产业园工程档案管理办法.doc

工程档案管理办法大连科技城发展有限公司档案管理细则第一章 总则1.1 目的 强化公司的工程档案管理，提升工程档案管理水平，促进档案信息资源的开发利用，使档案工作跟上工程发展的步伐，适应新形势的需要。1.2 范围适用于大连科技城发展有限公司工程类档案。1.3 参考资料大连亿达房地产股份有限公司项目施工管理流程、大连科技城发展有限公司档案管理细则1.4 定义档案是指公司在承包工程与劳务合作、地产发展、投资贸易以及其他经营活动中形成的、具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像资料等,如文件、资料、书信、会议记录、会议纪要、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等。1.5 发布与解释 本细则由大连科技城发展有限公司负责补充、修订和发布，并自发布之日起实施。本细则由大连科技城发展有限公司工程部负责解释。第二章 档案管理原则工程档案是工程不可缺少的资源，对工程的有效运作与决策，对维护企业的经营利益，保护企业权益，具有法律凭证作用。因此，工程档案按照集中管理的原则，由工程档案室集中管理。第三章 档案工作管理体制3.1 工程部负责组建档案室，建立健全以档案室为核心的工程内部的档案管理网络，并解决档案管理中的实际问题（库房、人员、设备、经费等）3.2档案管理队伍的配备应适应工作需要，档案室应配备一名专职档案管理员，专职档案管理员应具有档案管理专业学历或档案管理专业技术职务。3.3 各配合单位负责人为该单位的档案负责人，指定兼职档案管理人员并上报工程部备案。人员变动时，需及时通知工程部。第四章 案卷质量要求4.1 案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：4.1.1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。4.1.2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷。4.1.3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。没有复文的，放在请示年立卷。跨年度的规划放在针对的每一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。非诉讼案件放在结案年立卷。其他文件材料的立卷应按有关规定执行。4.1.4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后。正件在前，附件在后。印件在前，定稿在后。重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后。非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后。其他文件材料依其形成规律或特点，安有关规定排列。4.1.5、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号。不装订的案卷，应在卷内每份文件材料在右上方加盖档号章，并逐件编件号。 4.1.6、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。4.1.7、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化。没有题名应拟定题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写。没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容，填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。4.1.8、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，特别是应将立卷人、检查人的姓名和时间填写清楚以示负责。备考表应置卷尾。4.1.9、案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整，清晰。（1）、页码必须用打号机（黑体字）标注在右下角，反面有书写内容的，标注在左下角。（2）、封面必须与国家档案局规定的格式一致：包括文件题名、责任者、形成时间。封面第一页必须附有“卷内目录”。封底前一页必须附有“卷内备考表”，其中各项由各部门经办人用黑签字笔填写。（3）必须用线绳装订，不允许用装订钉装订。