办公自动化系统.doc

办公自动化系统一、办公自动化系统概述常见用户这样的遗憾：“目前市场上大多数OA系统功能虽多，但真正用得上却不多”，或者“企业还有许多管理业务，可惜在OA中无法实现”现在，你将不会遗憾，这是一套在Windows平台上开发的办公自动化系统，它包括了企业中几乎所有的办公业务，比市场上见到的所有OA产品的覆盖的业务都要全,包括：公文、会议、车辆、出差、工作、督办、信访、档案、值班、新闻、通知、论坛、留言、综合查询等。最关键的是，这些业务都是流程化，即简单又适用，整个系统的操作类似Outlook，用户使用的界面是他最熟悉的Office，因此能够让所有人不需培训都会使用。成本低、开发简单、满足用户需求多是本系统的特点，这一切都依赖于Microsoft Office中包含的无穷资源。开发简单就意味着维护和修改简单，这点显而易见，因此，您自己就可以动手修改，以满足自己企业独特的需要，也许您会发现，它还能够做得更多。更关键的是，本系统基于统一平台，与其他系统紧密集成，统一账户、统一权限、统一界面、统一操作、信息互通、数据共享，实现企业信息统一管理，彻底消除信息孤岛。二、办公自动化系统特点1.安装简单、操作容易办公自动化系统因其应用广泛和使用人员众多，故在软件设计上应做到操作尽量简单易用，本系统安装非常简单，所有的模块、流程和权限都预先配置好了，安装后就能够让用户开始使用。系统操作界面模拟Outlook，输入界面全部基于微软的Excel和Word，用户无需更多培训，很快能上手使用。2.功能齐全、流程化设计本系统拥有最齐全的功能模块，所有模块均精心设计，非常适合企业实际情况，而且一次性提供，不再分模块收费。与其他OA产品只有公文流程化设计不同，本系统的所有模块都是流程化设计，能够实现流程最重要的三个要素：流程可以自定义、流程可以追踪和追搠、流程可以防止阻塞。3.文件流和数据流的统一与Notes和Exchange等文档型群件平台不同，本系统能同时处理文件流和数据流，并将二者很好的统一。能够将文档统一保存在数据库中，并将文档中的关键数据提取出来保存在数据表中，从而能够对数据进行综合查询和统计分析，为领导决策提供支持。本系统还可以通过对数据的查询快速定位文档，从而实现了公文和档案的无缝集成。4.远程应用、本地缓存本系统基于TCP/IP协议，支持远程应用，无论是局域网、广域网或Internet，都可以通过本系统连成一个整体，突破地理空间限制。本系统类似Outlook Express，专为远程连接设计有本地数据缓存，可以将服务器上的数据和文档下载到本地处理，提高了数据处理速度，特别是大量文档的处理，非常快捷，而且只在发送和接收时与服务器同步，减少了对服务器访问，提高系统的工作效率，而且整个系统将更加稳定。5.C/S与B/S结合，免维护、易扩展本系统采用C/S和B/S相结合的模式，由用户客户端在本地处理大量文档和流程，性能稳定，综合查询、信息发布等功能在Web中实现，简单易用。本系统客户端是免维护的，系统的增加或修改功能、二次开发甚至升级都可在线进行，无需重新安装和配置，对于远程系统真是非常方便。本系统所有功能通过二次开发，很容易扩展功能或修改现有功能，以满足用户管理不断调整和变革的需要。6.灵活的自定义功能由于每个企业自身的管理状况不同，就是同一个企业在其不同的发展时期其管理状况及办公自动化系统需求也不一样。对此企业就需要一套较为灵活的系统，以利于企业自身办公的进行。虽然该办公自动化系统拆包即用，但依然具有强大的自定义功能，通过自定义满足不同用户的需求。组织架构自定义功能 可解决企业管理架构变革及多组织架构管理的问题。当企业架构发生变革时，用户可通过系统操作容易地实现对系统中组织架构的修改和增删功能。 工作流自定义功能 系统可通过工作流自定义协助用户在工作中对于工作流程进行自定义，从而使系统能及时地配合企业管理的变革。 自定义查询功能 本系统提供给用户自定义查询的功能可使用户根据自己的需要进行查询方案设定，并可保存查询方案。 7. 强大的二次开发功能本系统集成了Office VBA和存储过程开发环境，通过VBA快速编码满足各种用户特殊需求，通过编写SQL存储过程实现企业的商业规则，并将规则封装于系统之外，并与企业根据发展需要随时调整商业规则8.与其他系统紧密集成本系统与其他系统紧密集成，如：人事系统、项目管理系统、采购及库存系统、订单及销售系统、客户关系系统等，组成一套企业管理软件整体解决方案，实现信息互通、资源共享。三、办公自动化系统结构四、办公自动化系统功能1.发文管理发文流程主要是上级及有关部门需协调和解决的问题进行的一系列流程，本流程对发文的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的发文流程。