3 个人设置1 委托办理2 常用意见4 公文管理4 1 发文管理4 1 1 业务流程图4 1 2 流程环节操作说明1 拟稿3 核稿2 部门审核4 综合部审核 6 目录 5 文件中转8 领导签发6 部门会签9 文秘办编号7 领导会签10 发文归档4 2 收文管理4 2 1 业务流程图4 2 2 流程环节操作说明1 收文登记4 承办部门阅办2 拟办5 部门处理3 送领导批示4 3 简报管理4 3 1 业务流程简介 7 目录 4 3 2 流程环节操作说明1 起草4 部门会签2 部门审核5 领导签发3 文件中转4 4会议纪要4 4 1业务流程介绍4 4 2流程环节操作说明4 5工作策划4 5 1业务流程介绍4 5 2流程环节操作说明4 6签报管理4 6 1业务流程介绍4 6 2流程环节操作说明 8 目录 5 综合管理5 1 图书管理5 1 1 图书1 图书录入 如图1283 借阅审批2 图书借阅 如图1304 归还5 2 车辆管理1 派车申请单查询2 车辆基本情况5 3 接待管理5 3 1 业务流程介绍5 3 2 流程环节操作说明1 申请 9 目录 2 后续处理环节6 企业管理6 1 组织机构6 2 电子公告6 3 制度管理6 3 1制度起草1 业务流程介绍如图1412 流程环节操作说明6 3 2制度发布1 业务流程介绍如图1422 流程环节操作说明 10 目录 7 信息交流7 1 信息采编7 1 1 分类维护7 1 2 首页维护7 1 3 网站内容维护 11 1 系统功能简介 1 1系统架构简介1 1 1系统结构简介本次在黄河水电公司宁电分公司推广的办公自动化系统 以下简称 宁电分公司OA 系统架构采用以B S Browser Server 为主 系统局部辅以C S Client Server 结构处理方式 无论是B S结构或者C S结构 都是已服务器作为信息处理的中心 如图1 OA主服务器B S客户端档案管理客户端即时通信客户端OA系统结构图 12 1 系统功能简介 1 1 2连接服务器的方式打开系统首页打开IE浏览器 在地址栏中输入服务器地 http 192 168 100 7 后回车 可以看到公司网站的欢迎页面 单击欢迎页面即可进入公司网站 对外网站 的首页 登录办公系统输入用户名 口令 点击 登录个人工作台 按钮即可进入办公系统 点击 登录内部网站 则进入公司内部网站 如图2 用户名口令的构成 用户名是中文姓名 或者为 姓的拼音全称 下划线 姓名的拼音首字母组成的组合码 例如张三的拼 13 1 系统功能简介 音组合码为zhang zs 当前 系统中所有用户预设的初始口令是 123 1 2功能简介1 2 1功能框架图如图3 14 1 系统功能简介 1 2 2子系统功能简介个人办公与个人日常工作相关的功能模块 包括 待办工作 已办工作 个人设置 个人申请 请销假申请 出差申请 用车申请 公文管理严格的公文行文处理子系统 包括 发文管理 收文管理 会议纪要 工作策划 简报管理 签报管理 企业管理与企业管理相关的功能模块 包括组织机构 电子公告 制度管理 月度机会 绩效考核 企业报表 休假查询 企业通讯录 共享资料功能模块 15 1 系统功能简介 综合管理包括图书管理 车辆管理 接待管理功能模块 信息交流信息采编 软件下载系统模块 公文查询包括封发收文 普通文件 已办收文 已发布制度 会议纪要功能模块 系统管理包括权限管理 处理单模板 发文成文模板 联合发文模板 电子签名 RTX集成设备功能模块 16 2 系统常用操作 2 1系统首页OA办公系统主页可分为10个区域 如图4 1 横幅 Banner 区 显示公司Logo 并含有为转内网 注销 刷新 前进 后退 首页 返回办公系统首页 邮件 进入邮件系统 口令 进入修改登陆口令界面 几个最常用功能的功能链接按钮 2 功能频道切换区 含有系统功能频道 17 2 系统常用操作 切换链接按钮 一共有个人办公 公文管理 企业管理 综合管理 信息交流 通讯中心功能频道链接切换按钮 3 功能导航区 该区显示了系统功能入口的链接按钮 其功能相当于系统菜单 该区显示的系统功能链接菜单 根据选择的不同功能频道而切换 4 待办事宜 显示个人需要办理的工作 5 分公司公告 显示所接收到的邮件 点击后可进入邮件系统查看所点击的邮件内容 6 催办事宜 显示处理时间超过3天的文件 系统将会自动发送催办消息至催办事宜 7 待阅文件 显示只需要个人进行阅读的文件 8 封发发文 显示已经封发的文件以供查阅 9 政务信息 显示政务信息相关内容 18 2 系统常用操作 10 天气预报 显示天气预报信息 2 2修改口令点击主页横幅区的口令链接按钮即可进入口令修改操作界面 如图5 在界面的对应位置分别输入旧口令和新口令 按 