（4）文字材料、图纸都不允许裁剪，都要编制卷内目录。装订图纸和文件材料都要在封面后附有卷内目录（图纸原有目录与图纸相符的，不必重新做）4.1.10、各部门如有外委加工时，除必须按照国家有关装订标准进行，还要符合我公司归档（移交）和案卷质量要求，并做好保密工作。第五章 施工工程资料管理制度5.1 施工单位报送施工技术资料文件，统一采用国标标准A4幅面(297mm210mm)，文件资料格式除特定外，必须按国家、地区有关规定要求。归档的资料每卷（册）的厚度不得超过2.5cm。计算机出图必须清晰，禁止使用计算机出图的复印件。5.2 所报送项目部施工技术资料文件（包括监理文件资料）至少1份是原件。5.3 现场工程质量验收文件和各类施工记录，有关责任人员签字和责任单位盖章手续必须齐全。5.4 施工技术资料文件收集、整理、归档与工程进度同步进行，（包括施工单位编制竣工图），基础工程、主体结构竣工验收时，同时检查验收施工单位技术资料文件，凡施工技术资料不合格，验收不于签证确认。5.5 每月初、中项目部、监理定期检查施工单位的施工技术资料文件，查出问题要及时整改。5.6 施工技术资料报送时间：5.6.1经监理、设计单位签认盖章的桩基控制点、桩位测量复核资料，桩基施工前一天抄送项目部。5.6.2 经监理、设计单位签认盖章的工程定位测量复核资料，施工单位在基坑开挖前二天抄送项目部。5.6.3 经总监理工程师签认盖章的土建、安装隐蔽工程验收记录，施工单位在浇捣混凝土前（或下道工序施工前）抄送项目部。5.6.4 混凝土级配单，浇捣混凝土前抄送项目发展部， 砂浆级配单在砌墙前抄送项目部。5.6.5 混凝土、砂浆抗强试验报告，试块成型28天后（最迟不超过30天）抄送项目部。5.6.6钢材质量证明书及复试报告、钢筋焊接试验报告施工单位在钢筋工程验收前抄送项目部。5.6.7 基坑监测报告和大体积测温报告24小时内报送项目部。5.6.8其它各类土建、机电施工记录，测试报告，试验报告、材料/设备质量证明等施工单位按有关规定时间抄送项目部。5.6.9技术、质量、安全交底记录、分部分项技术复核记录和分部分项工程自检互检、质量评定、质量核验等施工技术资料文件，施工单位按每单位工程整理后，每星期一上午抄送项目部，每月30日前各施工单位资料员将本单位施工技术资料按A、B、C册进行汇总整理，并把所汇总整理资料的目录清单报送项目部备查。5.6.10 桩基工程、基础工程、主体结构、单位工程验收通过后一周内，施工单位的施工技术资料文件根据建设工程归档标准汇总整理、装订成册后，报送项目部，其套数按合约规定。5.6.11 施工单位竣工图编制必须与工程进度同步，并经监理审核盖章后按基础工程完、主体结构工程完、竣工验收分三个阶段报送项目发展部，竣工图套数按合约规定。5.6.12 竣工验收通过后，各施工单位的竣工验收资料，由土建单位按建设工程归档标准汇总、整理、装订成册后报送项目发展部，其套数按合约规定。5.7 与项目部来往文件要求5.7.1所有拟上报我司的文件，例如各种函件、计划、报告等。合作单位上报的各种文件，抬头请写：大连圣跃房地产开发有限公司项目部。5.7.2除非紧急情况发生，一般情况下业务活动应采用书面形式，相互联系也应以书面为主并以书面为准。紧急情况下各现场工程师的口头指令也应在事后及时办理书面认可。合作单位务必注意文件收发签字。5.7.3由项目部发出的所有文件均应有经理或授权人签字并盖上本项目技术业务专用印章，否则合作单位应视为无效，项目部也不予认可。送交项目部的所有文件必须有合作单位项目经理签字和单位盖章。5.7.4为方便文件收发，合作单位必须指定文件收发人。除非合作单位特别声明；报送至我项目架构内任何管理人员均可代表该单位签收文件，只要其签字收文，则该文件即可被视为已经送达。5.7.5 项目部规范的表格中需有监理单位签章的必须经监理签章后才能送交项目部，监理单位必须签署明确的意见，否则项目部可不接受。5.7.6对于我司（或监理公司）所发文件，任何单位不得以任何理由拒收。否则，我司会将其视为严重违约事件，并将对其进行严厉处罚。如合作单位对我司所发文件内容持有异议，可在二天内书面函告我部。否则视为默认。5.7.7所有送交项目部文件必须电脑打印，每类文件始终使用同种字体。标题为三号黑体，正文使用四号仿宋，落款靠右。5.7.8 送交项目部的所有文件应分类别 ，并编制序号，将所形成的文件材料加以系统整理，组成保管单位。填写卷内目录（按集团公司档案软件要求）、卷内备考表、文件材料归档目录（见附表1、2、3），以便以后查寻和归档。档案移交时必须有文件材料移交目录。5.7.9 施工单位文件发送与接收要及时，不可延误，如日报表每天上午9：00要准时送到项目部。5.9.10 施工单位要保证所送文件整洁。