发文流程主要包括：公文生成：选择按公文的类型预先设计好的公文标准格式模板，在向导的指导下轻松地进行公文的撰写。审核：生成的文稿经计算机网络送审核负责人进行审核，审核负责人在审核意见栏中签署审核意见后，初稿传回撰稿人处修改。内、外部会签：对于需要有关部门会签的公文，由公文管理人员按照会签要求，将公文发往有关部门签署意见。签发：审核通过和会签完毕的公文发往签发负责人，由签发负责人在签署意见栏中签署意见，并签名，同时确定或修改转送单位，签发完成或，返回公文管理部门。处理：由公文管理部门对签发完毕的公文进行处理，包括编号、分发、登记、存档、打印等功能。查询：可以按照多个条件进行查询。发文流程可以根据企业需要随时调整流程，流程结束后由文件及相关信息直接归档。归档后的文件，可以按机密等级分权限进行查询，查询权限可以由用户指定。2、收文管理收文流程主要是处理收到上级部门及其它部门的公文，对收文进行登记和维护，并提供查询,同时对收文的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的收文流程等。收文流程主要包括：收文登记：电子文件直接存入数据库，直至文本文件向通过键盘或扫描仪输入原文后，经计算机识别系统将其转换为文本文件，再存入收文库。内部转发：将公文信息通过网络系统传送到相关的部门，根据文件的性质、保密程度与权限的不同，采用相应的加密处理，对文件的办理、传阅、查询等，应按不同的级别和部门给以限定。拟办：将待拟办的公文通过网络发送给拟办负责人，由拟办负责人直接在计算机上签署处理意见或选择拟办模板，拟办完成后，公文自动转去批办。批办：将待批办的公文通过网络发送给有关批办负责人，由批办负责人直接在计算机上签署处置意见或选择批办模板，批办完成后，公文自动返回公文管理部门。注办：当公文处理完毕后，由承办单位或个人在计算机终端“收文处理单”的“处理结果”栏中填写公文的办理结果。返回公文管理部门，由公文管理部门注办并作归档等处理。查询：相关人员可以对收到的公文及其信息进行查询。3、公文处理公文处理功能是公文管理员处理收发文的公用操作或终端用户遇到有文件需要处理时的选择项。催办：在收文或发文的处理过程中，如果有逾期仍未注办或有催办要求的公文，通过计算机网络发送催办单。如果主办单位和协办单位有多个，则通过选择单位名录批量发送催办单。当自动催办功能开启后，催办可自动进行。督办：实现督办事宜的流程管理和督办事宜的存档，并提供查询，同时对督办事宜的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的督办事宜流程等。归档：由具有丰富经验的管理人员对办结的文件进行鉴定，把具有保存价值的文件存入档案数据库。并移交档案管理部门。废弃：将无保留价值、待销毁的文件送入公文管理信息系统的“废纸篓”。允许随时翻检，必要时可以“捡回”废弃的文件重新利用。销毁：对存储在“废纸篓”中无保留价值的文件进行删除，以免占用宝贵的存储空间。一旦实行了销毁，被删除的公文信息则不能在“捡回”了。资料：利用价值介于归档文件和销毁文件之间或经常需查阅的文档，可转入资料库作为公文管理部门的资料保存起来。4、档案类型管理 管理系统的档案类型，如文字档案、人事档案、婚姻档案、科技档案等，归档是可以选择提供的档案类型，也可以根据需要新建档案类型。5、档案案卷管理根据所设置的档案类型建立新案卷，此模块提供案卷建立所必需的参数输入界面，包括输入案卷提名、案卷日期、案卷密级、案卷主题词等著录项。另外可以对卷内文件进行调整，包括增加、删除卷内文件，也可以手工或自动进行卷内文件顺序的调整。6、档案查询提供了多种检索途径，可进行单项检索、多项检索和模糊检索。其中多项检索提供了各检索项之间的“与”、“或”、“非”等关系，用户可以根据该莫快采取灵活的提问方式。模糊检索模块位置了解部分信息的用户提供了检索方式。7、档案借还该模块包括档案借阅、归还、借阅统计管理工作，还可以进行续接、催还等操作。8、档案研编主要提供档案大事记的材料收集和编辑手段，是编研人员可以直接利用本系统进行原始档案资料的查询、收集、提高了编研工作效率。9、打印输出根据系统需求设计输出项目，模块图中给出了报表和目录这两种主要的输出形式。10、会务管理实现会议室管理、会议审批、计划、准备、记录、查询的功能。在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印会议单的方式发放会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要。会议流程主要包括：起草会议：由起草人填写会议计划，其中包括会议的内容、开会时间、地点等内容，发送给会议安排人进行安排。会议安排：会议安排人收到会议计划，进行会议的安排，并填写会议的安排情况等信息，然后进行开会。