提交 按钮即可完成口令更改 办公自动化和内部网站的口令在更改完成几分钟之后正式生效 19 2 系统常用操作 如果事先设置了电子签名 现主要为公司领导提供和设置了电子签名功能 也可以进行电子签名口令的变更 电子签名的设置需要系统管理员设置 操作与修改办公自动化登录口令基本相同 2 3电子邮件点击主页横幅区的 邮件 链接按钮即可进入企业电子邮件系统 电子邮件的具体使用请参见 宁电分公司发电公司电子邮件系统使用手册 2 4主页页面常用操作主页页面常用操作键集中在页面常用操作区 1 转内网 点击后可以转入内部网站 2 注销 点击后可以退出个人办公平台 返回外部网站界面 20 2 系统常用操作 3 刷新 点击后刷新当前页面 4 后退 点击后返回前一个浏览页面 5 前进 点击后返回后一个浏览页面 2 5功能频道切换点击功能频道切换区的功能切换链接按纽就可以实现功能频道的切换 普通用户可以切换的功能频道有 个人办公 公文管理 企业管理 综合管理 信息交流 通讯中心 2 6进入某项系统功能点击功能频道切换区的功能切换链接按纽切换到相应的功能频道 此时功能导航区所显示的功能频道对应的功能导航菜单 如图6 21 2 系统常用操作 2 7查看信息显示区的内容在信息显示区里所显示的信息通常采用多级折叠显示方式显示信息 如图7 用户可以点击类似小三角形的 折叠 展开 按纽来查看或隐藏对应分组的下级信息 如图8 22 2 系统常用操作 如果信息显示区需要显示的信息过多 通常会分成多页来显示 这时可以按上一页 下一页按纽 在多页信息见切换查看信息 信息分组折叠状态 信息分组展开状态 23 2 系统常用操作 2 8功能模块常用操作说明该部分将讲述系统中经常出现的一些系统功能通常所代表的意义及其具体操作方法 1 关闭操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图9 操作意义 点击后不保存在操作页面上所做的更改 直接退出流程页面 操作方法 鼠标左键单击 2 保存退出操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图10 24 2 系统常用操作 操作意义 点击后保存当前页面内容并关闭当前页面 操作方法 鼠标左键单击 3 保存操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图11 操作意义 点击后保存当前页面内容 不关闭当前页面 操作方法 鼠标左键单击 4 提交下一步操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图12 25 2 系统常用操作 操作意义 在流程性功能模块 如 收文 发文 中 点击该按纽则将触发提交下一步操作 将流程提交到下一处理环节 操作方法 鼠标左键单击 举例说明 提交下一步操作通常需要几个操作步骤 首先必须选择提交下一处理环节的路径 当当前环节将可能被提交到流程的其他多个处理环节时 需要在多条提交路径之间作选择 如图 但是如果下一处理环节只可能是唯一的环节时 系统自动跳过这一步的选择 如图13 26 2 系统常用操作 选择提交路径点击 确定 按钮后需要选择下一处理环节对应的处理人 如图 如果选择的下一环节处理人只有一个的话 系统自动跳过处理人选择而直接弹出提交确认框 如图14 选择流程处理人后点击 确定 按钮 即可完成文档提交下一步的处理 如果文档是从待办事宜中打开处理的 此时待办事宜相应的处理待办项将消失 在已办工作里可以找到相应的已办事项 27 2 系统常用操作 5 编辑正文操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图15 操作意义 在系统中 大量的文字编辑采用无缝集成MicrosoftWord来实现 点击 编辑正文 操作按纽将打开Word进入文字编辑状态 注意 该操作要求操作机器安装了MSWord字处理软件 操作方法 鼠标左键单击 举例说明 发文的正文填写在Word中进行 此功能需要用户使用的机器上预先安装了MicrosoftWord 28 2 系统常用操作 在页面上方的工具栏点击 编辑正文 按钮 即可打开Word编辑正文 同时可以看到屏幕上放有正文编辑操作工具栏 可以执行文件保存 文件上载等操作 如图16 在以上界面键入或拷贝 粘贴正文内容后 可以点击正文编辑工具栏上的 保存 按钮 将文件保存 然后点击 文件上传 按钮 此时文件将被上载到服务器上保存 同时编辑界面将关闭 回到发文 29 2 系统常用操作 起草的处理页面 注意 如果只保存文件而不将文件上传的服务器 则文件没有实际地保存 当发文被提交到下一流程处理环节 正文部分的内容将丢失 