5.9.11 施工单位的项目文件资料，除了送有关单位外，都必须报送项目部。施工单位另发包的劳务、单项分包单位的文件项目部不予接收（项目发展部指定分包除外）。第六章 施工和监理单位工程竣工档案编制、移交规定根据国家关于档案管理的有关规定，以及本规定的有关要求，结合公司工程竣工档案管理的实际，经公司研究，对施工和监理单位工程竣工档案的编制和移交，做出如下规定：61、工程项目竣工后，施工、监理单位必须按照辽宁省地方标准DB21/T1341、1342- 2004智能建筑工程施工质量验收实施细则、建筑工程文件编制归档规程和DB21/T1234- 2003、J10241-2003建筑工程施工质量验收实施细则及大连市城建档案馆及省、市建设工程质量监督站要求的相关标准，编制并向我公司移交工程项目竣工档案资料。62、施工和监理单位移交工程竣工档案资料，必须填报我公司规定的卷内目录（按集团档案软件范例做）、卷内备考表、工程竣工档案资料归档审批表、工程竣工档案资料归档目录（分别见附表1、2、4、5、6、7）。竣工档案要按施工过程同步编制，不得在工程竣工后补签（绘），有关责任人员签字及意见不得遗漏，更不得代为签字。63、凡属监理单位负责编制、移交的档案资料，监理单位应进行系统整理，填写卷内目录，并加盖整理人印章。监理单位负责工程中间验收、隐蔽工程验收、工程各项检测试验鉴证和结果验收、竣工验收。验收后，应及时签字、盖章、签署验收意见及验收时间。监理单位必须对施工文件、竣工档案（文件及图纸）的形成、积累、组卷和归档进行监督，保证施工文件及竣工档案的完整性和准确性。64、施工总承包单位应负责汇总各分包单位编制的施工文件，负责工程设备、材料进场后，各种随机资料（图纸、使用安装说明、检测报告、合格证、保修卡等）的收集，以备编制竣工档案。分包单位应负责其分包范围内施工文件的形成、收集和整理工作，完整性、有效性和及时性由总承包单位负责。工程竣工档案一档工程部按城建档案馆的要求移交。工程竣工档案三档工程部移交物业公司时，只移交竣工档案的文档和竣工图部分，前期文件不移交。工程竣工档案二档：凡是独立与我公司签订合同的分包工程，所有档案独立按竣工档案移交要求归档。分包单位应负责其分包范围内施工文件的形成、收集和整理工作。还必须有该工程的开、竣工验收报告。最终施工文件、竣工档案的真实性、完整性、有效性和及时性由分包单位负责。65、施工和监理单位编制、移交的工程竣工档案必须符合如下标准：（1）、施工和监理单位移交的工程竣工档案资料为一式三套，要求一、二档均为原件，并做到三套排列顺序及数量一致。如少数文件只有一套为原件的，二档可提供复印件，但要加盖单位公章，并注明原件在第一档的第几部分及页号。城建档案馆接收一档、公司档案室接收二档、物业公司接收三档（一、三档工程部办理对外移交，二档工程部直接移交公司档案室）。（2）、由施工和监理单位负责移交的工程竣工档案资料必须按辽宁省地方标准DB21/T1341、1342- 2004智能建筑工程施工质量验收实施细则、建筑工程文件编制归档规程的规定，严格按以下顺序排列：A、工程准备阶段文件卷一、 立项文件（A1）二、 建设用地、征地、拆迁文件(A2)三、 勘察、测绘和设计文件(A3)四、 招投标文件及承包合同(A4)五、 开工审批文件(A5)B、监理文件卷一、工程监理管理文件(B1)二、工程进度控制文件(B2)三、工程质量控制文件(B3)四、工程合同与其它事项管理文件(B5)C、施工文件卷一、土建（建筑与结构）工程(C1、C2)（一）施工技术管理文件（C1）（二）地基和基础工程(C2-1)（三）施工材料、预制构件质量证明文件及复试试验报告(C2-2)（四）施工试验纪录(C2-3)（五）工程检测报告(C2-4)（六）工程记录(C2-5)（七）工程质量事故处理记录(C2-6)（八）工程质量验收记录(C2-7)二、给排水、消防、采暖、燃气工程(C3)三、通风与空调工程（C4）四、电气工程(C5)五、电梯工程(C6)六、智能建筑工程(C7)七、室外工程（C8）D、竣工图一、综合竣工图（D1）二、专业竣工图（D2）E、工程竣工验收文件卷F、声像、缩微、电子档案以上工程竣工档案资料须按以上各部分工程技术档案具体规定排列、填报（将各部分相关的资料集中在一起，不允许分开排列）。声像、缩微、电子档案按照大连市城建档案馆要求填报。按大连市城建档案馆要求移交的电子文档及声像档案，在该馆验收后必须移交公司档案室一套。（3）、工程竣工档案资料的编制还必须按照国家和本规定的归档（移交）要求、案卷质量要求相关内容执行。（4）、工程竣工档案必须字迹清楚、图样清晰、签署意见、签字盖章手续齐全。利用施工图改绘竣工图必须标明修改依据，注明设计变更的编号，用明显的箭头注明变更处。