会议总结：会议的总结人进行会议的总结并提交会议纪要，发送给领导进行审批。领导审批：领导收到会议的总结后进行审批，审批完成后进行会议数据自动存档。查询：可根据会议的机密程度（一般、机密、绝密）进行有选择的查询。11、车辆管理车辆管理主要是实现对车辆的使用、维护进行统一的管理，并提供各种查询，能够进行数据统计和分析等。车辆管理流程主要包括：车辆使用：车辆管理员来登记车辆使用记录，包括用车情况和费用详细，登记完成后自动生成车辆使用情况汇总表。车辆维护：车辆管理员登记车辆维护记录，登记完成后自动生成车辆使用情况汇总表。查询：查看车辆使用情况汇总表，查看车辆使用和维护的详细记录。统计分析：可以根据需要对车辆的使用情况及费用情况进行分类汇总和图表分析。12、出差管理出差流程是实现出差前的申请和审批、出差后的总结、审批和费用的报销等，同时对出差的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的出差流程等。出差流程主要包括：出差申请：由出差申请人填写出差任务单，发送审批人进行审批。出差审批：审批人进行出差任务单的审批，审批完成后发送出差申请人。出差返回：出差申请人出差返回，填写出差情况汇报及差旅费，抱审批人进行审批。出差汇报：审批人进行出差情况汇报及差旅费的审批后，发送财务部进行审查及报销。财务：财务进行差旅费的审查及报销，最后系统自动存档。查询：公司领导及个人可对出差的情况进行查询。13.工作计划工作计划主要实现企业员工、部门领导在不同阶段的本次工作总结及下次工作计划，并提供查询和维护，同时对工作计划和总结的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的工作计划流程等。工作计划主要包括：员工工作计划：员工每周填写工作计划及上周工作总结，并上报部门主管。部门工作计划：部门主管每月填写月工作计划及上月工作总结，并上报公司领导或计划部门。部门主管：查看、汇总和管理员工工作计划。领导及计划部门：查看、汇总和管理各部门工作计划。查询：公司领导及其员工可以查看上周及上月的工作计划。14.信访流程信访管理模块帮助数据库管理员对来信、走访、来电等访问进行登记，并及时提交相关部门处理和征求有关领导的意见，处理完后还可以将该文件归入档案库。信访流程主要包括：信访：填写人填写信访记录及其内容，然后发送给审核人进行审核。审核：审核人进行信访登记审核，审核完成后发送领导。领导批示：领导对信访登记进行批示，批示完成后发送办理人。办理：办理人对信访登记进行办理，办理完成后系统自动存档。查询：对信访登记信息进行查询。15.值班管理 值班管理主要是通过值班人员对值班期间所发生的事情的记录，给办公室的查询、统计提供了极大的方便。值班记录：由值班员填写值班记录，系统自动保存。值班记录管理：管理员可以对值班记录进行修改、增加、删除等操作，以方便企业的应用。查询：由值班员、办公室人员或者指定相应的人员进行查询。16.通知公告指定的用户起草通知或通告，待有关领导审批后，正式发布。通知公告能通过电子邮件方式通知领导审批。通知中能标记那些用户能查看该通知，没标志的用户不能查看该通知。通知公告正式发布后，能通过电子邮件的方式告知相关的用户。17政策法规把公司运作过程中相关的各种国家政策法规、国家标准等输入电脑，并在网上发布。系统提供按类型、按颁布单位、颁布日期等进行分类查阅，同时可进行全文搜索，使局里的内部人员可以在网上方便的查阅各种法规标准等。同时系统中预先留有接口，便于日后把这些文件发布上Internet给公众查阅。18公共信息把各种公共信息发布上内部网，便于员工查阅，包括往来单位联系信息、公共通信路、地区邮政编码、列车时刻表等。19领导信箱对内部人员开放的行政信箱，解决员工的疑问，倾听员工的建议。任何员工都能向领导信箱发信，并且要由专人负责回复，每封信件必须回复。主要功能有发信、回复、查看回复等。20电子论坛电脑网络的一个重要的作用就是便于人们的互相交流与互相学习，本系统的电子论坛的主要功能就是提供了一个讨论问题、发表意见、互相交流学习的场所。讨论可以分组，限制只有小组成员才能参加讨论。讨论组在被查阅时，也可以实现“按时间分类”、“按讨论主体分类”、“按作者分类”等多种分类方法。主要功能是：发表新讨论主题、对原讨论主题进行讨论、查看讨论文章、对讨论进行全文查找等。21Web查询Web查询主要以IIS虚拟目录的形式提供以下功能：通知：各部门可以在网页上发布留言和通知。论坛：便于各部门相互交流和讨论问题公共信息：发布企业大事记、新闻、公告、政策法规、联系电话、单位名录等综合查询：可以对上述所有模块的信息进行综合查询，查询可以在客户端定义，自动生成Web综合查询。甚至