如果文件正处在发文某些的中间的审批环节允许对正文内容进行修改 则可以点击页面上方的 编辑正文 按钮 此时将打开Word并允许对正文内容进行修改 此时如果选中正文编辑工具栏上的 痕迹 复选框 可以查看正文在各个环节被相应的处理进行修改的情况 如图17所示 30 2 系统常用操作 6 注销文档操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图18 操作意义 删除当前正在处理的文件并结束流程处理 操作方法 鼠标左键单击 7 转发操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图19 操作意义 将当前正在处理的文件作为电子邮件转发 操作方法 鼠标左键单击 8 流程跟踪操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图20 31 2 系统常用操作 操作意义 在流程性功能模块中查看当前文件所经过的处理环节和各个环节的处理情况 操作方法 鼠标左键单击 举例说明 文件经过多个环节的处理人处理后 系统会自动记载文件所经过的处理环节的环节名称 处理人 处理时间 当前处理状态等信息 可以在打开文件后点击工具条上的 流程跟踪 按钮 可以查看这些信息 如图21所示 9 处理意见操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图22 32 2 系统常用操作 操作意义 签署意见或办理结果的操作按纽 点击后将弹出意见签署页面进行意见填写 操作方法 鼠标左键单击 举例说明 点击工具栏上的 填写意见 操作按钮 可以看到意见填写页面 如图23 可以在以上页面的文本输入框中输入意见内容 或者选择常见意见栏中常用意见语作为意见内容 对于在系统中设置了电子手写签名的用户 公司领导 需要在手写签名密码栏中输入手写签名密码 33 2 系统常用操作 点击 确定 按钮 即可完成意见的签署 10 退回操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图24 操作意义 在流程性功能模块中将当前正在处理的文件退回前面的处理环节 操作方法 鼠标左键单击 举例说明 在流程处理过程中 在某些设定了允许退回文件的环节 允许处理人将文件退回给前面的环节处理人 在处理页面的上方工具条点击 退回 按钮 系统弹出退回确认提示框 点击 确定 后即可将文件退回前面的处理环节 34 2 系统常用操作 11 文件收回操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图25 操作意义 在流程性功能模块中将已经提交到下一环节的文件进行收回操作 如果下一处理人已经对文件进行处理并提交下一步 则不能再进行文件回收操作 操作方法 鼠标左键单击 举例说明 在文件处理完毕并提交下一步后 如果当前文件还未被下一环节的处理人处理 文件提交人可以在已办事宜中打开该文件 此时文件为只读状态 并回收该文件 在回收该文件时 回收人必须确认下一环节的处理人没有打开该文件进行办理 35 2 系统常用操作 在打开的文件查看页面上方工具条点击 文件收回 按钮 如图26所示 系统弹出确定回收确认框 点击 确定 即可看到文件回收成功的提示页面 如图27 36 2 系统常用操作 12 查看正文操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图28 操作意义 在有正文编辑的功能模块 如发文管理 签报管理 中 该操作按纽用于查看编辑文件的内容 操作方法 鼠标左键单击 13 成文操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图29 操作意义 在有正文编辑的功能模块 如发文管理 签报管理 中 该操作按纽用于形成正式的归档文件 并打开Word对自动形成的归档文件进行编辑 37 2 系统常用操作 操作方法 鼠标左键单击 14 成文查看操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图30 操作意义 在有正文编辑的功能模块 如发文管理 签报管理 中 该操作按纽用于形成正式的归档文件后 打开Word对形成的归档文件内容进行查看 操作方法 鼠标左键单击 15 文件封发操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图31 操作意义 在发文处理功能模块中 该功能模块用于将形成的文件发送到对应的主送单位和抄送单位 38 2 系统常用操作 操作方法 鼠标左键单击 操作意义 