所有竣工图都必须在其标题栏左方或上方空白处加盖竣工图印章。竣工图印章使用红色印泥。（5）、图纸按专业组卷，顺序与图纸目录相符。设计变更要排在各专业之前，并在图纸目录上注明，并在右下角编号。 卷内文件均按有书写内容的页面编号，从目录开始。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号打印位置：正面为右下角，背面为左下角。案卷封面、卷内备考表不编写页号。页号要清晰（黑色打印油）。排列方向一致，一律按竖向左侧装订（按此排列，由我公司装订）方向排列。案卷内不应有重复文件，不同载体的文件必须分别组卷。66、施工和监理单位必须在工程竣工验收后按合同规定将合格的二档工程竣工档案移交我公司，逾期不交的单位，按双方签定的合同有关罚责条款处理。67、各单位编制竣工档案前可到我公司档案室咨询并参阅竣工档案，组成标准案卷。第七章 罚则71 有下列情况之一者，给予每次1000-50000元的处罚：711、未及时接收图纸、设计变更、技术联络单等重要资料的。712、不按期上缴竣工档案资料及物品等。713、档案管理人员玩忽职守给工程上造成损失的。附表：1、卷内目录2、卷内备考表3、文件材料移交归档目录4、监理单位工程竣工档案资料归档审批表5、施工单位工程竣工档案资料归档审批表6、施工单位工程竣工档案资料归档目录7、监理单位工程竣工档案资料归档目录、附表1： 卷 内 目 录序号文号责 任 者文 件 题 名日 期页 号页数备注1李壮施工现场质量管理记录2011.10.112李壮工程定位（竣工）测量记录3李壮地基承载力复查记录4李壮钢筋复试报告5李壮钢筋出厂合格证6李壮预拌混凝土出厂合格证7李壮预拌混凝土首次供应报告8李壮混凝土试件抗压强度试验报告9李壮隐蔽检查验收记录10李壮土方开挖检验批11李壮桩钢筋笼绑扎检验批12李壮人工挖孔灌注桩检验批附表2：卷 内 备 考 表本案卷共有文件材料 页，其中：文件材料 页，图样材料 页，照片 张。说明：立卷人：年 月 日审核人：年 月 日附表3：文件材料移交归档目录项目名称：大连服务外包基地居住开发（C区）项目C1-1#楼移交单位及负责人：大连昌和房地产开发有限公司项目地址：大连市甘井子区辛寨子街道大东沟村施工单位：大连金广建设集团有限公开竣工日期(销售周期)：名 称数量原(复印)件备 注1土方开挖工程报验2原件2土方开挖检验批2原件3桩钢筋笼绑扎工程报验6原件4桩钢筋笼绑扎检验批6原件5人工挖孔混凝土灌注桩工程报验6原件6人工挖孔混凝土灌注桩检验批6原件7桩钢筋笼隐蔽工程报验6原件8桩钢筋笼隐蔽6原件9桩混凝土隐蔽工程报验6原件10桩混凝土隐蔽6原件11基础超深砼浇筑工程报验1原件12基础超深砼浇筑检验批1原件13基础超深砼隐蔽工程报验1原件14基础超深砼隐蔽1原件15施工测量放线报验表1原件16工程定位（竣工）测量记录1原件17桩位图工程报验1原件接收人： 附表4：监理单位工程竣工档案资料归档审批表：工程名称开工日期竣工日期数量档案资料交验签章监理单位负责人意见签 字：单位公章： 日 期： 年 月 日建设单位意见工负程责项人目意部见 签 字： 日 期： 年 月 日公领司导分意管见 签 字： 日 期： 年 月 日交员接签人收归档人签字： 日 期： 年 月 日接收人签字： 日 期： 年 月 日注：1、附工程竣工档案资料归档目录2、本表一式四份，建设单位存二份，监理单位、施工单位各存一份附表5：施工单位工程竣工档案资料归档审批表：工程名称大连服务外包基地居住开发（C区）项目C1-1#楼开工日期2011.10.8竣工日期2011.12.31数 量档案资料交验签章施工单位负责人意见签 字：单位公章： 日 期： 年 月 日监理单位负责人意见签 字：单位公章： 日 期： 年 月 日建设单位意见工负程责项人目意部见签 字： 日 期： 年 月 日公领司导分意管见 签 字： 日 期： 年 月 日交员接签人收归档人签字： 日 期： 年 月 日接收人签字： 日 期： 年 月 日注：1、附工程竣工档案资料归档目录1、 本表一式四份，建设单位存二份，监理单位、施工单位各存一份附表6：施工单位工程竣工档案资料归档目录项目名称：大连服务外包基地居住开发（C区）项目C1-1#楼 归档单位及负责人：大连昌和房地产开发有限公司 郭斐 项目地址： 大连市甘井子区辛寨子街道大东沟村 施 工 单 位： 大连金广建设集团有限公司 开竣工日期： 2011 年 10 月 8 日 至 2011 年 12 月 31 日 ：题 名数量原(复印)件备 注1施工现场质量管理记录1原件2工程定位（竣工）测量记录1原件3地基承载力复查记录1原件4钢筋复试报告2原件5钢筋出厂合格证2原件6预拌混凝土出厂合格证2原件7预拌混凝土首次供应报告2