XX公司办公用品管理办法.docx

XX公司办公用品管理办法一、目的为规范公司办公用品的采购与使用，提高办公用品使用效率，杜绝浪费，特制定本办法。二、范围：1、A类日常用品（笔、胶水、白板笔、洗衣粉、茶叶、卷纸等）2、B类办公自动化所需用的耗材（含打印纸、印刷品、磁盘、色带、墨盒、硒鼓、多联单、鼠标、键盘、U盘等）3、C类其它特殊物品（电脑、打印设备、桌柜、移动硬盘、pos刷卡机等）4、D类接待用品（水果、礼品、酒水、消费卡等）三、办公用品中A类和B类施行限额管理1、管理部负责办公用品的归口管理，办公用品费用定额标准； 2、大区、办事处：以部门为单位，A类和B类定额，办事处内勤每月第一周汇总上月采购费用进行报销，报销时附采购清单，标准如下：区域金额3、昆明区域员工： A类用品部门人均定额为10元/人/月，参照物品领用标准，各部门安排专人于每月25日提交本部门次月办公用品领用登记表，管理部前台文秘于每月5日发放办公用品，计入部门领用费用4、管理部每月末填报办公用品使用情况汇总表，当月费用有节余时累计至下月，当月费用超支时抵扣下月费用。四、其它特殊品实行审批管理1、各部门、办事处按需申请，提前10个工作日填写采购申请单由部门主管签字后报管理部审核。2、管理部确认需求后，安排采购。金额200元-1000元管理部经理审批；金额超出1000元以上（即大件物品），报总经理审批。3、得到采购许可签字后，一般办公用品由公司指定配送公司送货上门，验收完毕后签字确认；超过200元的大件物品则需经过询价、议价、确定、采购。4、管理部采购金额超过1000元的物品，必须办理入库手续并记入固定资产登记台帐，由申领人有台帐上签字领用。五、接待用品、急需品审批管理1、接待用品应加强计划性，由经办人填写采购申请单，说明名称、数量、金额，用途，金额在500元以内管理部审批，金额超过500元的总经理审批。2、未送出的礼品，由领用人在5个工作日内退还至管理部，在物品领用登记表备注里签字确认退回。3、因公司政策出现的赠送客户的礼品，由政策发放部门提前不少于5个工作日（需制作的礼品不少于30个工作日）提交纸质申请单，说明名称及型号、数量、预算金额，对应的客户名称，经手人等信息，管理部采购后移交给申请部门，由申请部门发放至客户。3、各部门若需采购当天临时急用的，由部门主管填写采购申请单，并在备注栏内注明急需采购的原因，报管理部经理批准后使用部门实施采购任务。六、办公用品的使用1、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。2、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。3、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。4、对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。5、耐用办公品出现故障需处理时，报备管理员，由管理员给出处理对策，禁止私自处理，造成二次故障。七、用品转移、遗失、报废1、员工离职时应依物品领用登记表所领物品一并退回（消耗品除外），由办公人员填写办公用品移交表，离职员工签字确认。2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经管理部办理迁移手续后，方