在发文处理功能模块中 该功能模块用于将形成的文件发送到对应的主送单位和抄送单位 操作方法 鼠标左键单击 16 归档操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图32 操作意义 点击该功能按纽将当前正在处理的文件送档案室归档 操作方法 鼠标左键单击 17 填写文件编号操作界面 通常显示与操作页面最上方的操作栏中 显示界面如图33 39 2 系统常用操作 操作意义 在需要进行文件编号的功能模块中 该功能用于对当前正在处理的文件进行自动或手动编号 操作方法 鼠标左键单击 18 上载附件 删除附件举例说明 在发文中允许将电子文件作为附件加入到文件内容中 在发文稿纸的下方 是附件上载区 如图34 40 2 系统常用操作 点击 浏览 选择需要作为附件的电子文件后 点击 上载 按钮 即可将文件上传到服务器上 上载成功后的界面如图35 如果需要删除已经上载的附件 可以选中相应附件左边的复选框 点击 删除 按钮 即可 41 3 个人办公 3 1待办工作待办事宜包含了登录用户需要进行处理的所有待办工作的列表 由此可以打开待办工作进行处理 待办事宜可分为 待办文件 待阅文件 我的草稿箱 如图36 待办文件 中存放了所有需要进行办理的文件列表 待阅文件 中存放了所有需要用户进行阅读的文件列表 我的草稿箱 存放了由登陆用户起草且还未提交下一步处理的各种类型文件 3 2已办工作 42 3 个人办公 已办工作包含了当前登录用户所有已经处理完的信息列表 按照处理方式不同分为 我起草的文件 我处理的文件 如图37 我起草的文件里存放了当前登陆用户所起草并已经提交的文件 我处理的文件里存放了当前登陆用户所处理过的文件 而该文件并不一定是当前登陆用户所起草 3 3个人设置个人设置包含与个人办公相关的个性化参数设置的功能模块 这些功能模块有 系统换肤 外出设置 常用意见 站点收藏 如图38 43 3 个人办公 1 委托办理委托办理的主要作用设置文件处理的代办 当某用户因为请假 出差或其他原因而在一段时间之内不能处理有关的文件时 该用户可以通过外出设置功能设置工作委托 由被委托人代理该用户在这段时间内处理文件 选择 个人办公 功能频道区 展开 个人设置 功能组 点击 外出设置 在信息显示区上方点击 新建 链接按钮 则可打开外出设置的处理页面 如图39 在处理页面上输入外出人 代理人 授权事由 授权起止时间等信息 点击 发布 按钮即可完成外出代办设置 44 3 个人办公 代办设置完成后 在授权起止时间段内 当文件需要交由外出人办理时 系统会自动弹出代办选择框页面 此时可以选择将文件发送给代办人处理 对于某些特殊文件 发送人认为必须交由本人处理而不能由代办人代办时 仍然可以选择交给外出人本人 待外出人回来后处理 如图40 如果代办设置已经完成 需要马上需要代办设置 可以进入 公共资源 功能频道区 点击 人员外出 在信息显示区找到对应的代办文档并打开 然后再工具栏上点击 注销 将待办设置注销即可 45 3 个人办公 2 常用意见常用意见提供了对常用意见信息列表维护的功能 常用意见将被用于在处理文件签署意见时提供意见输入的可选项以减少签署意见文字的输入量 如图41 加入新意见 在信息显示区点击新建按纽即可出现新常用意见的添加界面 如图42 图41 图42 46 3 个人办公 选择新意见适用的文件类型 选中文件类型对应的复选框 在下部文本输入框输入新意见的具体内容后点击信息显示区左上角的保存退出按纽即可 如果点击关闭按纽则放弃保存 直接退出 如果要修改原有意见 则直接点击所要修改的意见 进入修改意见界面 同上面新建意见界面 具体操作同上 如图43 47 3 个人办公 3 4个人申请3 4 1请销假1 业务流程图如图44 48 3 个人办公 2 流程环节操作说明 请假申请选择 个人办公 个人申请 请销假申请 即可打开请销假申请单处理页面 如图46 点击功能导航链接 请销假申请 即可打开请销假申请的起草处理页面 如图47 图46 图47 49 3 个人办公 在图中填写完员工请销假申请单 点击屏幕上方工具栏中保存按钮 确认填写无误后点击提交下一处理 出现下一步处理提交路径选择提示 如图 选择好路径后单击确定按钮 出现处理人员选择提示如图48 50 3 个人办公 在图中将列出可选人员名单 单击人员名称 将其添加到右边入选处理人员框 确认后单击确定按钮 出现提交确认提示如图 点击确定按钮后 告假申请单即提交下一环节处理人进行处理 如图49 后续处理环节请销假流程的后续处理环节操作比较简单 通常只 需填写处理意见后提交下一处理即可 方式同发文管理流程环节的处理相同 请参见发文管理的操作说明 3 4 2出差申请选择 个人办公 个人申请 出差申请 即可打开出差申请单处理页面 操作方法与请销假申请类似 51 3 个人办公 3 4 3用车申请1 业务流程简介如图50 2 流程环节操作说明 派车申请选择个人办公 个人申请 用车申请 如图51 52 3 个人办公 填写完派车单 点击屏幕上方工具栏中保存按钮 确认填写无误后点击提交下一处理 提交至部门审核 如图52 后续处理环节派车申请流程的后续处理环节操作比较简单 通常只需填写处理意见后提交下一处理即可 方式同发文管理大部分的流程环节的处理相同 请参见发文管理的操作说明 53 4 公文管理 4 1发文管理4 1 1业务流程图如图53 4 1 2流程环节操作说明发文管理位于公文管理功能频道区中 54 4 公文管理 1 拟稿 起草一个新的发文 在功能到导航区点击起草发文后 信息显示区会出现发文类型选择界面 如图54 通过下拉列表选择发文类型后 按确定按纽即可进入发文流程的第一步拟稿 如图55 56 55 4 公文管理 拟稿单位 默认为登陆用户所在部门 不可更改 行文类型 选择文件为上行发文或下行发文 普通行文或联合发文 如图57 拟稿 拟稿人 默认为当前登陆用户 不可更改 电话 拟稿人的联系电话 需要拟稿人手动输入 核稿 核稿人签名 在核稿流程里由自动填入核稿人姓名 签发 签发人签名 在签发流程里由自动填入签发人姓名 一般为公司领导签发 拟稿部门意见 拟稿人所在部门的领导意见 由本部门领导在部门审核流程环节里通过签署意见填写 56 4 公文管理 部门会签 相关部门领导的意见 在部门会签流程里由其他相关部门领导手动填写 核稿 由核稿人在核稿环节里通过签署意见填写 综合管理部审核 由综合部主任在综合部主任审核环节里通过签署意见填写 领导会签 领导会签意见 在领导会签环节里通过签署意见填写 签发意见 由签发人在签发环节里通过签署意见填写 点击选择文件字按纽出现选择操作框 在所对应的文件字前的单选框内点击选择即可 如图58 57 4 公文管理 缓急 文件的紧急程度 由拟稿人通过下拉列表选择 后续审批人员有权修改 密级 文件的保密级别 由拟稿人通过下拉列表选择 后续审批人员有权修改 标题 当前发文的标题 由拟稿人手动填写 后续审批人员有权修改 主送 文件的主送单位 由拟稿人手动填写 或通过点击选择主送按纽出现的选择操作框选择 点击所对应单位名称前的复选框打上勾后 按确定按纽即可 如图59 如果需要发送多份 则在里手动填入发送份数 58 4 公文管理 主题词 由拟稿人手动填写文件的主题词 或点击选择主题词按纽出现的选择操作框选择 点击折叠的关键词选择对应的主题词 最后点击确定按纽即可 如图60 抄送 文件的抄送单位 由拟稿人手动填写 或通过点击选择抄送按纽出现的选择操作框选择 点击所对应单位名称前的复选框打上勾后 按确定按纽即可 如图61 59 4 公文管理 如果需要抄送多份 则在里手动填入抄送份数 附件 文件所附带的附件名称 如果存在多个附件 名称不能处于同行位置 由拟稿人手动填写 如图62 打印份数 由拟稿人手动填写正文与附件的打印份数 如果存在附件 则在附件上传区上传 如图63 60 4 公文管理 点击浏览键选择需要上传的文件 按确定按纽 如图64 点击上载按纽上传附件 此时会弹出确认框要求确认 点击确认按纽即可 如图65 61 4 公文管理 最终结果如图66 如果要删除所上传的附件 则在附件前面的单选框选定 然后按删除键即可 此时会有确认框要求确认 如图67 62 4 公文管理 最终结果如图68 当页面内容填写完毕后 点击页面右上角的编辑正文按纽进入正文编辑 如图69 63 4 公文管理 在打开的Word操作界面中直接进行文字编辑 输入正文内容即可 然后点击编辑栏的保存键保存文件内容 如图70 文件保存后 之前灰色的文件上传键将被激活 点击把文件上传至服务器 Word操作界面自动关闭 如图71 当所需填写的内容填写完毕后 就可以点击页面最上放的提交下一处理键进入流程的第二步 这时会出现操作框提示下一流程环节的名称以及下一流程环节处理人的选择界面 点击 64 4 公文管理 选择后按确定按纽即可将拟稿后的文件提交到流程的下一个处理环节 下一流程环节处理人的待办事宜中将出现该文件对应的待办信息 如图72 按确定键后 系统会再次弹出确认框来确认 防止用户进行错误的操作 如图73 图72 图73 65 4 公文管理 点击确认键后 提交成功会出现提示框提示提交下一处理成功 如图74 再次点击确定键结束拟稿环节 2 部门审核当拟稿环节完毕后 由拟稿人所在部门的部门领导会对该份文件进行部门审核环节的处理 如图75 66 4 公文管理 从待办事宜中找到该份文件对应的待办项 点击打开文件 进入部门审核流程环节的处理页面 如图76 如果部门领导认为当前发文内容不符合发文要求 则可以点击页面上方的退回键退回给拟稿人重新填写 部门领导也可以点击编辑正文键进入正文编辑页面去修改正文 所修改的内容可以通过点击编辑栏已激活的痕迹单选框来查看拟稿人添加内容和部 67 4 公文管理 门领导本人所修改的内容 如图77 正文修改完成后 点击保存按纽保存文件再点击文件上传按纽将文件上传到服务器并返回到发文稿纸 如果不点文件上传按纽 直接点 关闭 按纽关闭文档 则对文档所做的修改将不会被保存 整修修改完成后 这时部门领导就可以点击处理意见按纽填写处理意见 在意见输入框输入意见内容或者选择 68 4 公文管理 常用意见列表中的意见用户输入意见 如果用户有手写签名的设置并开启了签名密码则需要输入手写签名密码 意见填写完成后点击确认按纽完成意见填写 如图78 填写完处理意见后 部门领导就可以点击进入下一处理按纽来结束部门审核流程环节的处理并将文件提交到下一个环节 这时出现下一环节路径的选择操作框 选择其中之一按确定按纽 如果下一环节的处理候选人多于一人 则在选择列表中选择具体的环节处理后 点击确定 最终 文档将被提交到下一环节 69 4 公文管理 如图79 3 核稿核稿流程操作方法同部门审核流程环节处理雷同 请参见前面的章节 流程环节对应的处理完成后 点击提交下一处理按钮会出现路径选择框要求选择提交到下一个流程处理环节的路径 如图80 70 4 公文管理 如果觉得当前文件正文内容不符合发文要求 则可以选择 驳回拟稿 路径将文件驳回至拟稿人 如果文件正文内容符合发文要求 则可以选择 送综合部主任审核 路径 将文件提交给综合部主任审核 4 综合部审核综合部主任审核流程操作方法与部门审核操作基本雷同 详细操作说明请参见部门审核一节 5 文件中转文件中转流程比较简单 不需要填写处理意见也不需要编辑正文 直接点击提交下一处理进入下一流程即可 这时会出现操作框选择下一流程 如图81 71 4 公文管理 6 部门会签部门会签流程环节的处理与部门审核环节处理内容基本相同 需要填写处理意见 如有必要也可以编辑文件 填写完处理意见后会自动弹出提示框提示返回到部门审核 按确定即可 详细操作前参见前面一节 7 领导会签领导会签流程操作方法同部门会签 领导会签环节的处理人只能是公司领导 领导会签操作完成后提交下一环节将会把文件送回到机要秘书的文件中转处理环节 8 领导签发领导签发流程操作方法同部门审核 可以点击 编辑正文 按钮 72 4 公文管理 对文件内容进行修改 该流程环节需要填写处理意见 填写完处理意见后会自动弹出流程路径选择框选择下一流程环节提交路径 如图82 如果觉得当前文件正文内容不符合发文要求 则可以选择 退回 操作将文件驳回至拟稿人 如果文件正文内容符合发文要求 则可以选择 签发完毕送编号 路径 将文件提交给总经理工作部机要秘书进行文件编号 9 文秘办编号 73 4 公文管理 在文秘办编号流程环节需要对发文进行编号 点击 填写编号 按钮弹出文件编号处理页面 如图83 文件字在发文处理单上选择录入 编号方式默认为自动编号 如有需要可选为手工编号 年份默认为当前年份 文号为当前最新编号 选择完毕后点击确认按钮完成编号 编号完成后 可以选择提交下一处理按钮 这时弹出路径选择页面可以选择提交到下一处理环节的路径 如图84 74 4 公文管理 直接将文件提交到发文归档处理环节 10 发文归档发文归档流程环节需要对文件进行成文处理 文件封发 归档等操作 成文处理 根据发文流程前面的环节处理而生成的文件草稿形成正式规范的红头文件 文件封发 将文件发送到主送单位 抄送单位 如果是对二级单位发文 文件封发将在网站的封发文件下载栏目增加新的文件下载项 归档 将文件送往档案室进行归档 组卷等档案处理 点击成文按钮后出现成文操作页面 同时用显示文件操作浮动工具栏 如图85 75 4 公文管理 成文操作的页面如图86 在该界面可以进行成文的文字编辑 编辑完成后 点击盖章按钮 给红头文件用印 如图87 图87 76 4 公文管理 成文的文字编辑工作和盖章完成后 点击 成文 按钮完成成文操作 这时会出现成文操作确认框 如果确认完成成文操作则点击 确认 按钮即可 如图88 成文后自动返回到流程环节处理页面 此时页面上增加了两个功能按钮 如图89 点击 成文查看 按钮可以查看成文后的文件 查看时不能对文件进行修改 77 4 公文管理 点击 文件封发 按钮后将进行文件封发操作 文件封发操作必须在文件归档之前完成 点击 文件封发 按钮后出现确认框 选择 确认 按钮即可 如图90 最后可点击 归档 按钮进行文件归档操作 点击后出现确认框 点击 确认 按钮即可将文件送给档案处理系统进行档案处理 如图91 78 4 公文管理 发文归档环节的所有处理完成后 可以点击 提交下一处理 按钮来结束整个发文流程 点击后如图92 选择办理结束后 如图93 选择 确定 结束整个发文流程 送传阅 把文件发送给公司内部人员进行传阅 传阅人员可以在待办事宜的待阅文件中打开文件进行阅读 此时发文流程已经结束 办理结束 结束整个发文流程 79 4 公文管理 4 2收文管理4 2 1业务流程图如图94 4 2 2流程环节操作说明收文管理位于公文管理功能频道页内 如图95 80 4 公文管理 1 收文登记起草一个新的收文 在功能导航区点击 起草收文 功能链接后信息显示区会出现收文类型选择界面 让用户选择收文类型 如图96 通过下拉列表选择收文类型后 按 确定 按钮进入收文流程的第一个处理环节 收文登记 如图97 98 图97 图98 图96 81 4 公文管理 来文单位 所接收文件的来源单位 由拟稿人手动输入 也可以通过点击 选择 按钮打开选择框选择相应单位后 点击 确认 按钮确认 如图99 收文字号 填写所接收文件的字号 由拟稿人手动输入 也可以通过点击 选择 按钮打开选择框选择相应单位后 点击 确认 确认 如图100 图99 82 4 公文管理 主题词 所接收文件的主题词 由拟稿人手动填写 文件标题 当前所接收文件的标题 由拟稿人手动填写 后续审批人员有权修改 紧急程度 文件的紧急程度 由拟稿人通过下拉列表选择 后续审批人员有权修改 机密程度 文件的保密级别 由拟稿人通过下拉列表选择 后续审批人员有权修改 附件 文件所附带的附件名称 如果存在多个附件 名称不能处于同行位置 由拟稿人手动填写 83 4 公文管理 拟办意见 由拟办人在拟办流程里手动填写 领导批示 由公司领导在领导批示流程里填写 传阅签名 由所有传阅人在部门传阅流程里填写 结果 由部门办理人完成办理后在部门办理流程填写的办理结果 备注 在流程过程中所需要注意的事项 当页面内容填写完毕后 点击页面上方的填写文件编号键进入文件编号处理页面 如图101 编号方式默认为自动编号 如有需要可选为手工编号 年份默认为当前年份 文号为当前最新编号 选择完毕后点击 确认 按钮完成收文流程号的编号 84 4 公文管理 收文登记环节的处理完毕后可以点击 提交下一处理 按钮将文档提交到下一个流程环节进行处理 系统首先弹出人员选择界面 如图102 确定后提交至拟办人进行处理 2 拟办拟办环节的流程处理页面如图103 图102 图103 85 4 公文管理 在拟办缓解允许点击 退回 按钮将文件退回到收文登记环节 拟办环节处理人可以点击 处理意见 按钮填写处理意见 如果有用户有手写签名设置则需要输入手写签名密码才能完成签名操作 如图104 在签署意见页面中 常用意见用语可以通过点击下拉列表选择输入 如图105 86 4 公文管理 填写完处理意见后 拟办人可以点击 提交下一处理 按钮来结束拟办流程并将文件提交到下一个处理步骤 按确定按钮即可 如图106 3 送领导批示送领导批示流程与拟稿流程类似 具体操作请参见前一章节 在领导批示处理环节需要填写处理意见 填写完处理意见后会自动弹出提示框提示是否送机要秘书 按确定按钮即可结束领导批示的流程处理 将文件提交给机要秘书进行文件中转的处理 如图107 87 4 公文管理 机要秘书文件中转环节功能说明 机要秘书文件中转环节主要负责对文件的处理进行流程中转 在文件中转环节 可以提交给领导批示 或者提交给部门办理 或者选择收文处理结束 在文件中转环节还可以将文件归档送档案室 点击归档按纽可以进行文件归档操作 将文件提交到档案处理程序进行档案处理 如图108 在文件中转处理环节点击 提交下一步 按纽将出现流程路径选择页面 如图109 88 4 公文管理 4 承办部门阅办部门阅办处理环节由承办或协办部门的的部门领导处理 部门领导在该环节可以将文件提交给部门内的人员对文件进行办理 如图110 部门领导接收到需要阅办的文件后需要填写处理意见 然后点击 提交下一处理 按纽 此时 系统弹出会自动弹出提示框 如图111 89 4 公文管理 此时 可以选择 返回机要秘书 结束文件的部门办理 将文件返回给送机要秘书 部门领导需要本部门职员对文件进行处理 则可选择送部门处理 此时弹出提示框要求选择办理人员 如图112 5 部门处理在部门处理流程环节里 当处理人员处理完毕后 则点击处理意见来填写处理结果 然后再点击 提交下一处理 按纽将文件返回到部门领导 如图113 90 4 公文管理 部门领导接收到办理人员的处理结果后需要再次填写处理意见后再转发给机要秘书 4 3简报管理4 3 1业务流程简介如图114 91 4 公文管理 4 3 2流程环节操作说明简报管理的功能链接导航位于公文管理功能频道区内 在频道切换区点击 公文管理 切换到公文管理功能频道区 在功能导航区即可看到简报管理的功能链接 如图115 1 起草起草一个新的签报 在功能导航区点击 简报管理 功能链接后信息显示区会出现签报文件类型选择界面 如图116 92 4 公文管理 在该界面上选择相应的签报文件类型 点击 确定 按钮 即可看到简报管理的起草处理页面 如图117 类型 选择简报的类型 拟稿部门 默认为起草用户所在部门 不可更改 拟稿人 拟稿人姓名 默认为当前登陆用户的姓名 不可更改 标题 当前签报文件的标题 由拟稿人手动填写 后续审批人员允许修改 93 4 公文管理 缓急 选择文件的缓急程度密级 选择文件的机密程度主送 选择文件主送单位抄送 选择文件抄送单位附件名称 填写附件的名称打印份数 填写正文份数部门审核 部门审核意见栏 由部门领导在部门审核流程环节通过 填写意见 操作填写内容 部门会签 相关部门领导的意见 在部门会签流程环节里通过 填写意见 操作填写内容 签发 领导签发意见 在领导签发流程环节里通过 填写意见 操作填写内容 94 4 公文管理 起草流程处理单信息填写完成后 可以点击 编辑正文 按钮编辑签报的文件内容 这时会打开Word允许用户输入文件内容 具体操作请参见发文的编辑正文操作说明 起草环节的所有操作完成后可以点击 提交下一处理 按钮将流程提交到部门审核流程环节 此时自动弹出操作框要求签报起草人选择部门审核人 如图118 2 部门审核当起草环节处理完毕提交部门审核后 起草人所在部门领导会在自己的待办事宜中接收这个签报文件的待办项 如图119 95 4 公文管理 点击该待办项进入部门审核流程环节处理页面 如图120 部门领导可以点击页面上方的 退回 按钮将文件退回给起草人重新修改 部门领导也可以点击编辑正文键进入正文编辑处理页面并修改正文 所修改的内容可以通过点击编辑栏已激活的痕迹单选框来查看起草人与领导本人各自所修改的内容 如图121 96 4 公文管理 正文修改完后 点击 保存 按钮再点击 文件上传 按钮返回到发文稿纸 这时部门领导可以点击 处理意见 按钮填写处理意见 如图122 部门审核环节的所有操作完成后 部门领导可以点击 提交下一处理 按钮来结束部门审核流程环节 将文件提交到文件中转 如图123 97 4 公文管理 3 文件中转文件中转环节不需要填写处理意见 直接点击提交下一处理选择下一环节路径即可 如图124 4 部门会签部门会签流程环节的处理与部门审核类似 只需填写会签意见就可以将文件进行提交下一步处理 具体操作步骤请参见前一章节 部门会签提交下一步处理将返回起草部门的部门领导 5 领导签发领导签发环节操作方法同发文管理中的领导签发环节基本雷同 填写完处理意见系统自动弹出提示框提示返回到文件中转环节 按 确定 按钮即可完成领导签发的流程处理 98 4 公文管理 4 4会议纪要4 4 1业务流程介绍如图125 4 4 2流程环节操作说明参考收发文处理 各环节处理方式类似 99 4 公文管理 4 5工作策划4 5 1业务流程介绍如图126 4 5 2流程环节操作说明参考收发文处理 各环节处理方式类似 100 4 公文管理 4 6签报管理4 6 1业务流程介绍如图1274 5 2流程环节操作说明参考发文管理处理 各环节处理方式类似 101 5 综合管理 5 1图书管理5 1 1图书1 图书录入 如图128 通过新建按钮管理员可以添加图书信息 如图129 通过生成目录按钮可生成目录列表 并能将结果导出至Excel中 102 5 综合管理 2 图书借阅 如图130 选中想要借阅的图书 然后点击借阅文件选择审批人后点击发送 即可提交至图书管理员审批 如图131 103 5 综合管理 3 借阅审批图书管理在借阅记录中 选择 待批 借阅记录 如图132 如果同意借阅则点击 同意 按钮 不同意则点击 驳回 按钮 同时可以在备注中填写驳回的理由 删除按钮可以将该借阅记录删除 如图132 104 5 综合管理 4 归还图书管理员打开借阅审批单后 将是否归还打上勾 填写归还时间后 点保存即可完成图书的归还 如图133 注 资料 期刊操作同图书5 2车辆管理1 派车申请单查询 105 5 综合管理 对派车申请单进行查询 2 车辆基本情况如图134 该模块对车辆的基本信息进行维护 通过 新建 按钮增加新的车辆基本情况 如图135 106 5 综合管理 填写完相应信息后点 保存 如有相关其他车辆相关资料可以以附件形式进行挂接 5 3接待管理5 3 1业务流程介绍如图136 107 5 综合管理 5 3 2流程环节操作说明1 申请选择 综合管理 接待管理 点击 新建 按钮 起草接待申请单 如图137 108 5 综合管理 填写完申请单 点击屏幕上方工具栏中保存按钮 确认填写无误后点击提交